Ako napísať obchodný list zákazníkom?
Na napísanie obchodného listu zákazníkom použite profesionálne vyzerajúci hlavičkový papier s názvom alebo logom vašej firmy. Otvorte zdvorilým pozdravom a v prvom riadku ihneď uveďte účel listu. Ak chcete vytvoriť asertívny tón, nezabudnite písať aktívnym hlasom a upresnite účel listu, pričom doplňte všetky príslušné podrobnosti. Zbaľte svoj list s výzvou na akciu a nezabudnite list starostlivo skontrolovať pred jeho odoslaním! Ak chcete získať ďalšie tipy na písanie aktívnym hlasom, čítajte ďalej!
Ako napíšem obchodný list potenciálnym zákazníkom?
Ak vlastníte firmu, pravdepodobne budete musieť svojim zákazníkom písať listy. Možno im píšete, aby ste im povedali o nových udalostiach alebo špeciálne ponuky, alebo reagujete na sťažnosť zákazníkov v mene vašej spoločnosti. Bez ohľadu na dôvod listu musíte vždy udržiavať profesionálny tón.
Časť 1 z 2: Formátovanie obchodného listu
- 1Použite profesionálny hlavičkový papier. Obchodný list bude predstavovať vašu spoločnosť. Mal by teda vyzerať zreteľne a kvalitne. Malo by tiež obsahovať logo alebo značku vašej spoločnosti.
- Hlavičkový papier môžete vytvoriť pomocou vopred určených farebných šablón hlavičkového papiera v programe Microsoft Word. V hlavičkovom papieri určite použite svoje existujúce logo alebo značku.
- 2Otvorte program na spracovanie textu. Obchodný list by ste mali vždy napísať na počítači.
- Vytvorte nový dokument a nastavte pre dokument 2,50 cm okraje.
- Použite pätkové písmo, napríklad Times New Roman, Georgia alebo Ariel. Uistite sa, že používate veľkosť písma, ktorá nie je väčšia ako 12 bodov, ale nie menšia ako 10 bodov. Písmeno by nemalo byť ťažko čitateľné z dôvodu výberu písma alebo veľkosti písma.
- Skontrolujte, či je dokument nastavený na jednoduché medzery.
Ako môžem napísať list svojim zákazníkom, že už nemôžem prijať ich podnikanie? - 3Nastavte blokový formulár. Blokový formulár je najbežnejším formátom používaným pre obchodné listy. Je to tiež najjednoduchšie nastaviť a sledovať. Každý nadpis musí byť zarovnaný doľava a medzi každým nadpisom by mala byť jedna medzera. Začínajúc od spodnej časti dokumentu hore, váš obchodný list by mal mať nasledujúce nadpisy:
- Dnešný dátum alebo dátum odoslania listu. Dátum je dôležitý, pretože ho možno použiť na záznam a záznam príjemcu. Môže mať tiež legálne použitie. Uistite sa teda, že je presný.
- Adresa odosielateľa. Toto je vaša adresa naformátovaná v štandardnom štýle adresy. Ak sa vaša adresa už nachádza v hlavičkovom papieri, môžete tento nadpis preskočiť.
- Vnútorná adresa. Toto je meno a adresa osoby, s ktorou si píšete. Použitie Mr / Mrs je voliteľné. Ak by ste napríklad písali Nine Brownovej, pani/slečnu by ste mohli nechať mimo jej mena, ak si nie ste istí, aký je jej rodinný stav.
- Pozdrav. Môže to byť „Vážená pani Brownová“ alebo „Drahá Nina Brownová “. Ak si nie ste istí, kto bude list čítať, použite „Vážený pán alebo Vážená pani“. „Komu to môže vadiť“ môžete použiť aj vy, ale iba ako poslednú možnosť, ak nemáte predstavu, kto je vaše publikum.
- Telo listu. Na to sa viac zameriame v nasledujúcej časti článku.
- Záver listu s podpisom. Môže to byť „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.
Časť 2 z 2: písanie obchodného listu
- 1Identifikujte svoje publikum. Tón listu by mal vždy zostať profesionálny bez ohľadu na publikum. Pravdepodobne však upravíte výber jazyka alebo slova podľa toho, komu píšete. Ak píšete oddeleniu ľudských zdrojov v inom podniku, možno budete musieť použiť formálnejší jazyk. Ak však píšete konkrétnemu zákazníkovi, môžete použiť viac neformálny alebo ležérny jazyk.
- Identifikácia publika tiež znamená, že svoje publikum nebudete miasť. Nepoužívajte terminológiu, ktorej váš čitateľ nebude rozumieť. Zákazník pravdepodobne nebude poznať napríklad skratky použité pre vesmírny program vo vašej spoločnosti, preto ich nepoužívajte v liste.
- Pravidlo číslo jedna, ako napísať dobrý obchodný list, je jasné, stručné a zdvorilé.
- 2V prvom riadku uveďte účel písmena. Zvážte účel listu. Je to dať zákazníkom vedieť o vašom novom umiestnení v novej časti mesta? Má zákazníkovi pripomenúť nezaplatenú faktúru alebo nevyrovnaný zostatok? Alebo odpovedať na sťažnosť zákazníka? S ohľadom na tento účel vytvorte prvý riadok, ktorý čitateľovi dá okamžite vedieť, o čom list bude. Nebuďte vágni ohľadom účelu listu. Strih do prenasledovania.
- Ak uvádzate svoj názor ako vlastník firmy, začnite výrazom „ja“. Ak píšete v mene spoločnosti alebo organizácie, použite „my“.
- Zamerajte sa na priame vyjadrenie, ako napríklad: „Píšeme vám, aby sme vás informovali“ alebo „Píšeme, aby sme vás požiadali“. Môžete tiež použiť vyhlásenie „I“, ak píšete ako vlastník firmy. Napríklad: „Kontaktujem vás, pretože“ alebo „Nedávno som počul o... a chcel by som vedieť viac o...“
- Napríklad vy (vlastník firmy) píšete Nine Brown o nezaplatenej faktúre z minulého mesiaca. List začínajte textom: „Kontaktujem vás, pretože na účte máte zostatok od marca 2015.“
- Alebo ste zamestnancom spoločnosti a píšete v reakcii na sťažnosť zákazníkov na vesmírny program spoločnosti. Začnite list: „Dostali sme vašu sťažnosť na náš vesmírny program na Marse.“
- Možno píšete, aby ste informovali čitateľa, že vyhral súťaž alebo získal miesto v programe pre absolventov. Začnite vetou ako: „Som rád, že vás informujem...“ Alebo „Sme radi, že vás informujeme...“.
- Ak doručujete zlé správy, začnite vetou ako: „Je nám ľúto, že vás informujeme...“. Alebo: „Po starostlivom zvážení som sa rozhodol, že nebudem...“.
Ako môžem napísať ospravedlnenie od manažéra reštaurácie zákazníkovi za to, že má niečo v jedle? - 3Používajte aktívny, nie pasívny hlas. Pasívny hlas používame neustále v bežnej reči. Pasívny hlas však môže spôsobiť, že vaše písanie bude pôsobiť nudne alebo mätúco. Aktívny hlas je v obchodnom liste oveľa efektívnejší, pretože vytvára asertívnejší tón.
- Príkladom pasívneho hlasu môže byť: „Aké konkrétne sťažnosti vám môžem adresovať?“ Predmet vety, zákazník („vy“), sa nachádza skôr na konci vety, ako na začiatku vety.
- Príklad aktívneho hlasu môže byť: „Čo môžem urobiť na riešenie vašich sťažností?“ Táto verzia vety, aktívnym hlasom, je pre čitateľa oveľa jasnejšia a zrozumiteľnejšia.
- Použitie pasívneho hlasu môže byť dobrým spôsobom, ako rozšíriť svoju správu bez upozornenia na chybu alebo nelichotivý bod. Používajte ho však iba v tomto prípade. Aktívny hlas je vo všeobecnosti v obchodných listoch oveľa efektívnejší.
- 4Pozrite sa na predchádzajúcu udalosť alebo predchádzajúcu komunikáciu s čitateľom, ak je to relevantné. Možno ste začiatkom minulého mesiaca kontaktovali Ninu Brownovú s varovaním o jej nezaplatenom účte. Alebo možno zákazník vyjadril svoju frustráciu z vesmírneho programu minulý mesiac na konferencii. Ak ste už s čitateľom boli v kontakte, uznaj to. Čitateľovi to pripomenie váš predchádzajúci kontakt a v obchodnom liste sa bude cítiť bezprostrednejšie a dôležitejšie.
- Použite frázu ako: „Na môj predchádzajúci list o vašej nezaplatenej faktúre...“ alebo „Ďakujem vám za platbu v marci.“ Alebo „Bolo veľmi užitočné počuť o vašich problémoch s vesmírnym programom na konferencii v máji.“
- 5Podajte žiadosť alebo ponúknite pomoc. Vytvorte u čitateľa pozitívny tón zdvorilou požiadavkou alebo ponúknutím pomoci vo forme pracovného vzťahu.
- Povedzme, že ste vlastníkom firmy a snažíte sa presvedčiť zákazníka, aby zaplatil účet. Použite frázu ako: „Ocenil by som vašu okamžitú pozornosť vo veci vášho nezaplateného účtu.“
- Povedzme, že píšete v mene svojej spoločnosti. Použite frázu ako: „Radi by sme si dohodli osobné stretnutie s vami a našim vedúcim ľudských zdrojov.“
- Mali by ste tiež ponúknuť odpoveď na akékoľvek otázky alebo obavy, ktoré môže mať čitateľ. Použite frázu ako: „Rád odpoviem na všetky otázky alebo obavy týkajúce sa vašej faktúry.“ Alebo: „Chcete, aby sme vám poskytli viac podrobností o programe?“
Na napísanie obchodného listu zákazníkom použite profesionálne vyzerajúci hlavičkový papier s názvom alebo logom vašej firmy. - 6Zabaľte list. Zahrňte výzvu na akciu z vašej strany alebo zo strany čitateľa. Môže to byť požiadavka na platbu do určitého dátumu alebo poznámka o vytvorení formálneho stretnutia s čitateľom.
- Uveďte vetu o rozhovore s príjemcom listu v budúcnosti. „Teším sa na stretnutie s Vami budúci týždeň.“ Alebo „Teším sa na ďalšie rozhovory s vami počas vašej návštevy nášho ústredia.“
- Všimnite si všetky dokumenty, ktoré máte vrátane listu. Pridajte frázu ako „V prílohe nájdete svoj nezaplatený účet“ alebo „V prílohe nájdete kópiu nášho programu pre terénne aktivity.“
- Písmeno ukončite záverečnou frázou. Pre klientov alebo zákazníkov používajte výraz „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.
- Použite „S pozdravom“ na formálne listy osobám, ktoré vôbec nepoznáte.
- „S pozdravom“ alebo „Najlepšie“ používajte iba vtedy, ak si píšete s niekým, koho dobre poznáte alebo s ním máte pracovný vzťah.
- 7Korektúra listu. Ak je list plný pravopisných chýb, bude všetko vaše starostlivé formátovanie a zápis k ničomu.
- Vyhľadajte všetky prípady pasívneho hlasu a skúste prispôsobiť vetu aktívnemu hlasu.
- Všimnite si všetky vety, ktoré sú dlhé alebo nie sú jasné a priame. V obchodnom liste je menej zvyčajne viac, takže ak je to možné, odložte si dĺžku trestu.
- Pri tlači písmena používajte nepodšívaný papier veľkosti 8 x 11. Ak list posielate poštou, zložte ho na tretiny a pošlite ho v štandardnej obálke.
Prečítajte si tiež: Ako napísať strategický plán pre organizáciu?
Otázky a odpovede
- Ako napíšem odmietajúci list o poškodenom prenosnom počítači?Vysvetlite jasne, zdvorilo a pevne dôvody, pre ktoré odmietate opraviť alebo vymeniť poškodený notebook. Poďakujte im za podnikanie a ponúknite im číslo, kde vás môžu kontaktovať.
- Ako napíšem svojim zákazníkom oznámenie o jednom kontaktnom mieste v mojej spoločnosti?Oslovte túto osobu alebo sa pokúste vylepšiť svoj obchodný list ďalším odsekom. Čím informatívnejšie, tým lepšie.
- Ako môžem napísať list svojim zákazníkom, že už nemôžem prijať ich podnikanie?Najskôr napíšte niečo ako: „Je mi to ľúto“. Potom povedzte, že kvôli okolnostiam už nemôžete prijať ich podnikanie.
- Ako môžem napísať list svojim zákazníkom o zmene názvu spoločnosti?Povedzte niečo ako: „Chystáme sa zmeniť naše obchodné meno na - - - - -. To lepšie odráža smer, ktorým sa naša spoločnosť v súčasnosti uberá, a tiež uznanie nášho väčšieho tímu, ktorý vám dokáže poskytnúť čo najlepšie služby. Nájdete priložený náš nový magnet na chladničku a kalendár ako darčeky, ktoré vám pomôžu zapamätať si naše nové meno. Nové meno, ale rovnaká úžasná pozornosť vašim potrebám. Bob, generálny riaditeľ.“
- Ako napíšem zákazníkovi list o pridanej dani vo faktúrach?Postupujte podľa štruktúry formálneho listu a píšte svojmu zákazníkovi o pridanej dani vo faktúrach.
- Ako rozpustím vzťah s klientom?Jednoducho im napíšte, prečo im chcete vzťah prerušiť, a poprajte im to najlepšie.
Nezodpovedané otázky
- Ako napíšete zákazníkovi e-mail s úvodnou objednávkou?
- Vlastním auto obchod a chcem poslať list našej miestnej flotile, aby sa pokúsil udržať svoje podnikanie. Ako napíšem obchodný list potenciálnym zákazníkom?
- Ako napíšem list zákazníkovi a opýtam sa ho, či si kúpi nový softvér?
- Ako môžem napísať ďakovný list novému zákazníkovi?
- Ako môžem napísať ospravedlnenie od manažéra reštaurácie zákazníkovi za to, že má niečo v jedle?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
