Ako efektívne využívať e -mail v práci?
Efektívne používanie pracovného e -mailu zahŕňa odstraňovanie e -mailov, o ktorých viete, že ich nebudete potrebovať, a ich ukladanie do uvedených priečinkov.
E -mail sa stal najlepším spôsobom komunikácie medzi pracovnými silami. Dôvody pre e -maily sa líšia od obchodnej korešpondencie po osobné správy. Môžu byť krátke ako jedno slovo a dlhé ako novela, ale to neznamená, že všetky sú vhodné alebo dokonca účinné. Ak máte prístup k tomuto spôsobu komunikácie v kancelárii, potom je potrebné sa naučiť, ako efektívne používať e -mail v práci.
- 1Prideľte si konkrétny čas dňa, aby ste si mohli prečítať svoj e-mail a odpovedať naň. Ak nekontrolujete svoju e-mailovú adresu, môže sa stať, že zbytočne premrháte príliš veľa svojho pracovného dňa. Skúste ihneď odpovedať na e -maily.
- 2Usporiadajte si svoj e -mail, kedykoľvek v ňom budete. Efektívne používanie pracovného e -mailu zahŕňa odstraňovanie e -mailov, o ktorých viete, že ich nebudete potrebovať, a ich ukladanie do uvedených priečinkov. Ak svoje e-maily organizujete pravidelne, svoju poštovú schránku nepreplníte, a preto budete pri každom otvorení vyvolávať obavy.
- 3Uistite sa, že pre správy vytvoríte podpis, ktorý obsahuje názov, oddelenie a dôležité kontaktné informácie. Vďaka tomu ich nebudete musieť pridávať ručne, pretože riskujete možnosť preklepov alebo dokonca úplné zabudnutie informácií.
- 4Pamätajte si, že na úspešné používanie e -mailu v práci musíte mať stručné a vecné správy. Rovnako ako väčšina obsahu webových stránok by odseky mali obsahovať približne 20 slov, aby ich príjemca ľahšie prečítal. Dlhé e -maily môžu byť skľučujúce a vyčerpávajúce na pohľad, nevadí ich čítať.
- 5Pri zasielaní oficiálnej korešpondencie e -mailom buďte profesionálni. Zdržte sa používania emotikonov, ako sú smajlíky, a vždy si správu pred odoslaním znova prečítajte a skontrolujte ju. Za každým odoslaným e -mailom stojí vaša dôveryhodnosť.
Pamätajte si, že na úspešné používanie e -mailu v práci musíte mať stručné a vecné správy. - 6Zostaňte profesionálmi, ak chcete efektívne používať svoj firemný e -mail. Komunikácia prostredníctvom e-mailu nie je ospravedlnením k tomu, aby ste sa vzdali etikety zo starej školy. Oslovte príjemcu rovnako ako formálnym listom a vždy pridajte vhodné pozdravy, napríklad „úprimne“, „s pozdravom“ a „najlepšie“.
- 7Naučte sa pravidlá e -mailovej etikety. Písanie všetkými veľkými písmenami sa napríklad považuje za kričanie v jazyku e -mailov. Skúste sa držať jednej farby, najlepšie čiernej, obyčajného textu a ľahko čitateľného písma. Zaistíte tak, že váš príjemca bude môcť bez problémov čítať vaše e -maily.
- 8E -mail používajte iba vtedy, ak je to vhodné. Aj v tejto internetovej dobe existujú situácie, keď e -mail nie je vhodný a vhodnejšie je napísať formálny list staromódnym spôsobom alebo dokonca zavolať osobe, s ktorou chcete komunikovať. Dôverné listy a dokumenty by mali byť vždy písané vo forme listu, zatiaľ čo e -maily by mali byť vyhradené pre kratšie korešpondencie.
- 9Nezabudnite do predmetu zadať odkaz, ktorý bude príjemcu informovať o obsahu e -mailu. Vďaka tomu bude príjemca vedieť, o čom je váš e -mail, a bude ho môcť zodpovedajúcim spôsobom uložiť a v prípade potreby ho ľahko nájde neskôr.
Prečítajte si tiež: Ako založiť vlastný obchod s platňami?
Otázky a odpovede
Nezodpovedané otázky
- Je vhodnejšie použiť na dôležité informácie tučné písmo alebo kurzívu alebo použiť inú farbu písma? Ďakujem
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
