Ako napísať tréningový manuál?
Ak chcete napísať školiaci manuál, začnite zostavením všetkých informácií, ktoré musí príručka pokrývať, a potom určte, či by jeho rozdelenie na kapitoly, sekcie alebo časti fungovalo najlepšie. Potom usporiadajte informácie a vytvorte obsah a register, aby ste sa v príručke ľahko orientovali. Na začiatku každej sekcie budete chcieť napísať aj krátky náhľad na 2 až 3 odseky, aby čitatelia vedeli, čo môžu očakávať. Každú časť tiež ukončite zhrnutím, ktoré zhrnie a zhodnotí informácie, ktoré sa čitateľ dozvedel. Ak sa chcete dozvedieť, ako zahrnúť kvízy, grafiku a kontrolné zoznamy do príručky, čítajte ďalej!
Ak chcete napísať školiaci manuál, začnite tak, že zhrniete všetky informácie, ktoré musí manuál pokrývať, a potom určíte, či by jeho rozdelenie na kapitoly, sekcie alebo časti fungovalo najlepšie.
Tréningové príručky sú dôležitou súčasťou výučby nových zamestnancov o spoločnosti alebo starých zamestnancov o nových systémoch alebo programoch. Presný postup pri písaní školiaceho manuálu môže diktovať priemysel, pre ktorý je určený, ale existuje niekoľko všeobecných vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste pomohli svojim zamestnancom vyťažiť z manuálu maximum. Predtým, ako začnete, by ste si mali najskôr overiť, či máte všetky potrebné informácie, písať s ohľadom na svoje publikum a pokúsiť sa uľahčiť im učenie a zahrnúť niekoľko ďalších materiálov, ktoré tieto informácie uľahčia. Váš manuál bude prínosom, ak použijete obrázky a grafiku, prázdne miesto na poznámky, kvízy na kontrolu toho, čo sa ľudia dozvedia, a kontrolné zoznamy dôležitých úloh.
Metóda 1 z 3: zhromažďovanie informácií
- 1Prečítajte si a zostavte informácie, ktoré musí príručka obsahovať. Nikdy nepíšte cvičný manuál naspamäť. Prejdite si rôznymi procesmi a vedomostnými bodmi, ktorých sa váš manuál bude týkať, a uistite sa, že máte vo všetkom jasno. Vytvorte si zoznam všetkých dôležitých informácií a pri písaní manuálu sa naň riaďte. Dvakrát skontrolujte, či je všetko zahrnuté.
- Aj preskočenie malého kroku môže vašich používateľov zmiasť, preto dávajte pozor. Môžete napríklad niekomu hovoriť, ako zadávať údaje do tabuľky, ale môžete jednoducho zabudnúť spomenúť „kliknutím na súbor otvoríte novú tabuľku“. Alebo pri opise používania strojového zariadenia môžete zabudnúť spomenúť preklopenie určitého prepínača, ktorý je životne dôležitý.
- Ak neskontrolujete všetko a na niečo zabudnete, používatelia pravdepodobne utrpia strach, pretože niečo nefunguje správne. Toto nie je výsledok, ku ktorému by školenie malo viesť.
- 2Načrtnite priebeh výcvikového manuálu. Použite vytvorený zoznam a začnite organizovať informácie do logického sledu kapitol, sekcií alebo častí. S najväčšou pravdepodobnosťou začnete so základmi a dopracujete sa k podrobnejším konceptom.
- Predtým, ako napíšete akýkoľvek obsah, uistite sa, že máte dobrú predstavu o tom, kam zapadajú všetky aspekty príručky. Nechcete spomenúť niečo z toho, čo si myslíte, že je predchádzajúca časť, ak manuál tieto informácie ešte nepokrýval.
- Ak dokážete napísať samostatné sekcie, ktoré na seba nestavajú, môže to byť v niektorých situáciách správny prístup.
- 3Zahrňte obsah a register. Aj keď sa má manuál čítať celý od začiatku do konca, tieto navigačné časti pomôžu ľuďom, keď sa potrebujú vrátiť, obnoviť si pamäť a študovať to, čo sa naučili. Obsah by mal mať všetky názvy kapitol a všetky nadpisy sekcií, ktoré má zmysel zahrnúť. Urobte index čo najdôkladnejší, aby ľudia v príručke našli veľa vecí, ktoré môžu nájsť.
- Programy na spracovanie textu majú často šablóny pre tieto typy dokumentov. Na internete môžete nájsť aj užitočné zdroje o štruktúre týchto prvkov.
- 4Napíšte informatívne ukážky kapitol. Na začiatku každej kapitoly alebo sekcie napíšte 2-3 odseky, ktoré načrtnú, čo bude zahrnuté v tejto časti manuálu. Môžete zahrnúť zoznam cieľov pre časť, kľúčové slová, na ktoré je dobré sa zamerať, a spomenúť kvízy alebo činnosti, ktoré budú zahrnuté.
