Ako ovládať inventár?

Kde sa inventár nachádza — Prvým krokom k riadeniu zásob je hlboké uvedomenie si, koľko zásob máte v danej chvíli k dispozícii, aký druh zásob máte k dispozícii, kde sa inventár nachádza a ako sa v priebehu času mení.

Jedným z najnáročnejších aspektov podnikania je naučiť sa efektívne spravovať svoj inventár, aby ste mali to, čo vaši zákazníci potrebujú a chcú, bez toho, aby ste mali príliš veľa, čo môže byť plytvanie peniazmi. Či už sa rozhodujete, čo a koľko objednáte, kedy objednáte, udržíte presný počet svojich produktov alebo budete vedieť, ako zvládnuť prebytok a nedostatok, vedieť, ako správne kontrolovať zásoby, pomôže zaistiť úspech vašej firmy.

Časť 1 z 3: posúdenie vášho inventára

1
Pochopte ciele akéhokoľvek systému riadenia zásob. Systém riadenia zásob by mal dosiahnuť tri kľúčové ciele. Vedieť tieto ciele vám pomôže informovať vás, či je váš súčasný systém účinný, či ho je možné zlepšiť, ako aj spôsob, akým ho je možné zlepšiť.
- Váš systém by vás mal vždy informovať o tom, čo je vo vašom inventári.
- Váš systém by mal mať k dispozícii prostriedky na zisťovanie a aktualizáciu zmien vo vašom inventári.
- Váš systém by mal zahŕňať plán, koľko zásob je potrebné objednať a udržať, ako aj čas, kedy je potrebné vykonať opätovnú objednávku.
2
Investujte do softvéru na správu zásob. Prvým krokom k riadeniu zásob je hlboké uvedomenie si, koľko zásob máte v danej chvíli k dispozícii, aký druh zásob máte k dispozícii, kde sa inventár nachádza a ako sa v priebehu času mení. V dnešnej dobe existuje množstvo softvérových aplikácií, ktoré môžu v tomto procese pomôcť.
- Uistite sa, že strávite nejaký čas hľadaním trhu so softvérom. Existuje množstvo online recenzií a analýz všetkých dostupných balíkov a tieto recenzie vám môžu dať vedieť, či softvér vyhovuje vašim konkrétnym potrebám. Ak práve začínate, získate softvér pre správu zásob, ktorý je vstavaný do účtovného softvéru. To vám umožní uchovávať všetky vaše finančné informácie v jednom programe a tiež ich koordinovať.
- Zvážte použitie Quickbooks alebo Peachtree. Jedná sa o účtovné softvérové programy, ale majú aj funkcie správy zásob, ktoré vám môžu pomôcť sledovať váš inventár, a dodávajú sa s centrálnou databázou, ktorá môže zaistiť koordináciu informácií všetkých zamestnancov.
- POS Maid je bezplatný softvérový program na správu zásob, ktorý môže byť veľmi užitočný pre malé maloobchodné firmy.
3
Vytvárajte jasné štítky. Každá položka vo vašom inventári by mala mať číslo položky, množstvo a základný popis, ktorý obsahuje meno dodávateľa a všetky ďalšie dôležité podrobnosti. Vďaka tomu je ľahké presne určiť, o akú položku ide. Ak si napríklad objednáte košele v škatuliach, ktoré obsahujú 12 košieľ, krabica by mala mať štítok obsahujúci číslo položky košele, množstvo (12) a popis.
- To uľahčuje sledovanie tým, že zaisťujete, že budete vedieť, čo každé pole obsahuje a koľko obsahuje.
- Ak máte rozsiahle zásoby, pozrite sa do systému na sledovanie čiarových kódov. To vám umožní umiestniť čiarový kód na každú položku, čo umožní zamestnancom rýchlo skenovať, identifikovať a prenášať informácie o inventári do akéhokoľvek softvéru, ktorý používate. Toto je alternatíva k manuálnym štítkom.
Potom si vezmite svoj počiatočný hárok inventára a urobte úplný počet všetkých svojich zásob.
4
Vykonajte počiatočný počet svojich zásob. Aj keď používate softvér, je dôležité, aby ste si občas urobili fyzickú inventúru. Začína sa to tak, že vykonáte počiatočný počet svojich zásob. Na začiatku budete chcieť vytvoriť tabuľku s každým číslom položky, za ktorou budú nasledovať stĺpce označujúce množstvo.
- Potom jednoducho spočítate všetky dostupné položky, ktoré máte, ako aj ich množstvá.
- Ak používate softvér, budete chcieť do softvéru pridať svoj počiatočný inventár. Budete musieť pridať číslo položky, informácie o nákupe a tiež dodávateľa. Položka bude pridaná do softvéru a keď budete odteraz nakupovať inventár, softvér automaticky aktualizuje inventár. Pri predaji odpočíta zo zásob.
- Fyzické odpočty sú dôležité na zaistenie presnosti softvéru. Fyzický počet tiež chráni pred neznámym zmršťovaním a zastarávaním.
- Zásoby by sa mali počítať pravidelne, ale môžu sa spoliehať na štatistické postupy alebo počítanie tých položiek, ktoré sa pohybujú najviac alebo najcennejšie.

