Ako vytvoriť systém správy dokumentov od základov?
Bude to musieť byť formálny systém alebo flexibilný systém, väčšie systémy sa aj tak lepšie formalizujú.
Správa dokumentov je jednou z hlavných činností každého správcu. Bez ohľadu na to, čo sa hovorí, kancelária bez papiera je stále mýtus. Tu je niekoľko nápadov, ako spustiť dobrý referenčný systém riadenia zhora nadol.
- 1Zistite, s akými papiermi manipulujete.
- Sú to dôverné alebo právne dokumenty?
- Vyžadujú rýchle referencie alebo môžu sedieť v archívoch.
- Sú potrebné na prieskum histórie trhu.
- Majú dokumenty časový limit, aby boli aktívne 12 mesiacov, potom už nie sú aktívne (napríklad záruky atď.)
- Môžete spustiť jeden systém alebo potrebuje dva (alebo viac).
- 2Zistite, pre ktorý úrad je relevantný. Poraďte sa s týmito ľuďmi, pretože môžu mať nápady na veľmi efektívny systém alebo zoznam prianí, ktorým by ste sa mali vyhnúť.
- Obchody a pohľadávky
- Ľudské zdroje
- Údržba
- Financie a správca
- Predaj a servis
- Registrácia a licencia
- Právne
- Marketing
- Lekársky
- Historické alebo biografické.
- Strojárstvo alebo R+D.
- Atď
Tu je niekoľko nápadov, ako spustiť dobrý referenčný systém riadenia zhora nadol. - 3Zistite tiež, ako budú uložené. Digitálne kópie je možné jednoducho uložiť, ale často je potrebné ponechať pôvodnú papierovú kópiu.
- Vzpriamené súbory na poličke alebo skrini.
- Vzpriamené zakladanie/kartotéky (so zásuvkami)
- Systémy posuvných dverí alebo zásuviek pre veľké potreby.
- Holubia diera alebo podobne.
- Aktovka, škatuľka alebo obálka.
- Bude to musieť byť formálny systém alebo flexibilný systém, väčšie systémy sa aj tak lepšie formalizujú.
- Môžu pochádzať z jedného centrálneho systému alebo z lokalizovaných registračných stredísk.
- 4Zvážte výhody a nevýhody každého z nich.
- Napríklad: Súbory vzpriamene majú obmedzený ukladací priestor, ale je k nim jednoduchší prístup, ako vytiahnutím knihy z police v knižnici. Archívne boxy ukladajú viac, ale pre papiere je jednoduchšie uvoľniť sa a prísť o podanú objednávku.
- Obálky slúžia na zjednodušenie osobného zakladania ako na „uloženie a zabudnutie“, ale môžu byť veľmi náročné, ak samotné obálky nie sú dobre archivované alebo v poriadku, pretože sa rýchlo stanú neporiadnymi.
- 5Potom, čo ste presne vypracovali potreby každej sekcie, začnite výberom spôsobu registrácie. Podľa entity môžete mať na výber abecedný, chronologický, typ dokumentu, oblasť alebo súbor.
- Môžu byť kombináciou oboch, ale berú do úvahy účel vedenia. Ide o to, aby boli v poriadku a uložené, alebo ide o aktívne informácie, na ktoré je potrebné odkazovať?
Tiež to vyhladzuje systém, aby ľudia vedeli, že majú jednoduchší prístup k papierom, najmä ak je to naliehavo potrebné. - 6Vyberte si druh, vďaka ktorému je jeho prevádzka a odkazovanie najľahšie. Zvážte inštaláciu týchto troch vecí:
- Kópie metódy informačného systému na každom stojane alebo dverí skrinky, kde si ich ľudia môžu prečítať, aby sa mohli rýchlo dozvedieť, kde sa veci nachádzajú.
- Referenčný index, ktorý ukazuje, kde môžu správcovia alebo zamestnanci z inej sekcie nájsť to, čo potrebujú. To je užitočnejšie pre veľké archívy.