- Názvy kapitol by mali ľuďom pomôcť vedieť, čo nájdu, ale mali by byť schopní preletieť ukážku a uistiť sa, že kapitola obsahuje to, čo potrebujú vedieť.
- 5Každú kapitolu ukončite súhrnom. Vždy je užitočné zhrnúť si a preštudovať si, čo bolo popísané v kapitole. Je to súhrn, takže nemôžete spomenúť všetko. Pokúste sa zdôrazniť to, čo považujete za najdôležitejšie informácie, ktoré by si ľudia mali z kapitoly vziať.
- Znovu môžete spomenúť ciele, aby ľudia mali možnosť zhodnotiť, či sa dozvedeli alebo nie.
- 6Vytvorte skupinu alebo pracovnú skupinu, ktorá vám pomôže napísať príručku. Ľahšie uspejete pri písaní tréningového manuálu, ak máte ľudí, ktorí vám s tým pomôžu. Potrebujete, aby ľudia priebežne kontrolovali chyby, uistili sa, že je obsah zrozumiteľný, a pomohli vám zvážiť všetky aspekty toho, na čo cvičíte. Navyše môžete časť práce delegovať a rovnomerne rozdeliť.
- Ak nemôžete mať skupinu, ktorá by vám pomohla celým procesom, zvážte aspoň to, že sa ľudí opýtate na niekoľko vecí v rôznych bodoch, aby ste získali druhý názor.
Nikdy nepíšte cvičný manuál naspamäť.
Metóda 2 z 3: Vyhovenie vašim používateľom
- 1Píšte pre a pre svoje publikum. Uistite sa, že máte jasno v tom, kto je publikum. Zvážte, či majú vedomostnú základňu alebo začínajú úplne čerstvo. To vám poskytne predstavu o tom, aké široké alebo konkrétne musíte byť v celej príručke. Keď to dáva zmysel, napíšte priamo publiku a povedzte: „Keď sa dostanete k tomuto kroku...“, a nie niečo ako: „Keď sa človek k tomuto kroku dostane“.
- Ak školíte zamestnancov o úplne novom softvéri, ktorý nikto nevidel, je možné predpokladať, že nič nevedia. Ak trénujete techniky predaja v obchode s oblečením, nemusíte vysvetľovať, čo sú to nohavice a košele.
- Nepečujte ľudí tým, že budete vysvetľovať jednoduché pojmy, ale ani nepredpokladajte, že vedia niečo, čo možno nevedia.
- 2Zahrňte scenáre riešenia problémov a diskusné témy. Nie každý sa dokáže naučiť čítať 20 strán textu, preto uveďte spôsoby, ako môžu používatelia uplatniť to, čo čítajú, a získať praktické skúsenosti. Vytvorte scenár a požiadajte čitateľa, aby vyriešil nejaký problém. Umožnite diskusiu a spoluprácu medzi účastníkmi. Chcete vyhovieť rôznym štýlom učenia, aby bola príručka užitočná pre čo najviac ľudí.
- Nemôžete dokonale zapadnúť do každého zamestnanca, ale ak použijete iba jeden prístup, pravdepodobne sa nedostanete k mnohým. Cieľom školiacej príručky je pomôcť zamestnancom naučiť sa to, čo potrebujú vedieť. Snažte sa to uľahčiť čo najväčšiemu počtu ľudí.
- 3Vylepšite manuál pomocou videí alebo zvukových záznamov. Ak píšete tlačený manuál, zvážte, či môžete študentom poskytnúť prístup k ďalším materiálom, ako sú videá alebo zvukové záznamy. Pre študentov, ktorí by mali problém prečítať si celý manuál, môžete pracovať tak, aby ste sa ubezpečili, že sa stále učia to, čo potrebujú. Písaný manuál bude mnohokrát hlavným školiacim nástrojom, ale niekoľko doplnkov môže znamenať veľký rozdiel.
- To môže byť ovplyvnené typom obsahu, ktorý vaša príručka obsahuje, a nemusí byť použiteľný vo všetkých prípadoch. Zoznámte sa so špecifikami svojho manuálu a posúďte, či by bolo možné vytvoriť ďalšie materiály.
Ľahšie uspejete pri písaní tréningového manuálu, ak máte ľudí, ktorí vám s tým pomôžu.
Metóda 3 z 3: testovanie porozumenia používateľa
- 1Zahrňte časť pre poznámky používateľa. Keď píšete každú časť príručky, ľudia, ktorí ju používajú, sa budú snažiť získať veľa informácií. Keď účelovo zahrniete prázdne miesta na písanie poznámok, povzbudíte používateľov, aby si zapísali, čo sa učia. Tým sa zvýši množstvo informácií, ktoré uchovávajú.
- Sekcie s poznámkami by boli vhodné popri väčšine častí textu, ale mohli by ste vytvoriť aj samostatnú časť s poznámkami na konci kapitol a na konci celého manuálu. Ľuďom to pomôže vyhnúť sa samostatným notebookom, o ktorých by mohli stratiť prehľad.
