Ako adresovať list veľvyslanectvu?

Akým adresujete veľvyslanectvu list — Spôsob, akým adresujete veľvyslanectvu list, závisí od krajiny a konkrétneho jednotlivca, ktorému píšete.

Ambasáda je oficiálnym sídlom veľvyslanca jednej krajiny v inej krajine. Veľvyslanec je oficiálnym zástupcom ich krajiny. Ambasády aj konzuláty riešia záležitosti jednej krajiny v inej krajine. Ak sa chcete obrátiť na veľvyslanca alebo iného člena ambasády alebo konzulárneho personálu, musíte napísať formálny list. Tento list by mal obsahovať vaše osobné údaje, žiadosti a dôvody písania a formálne pozdravy. V opačnom prípade možno nedostanete odpoveď. Spôsob, akým adresujete veľvyslanectvu list, závisí od krajiny a konkrétneho jednotlivca, ktorému píšete.

Časť 1 z 3: formátovanie listu

1
Napíšte svoje písmeno do počítača. Ručne písané listy sú ťažko čitateľné a nemusia dostať žiadnu odpoveď. Ak chcete, aby bol váš list prečítaný a braný vážne, je dôležité, aby ste ho úhľadne napísali pomocou uznávaného formátu obchodného listu.
- Používajte štandardnú aplikáciu na spracovanie textu, aj keď plánujete list doručiť e-mailom. Spravidla je lepšie odoslať prílohu, ako napísať list do tela e -mailu. Pravdepodobne by ste sa však mali najskôr informovať na ambasáde a zistiť, čo sa uprednostňuje.
- Väčšina aplikácií na spracovanie textu má šablónu, ktorú môžete použiť na vytvorenie obchodného listu. Tieto šablóny za vás spravidla nastavia okraje a štýly odsekov.
- Používajte štandardné, čitateľné písmo, ako napríklad Times New Roman alebo Helvetica, v 12-bodovej veľkosti. Nepoužívajte skriptové písma. #Hľadajte šablóny. Vo väčšine prípadov budete písať na veľvyslanectvo ohľadom otázky imigrácie - buď vo svojom vlastnom mene, alebo v súvislosti s priateľom alebo rodinným príslušníkom. Existuje množstvo webových stránok na pomoc imigrácii, ktoré majú šablóny listov pre rôzne problémy.
- Tieto šablóny vám navrhujú použiť jazyk, aby ste mohli jednoduchšie napísať a adresovať list. Nekopírujte ich však doslovne. Pozorne si ich prečítajte a uistite sa, že navrhovaný jazyk vyhovuje vašej situácii. Ak niečo z toho neplatí, neuvádzajte to.
- Pred použitím navrhovaného jazyka sa pozrite na pozadie webovej stránky. Väčšina týchto webových stránok má stránku „o“, kde môžete zistiť, kto je za web zodpovedný. Uistite sa, že je to jednotlivec alebo organizácia, ktorej môžete dôverovať.
2
Použite blokové odseky. Tradičné obchodné listy sú písané v odsekoch s jednoduchou medzerou a zarovnaním doľava s dvojitou medzerou medzi odsekmi. Použitie dvojitého medzery znamená, že nemusíte odsadiť prvý riadok každého odseku.
- Ak píšete v jazyku, ktorý sa číta sprava doľava, napríklad v arabčine alebo hebrejčine, vaše odseky budú odôvodnené vpravo.
3
Dajte dátum hore. Prvý riadok, ktorý zadáte, bude dátum odoslania listu. Váš program na spracovanie textu môže automaticky vložiť dátum, ak používate šablónu. Ak neplánujete odoslať list niekoľko dní, budete musieť tento dátum upraviť tak, aby zodpovedal dátumu odoslania.
