Ako napísať bezpečnostnú príručku?
Dobrá bezpečnostná príručka je základom dobrého riadenia bezpečnosti, pretože zamestnanci sa s ňou budú radiť, aby sa ubezpečili, že sú v súlade s predpismi a politikou spoločnosti.
Bezpečnostná príručka je zbierka informácií, pokynov, zásad a postupov, ktoré sú určené na zaistenie bezpečnej prevádzky zariadenia a bezpečného správania sa na pracovisku. Dobrá bezpečnostná príručka je základom dobrého riadenia bezpečnosti, pretože zamestnanci sa s ňou budú radiť, aby sa ubezpečili, že sú v súlade s predpismi a politikou spoločnosti. Nasledujúce kroky sa zaoberajú tým, ako vyhľadať a napísať bezpečnostnú príručku.
Metóda 1 z 2: skúmanie bezpečnostnej príručky
- 1Identifikujte všetky známe nebezpečenstvá, ktoré vyžadujú dokumentáciu. Tým sa stanoví rozsah vašej bezpečnostnej príručky. V závislosti od charakteru vášho podnikania môže byť potrebné vypracovať sériu manuálov, z ktorých sa každý zameriava na konkrétnu oblasť, pričom hlavný manuál obsahuje časti zložené z jednotlivých manuálov.
- 2Zhromaždite príslušné priemyselné štandardy. Organizácie, ako napríklad Medzinárodná organizácia pre normalizáciu (ISO), vyrábajú normy pre oblasti, ako je manažment rizík a manažment bezpečnosti potravín. Tieto normy poskytujú východiskové miesto pre bezpečnostné príručky spoločnosti v týchto oblastiach.
- 3Pokiaľ ide o obsah bezpečnostnej príručky, dodržujte všetky vládne nariadenia. Vládne organizácie, ako napríklad Správa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (OSHA), môžu požadovať bezpečnostné príručky pre určité postupy a postupy a môžu tiež stanoviť, čo musí príručka minimálne zahŕňať. Nedodržanie týchto nariadení, nehovoriac o tom, že by nemal manuál, kde je požadovaný, môže viesť k vystaveniu spoločností žalobám a v niektorých prípadoch aj obvineniam z trestného činu.
Nasledujúce kroky sa zaoberajú tým, ako vyhľadať a napísať bezpečnostnú príručku. - 4Zapojte manažment a zamestnancov do prípravy manuálu. Aj keď skutočné písanie môže byť zmluvne dohodnuté s technickým spisovateľom so skúsenosťami s písaním bezpečnostných príručiek, bude v spoločnosti akceptovaný, ak sa na jeho prijatí podieľajú manažment a zamestnanci. Vrchný manažment by mal zamestnancov informovať o potrebe manuálu a samotní zamestnanci vám môžu pomôcť pri identifikácii obsahu manuálu.
Metóda 2 z 2: napísanie bezpečnostnej príručky
- 1Napíšte ľuďom, ktorí budú pravidelne čítať bezpečnostnú príručku. Aj keď externí regulátori môžu príručku preskúmať, aby sa ubezpečili, že sú pokryté všetky príslušné predpisy, nebudú ju čítať deň čo deň a rovnako ako zamestnanci, ktorí musia dodržiavať postupy, ktoré obsahuje. Manuál by mal byť napísaný tak, aby mu mohli ľahko porozumieť a riadiť sa ním.
- Používajte krátke vety a krátke odstavce s jednoduchými slovami.
- Napíšte aktívnym hlasom.
- Vyhnite sa žargónu. Správne používajte všetky potrebné technické výrazy, definujte ich tam, kde je to možné, v kontexte a inak s jednoduchými a jasnými definíciami.
- Vysvetlite skratky. Môžete mať buď úvodnú sekciu so zoznamom všetkých skratiek s ich definíciami, alebo ich uviesť v texte s celým výrazom, za ktorým nasleduje jeho skratka v zátvorkách, a skratku potom použiť.