- Stránka s históriou na súbor, prilepená k obálke alebo súboru, ktorá ukazuje, kto a kedy súbor vzal a kedy bol vrátený. Ak je to potrebné, dajte priestor, aby uviedlo, čo sa urobilo s obsahom súboru, ako sú urobené kópie alebo pridané/odstránené papiere.
- 7Buďte dôslední, pretože to robí systém jednoduchším. Snažte sa nainštalovať systém, ktorý beží sám, pretože sú situácie, keď môžete byť na dovolenke alebo chorí a niekto ho bude musieť spustiť.
- 8Potom, čo ste si pre potrebu vybrali najpraktickejšiu metódu,
- Nakúpte všetok spisový tovar a vybavenie, ako sú zošívačky, dierovače atď., Spisy, archívne škatule a skladovacie zariadenia.
- Pripravte si web, aby bolo možné ukladať súbory.
- Zhromaždite všetky súvisiace papiere a usporiadajte ich podľa potreby.
- V prípade potreby vytvorte digitálne kópie a uložte ich na správnu jednotku a podradené súbory. Chráňte ich a uložte ako súbory iba na čítanie, aby nedošlo k žiadnym nehodám.
- Papiere uložte do správneho súboru, škatule alebo tašky a potom ich uložte.
- V prípade potreby si všimnite, kde ste ho vložili do indexu.
Poraďte sa s týmito ľuďmi, pretože môžu mať nápady na veľmi efektívny systém alebo zoznam prianí, ktorým by ste sa mali vyhnúť. - 9Údržba je neustála povinnosť. Zvážte rôzne spôsoby, ako vyriešiť nasledujúce bežné problémy:
- Súbory sú príliš veľké alebo poškodené - v takom prípade môžete získať ďalší súbor alebo škatuľu.
- Obsiahnuté údaje už nie sú aktuálne - kvôli nim ich môžete archivovať a uložiť. Ak ich v budúcnosti nebudete používať a sú oprávnené ich zlikvidovať, papier skartujte a recyklujte.
- V prípade poškodených diel skopírujte originál a ponechajte kópiu v súbore a originál umiestnite na bezpečné miesto pre tieto potreby. V niektorých prípadoch je zásadná integrita originálu. Kópiu označte ako kópiu a zaznamenajte si to, keď sa to stalo (pretože môžu potrebovať osvedčenie alebo svedok).
- Udržujte register aktuálny a v prípade potreby systém stále zdokonaľujte. Zaistite, aby ľudia poznali vykonané zmeny.
- Zaistite, aby boli súbory vrátené v takom stave, v akom ich zanechali, to sa stáva málokedy, ale keď sa vráti na poličku, musí byť obnovený do dobrého stavu.
- Vykonajte mesačný audit, aby ste sa uistili, že sú všetky súbory v poriadku a úplné. Je to tiež príležitosť skontrolovať vyššie uvedené problémy.
- 10Pri rozsiahlych systémoch sa často odporúča ako súčasť systému, aby zamestnanci vopred informovali archívne oddelenie telefonicky alebo e -mailom o zbere, aby mal váš tím všetko zorganizované predtým, ako prídu.
- Výhodou je, že to, čo sa požaduje, sa dodá, ušetrí čas a nemusí čakať vo vašej sekcii alebo do nej zapájať zamestnancov, ktorí nie sú archívmi. Tiež to vyhladzuje systém, aby ľudia vedeli, že majú jednoduchší prístup k papierom, najmä ak je to naliehavo potrebné.
- 11Zablahoželať si Váš systém by mal byť aktívny, v dobrom stave, prístupný a mohol by ho používať ktokoľvek.
- Udržujte systém organizovaný tak, aby ste sa vyhli preťaženiu.
- Udržujte aktívny kontakt s ľuďmi, ktorí ho používajú, a starajte sa oň, aby všetko fungovalo hladko.
- Zaistite, že keď odídete, bude o vás postarané.
Prečítajte si tiež: Ako si vybrať farbu oblekov?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
