Ako poslať list niekomu dôležitému?
Spravidla pravdepodobne pošlete list dôležitej osobe, pretože chcete na niečo zmeniť názor.
Dobre napísaný list môže niekoho presvedčiť, aby prijal váš uhol pohľadu alebo vám dal to, čo chcete. Môžete napísať list zvoleným zástupcom, prezidentom vysokých škôl alebo univerzít alebo členom duchovenstva. Pri písaní listu niekomu dôležitému je kľúčové použiť správny formát a zachovať konzistentný a profesionálny tón. Podporte svoje argumenty dôkazmi a riešte všetky silné protiargumenty. Kópiu listu by ste si mali vždy uschovať pre svoju potrebu a pri jeho odoslaní si vyžiadať potvrdenie.
Metóda 1 z 3: napísanie efektívneho listu
- 1Vysvetlite, prečo píšete. Mali by ste identifikovať, prečo píšete v prvom odseku svojho listu. Ak to neurobíte ihneď, príjemca môže byť zmätený a váš list odložiť. Nezabudnite sa dostať priamo k veci.
- Môžete napríklad napísať: „Píšem, aby som vás požiadal, aby ste hlasovali„nie “o pripravovanom návrhu zákona o senáte, ktorý povoľuje vŕtanie v Arktickej národnej prírodnej rezervácii. Verím, že vŕtanie spôsobí vážne škody na životnom prostredí.“
- 2Podporte svoje tvrdenie. Spravidla pravdepodobne pošlete list dôležitej osobe, pretože chcete na niečo zmeniť názor. Preto im musíte dať dôvod, aby videli problém tak, ako ho vidíte. To môže znamenať, že musíte urobiť malý prieskum.
- Odkazujte na knihy alebo články podľa názvu. Na podporu svojho argumentu citujte fakty, štatistiky alebo anekdoty. Ak sa spoliehate na osobné pozorovanie, zadajte kľúčové údaje-kto, čo, kde, kedy atď.
- Ak máte pre svoju pozíciu viac ako jeden dôvod, rozviňte ich každý v samostatných odsekoch. Tento typ organizácie čitateľovi uľahčuje sledovanie.
- Ak nepíšete list, aby ste sa pohádali, jednoducho vložte väčšinu informácií, ktoré chcete sprostredkovať, do tela listu.
- 3Nasmerujte čitateľa na ďalšie podporné informácie. Nezabudnite, že píšete list, nie diplomovú prácu. Preto by ste mohli chcieť čitateľa nasmerovať tam, kde môže nájsť viac rozvinutých argumentov.
- Môžete napríklad zahrnúť adresu webového servera, kde môže príjemca nájsť ďalšie informácie.
- Môžete tiež spomenúť názvy kníh alebo článkov na túto tému.
- 4Riešiť protiargumenty. Je obzvlášť účinné spomenúť bežné protiargumenty a potom ich vyvrátiť. Uveďte iba najsilnejšie protiargumenty, ale uveďte dôvod, prečo by čitateľ nemal týmto argumentom prikladať veľkú váhu.
- Môžete napríklad tvrdiť, že protiargument je založený na chybných údajoch. Môžete napísať niečo ako: „Priaznivci arktického vŕtania tvrdia, že pod povrchom sa nachádza množstvo ropy. Novšie údaje však tieto tvrdenia spochybňujú.“
- Alternatívne môžete tvrdiť, že protiargument je chybný. Môžete napríklad napísať: „Zachovanie Arktídy nepovedie k vyšším nákladom na ropu. V skutočnosti môžu rozdiel vytvárať novšie studne v Texase a Oklahome.“
Ak ste list písali viac dní, zadajte iba dátum, kedy ste list dokončili. - 5Použite vhodný tón. Prostredníctvom tónu prenášate dôležité informácie. Tón je ťažké definovať, ale keď ľudia hovoria, počujete tón. Niekto môže povedať: „To je šialené“ vtipným alebo ustráchaným tónom. Tón existuje aj vtedy, keď píšeme. Ak chcete osloviť niekoho dôležitého, chcete zachovať profesionálny tón.
- Vyhnite sa používaniu príliš náhodných kontrakcií. Napíšte „som“ namiesto „som“.