- Vysvetlite symboly. Rovnako ako pri skratkách môžete mať úvodnú časť alebo vysvetliť symboly tak, ako sú uvedené v celej príručke.
- 2Uprednostnite problémy, ktorými by sa mal manuál zaoberať. Najdôležitejšie problémy s bezpečnosťou by mali slúžiť ako zameranie príručky. Mali by byť zahrnuté predbežné problémy, ktoré budú predložené pred hlavné problémy, zatiaľ čo súvisiace otázky, ktoré nie sú predpokladmi, by mali byť zahrnuté po hlavných problémoch.
- 3Formátujte text podľa typu prezentovaných informácií.
- Na predstavenie všeobecných informácií a vysvetlení použite bloky textu.
- Pomocou zoznamov s odrážkami prezentujte informácie, ktoré je možné rozdeliť do jednotlivých bodov.
- Na postupné kroky použite číslované zoznamy s krokmi v poradí, v akom by ste ich mali dodržať.
Potrebujem bezpečnostnú príručku pre každú inú provinciu, v ktorej pracujem, alebo môžem vytvoriť jednu príručku, ktorá ich pokryje všetky? - 4Usporiadajte návod tak, aby bol ľahko čitateľný a zrozumiteľný. Rozloženie by malo čitateľovi pomôcť zamerať sa na najdôležitejšie pojmy a malo by byť v celej príručke konzistentné.
- Medzi textovými blokmi poskytnite dostatočné okraje a prázdne miesto.
- Pomocou nadpisov a podnadpisov predstavujte témy, identifikujte podtémy a zoskupujte textové bloky.
- Zahrňte obsah a register.
- Ak je to možné, umiestnite kresby a text, ktorý sa ich týka, na rovnakú stránku.
- Použite čitateľný štýl písma a veľkosť bodu. Pre tlačený text je najvhodnejšia veľkosť 10 až 12 bodov, pre nadpisy trochu väčšia veľkosť bodu. Podnadpisy môžu mať rovnakú veľkosť bodu ako hlavný text, ale môžu byť napísané tučným písmom, kurzívou alebo oboma.
- Na dosiahnutie najlepšieho kontrastu medzi textom a pozadím používajte čierny text na bielom papieri. Tmavé textové polia môžu byť vhodné pre popisy a bočné panely, pokiaľ je medzi textom a pozadím stále dostatočný kontrast.
- Bezpečnostné príručky by sa mali pravidelne kontrolovať, pretože sa menia postupy spoločnosti, medzinárodné štandardy alebo vládne nariadenia. Veľké spoločnosti môžu určiť bezpečnostný výbor alebo jednotlivca, ktorý bude vykonávať funkciu hlavného bezpečnostného dôstojníka, zatiaľ čo menšie spoločnosti môžu tieto zodpovednosti zahrnúť medzi hlavného prevádzkového dôstojníka.
Prečítajte si tiež: Ako nájsť investora pre vaše vynálezy?
Otázky a odpovede
- Potrebujem bezpečnostnú príručku pre každú inú provinciu, v ktorej pracujem, alebo môžem vytvoriť jednu príručku, ktorá ich pokryje všetky?To závisí od prekrývania. Ak bude väčšina obsahu v rôznych príručkách pre každú provinciu rovnaká, potom áno, vytvorte si taký, ktorý ich pokryje všetky. Môžete si tiež vytvoriť jeden a priložiť prílohy pre každú provinciu.
- Vyžaduje manuál napríklad kompletný postup LOTO našich spoločností alebo iba skrátenú politiku so samostatnou politikou?Záleží na tom, aký veľký a čitateľný konečný text zostane. Ak máte desaťstranovú politiku, ale postup loto je 200 strán, je to samostatné. Ak je ale možné postup napísať na dve stránky, môžete dokonca 200-stranovú verziu upchať a ponechať iba jej skrátenú.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