- Vo všeobecnosti by ste sa nemali báť, ak skončíte ako deň voľna. List napríklad môžete dokončiť tak, že ho v ten deň pošlete poštou, ale na poštu sa dostanete až po skončení podnikania. To by znamenalo, že list budete musieť poslať nasledujúci deň, ale nebudete musieť vytlačiť nový list s iným dátumom.
- Napriek tomu, že je oneskorenie o deň alebo dva v poriadku, ak nakoniec nebudete môcť list poslať týždeň alebo dlhšie, pravdepodobne budete chcieť vytlačiť novú kópiu s upraveným dátumom. Váš čitateľ bude očakávať, že dátum v liste bude totožný alebo bude blízky dátumu poštovej pečiatky.
Ako napíšem list ambasáde, aby som zatvoril súbor s pasom?
4
Nájdite príslušnú adresu. Horná časť listu bude obsahovať oblasť, do ktorej môžete napísať svoje vlastné meno a adresu, potom meno a adresu osoby, s ktorou si píšete. Zavolajte na veľvyslanectvo alebo navštívte jeho webovú stránku a zistite adresu, na ktorú by ste mali list poslať.
- Majte na pamäti, že mnoho väčších ambasád bude mať rôzne adresy, ktoré budete používať v závislosti od dôvodu vášho listu.
- Ak to ešte neviete, budete tiež musieť nájsť správnu osobu, na ktorú by ste sa mohli obrátiť a ktorá vám môže s vašim problémom pomôcť. Internetové stránky, ako napríklad Project Visa alebo Embassy World, ako aj internetové vyhľadávanie krajiny a slova „veľvyslanectvo“ vám môžu pomôcť identifikovať správnu osobu. Môžete tiež zavolať priamo na veľvyslanectvo a určiť najlepší kontakt.
- Napíšte meno osoby, ktorej adresujete, názov ambasády a adresu ambasády, na ktorú píšete. Napíšte to v rovnakom formáte, ako by ste to napísali na obálku na odoslanie.
- Ak napríklad píšete zamestnancovi ambasády na kanadskom veľvyslanectve, do prvého riadka bloku s adresou napíšete „pán Potter, kanadské veľvyslanectvo“ a za ním fyzickú adresu. Ak je veľvyslancom pán Potter, napísali by ste „Ctihodný pán Potter, veľvyslanec Kanady, kanadského veľvyslanectva“. Všimnite si toho, že v mnohých krajinách je správny názov veľvyslanca „Excelencia“, ako v „Jeho Excelencii, pán Potter, veľvyslanec Kanady, kanadského veľvyslanectva“.
5
Napíšte predmet. Za adresami vložte riadok, ktorý príjemcovi vášho listu oznámi, prečo píšete a o čom list je. Do predmetu nemusíte uvádzať svoje meno a nemusí to byť ani celá veta.
- Môžete napríklad napísať „Žiadosť o turistické vízum pre rodičov“ alebo „Pozvánka na večierok francúzskeho konzulátu “.
- Ak píšete v angličtine, pred riadkom predmetu sú spravidla písmená „RE“, latinská skratka, ktorá v zásade znamená „ohľadne“.
- Váš predmet umožňuje osobe, ktorá dostane váš list, nasmerovať ho na správneho zamestnanca ambasády v prípade, že ste ho poslali nesprávnej osobe. S riadkom predmetu to môžu urobiť rýchlo bez toho, aby museli prečítať celý list. Z tohto dôvodu je riadok predmetu obzvlášť dôležitý, ak sa vám nepodarilo identifikovať konkrétnu osobu.

Časť 2 z 3: napísanie listu

1
Preštudujte si etiketu používanú v krajine, do ktorej píšete. Rôzne krajiny majú svoje vlastné formality a diplomatický protokol na oslovovanie veľvyslancov a ostatných členov personálu veľvyslanectva.
- Tieto informácie môžete nájsť na webovej stránke veľvyslanectva alebo rýchlym internetovým vyhľadávaním pomocou názvu krajiny so slovami ako „etiketa“, „diplomatický protokol“ alebo „formy adresy“.
- Majte na pamäti, že v krajinách, ktoré majú monarchiu a uznávajú šľachtu, môžu existovať šľachtici, ktorí slúžia ako veľvyslanci alebo na iných pozíciách veľvyslanectva. Tieto tituly môžu nahrádzať akékoľvek všeobecné názvy pre zamestnancov ambasád.
- Váš list by mal byť napísaný formálnym tónom a maximálne zdvorilo a zdvorilo. Ak píšete v jazyku, ktorý má formálne „vy“, ako je francúzština alebo španielčina, mali by ste to použiť.
- Pri písaní konkrétne veľvyslancovi dávajte pozor, pretože názov sa líši v závislosti od toho, či ste občanom krajiny, v ktorej daná osoba slúži ako veľvyslanec. Ak ste občanom tej istej krajiny ako veľvyslanec, môžete ho osloviť „ctihodný“. Ak ste však občanom inej krajiny, zvyčajne ich musíte nazývať „jej [alebo jeho] excelentnosťou“, podľa diplomatických zvyklostí. Uistite sa, že máte správne pohlavie - nepredpokladajte len podľa mena.
2
Začnite svojim pozdravom. Potom, čo ste dokončili bloky adries a riadok predmetu listu, ste pripravení začať samotné písmeno. Použite formálny pozdrav a oslovte osobu, ktorej píšete, celým menom.
- Na to, aby ste osobu správne oslovili, budete musieť na základe vášho výskumu dodržiavať správnu etiketu alebo diplomatický protokol.
- Ak oslovujete generálneho konzula alebo iného zamestnanca ambasády, spravidla budete používať ich celé meno. Môžete napríklad napísať „Vážený pán Potter.“ Dávajte však pozor na akékoľvek ďalšie tituly, ktoré môže táto osoba mať, napríklad či je členom šľachty alebo má doktorát.
- Ak oslovujete veľvyslanca priamo, použite „vážený pán veľvyslanec“.
- Ak nepoznáte meno alebo pohlavie osoby, ktorej píšete, môžete začať list „Vážený pán alebo pani“. Mali by ste však vyvinúť maximálne úsilie, aby ste list adresovali konkrétnej osobe. Ak získate nesprávnu osobu, vždy to môžete presmerovať.
- Nasledujte pozdrav s interpunkciou obvyklou v krajine ambasády. V niektorých je vhodná čiarka, zatiaľ čo iní nasledujú pozdrav dvojbodkou.
Ako napíšem úvodný list veľvyslanectvu na turistické vízum ako podnikateľ?
3
Predstav sa. Po uvítaní urobte dvojnásobnú medzeru a začnite list tým, že príjemcovi oznámite, kto ste. Zahrňte všetky potrebné identifikačné informácie, ako sú čísla aplikácií alebo referenčné čísla, ktoré súvisia s predmetom vášho listu.
- Prvá veta by mala obsahovať vaše meno a krajinu občianstva. Postupujte podľa toho s akýmikoľvek ďalšími identifikačnými informáciami, ktoré sú relevantné pre váš dôvod písania.
- Nasledujte prvú vetu so stručným popisom dôvodu, prečo píšete. Nesmie byť dlhšia ako jedna alebo dve vety.
4
Vysvetlite dôvod svojho písania. V ostatných odsekoch vášho listu spresníte pozadie vášho prípadu vrátane všetkých informácií, ktoré bude príjemca potrebovať, aby na váš list riadne odpovedal.
- Dĺžka vášho listu a obsah zostávajúcich odsekov bude závisieť od vášho dôvodu na napísanie. Ak potrebujete poskytnúť rozšírené pozadie alebo časový harmonogram situácie, na ktorú chcete, aby veľvyslanec alebo iný predstaviteľ veľvyslanectva reagoval, môže to byť dlhé.
- Ak píšete z procedurálnych dôvodov, ako je napríklad žiadosť o vízum pre návštevníkov, váš list by spravidla nemal mať viac ako tri odseky a nemal by presiahnuť jednu alebo dve stránky.
- Píšte jasne a stručne a používajte formálny jazyk. Ak kdekoľvek v tele listu oslovíte osobu, ktorej píšete, použite jeho oficiálny názov a riaďte sa všetkými ostatnými pravidlami etikety, ktoré ste získali z vášho výskumu.
5
Pridajte svoju uzávierku. Posledný odsek vášho listu je spravidla iba jedna alebo dve vety, ktoré príjemcovi oznámia, aké opatrenia chcete, aby urobili ako odpoveď na váš list. Ak očakávate odpoveď v určitom časovom rámci, mala by byť tu uvedená.
- Ak od osoby potrebujete niečo konkrétne, uveďte, čo to je, a časový rámec, v ktorom to potrebujete. Nezabudnite vyčleniť čas na odoslanie správy.
- Dávajte si pozor na stanovenie termínu, najmä ak píšete veľvyslancovi alebo vyššiemu zamestnancovi. Namiesto zadania dopytu povedzte niečo ako „Vezmite prosím na vedomie, že musím mať požadovaný dokument do jedného mesiaca, inak nebudem môcť vyplniť svoju žiadosť“ alebo „Odpovedzte do konca tohto mesiaca, aby som sa mohol stretnúť môj termín. "
- Nasledujte vetu s poďakovaním príjemcovi za čas a pozornosť. Môžete napríklad napísať "Oceňujem, že máte veľa požiadaviek na svoj čas. Ďakujem za vašu okamžitú pozornosť venovanú tejto záležitosti."
- Ak si nie ste istí, či ste list poslali správnej osobe, môžete v tomto zmysle uviesť poznámku. Môžete napríklad napísať „Ak je na ambasáde niekto iný, kto lepšie zvládne môj problém, žiadam vás, aby ste mu tento list láskavo postúpili“.

Časť 3 z 3: odoslanie listu

1
Dokončite svoj list. Keď dopíšete svoj list, starostlivo ho prečítajte a opravte všetky typografické chyby a chyby v gramatike alebo interpunkcii. Možno budete chcieť svoj list prečítať nahlas, aby ste sa uistili, že sa ľahko číta.
- Ukončite svoj list záverečným pozdravom, napríklad „S pozdravom,“ a nechajte niekoľko prázdnych riadkov na podpis. Pod to zadajte svoje meno a adresu a ďalšie identifikačné alebo kontaktné informácie, ktoré považujete za potrebné, napríklad telefónne číslo alebo e -mailovú adresu.
- Ak spolu s listom uvádzate ďalšie dokumenty, uveďte ich v spodnej časti listu, aby čitateľ vedel, aké prílohy môže očakávať. Tento zoznam môžete použiť aj ako kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že ste zahrnuli všetko potrebné.
- Vytlačte si posledný list a podpíšte ho perom s modrým alebo čiernym atramentom. Pred odoslaním listu si overte dátum a uistite sa, že ho nemusíte dopredu upravovať.
- Po podpísaní listu si vytvorte kópiu podpísaného listu pre vlastnú potrebu.
Ak chcete adresovať list veľvyslanectvu, začnite vložením dátumu do ľavého horného rohu stránky.
2
Zhromaždite všetky prílohy. Ak sú k listu potrebné ďalšie dokumenty, urobte si ich kópie. Zistite, či sa od vás očakáva odosielanie originálov alebo či budú postačovať kópie. Ak musíte odoslať originály, pred odoslaním dokumentu si vytvorte kópiu pre vlastné záznamy.
- Ak odosielate originálne dokumenty, je spravidla najlepšie použiť väčšiu obálku s ručnými papiermi, ktorá vám ich umožní odoslať poštou bez toho, aby ste ich skladali.
- Pokiaľ ide o kópie, použite štandardnú obálku veľkosti Letter, pokiaľ nemáte viac ako tri alebo štyri listy. V takom prípade je spravidla lepšie použiť väčšiu obálku typu Manilla a nechať ich naplocho, než ich skladať.
- Každú kópiu alebo dokument starostlivo označte pre prípad, že sa od seba oddelia.
3
Pošlite svoj list poštou. Keď budete mať všetko v obálke, budete sa musieť vydať na poštu, aby ste sa presvedčili, že máte v liste správne poštovné a adresu, a to najmä v prípade, že ho odosielate do zahraničia.
- Na obálku uveďte svoje meno a adresu na vrátenie tovaru. Podľa zvyku krajiny to bude napísané buď na zadnú stranu obálky, alebo do pravého horného rohu.
- Meno a adresa príjemcu by mali byť napísané v strednej alebo dolnej pravej časti obálky, opäť v závislosti od zvyklostí krajiny. Prípadne použite formálny názov príjemcu.
- Možno budete chcieť počkať, kým sa dostanete na poštu, aby ste sa obrátili na svoju obálku, alebo naformátujte výskum vopred.
- Ak píšete adresy ručne na obálku, použite guľôčkové pero, aby sa atrament nerozmazal, a opatrne tlačte alebo píšte veľkými písmenami. Na obálku nepíšte kurzívou ani písmom, pretože sa to ťažko číta.

Prečítajte si tiež: Ako sponzorovať svojho manžela v Kanade?

Ako adresovať list veľvyslanectvu?

Kroky

Časť 1 z 3: formátovanie listu

Časť 2 z 3: napísanie listu

Časť 3 z 3: odoslanie listu

Otázky a odpovede

Komentáre (11)

Prečítajte si tiež: