Ako vyhodnotiť účtovný softvér?

Či je účtovný softvér možné integrovať do súčasného systému — Nechajte svoje oddelenie informačných technológií spolupracovať s účtovným tímom na zistení, či je účtovný softvér možné integrovať do súčasného systému.

Výber správneho účtovného softvéru pre vašu spoločnosť je dôležitý pre vašu produktivitu, presnosť a celkový konečný výsledok. Správny softvér uchová všetky vaše obchodné a finančné údaje dostupné a organizované. Nový softvér sa neustále vyvíja a predáva veľkým korporáciám a malým podnikom. Softvér môže byť ťažké pochopiť skôr, ako ho použijete. Vyhodnoťte účtovný softvér tak, že určíte, aké funkcie potrebujete pre vlastné účtovníctvo, získate spoľahlivé ukážky fungovania softvéru a opýtate sa ostatných používateľov, ako dobre program funguje.

Kroky

1
Identifikujte svoje účtovné požiadavky. Vytvorte si zoznam všetkých účtovných funkcií, ktoré vaša spoločnosť vykonáva.
- Zvážte svoje globálne aj domáce požiadavky. Ak vaša spoločnosť podniká na celom svete, budete potrebovať program, ktorý obsahuje rôzne meny a môže podporovať medzinárodné finančné transakcie.
2

Pozrite sa na funkcie poskytované účtovným softvérom, o ktorom uvažujete. Mali by pokryť všetky vaše základné potreby a poskytnúť možnosti, ktoré by mohli pomôcť bezproblémovému chodu vašich účtovných a finančných funkcií.
3
Zistite, či je účtovný softvér kompatibilný s vašim operačným systémom, sieťovými a inými počítačovými programami a aplikáciami.
- Nechajte svoje oddelenie informačných technológií spolupracovať s účtovným tímom na zistení, či je možné účtovný softvér integrovať do súčasného systému.
4

Zistite, či je softvér užívateľsky prívetivý. Vo väčšine spoločností používa účtovný softvér každý, od finančného riaditeľa po účtovníka. Chcete, aby bol pre každého ľahko zrozumiteľný a použiteľný.
5
Posúďte výšku podpory, ktorú získate od predajcu. Chcete sa uistiť, že si kúpite účtovný softvér, ktorý bude v prípade potreby aktualizovaný a aktualizovaný.
- Pochopte proces získania pomoci v prípade problémov so softvérom. K dispozícii by vám mala byť linka podpory so živou osobou pripravenou pomôcť pri riešení akýchkoľvek problémov, s ktorými sa môžete stretnúť.
- Hľadaj aj online a desktopovú podporu. Dobrý účtovný softvérový program bude mať tipy na obrazovku, register pomoci, návody a ukážky online. Vyhľadajte tlačené a digitálne používateľské príručky, ktoré sú jasné a ľahko dostupné a zrozumiteľné.
6
Vyhodnoťte zabezpečenie softvérového programu. Vaše finančné údaje sú citlivé, preto sa chcete uistiť, že je zaručená bezpečnosť a dôvernosť. To môže byť komplikované, ak je väčšina účtovného softvéru na internete.
- Očakávajte pokročilé funkcie zabezpečenia, ako je autentifikácia prihlásenia a šifrovanie údajov.
Spojte tím alebo pracovnú skupinu, ktorá vám pomôže vyhodnotiť účtovný softvér.
7
Požiadajte o ukážku. Predajcovia sú často ochotní prísť do vašej kancelárie a poskytnúť ukážku fungovania softvéru.
- Vyskúšajte to vo svojom tíme niekoľko rôznych ľudí. Porovnajte to s tým, ako funguje váš súčasný softvér, ako aj s inými zvažovanými programami.
8

Požiadajte o bezplatnú skúšobnú verziu. Niektoré spoločnosti vám umožnia bezplatne vyskúšať ich softvér na niekoľko týždňov alebo mesiacov. Jediným spôsobom, ako skutočne zistiť, či softvér bude spĺňať vaše potreby, je chvíľu ho používať denne.
9

Prečítajte si recenzie a porozprávajte sa s ostatnými zákazníkmi. To vám pomôže zistiť, či účtovný softvér plní svoje sľuby, a určiť, či existujú výzvy, ktoré je potrebné predvídať.
10

Zamyslite sa nad svojim rozpočtom. Porovnajte ceny každého účtovného softvérového programu, o ktorom uvažujete, a zmerajte, čo za svoje peniaze získate.

Tipy

Spojte tím alebo pracovnú skupinu, ktorá vám pomôže vyhodnotiť účtovný softvér. Tento tím by mal zahŕňať ľudí zo všetkých oddelení, ktoré budú softvér používať, vrátane financií, IT, ľudských zdrojov, prevádzky a správy.

Prečítajte si tiež: Ako začať vlastnú súkromnú lekciu?