Ako nahlásiť nových zamestnancov do nového programu nahlasovania náborov vo vašom štáte?

Zistite, či sa od vás vyžaduje hlásenie. „Zamestnávatelia“ musia nahlásiť „hew hires“ do svojho štátneho spusteného adresára. „Zamestnávateľ“ podľa zákona zahŕňa vládne subjekty a organizácie práce. V zásade, ak sa od vás požaduje, aby zamestnanec vyplnil W-4, ste zamestnávateľ. „Noví zamestnanci“ sú zamestnanci, ktorých ste predtým neprijali, alebo zamestnancov, ktorí boli predtým zamestnaní, ale boli oddelení najmenej 60 po sebe nasledujúcich dní.

• Ak tento zamestnanec nebol formálne prepustený alebo odstránený zo mzdy, nemusíte nahlasovať žiadneho zamestnanca, ktorý odíde a vráti sa.
• Niektoré štáty budú vyžadovať, aby ste nahlásili nezávislých dodávateľov. Federálne právo to však nevyžaduje.

Uistite sa, že nahlásite včas. Federálne zákony požadujú, aby boli vaši noví zamestnanci nahlásení do 20 dní od „dátumu prijatia do zamestnania“. Dátum prijatia do zamestnania je deň, keď váš zamestnanec prvýkrát vykonáva služby v oblasti miezd. Aj keď je federálne obdobie podávania správ 20 dní, niektoré štátne zákony vyžadujú, aby ste podali správu skôr. Napríklad v Gruzínsku musíte podať novú správu o prijatí do 10 dní od prijatia zamestnanca.

Nahlásiť online. Väčšina štátov má online systém, ktorý môžete použiť na nahlásenie nových zamestnancov. Ak máte prístup k počítaču, mali by ste zvážiť použitie online zdrojov, ktoré vám uľahčia podávanie správ. Napríklad v Kalifornii sa môžete zaregistrovať na elektronických službách oddelenia pre rozvoj zamestnanosti pre firmy. Po zadaní používateľského mena a hesla vám bude zaslaný potvrdzovací e -mail s potvrdením vašej identity. Keď overíte registráciu, budete môcť službu používať na podávanie nových správ o prenájme. V Kalifornii môžete nahlasovať nové informácie o prenájme online rôznymi spôsobmi:

• Možnosť Správa súboru nového zamestnanca vám umožňuje vyplniť štátny nový formulár o prijatí (DE 34 v Kalifornii) online. Pomocou tejto možnosti môžete zadať až 30 nových zamestnancov naraz. Po zvolení tejto možnosti vyplníte elektronický formulár a odošlete ho. Hneď ako odošlete informácie, dostanete číslo potvrdenia.
• Pripojiť návratový súbor vám umožňuje pripojiť informácie o DE 34 ako prílohu k súboru na internete. Akonáhle pripojíte vyplnený DE 34 pomocou online systému, odošlete ho a ihneď dostanete potvrdenie.

Nahlásiť ručne. Ak nemáte prístup k počítaču alebo nemáte možnosť podávať správy elektronicky, každý štát vám umožňuje nahlásiť nové informácie o prenájme ručne. Bez ohľadu na to, či zhromažďujete informácie vo W-4, formulári štátnej správy alebo vo formulári, ktorý vytvoríte sami, môžete požadované informácie odoslať na ministerstvo práce vášho štátu.

• Napríklad v Gruzínsku a Kalifornii môžete svoje nové správy o prenájme poslať poštou alebo faxom na adresu New Hire Reporting Program alebo na oddelenie rozvoja zamestnanosti.

Požiadajte svoju mzdovú službu, aby sa za vás hlásila. Ak nechcete vôbec vytvárať nové správy o prenájme, mnoho spoločností poskytujúcich mzdové služby bude ponúkať služby hlásenia. Ak už poskytovateľa mzdových služieb využívate, opýtajte sa, či má pre vás možnosť nahlasovať nových zamestnancov. Ak tak urobia, jednoducho použijú informácie, ktoré dostanú od zamestnanca W-4, na vypracovanie požadovanej správy.

Zaistite súlad s požiadavkami na viacstupňové podanie. Ak ste viacštátny zamestnávateľ so zamestnancami pracujúcimi vo viacerých štátoch, môžete podávať nové správy o prenájme jedným z dvoch spôsobov. Najprv môžete vytvoriť viacero prehľadov pre každý štát, v ktorom zamestnanec pracuje. Ak zvolíte túto možnosť, jednoducho vytvoríte pre každý štát samostatný prehľad a odošlete ho preferovanou metódou.

• Za druhé, môžete vybrať jeden štát, v ktorom budete vytvárať všetky správy pre viacštátnych zamestnancov. Ak sa rozhodnete podávať správy iba v jednom štáte, vaše hlásenia musia byť predložené elektronicky. Okrem toho musíte písomne informovať federálneho tajomníka amerického ministerstva zdravotníctva a sociálnych služieb o štáte, v ktorom sa chcete hlásiť. Toto oznámenie môžete urobiť elektronicky odoslaním viacštátneho registračného formulára zamestnávateľa online. Môžete to tiež poslať na oddelenie poštou.

Vyhnite sa sankciám za neohlásenie. Ak neohlásite nových zamestnancov včas, váš štát môže uložiť sankcie za nedodržanie zákona. Federálne zákony ponechávajú uloženie pokút na každom jednotlivom štáte. Ak sa uložia pokuty, pokuta nesmie prekročiť 19€ za novoprijatého zamestnanca. Ak sa však so svojim zamestnancom dohodnete, aby ste sa vyhli nahlasovaniu, môžete dostať pokutu až 370€ za novo prijatého zamestnanca. Niektoré štáty môžu uložiť aj nepeňažné sankcie.

• Napríklad v Kalifornii vám môže byť uložená pokuta 18€ za každý nový prenájom, ktorý neoznámite. Ak je neoznámenie úmyselné, za každý prípad vám môže byť uložená pokuta až do výšky 370€.

Pochopte, na čo sa informácie používajú. Informácie, ktoré nahlásite, používajú federálne a štátne vlády na priradenie správ k jednotlivcom, ktorí majú povinnosti súvisiace s výživou na deti. To vládam pomáha lokalizovať jednotlivcov, vytvárať príkazy na podporu dieťaťa a presadzovať existujúce príkazy. Štátne orgány môžu tieto informácie okrem toho použiť na zisťovanie nesprávnych dávok a predchádzanie im (napr. Na kompenzáciu pracovníkov a/alebo dávky v nezamestnanosti) a predchádzanie im. Štátne orgány môžu tieto informácie použiť aj na zabránenie neoprávnenému poberaniu výhod, ako sú potravinové lístky, sociálne zabezpečenie a Medicaid.