Časť 2 z 3: Aktualizácia inventára

1
Manuálne aktualizujte svoj inventár. Softvér na správu zásob môže byť užitočným spôsobom, ako sledovať váš inventár, pretože automaticky aktualizuje vaše záznamy o zásobách, keď sa do softvéru vkladajú nové predaje a nákupy. Je však dôležité mať systém manuálneho monitorovania inventára, aby ste mali možnosť krížovej kontroly správnosti softvéru (alebo ak sa rozhodnete nepoužívať žiadny druh softvéru).
- Budete chcieť zvoliť časový interval na pravidelnú kontrolu svojho inventára vizuálnou kontrolou a fyzickým počítaním. To bude závisieť od toho, ako rýchlo sa váš inventár pohybuje.
- Potom budete chcieť získať zoznam všetkých nových nákupov zásob za dané časové obdobie (povedzme jeden týždeň), ako aj zoznam predajov, ku ktorým došlo počas týždňa (čo predstavuje odchádzanie zo zásob).
- Potom si vezmite svoj počiatočný hárok inventára a urobte úplný počet všetkých svojich zásob. Váš aktuálny inventár by sa mal rovnať počtu, ktorý bol minulý týždeň, mínus všetky tržby za týždeň plus nákupy nového inventára.
2
Aktualizované dokumenty uložte organizovaným spôsobom. Uistite sa, že uložíte svoje týždenné šeky (alebo akékoľvek časové obdobie, ktoré ste si vybrali) do úhľadných priečinkov alebo zväzkov, ktoré sú usporiadané podľa mesiaca. Ak teda potrebujete údaje o zásobách za konkrétny týždeň, môžete ich ihneď nájsť. Je to tiež užitočné v prípade, že váš účtovník potrebuje akékoľvek informácie.
- Predtým, ako sa ho rozhodnete uložiť, budete tiež chcieť skontrolovať informácie z vášho manuálneho počítania s akýmkoľvek softvérom, ktorý náhodou používate. Úrovne zásob v softvéri a z vašej manuálnej kontroly by mali byť rovnaké. Ak nie je, je možné, že do softvéru boli zadané nesprávne informácie, že chýbal inventár alebo že ste sa počas ručného počítania zmýlili. V takom prípade by ste to mali urobiť znova.
3
Prejdite na metódu riadenia zásob na mieste predaja (POS), akonáhle veľkosť vašej firmy narastie natoľko, že budete potrebovať sofistikovanejšiu formu kontroly zásob. Kontrola inventára na mieste predaja, ako naznačuje názov, sa vykonáva na mieste predaja, čo znamená, že registračná pokladňa alebo počítač, ktorý používate pri pokladni vo svojej firme, eviduje váš inventár. Umožňuje vám spustiť prehľady na konci pracovného dňa, mesiaca, obdobia správy o predaji alebo v inom určenom časovom rámci.
- Ak má vaša firma veľmi veľký inventár a ak sa počas jedného dňa uskutoční veľa predajov, systém predajného miesta vám umožní sledovať váš inventár v reálnom čase. Tieto systémy sú zvyčajne počítače so softvérom POS, ktoré sa dodávajú s tlačiarňou účteniek a zásuvkou na peniaze. Tieto systémy automaticky aktualizujú váš inventár vždy, keď sa uskutoční transakcia, a taktiež vám pomôžu upozorniť vás, keď je potrebná opätovná objednávka alebo keď sa zásoby minú.
- Pri nákupe systému POS majte na pamäti, že by ste mali najskôr hľadať jednoduchosť použitia a základné funkcie a potom sa zamerať na pridávanie pokročilejších funkcií, ako bude vaše podnikanie rásť.
- Softvér POS môžete prepojiť so softvérom na správu zásob alebo účtovníctvom, takže pri každom predaji sa váš účtovný softvér automaticky aktualizuje.

Ako vytvoriť inventár na mieste predaja — Tipy na to, ako vytvoriť inventár na mieste predaja a ako najať agentúru na správu zásob, čítajte ďalej!

