Ako sa pripraviť na audit?
Tip: Udržiavanie súladu účtov počas celého roka môže znížiť čas potrebný na prípravu auditu.
Mnoho organizácií, vrátane neziskových a ziskových spoločností, sa každoročne pripravuje na nezávislý audit svojich finančných záznamov. Aj keď perspektíva auditu môže byť skľučujúca a stresujúca, starostlivé plánovanie môže uľahčiť riadenie procesu. Ak si pred auditom skontrolujete svoje knihy, možno si budete môcť problematiku vyzdvihnúť a opraviť ju skôr, ako príde audítor. Okrem toho udržiavanie jasnej komunikácie s audítorom pomôže zaistiť hladký priebeh auditu.
Časť 1 z 3: organizácia dokumentov a zamestnancov
- 1Zorganizujte stretnutie so zamestnancami, ktorí budú pracovať na audite. Čoskoro po konci roka zozbierajte finančný personál a ďalších, ktorí sa potenciálne budú podieľať na audite. Na tomto stretnutí si prečítajte dokumenty, ktoré budú potrebné k auditu, a navrhnite časový harmonogram ich vypracovania.
- Ak máte väčšiu organizáciu, mali by ste rozdeliť dokumenty a poveriť každú kategóriu rôznymi zamestnancami, aby sa dokumenty mohli pripravovať efektívnejšie.
- Zistite, ktorí zamestnanci budú musieť byť pripravení a pripravení hovoriť s audítorom, keď začnú vykonávať terénne práce. Váš audítor môže mať v rámci procesu auditu zoznam konkrétnych zamestnancov, s ktorými chcú pohovoriť.
- 2Určte jedného zamestnanca, ktorý bude pôsobiť ako osoba bodu auditu. Je najefektívnejšie mať jednu osobu, ktorá pracuje priamo s audítorom, takže audítor vždy vie, na koho má nasmerovať svoje otázky. Táto bodová osoba potom môže podľa potreby delegovať, aby dostal odpovede na otázky audítora alebo predložiť potrebné dokumenty.
- Bodová osoba bude mať tiež na starosti logistiku návštevy audítora v teréne. Porozprávajú sa s audítorom, aby zistili, aké zdroje bude audítor potrebovať, aby ich bolo možné dohodnúť vopred. Audítor môže napríklad potrebovať súkromnú miestnosť, aby mohol pracovať s bezplatným Wi -Fi pripojením na internet.
- 3Zhromaždite všetky požadované dokumenty na jednom mieste. Váš audítor vám poskytne zoznam dokumentov, ktoré budú potrebovať na vykonanie auditu. Začnite zbierať digitálne a papierové kópie týchto dokumentov v miestnosti, kde bude audítor vykonávať svoju prácu.
- Okrem finančných dokumentov budete potrebovať aj firemné a organizačné dokumenty, zápisnice zo zasadnutí rady alebo výboru, poistky a všetky zmluvy alebo dohody, ku ktorým sa vaša organizácia zaviazala.
- S digitálnymi kópiami dokumentov je pre audítora často jednoduchšie pracovať, pretože v nich môže vyhľadať potrebné informácie. Vytvorte jeden digitálny priečinok pre audítorské dokumenty a usporiadajte tam všetko podľa kategórií, ktoré audítor používa.
Tip: Objednajte si požadované dokumenty v rovnakom poradí ako v zozname audítorov, aby audítor ľahko našiel to, čo potrebuje.
Váš audítor vám poskytne zoznam dokumentov, ktoré budú potrebovať na vykonanie auditu. - 4Pred začatím terénnych prác koordinujte personál a záznamy s audítorom. Deň pred auditom sa stretnite s audítorom buď po telefóne, alebo osobne a prezrite si plány práce v teréne. Dajte im vedieť, kde sú všetky záznamy, ktoré budú potrebovať, a ktorí zamestnanci sú zodpovední za ktoré časti vašich operácií.
- Poskytnite svojmu audítorovi kontaktné informácie na všetkých zamestnancov, ktorí sa potenciálne môžu zúčastniť auditu.
- Audítor môže mať ďalšie záznamy alebo iné informácie, ktoré neboli zahrnuté v pôvodnom zozname. Prejdite si, čo ste doteraz pripravili, a opýtajte sa audítora, či nepotrebujú na spustenie auditu ešte niečo.
Časť 2 z 3: Vykonanie sebahodnotenia
- 1Skontrolujte problémy, ktoré boli nastolené v predchádzajúcich auditoch. Ak máte predchádzajúce audítorské správy, prezrite si ich a zhodnoťte oblasti, v ktorých sa v minulosti vyskytli problémy. Zistite, či sa tieto problémy vyriešili alebo či máte ešte prácu.
- Napíšte zhrnutie reakcií na audit za predchádzajúci rok a čo ste urobili pre odstránenie problémov uvedených audítorom. Ak problém pretrváva, dajte o tom audítorovi vedieť hneď na začiatku, aby vedel, že pracujete na riešení.
- 2Pripravte si súlad s účtovnou závierkou ku koncu roka. Zosúlaďte všetky svoje bankové účty a zaistite, aby boli správy o vyrovnaní a finančné výkazy v rovnováhe. Ak si všimnete akékoľvek chyby alebo nezrovnalosti, budete mať čas ich opraviť pred auditom.
- Uistite sa, že váš výpis z bankového vyrovnania obsahuje úplný zoznam neuhradených šekov s číslom šeku, dátumom a sumou, ako aj podrobnosti o všetkých vkladoch, ktoré boli vykonané, ale ešte neboli zúčtované. Toto sú veci, ktoré bežne kontrolujú audítori.
Tip: Udržiavanie účtov v zhode počas celého roka môže skrátiť čas potrebný na prípravu auditu.
- 3Pozrite sa na záverečné správy ku koncu roka a uistite sa, že sú v rovnováhe. Skontrolujte všetky svoje účtovné plány a správy na konci roka. Záverečné položky by mali súhlasiť so skúšobným zostatkom. Ak nie, máte pred vykonaním auditu nejaké ďalšie práce, aby ste zistili, kde je problém.
- Vytvorte si zoznam všetkých časovo rozlíšených výdavkov a zdokumentujte záväzok, ktorý vznikol z akejkoľvek nahromadenej, ale nevyčerpanej dovolenky, vrátane platenej dovolenky, ktorá sa presúva do nasledujúceho kalendárneho roka.
Váš audítor môže mať v rámci procesu auditu zoznam konkrétnych zamestnancov, s ktorými chcú pohovoriť. - 4Podľa potreby aktualizujte poznámky k svojej účtovnej závierke. Tieto vysvetlivky bodom zahrnuté vo svojich účtovných výkazoch. Po predložení nových vyhlásení za rok skontrolujte poznámky a uistite sa, že sú stále v súlade s informáciami vo vyhláseniach.
- Ak sa od konca roka stali akékoľvek ďalšie udalosti, ktoré môžu mať vplyv na informácie vo vašej účtovnej závierke, uistite sa, že sú uvedené v poznámkach.
- Zahrňte všetky nepredvídané udalosti, ktoré môžu mať vplyv na informácie vo vašej účtovnej závierke, ak k nim dôjde. Ak sa napríklad vaša organizácia zúčastňuje na súdnom spore, bude to zahrnuté do vašich poznámok ako nepredvídaná udalosť.
Časť 3 z 3: Komunikácia s audítorom
- 1Podpíšte písomnú zmluvu, v ktorej sú uvedené podmienky auditu. Táto dohoda, niekedy nazývaná aj „zákazkový list“, stanovuje rozsah auditu a informuje vás o tom, koľko to bude stáť. Dohoda by mala obsahovať aj klauzulu, v ktorej sa uvádza, že akékoľvek zvýšenie poplatkov alebo predĺženie času s vami budeme vopred prerokovať.
- V liste sa zvyčajne uvádza aj to, za čo budú zodpovední vaši zamestnanci a aké dokumenty by ste mali pripraviť a pripraviť pre audítora pred prvým dňom terénnych prác.
- Ak je v dohode niečo, čomu nerozumiete alebo s čím nesúhlasíte, pred podpisom to prediskutujte s audítorom.
- Ročné audity môžu byť značným výdavkom. Celkové náklady zvyčajne závisia od veľkosti vašej organizácie.
Tip: Snažte sa každý rok zabezpečiť toho istého audítora, aby sa oboznámil s vašou organizáciou. To môže pomôcť udržať nízke náklady.
- 2Niekoľko týždňov pred auditom si vyžiadajte zoznam požadovaných dokumentov. Audítor vám spravidla podpíše zoznam požadovaných dokumentov pri podpise zásnubného listu. Ak nie, uistite sa, že máte dostatok času na to, aby ste všetky dokumenty a správy spojili.
- Potrebné dokumenty sú spravidla z roka na rok rovnaké, takže ak máte zoznam z predchádzajúceho roku, môžete začať včas zhromaždením dokumentov do tohto zoznamu. Nezabudnite porovnať nový zoznam, ktorý vám poskytne váš audítor, s prípadnými pridanými dokumentmi alebo správami.
Tip: Zistite, v akom formáte chce audítor vaše dokumenty. Ušetríte čas, ak dokážete dokumenty previesť vopred a predložiť ich v správnom formáte.
- 3Pred začatím auditu sa snažte objasniť neobvyklé transakcie. Ak máte akékoľvek transakcie, ktoré sa líšia od normy pre vašu organizáciu, spýtajte sa ich audítora pred začiatkom auditu. Audítori na tieto otázky radi odpovedia a vy sa môžete uistiť, že máte informácie, ktoré audítor potrebuje, aby mohli audit úspešne dokončiť.
- Požiadajte audítora o všetky zmeny v zákonoch, ktorými sa riadi audit, alebo iné zmeny, ktoré boli vykonané od predchádzajúceho roka, aby ste mohli zodpovedajúcim spôsobom upraviť svoje dokumenty a záznamy.
- Ak audítorovi vopred predstavíte neobvyklé transakcie alebo potenciálne problémy, bude vedieť, čo môže očakávať, a nebudete si musieť v teréne vyžadovať čas na ich vysvetlenie.
Vytvorte jeden digitálny priečinok pre dokumenty auditu a usporiadajte všetko tam podľa kategórií, ktoré audítor používa. - 4Vyhnite sa plánovaniu voľna počas auditu a bezprostredne po ňom. Keď audítor začne pracovať v teréne, musia byť k dispozícii všetci zamestnanci, s ktorými sa môže audítor porozprávať. Ak niekto potrebuje voľno z dôvodu, ktorý nemôže ovplyvniť, uistite sa, že iný zamestnanec je informovaný o informáciách, za ktoré bol zodpovedný, a môže pracovať s audítorom na jeho mieste.
- Ďalej sa uistite, či sú členovia vašej rady alebo finanční riaditelia prítomní alebo k dispozícii na zodpovedanie otázok audítora počas práce v teréne aj po ňom.
- 5Pozvite audítora, aby sa zúčastnil schôdzí správnej rady alebo výboru. Ak máte naplánované schôdze predstavenstva alebo výboru medzi podpisom záväzného listu a audítorom, ktorý naplánuje prácu v teréne, nechajte ho sedieť. To im poskytne dodatočnú znalosť vašej organizácie a ľudí, ktorými budú. pracovať s nimi vopred pred ich terénnymi prácami.
- Pomáha tiež audítorovi porozumieť tomu, ako sa pripravujete na audit, a zoznamuje ho s potenciálnymi problémami, ktoré môžu počas auditu nastať, aby ich mohol aj naplánovať.
- Účasť audítora na zasadnutiach rady alebo výboru je obzvlášť dôležitá, ak ste najali nového audítora, s ktorým ste nikdy predtým nepracovali.
- Váš audítor si účtuje čas, ktorý strávi auditom. Náklady na svoj audit môžete znížiť tak, že urobíte čo najviac prípravných prác, aby ste zaistili, že po začatí práce v teréne nebudú musieť tráviť veľa času.
Prečítajte si tiež: Ako sa stať koronerom?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