- Nepoužívajte slang ani žargón. Napíšte „Bol som vyrušený“ namiesto „Bol som vydesený“.
- Buďte zdvorilí a úctiví. Nikoho neurážajte ani ho nenazývajte menami. To môže byť náročné, najmä ak píšete list, pretože sa chcete hádať.
- 6Napíšte aktívnym hlasom. Vaše vety by mali byť čo najsilnejšie. Preto píšte aktívnym hlasom. Aktívne vety sú jasnejšie a spravidla jednoduchšie ako pasívne vety. Porovnajte nasledujúce:
- Pasívny hlas: „O tejto záležitosti už bolo rozhodnuté pred desiatimi rokmi.“ V tejto vete niekto rozhodol o probléme-ale neviete kto.
- Aktívny hlas: „Kongres rozhodol o tejto otázke pred desiatimi rokmi.“ Vďaka aktívnej hlasovej vete presne viete, o koho sa jedná.
Metóda 2 z 3: úprava listu
- 1Zrevidujte list. Potom, čo napíšete koncept, by ste sa mali snažiť kondenzovať písmeno čo najviac. Odstráňte všetky nepotrebné slová a vety. Zjednodušte zložité vety alebo nápady a v prípade potreby upravte odseky.
- 2Korektujte svoj list. Překlepy, zahodené slová a gramatické chyby znižujú kvalitu vášho listu. Preto si chcete list prezrieť a uistiť sa, že ste ho napísali správne.
- Prečítajte si to dozadu. Začnite poslednou vetou a potom si prečítajte predošlú. Keď budete čítať spätne, nebudete predvídať, čo ste chceli povedať. Namiesto toho sa zameriate na slová na stránke.
- Prečítajte si to nahlas. Môžete počuť chybu, ktorou by vaše oči leskli.
- Nespoliehajte sa len na kontrolu pravopisu alebo gramatiky. Mnoho chýb uniká.
- 3Požiadajte niekoho iného, aby si list prečítal. Tón je taký kľúčový, že potrebujete, aby si list prečítala iná osoba, aby ste sa uistili, že nie ste príliš drzí, nahnevaní alebo neformálni. Mali by ste ich však tiež nechať prečítať a podeliť sa o svoje dojmy z obsahu:
- Presvedčil ich váš argument? Zostali nepresvedčení?
- Aké ďalšie informácie by im pomohli presvedčiť ich?
- Pôsobili ste profesionálne a dôveryhodne?
Metóda 3 z 3: formátovanie a odoslanie listu
- 1Nastavte dokument na spracovanie textu. Mali by ste napísať svoje písmeno a mali by ste zvoliť štýl a veľkosť písma, ktoré sa bude väčšine ľudí pohodlne čítať. Spravidla bude fungovať bod Arial alebo Times New Roman 12.
- Ak vytvárate list pre e -mail, stále by ste mali používať štandardné písmo. Vyhnite sa farbám alebo všetkému, čo je ťažko čitateľné.
- Tiež nastavte jednopalcové okraje na všetkých stranách.
Pri písaní listu niekomu dôležitému je kľúčové použiť správny formát a zachovať konzistentný a profesionálny tón. - 2Uveďte svoju adresu. V ľavom hornom rohu by ste mali uviesť svoju adresu, nie však svoje meno. Používajte blokové formátovanie, takže sa neodsúvajte. Všetky informácie by mali byť v súlade s ľavým okrajom.
- Ak používate hlavičkový papier, nemusíte uvádzať svoju adresu.
- 3Pridajte dátum. Preskočte riadok a zadajte dátum, kedy ste list napísali. Ak ste list písali viac dní, zadajte iba dátum, kedy ste list dokončili. Zadajte dátum podľa formátu krajiny, v ktorej príjemca žije.
- V USA je dátum uvedený takto: „12. február 2017.“
- V iných krajinách bude dátum uvedený takto: „12. február 2017.“
- 4Zahrňte informácie o príjemcovi. Preskočte ďalší riadok a zadajte adresu príjemcu. Mali by ste uviesť ich meno a adresu.
- Informácie majte zarovnané na ľavom okraji.
- 5Vložte pozdrav. Toto je váš pozdrav. Pozdravy sú zvyčajne rovnaké. Napíšte „Drahý“ a potom za názvom nasleduje dvojbodka. Použite napríklad nasledujúce:
- Ak poznáte priezvisko príjemcu, napíšte „Vážený pán Jones:“
- Ak viete, že žena je vydatá, môžete použiť „pani“. ako v „Vážená pani Johnsonová:“
- Ak je žena slobodná, alebo ak neviete, či je vydatá, napíšte „Vážená pani Johnsonová:“
- Ak neviete, či je touto osobou muž alebo žena, môžete napísať „Vážený pán alebo pani:“
- Ak má daná osoba titul, môžete použiť názov: „Vážený senátor Collins:“ alebo „Vážený Dr. Smith:“
- 6Povedzte príjemcovi, ako vás má kontaktovať. Pred ukončením listu by ste mali poďakovať príjemcovi za jeho čas a zistiť, ako vás môže v prípade otázok kontaktovať. Poskytnúť telefónne číslo a e-mailovú adresu, pokiaľ je to možné.
- Môžete napríklad napísať: „Ďakujem za váš čas. Viem, že ste veľmi zaneprázdnení, ale cítim sa pre tento problém zanietene. Na všetky otázky vám rád odpoviem. Môžem sa obrátiť na číslo 555-5555 alebo e-mailom. na abczy122@gmail.com.“
- 7Vložte zatváranie. List musíte zavrieť. Napíšte „S pozdravom“ a potom pred zadaním svojho mena preskočte niekoľko riadkov. Písmeno podpíšete do medzery medzi nimi.
- List určite podpíšte pomocou fixky alebo iného pera, ktoré vytvára hladký a súvislý podpis.
Ak nepíšete list, aby ste sa pohádali, jednoducho vložte väčšinu informácií, ktoré chcete sprostredkovať, do tela listu. - 8Všimnite si akýchkoľvek príloh. K listu môžete priložiť brožúru, článok alebo iné podporné dokumenty. Mali by ste napísať „Príloha:“ alebo „Prílohy:“ a potom stručne popísať, čo ste zahrnuli.
- Môžete napríklad napísať „2 prílohy: článok, list“. To znamená, že vkladáte článok a ďalšie písmeno s vlastným listom.
- V ideálnom prípade by ste mali spomenúť prílohy inde v tele listu. Chcete, aby príjemca okamžite pochopil, prečo ste ho zaradili.
- 9Pridajte mená ďalších príjemcov. Kópie svojho listu môžete poslať iným ľuďom. Všimnite si to pod vašimi prílohami. Napíšte „cc:“ pod prílohy. To znamená „zdvorilostná kópia“.
- Môžete zahrnúť meno a titul osoby, napríklad „cc: James Roberts, asistent prezidenta univerzity“.
- Ak odosielate kópiu viac ako jednej osobe, zarovnajte mená ostatných príjemcov pod prvú. Nie je potrebné pridávať ďalšie „cc“.
- 10Pošli list. Ak chcete potvrdenie, že list bol prijatý, môžete mu poslať osvedčenú poštu, požadovať vrátenie potvrdenia (v USA) V Británii môžete poslať list Royal Mail Signed For.
- Kópiu listu si vždy uschovajte pre vlastnú potrebu.
Prečítajte si tiež: Ako sponzorovať svojho manžela v Kanade?
Otázky a odpovede
- Chcem len vedieť, ako napísať list, vytlačiť ho a mať pripravený na obálku.Zamyslite sa nad dôvodom, prečo píšete list. Rozhodnite sa, ktoré slová budete používať. Napíšte tri odseky, úvodný, s vysvetlením, o čom píšete a prečo, odsek v tele, s podrobnosťami o vašom uhle pohľadu a odsek s výzvou na akciu, v ktorom čitateľa informujete, čo dúfate, že s tým urobí. Pridajte dátum, adresu, riadok predmetu, pozdrav a podpis. Stlačte tlač na počítači. Zložte list na tri, vložte ho do obálky. Napíšte svoju adresu na zadnú stranu a adresu príjemcu na prednú stranu s dostatočnými pečiatkami. Vložte ho do schránky.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