Časť 3 z 3: udržiavanie správnej úrovne zásob

1
Analyzujte údaje o predaji. Cieľom správy zásob je držať krok s dopytom, čo znamená, že budete potrebovať dostatok zásob, aby ste splnili akékoľvek plánované tržby. Ak podnikáte určitý čas, pomocou historických predajov môžete predpovedať, aké budú vaše budúce tržby. Ak ste noví, budete chcieť založiť svoju prognózu predaja na type podnikania, v ktorom sa nachádzate, na vašom mieste, na iných podobne veľkých podnikoch vo vašom regióne/odvetví a na všetkých zmluvách alebo zákazníkoch, ktorých ste si už zaistili.
- Budete sa chcieť pozrieť na to, koľko sa každý typ produktu predáva mesačne, a zaistiť si objednanie dostatočného množstva zásob na pokrytie tejto sumy a dodatočných zásob v prípade, že je väčší dopyt, ako sa očakávalo.
- To, koľko navyše objednáte, závisí od charakteru vášho podnikania. Je vaše podnikanie náchylné na rýchly nárast a pokles dopytu? Ak je to tak, možno budete chcieť viesť ďalší inventár, aby ste boli opatrní.
2
Rozhodnite sa, koľko zásob si objednáte a necháte. To, koľko zásob udržíte a koľko si objednáte, závisí od vašej úrovne predaja, typu zásob a koľko miesta máte k dispozícii.
- Ak váš inventár pozostáva z položiek, ktoré sa rýchlo kazia, alebo máte málo miesta, budete sa chcieť pozrieť na svoje predchádzajúce údaje o predajoch a zaistiť, aby ste ich mali o niečo viac, aby ste splnili predpokladaný dopyt a potenciálny rast. Riadenie zásob je veľmi dôležité, ak máte málo miesta alebo rýchlo sa kaziace položky a chcete pozorne sledovať úrovne, aby ste sa presvedčili, že sa vám minú. Vždy si chcete vybrať spoľahlivých dodávateľov, ktorí vám rýchlo a včas dodajú váš inventár.
- Ak máte pre svoje zásoby dôveryhodnú doručovateľskú spoločnosť a sú schopní doručovať často, môžete znížiť počet kusov na sklade.
- Ak vaše položky nepodliehajú skaze a ak máte priestor, môžete zvážiť využitie hromadných zliav nákupom väčšieho inventára. Je to užitočný prístup, ak je ťažké predvídať vaše tržby, ak výrazne kolíšu a ak vaše výrobky nie sú na trhu, kde sa preferencie rýchlo menia.
3

Zvážte dodacie lehoty a objednávky. Ďalším faktorom, ktorý je potrebné mať na pamäti, je to, ako rýchlo vám môžu byť vaše položky doručené po ich objednaní. Pokiaľ napríklad dodanie vašej objednávky určitého tovaru trvá týždeň, pravdepodobne budete chcieť mať poruke väčšie množstvo tovaru, aby vám nedochádzalo, kým budete čakať na ďalšie doručenie.. Ak však môžu byť položky dodané nasledujúci deň, potom viete, že ubúdajúci inventár môžete rýchlo doplniť a nepotrebujete mať toľko zásob.
4
Vyberte bod pre opätovnú objednávku. Vaším cieľom je mať vždy dostatok zásob na uspokojenie dopytu zákazníkov, pričom nemáte príliš veľa zásob, pretože to zbytočne viaže váš kapitál. Aby ste sa uistili, že máte vždy správnu úroveň zásob, musíte vedieť, kedy je potrebné vykonať opätovnú objednávku.
- Jedným z prístupov je špecifikovať minimálnu úroveň zásob, v tomto prípade vždy znova objednáte. Nikdy by ste napríklad nenechali svoju zásobu košieľ klesnúť pod 100. Hneď ako sa tak stane, dôjde k opätovnej objednávke.
- To zaisťuje, že vám nikdy nedôjde. Pre výrobky, ktoré sa rýchlo pohybujú alebo majú potenciál sa rýchlo pohybovať, nastavte vyššiu minimálnu úroveň. Ak ste sezónny podnikateľ, možno budete chcieť zvýšiť túto minimálnu úroveň na niekoľko mesiacov v ročnom období, v ktorom dochádza k sezónnemu zvýšeniu.
Prejdite na metódu riadenia zásob na mieste predaja (POS), akonáhle veľkosť vašej firmy narastie natoľko, že budete potrebovať sofistikovanejšiu formu kontroly zásob.
5
Zabezpečte si „bezpečnú zásobu“, ktorá vás prevedie nedostatkom z neočakávaných udalostí. Ak napríklad nosíte položky, ktoré sú predovšetkým položkami v chladnom počasí, noste so sebou viac konkrétnych vecí potrebných v prípade veľkých udalostí zimného počasia. Tieto bezpečnostné (alebo nárazníkové) zásoby zabránia nedostatku, ktorý by mohol nastať medzi zadaním objednávky a jej prijatím.
- Množstvo zásob, ktoré máte k dispozícii, by malo závisieť od toho, ako náchylné je vaše podnikanie na rýchle zmeny dopytu, a tiež od ročného obdobia, ak ste sezónnym podnikom.
6

Zvážte použitie externej agentúry pre správu zásob. To je obzvlášť užitočné, ak ste veľký maloobchodník alebo potrebujete dobrý počet zásob na konci roka alebo na konci veľkej predajnej sezóny. Agentúra spočíta vaše úplné zásoby, napíše objednávku a dokonca odstráni nechcený tovar a pošle ho späť výrobcovi podľa vopred dohodnutého dojednania s vašou spoločnosťou.

Prečítajte si tiež: Ako vybudovať umeleckú značku?

Ako ovládať inventár?

Kroky

Časť 1 z 3: posúdenie vášho inventára

Časť 2 z 3: Aktualizácia inventára

Časť 3 z 3: udržiavanie správnej úrovne zásob

Otázky a odpovede

Komentáre (8)

Prečítajte si tiež: