Ako organizovať vizitky?

Je možné vyhnúť sa použitiu aplikácie na ich organizáciu — Ak máte len niekoľko vizitiek a nechcete ich digitalizovať, je možné vyhnúť sa použitiu aplikácie na ich organizáciu.

Kontaktné informácie sú zásadné pre vytváranie sietí a obchodnú komunikáciu. Organizovaním svojich vizitiek budete môcť rýchlejšie nájsť ľudí, čo môže viesť k väčšiemu predaju a dlhodobým vzťahom. Zapísaním dôležitých informácií, bezpečným uložením kariet na jednom mieste a rýchlym nahraním ich informácií do svojich kontaktov budete môcť budovať svoje siete a spojiť sa s mnohými ľuďmi z vášho odvetvia.

Metóda 1 z 3: usporiadanie zbierky

1
Vymažte svoju existujúcu zbierku. Ak už podnikáte dlho, možno budete mať značné množstvo vizitiek, ktoré je potrebné zorganizovať. Predtým, ako začnete organizovať tie, ktoré môžu byť pre vás ešte stále užitočné, ušetrite čas tým, že si prejdete karty a zlikvidujete všetky tie, ktoré už nemusia byť užitočné.
- Zbavte sa vizitiek, ktoré nepoznáte. Neprinesú ti nič dobré.
- Zbavte sa vizitiek, ktoré inzerujú zaniknuté služby alebo spoločnosti.
- Skutočne nostalgické karty (napr. Kartu do reštaurácie, kde ste sa zasnúbili) si odložte, ale odložte ich.
2

Rozhodnite sa, ako chcete karty usporiadať. Ak sa vám to zdá najužitočnejšie, môžete karty jednoducho zoradiť v abecednom poradí podľa mena alebo spoločnosti. Môžete tiež zvážiť ich zoskupenie podľa udalosti alebo odvetvia a potom ich zoradiť podľa abecedy. Experimentujte, kým nenájdete systém, ktorý vám bude vyhovovať, a potom sa ho držte.
3
Skopírujte malú zbierku. Ak máte len niekoľko vizitiek a nechcete ich digitalizovať, je možné vyhnúť sa použitiu aplikácie na ich organizáciu. Získajte všetky ich informácie na jednom mieste tak, že napíšete ich informácie na referenčné miesto, ktoré budete používať.
- Ak radi používate papierový adresár, môžete doň preniesť informácie o svojich kartách.
- Informácie môžete tiež napísať priamo do funkcie Kontakty vo vašom počítači.
4
Uložte užitočné karty. Keď sa ubezpečíte, že sú ich informácie ľahko dostupné, je načase zistiť, čo s vizitkami urobiť. „Staromódny“ zvyk uchovávať užitočné karty, aj keď v zásuvke na stole použijete iba gumičku, je dobrou zálohou pre počítačové informácie.
- Rolodex je možné ľahko pridávať a odoberať z kariet a jeho otáčavý pohyb uľahčuje skenovanie cez karty. Je však veľký a objemný a môže vášmu stolu dodať nechtiac retro vzhľad.
- Držiak na vizitky je atraktívny a kompaktný, s jednotlivými priehľadnými rukávmi, do ktorých sa zmestí každá vizitka. Vyhnite sa nutnosti reorganizovať celú vec pri každom pridaní novej karty tak, že v každej abecednej sekcii necháte niekoľko prázdnych miest.

Kde vkladáte nové vizitky — Uistite sa, že miesto, kde vkladáte nové vizitky, nie je miesto, kde si uchovávate vlastné karty.

Metóda 2 z 3: prechod na digitál

1
Uistite sa, že sú vaše digitálne kontakty na mieste. Ak sa rozhodnete importovať svoje vizitky tak, aby plynule nadväzovali na vaše digitálne kontakty, mali by ste sa uistiť, že oba fondy sú čerstvo usporiadané a aktualizované. Pred odoslaním vizitiek využite príležitosť na preskúmanie existujúceho zoznamu kontaktov a odstráňte všetky zastarané.
- Ak ešte nemáte spôsob, ako organizovať svoje digitálne kontakty, často sa odporúča používať Kontakty Google, pretože sú bezplatné, spoľahlivé a fungujú v rôznych operačných systémoch.
2
Vyberte aplikáciu. Existuje mnoho aplikácií pre tablety a smartphony, ktoré naskenujú vizitku a automaticky nahrajú jej informácie do vašich kontaktov. Je zrejmé, že aplikáciu nemôžete používať uprostred udalosti, ale môžete ju použiť vo svojej hotelovej izbe po tom, ako na deň skončíte so sieťou. Tu je niekoľko populárnych možností - sú zadarmo alebo maximálne niekoľko dolárov:
- Camcard skenuje fyzické karty a umožňuje vám prehodiť „elektronické karty“ s inými používateľmi.
- Worldcard automaticky triedi karty a je k dispozícii aj v japonskej, čínskej a kórejskej verzii.
- ScanBizCards vám umožňuje zachovať jasnú verziu obrázka, aj keď ste si poznačili jeho informácie.
3

Zvážte skener kariet. Ak sa ocitnete po tom, ako po každej udalosti triedite v desiatkach vizitiek, samostatne zakúpený skener vizitiek vám môže o niečo zrýchliť život. Skenovanie karty je obľúbenou možnosťou. Aplikácie pre smartfóny však môžu vykonávať rovnakú prácu, takže ak nepracujete so zastrašujúcim objemom kariet, tento samostatný nákup nemusí byť potrebný.
4

Okamžite nahrajte karty a kontakty. Keď sa vrátite z pracovného obeda, veľtrhu alebo schôdze, vizitky, ktoré ste dostali, ihneď odložte na bezpečné a nezabudnuteľné miesto. Keď budete mať čas, chyťte vizitky, ktoré sa nahromadili v zásuvke na stole, a importujte ich. Skúste to urobiť podľa konzistentného plánu - napríklad raz za deň alebo týždeň.
5
Robte si digitálne poznámky. Rovnako ako píšete na fyzickú vizitku, mali by ste byť schopní do aplikácie na vizitky pridávať ďalšie poznámky. Napíšte akékoľvek informácie, ktoré neboli na karte: čo robí vlastník karty, aké informácie alebo perspektívy ponúkal, kedy ste ich stretli a podobne. Buďte podrobní: nerobíte to na mieste, aby ste si mohli dať načas.
- Skopírujte si svoje písomné poznámky.
- Ak ste danú osobu vyhľadali, odkedy ste sa s ňou stretli, môžete ju rozšíriť aj o ďalší výskum.
6
Vytvorte hodnotiaci systém. Organizujte svoje kontakty ďalej tým, že sa zamyslíte nad tým, ako často očakávate, že si s nimi budete písať alebo pracovať. Rozdeľte ich do skupín: spoľahlivé obchodné kontakty, potenciálne obchodné kontakty a tie, s ktorými sa už pravdepodobne nikdy nebudete rozprávať. Používajte systém, na ktorý nezabudnete, aby ste mohli svoje kontakty kategorizovať.
- Niektoré aplikácie obsahujú funkciu, pomocou ktorej si môžete robiť poznámky týmto spôsobom.
- V závislosti od aplikácie môžete použiť systém číslovania alebo systém zeleného, žltého a červeného semafora.
7
Vhodne usporiadajte kontakty. V závislosti od vašej karty alebo aplikácie kontaktov budete mať veľa možností, ako organizovať kontakty. (Tiež budete pravdepodobne môcť označiť kontakty a zoradiť ich do rôznych skupín, čo znamená, že ich informácie môžete organizovať mnohými rôznymi spôsobmi.) Tu je niekoľko nápadov, ako usporiadať kontakty:
- Abecedne podľa priezviska.
- Zoradiť podľa abecedného poradia názvu alebo spoločnosti.
- Mesto, kde ste sa spoznali.
- Kategória priemyslu.

Možno budete mať značné množstvo vizitiek — Ak už podnikáte dlho, možno budete mať značné množstvo vizitiek, ktoré je potrebné zorganizovať.

Metóda 3 z 3: prijímanie vizitiek

1
Majte po ruke svoje vlastné karty. Ľudia si vo väčšine prípadov vizitky nielen odovzdávajú, ale aj obchodujú. Uľahčite výmenu vizitiek tým, že budete mať svoje vlastné karty pri sebe v profesionálnom prostredí, ako sú schôdze a veľtrhy, ale aj vo vašom každodennom živote. Nikdy neviete, kedy sa stretnete s novým kontaktom.
- Ak máte problém udržať karty v poriadku, skúste im určiť špeciálne vrecko alebo priečinok. Funguje aj gumička, v štipke.
- Nikdy neodovzdajte svoju kartu bez toho, aby ste sa pýtali - môže to byť vnímané ako dotieravé. Namiesto toho povedzte niečo ako „Naozaj by som sa s vami chcel porozprávať o tom, čo robíte. Chcete si vymeniť karty?“
2

Kartu si prečítajte, keď ju dostanete. Skúmanie vizitky na sekundu alebo dve je dobrý spôsob, ako si zaznamenať dôležité informácie o novom kontakte. Ak máte problém zapamätať si mená, používajte karty ako nástroj na spájanie mien s tvárami. Meno osoby je zvyčajne vytlačené aj na vizitke. Toto je ďalší kľúč k tomu, kto sú a čo robia.
3
Majte miesto na vkladanie nových vizitiek. Ak so sebou nosíte na schôdzky notebook alebo tašku, označte si v ňom miesto pre vizitky nových kontaktov. Alebo použite druhé vrecko na vlastnom nosiči vizitiek na zber prijatých kariet.
- Nevkladajte karty do svojich poznámok ani ich nevkladajte do vrecka. Môžu ľahko zmiznúť alebo dokonca prejsť praním.
- Ak cestujete a očakávate, že dostanete veľa vizitiek, môžete ich uložiť do tašky alebo zipsu v hoteli Ziploc, aby boli čisté a suché.
- Uistite sa, že miesto, kde vkladáte nové vizitky, nie je miesto, kde si uchovávate vlastné karty. Nechcete ich zamiešať.
- Kamkoľvek práve umiestnite karty, nie je to trvalé miesto - nezabudnite, že ich neskôr odstránite a usporiadate.
4
Ručné písanie poznámok. Kedykoľvek dostanete novú vizitku, do niekoľkých dní od stretnutia si napíšte názov miesta, kde ste sa stretli. Takto nezabudnete. Zapíšte si tiež krátku poznámku o tom, o čom ste hovorili. Keď potom osobu neskôr kontaktujete, môžete mu pripomenúť podrobnosti o vašej konverzácii.
- Ak je karta lesklá a nemôžete na ňu písať normálnym perom, skúste namiesto toho prilepiť na kartu post-it.

Samostatne zakúpený skener vizitiek vám môže život o niečo zrýchliť — Ak by ste sa ocitli v tom, že by ste po každej udalosti triedili desiatky vizitiek, samostatne zakúpený skener vizitiek vám môže život o niečo zrýchliť.

Tipy

Ak dostanete veľa vizitiek, pozrite sa na softvér, ktorý vám pomôže ich spravovať. Existujú skenery na vizitky a softvér, ktorý v skutočnosti číta papierovú vizitku a vyberá na nej informácie. Mohli by ste ušetriť veľa manuálneho zadávania údajov.
Ak potrebujete vedieť viac o svojich obchodných kontaktoch než len o ich menách a telefónnych číslach, pozrite sa do softvérových balíkov navrhnutých na správu kontaktov alebo informácií o zákazníkoch.
Okamžite reagujte, ak ste niečo sľúbili alebo ak to niekoho zaujímalo.
Nenechajte hromadu nespracovaných vizitiek. Napíšte ich alebo ich zaregistrujte aspoň raz týždenne, kým nezabudnete, koho a prečo ste stretli.

Varovania

Ak máte v počítači kontakty, pravidelne si ich zálohujte. Ak je to možné, zautomatizujte si toto zálohovanie.

Veci, ktoré budete potrebovať

Vaše vlastné vizitky
Priečinok alebo vrecko na vizitky
Aplikácia pre vizitky
Skener
Post-it

Prečítajte si tiež: Ako si vyrobiť vizitky pre stráženie dieťaťa?