- 2Používajte obrázky a grafiku. Kedykoľvek môžete čitateľovi ukázať niečo vizuálne, môže to mať vplyv na to, ako veľmi mu rozumie. Nechcete svoj manuál príliš zaplniť, ale ak je to možné, použite vizuál. Môžete mať screenshoty krokov pri práci s počítačom. Môžete zahrnúť grafy dôležitých údajov. Dobré sú aj obrázky nástrojov alebo strojov, ktoré bude osoba používať.
- Skutočne neexistuje žiadny limit na to, aké typy vizuálnych pomôcok by ste mohli zahrnúť, zamyslite sa preto nad tým, na čo trénujete a čo by bolo pre používateľa najužitočnejšie.
- 3Zahrňte kontrolné zoznamy dôležitých krokov. Pri mnohých príručkách budete podrobne popisovať kroky rôznych procesov a kontrolné zoznamy sú skvelým spôsobom, ako to zhrnúť. Keď sa používateľ potrebuje vrátiť späť do sekcie, ktorá obsahuje konkrétne kroky, kontrolný zoznam obnoví jeho pamäť a dá sa skontrolovať oveľa rýchlejšie ako viac odsekov textu.
- Mohlo by byť dokonca užitočné uľahčiť vytrhnutie týchto stránok, aby si používatelia mohli nechať kontrolný zoznam poruke aj neskôr, keď pracujú na úlohách.
- Kontrolné zoznamy môžu obsahovať potrebné materiály, sekcie pred, počas a po dokončení úlohy alebo ako vyhodnotiť prácu, keď je hotová.
- 4Zahrňte aktivity a kvízy, ktoré merajú učenie. Chcete zaistiť, aby sa používatelia vašej príručky neustále učili, preto si napíšte malé testy svojich znalostí. Odpovede zahrňte na samostatné miesto, aby si mohli skontrolovať, ako sa im darilo. Môžete mať otázky s možnosťou výberu z viacerých odpovedí, vyplniť prázdne pole a priradiť ich alebo scenáre na riešenie problémov.
- Tieto by boli oddelené od akéhokoľvek oficiálneho testovania, ktoré by ste nechali zamestnancov absolvovať po ukončení školenia. Cieľom by bolo pomôcť im na ceste zistiť, do akej miery sa učia.
Vytvorte si zoznam všetkých dôležitých informácií a pri písaní manuálu sa naň riaďte. Dvakrát skontrolujte, či je všetko zahrnuté.
- Akonáhle je príručka kompletná, zozbierajte testovaciu skupinu, aby ste zistili, či to dáva zmysel a či je to účinný školiaci nástroj. Získajte od nich spätnú väzbu o akýchkoľvek spôsoboch, ktoré si myslia, že by sa príručka dala zlepšiť.
- Pokúste sa použiť jednoduchý a výstižný jazyk, aby mu ľudia ľahko rozumeli.
- Nerobte obsah tak formálnym, aby bol nudný, inak vaše publikum nezaujíma.
Prečítajte si tiež: Ako identifikovať trendy v odvetví?
Otázky a odpovede
- Aký softvér odporúčate na vytváranie školiacich príručiek?Ak chcete vytvoriť školiaci manuál, môžete použiť ľubovoľný softvér na spracovanie textu, napríklad Microsoft Word, Pages (Mac) alebo Dokumenty Google.
Komentáre (10)
- Pomáhal pri vytváraní školiaceho manuálu pre zamestnancov miestneho pivovaru. Tento článok bol nápomocný, pretože som práve orezal všetky tipy na používanie v technologickom prostredí. Vďaka!
- Ďakujem, je to užitočné.
- Zistil som, že tieto otázky a odpovede sú skvelým východiskovým bodom pre plánovanie môjho tréningového manuálu. Zameriava vašu myseľ na základné aspekty manuálnej kompilácie.
- Priamo vpred krok za krokom. Jednoduché na pochopenie.
- Naučil som sa urobiť hrubý návrh pred mätúcimi informáciami, ako aj predohru a zhrnutie každej kapitoly, aby som čitateľovi pomohol získať komplexnú predstavu o tom, čo ho učíte.
- Vrátane ukážok kapitol a zhrnutia.
- Pomohlo to potvrdiť štýl a formát prebiehajúcej príručky. Tento článok pomohol pripomenúť oblasti, na ktoré som ani nepomyslel. Vďaka!
- Veľmi informatívne spôsoby, ako začať.
- Vynikajúci! Stručne povedané, pokrýva hlavné body, priamo k veci, a páči sa mi jednoduchý spôsob, akým grafika pokrýva predmet. Človek nemusí tráviť veľa času čítaním knihy, aby sa niečo naučil. Môžete napísať moju recenziu. Dobrá práca. Ďakujem.
- Táto funkcia pomohla porozumieť rôznym krokom pri vývoji výcvikového manuálu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
