Ako vytvoriť obchodné podmienky a zásady ochrany osobných údajov pre firmu?
Predtým, ako navrhnete zmluvné podmienky pre svoju firmu, nezabudnite sa zoznámiť s platným právom vo vašej oblasti a nájsť vzorové zmluvné podmienky online. Tieto vzorky použite na naplánovanie konkrétnych podmienok vrátenia peňazí, zodpovednosti, záruk a záruk. Aby boli vaše zmluvné podmienky férové, poskytnite svojim zákazníkom možnosti, napríklad aké nápravné opatrenia sú k dispozícii na vyriešenie sťažností. Ak plánujete zahrnúť sekciu ochrany osobných údajov, načrtnite, aké údaje budete používať a na aké účely. Dokončite zmluvu s právnikom. Ak sa chcete dozvedieť viac od nášho spoluautora Podnikateľ, napríklad ako zaistiť bezpečnosť údajov vo vašich formulároch, pokračujte v čítaní článku!
Predtým, ako navrhnete zmluvné podmienky pre svoju firmu, nezabudnite sa zoznámiť s platným právom vo vašej oblasti a nájsť vzorové zmluvné podmienky online.
Podmienky a zásady ochrany osobných údajov sú dôležitými právnymi dokumentmi pre každú firmu. V zmluvných podmienkach sú podrobne uvedené práva a povinnosti firmy a zákazníka. Zásady ochrany osobných údajov popisujú, ako firmy uchovávajú a používajú osobné údaje zákazníkov. Na internete nájdete zdroje, ktoré vám pomôžu navrhnúť vlastné zmluvné podmienky a zásady ochrany osobných údajov tak, aby vyhovovali vašej konkrétnej situácii, ale pred dokončením týchto zásadných právnych dokumentov by ste sa mali vždy poradiť s právnym zástupcom malého podniku.
Časť 1 zo 4: Príprava na vypracovanie vašich zmluvných podmienok
- 1Porozumieť zmluvným podmienkam. Zmluvné podmienky (VOP) stanovujú základ interakcií zákazníkov s vašou firmou a definujú, ako bude vaša firma interagovať so svojimi zákazníkmi. Vysvetľujú vaše postupy a procesy, obmedzujú vašu zodpovednosť a stanovujú dohody, ktorými ste sa so zákazníkom dohodli. Môžete ich považovať za zmluvu medzi vašou firmou a zákazníkom. Budú riadiť, aké sú vaše práva a povinnosti ako podnikania a aké sú práva a povinnosti vášho zákazníka.
- Často môžete nájsť „štandardné“ zmluvné podmienky, ktoré môžete použiť ako vodítko pri vytváraní vlastných.
- 2Naučte sa základné oblasti, ktoré VOP riešia. Presné informácie uvedené vo vašich VOP budú závisieť od typu podnikania, ktoré máte. Existuje však niekoľko základných oblastí, ktoré by mali takmer všetky Zmluvné podmienky riešiť:
- Produkty a služby.
- Ceny a platby.
- Záruky a záruky.
- Autorské práva a ochranné známky.
- Ukončenie služby.
- Rozhodné právo, mali by ste zahrnúť ustanovenie stanovujúce právo, ktorým sa riadia vaše zmluvné podmienky (tj. Váš vlastný štátny zákon).
- Zmeny v dohode. Budete chcieť zahrnúť doložku o tom, že zmluvné podmienky môžete kedykoľvek zmeniť.
- 3Vytvorte si zoznam zmluvných podmienok, ktoré vaša firma potrebuje. Po preskúmaní typov zmluvných podmienok bude zrejmé, ktoré z nich sa vzťahujú na vašu konkrétnu situáciu a ktoré nie. Zapíšte si tie, ktoré by ste mali zahrnúť do vlastného dokumentu.
- Takmer každá spoločnosť bude chcieť zahrnúť autorské práva, zmeny v dohode a ustanovenia zákonov.
- Všetky spoločnosti predávajúce výrobky budú musieť obsahovať ustanovenie o vrátení, vrátení peňazí a strate.
- Každá spoločnosť ponúkajúca služby by mala zahŕňať ukončenie poskytovania služieb.
- Ak odkazujete na iné stránky, určite chcete zahrnúť odkaz na poskytovanie webových stránok.
- Ak na svojom webe povolíte komentáre, mali by ste zahrnúť ustanovenie obmedzujúce vašu zodpovednosť za veci ako ohováranie.
- 4Identifikujte a prečítajte si všeobecné zmluvné podmienky. Začnite tým, že na internete nájdete všeobecné šablóny termínov a podmienok. Môžete ich dokonca nájsť na mieru konkrétnym krajinám, ako je napríklad Spojené kráľovstvo. Odkazujúc na váš pôvodný zoznam vyhľadajte v šablónach potrebné doložky. Možno si budete chcieť vytlačiť šablóny, aby ste mohli zakrúžkovať, čo je relevantné pre vašu situáciu, a označiť, čo nie je. Dobre môže fungovať aj ich vloženie do počítačového dokumentu.
- Majte na pamäti, že každé podnikanie je iné. Z tohto dôvodu si pri použití generickej šablóny vždy dôkladne prečítate, aby ste zistili, ktoré aspekty sa na vašu firmu vzťahujú a ktoré nie. Nikdy nepoužívajte generickú šablónu bez toho, aby ste si ju dôkladne prečítali.
- 5Vyhľadajte a prečítajte si vzorové zmluvné podmienky od podobných spoločností. Po prečítaní generickej šablóny sa pozrite na zmluvné podmienky spoločnosti, ktorá je podobná tej vašej. Ak napríklad predávate produkty online, môžete si pozrieť zmluvné podmienky online predajcu. Ak vaše podnikanie poskytuje službu (napr. Inštalácia ohrievačov a klimatizácií), navštívte jeho webovú stránku renomovanej spoločnosti zaoberajúcej sa vykurovaním a klimatizáciou, kde si môžete pozrieť jeho zmluvné podmienky. Môžete si vytlačiť zmluvné podmienky, aby ste mohli zakrúžkovať, čo je relevantné pre vašu situáciu, a označiť, čo nie je.
Podmienky a zásady ochrany osobných údajov sú dôležitými právnymi dokumentmi pre každú firmu.
Časť 2 zo 4: návrh vašich zmluvných podmienok
- 1Pozrite sa na svoje vzorky. Keď zvážite potreby svojej spoločnosti a vykonáte všetok svoj prieskum, ste pripravení navrhnúť svoje vlastné zmluvné podmienky. S odkazom na zmluvné podmienky, ktoré ste zhromaždili, vyberte a vyberte určité vety alebo celé odseky, ktoré sa vzťahujú na vašu spoločnosť. Ak ste našli vzorku, ktorá funguje presne, pokojne ju použite celú. V takom prípade môžete sledovať svoju vzorku a pripraviť si zmluvné podmienky iba z tohto dokumentu.
- Najlepšie budú fungovať vzorky od spoločností podobných tej vašej.
- Pomocou svojich vzoriek budete môcť prejsť všetkými hlavnými predtým uvedenými oblasťami VOP (ako sú produkty a služby) a použiť relevantné informácie, ktoré ste vo vzorke uviedli, na vytvorenie vlastných VOP.
- 2Definujte, aké produkty a/alebo služby bude vaša firma poskytovať zákazníkovi. Počnúc výrobkami a službami definujte všetky výrazy, ktoré by mohli spôsobiť zmätok, ako napríklad používanie „tovaru“ na označenie fyzických produktov alebo poskytovaných služieb. Okrem toho by ste mali zahrnúť informácie o tom, ako budú zákazníkovi oznámené vaše zásady týkajúce sa týchto produktov a služieb.
- Napríklad „Naše zásady vrátenia tovaru k produktu X sú k dispozícii na našich webových stránkach a sú vytlačené aj na všetkých faktúrach a výpisoch.“
- Prispôsobte všetky informácie zo vzoriek produktom a službám svojej vlastnej firmy.
- 3Uveďte zmluvné podmienky súvisiace s cenami a platbami. Mali by ste mať sekciu s informáciami o tom, aké typy platieb prijímate, kedy je platba splatná a čo sa stane, ak platbu neprijmete včas alebo v správnej výške. Mali by ste tiež zahrnúť informácie o tom, čo cena obsahuje a nezahŕňa (napríklad či cena zahŕňa dane a poplatky). Tu by mali byť zahrnuté všetky informácie o možnom zvýšení cien.
- Táto časť tiež obsahuje informácie o výnosoch, náhradách a stratách. Ak prijímate vrátenie tovaru, budete chcieť svojich zákazníkov informovať o svojich zásadách vrátenia (napr. 30 dní po nákupe). Ak vrátite peniaze, mali by ste zákazníkov informovať o týchto podmienkach.
- Môžete tiež zahrnúť odmietnutie zodpovednosti za stratu. Vylúčenie zodpovednosti je vyhlásenie, ktoré informuje zákazníkov, že nezodpovedáte za určité typy strát. Môžete napríklad uviesť vyhlásenie, že nenesiete zodpovednosť za produkty, ktoré sa pri vrátení vrátia.
- 4Ujasnite si záruky a záruky. Stanovte podmienky akýchkoľvek záruk alebo záruk vrátane toho, ako dlho sú platné a za akých podmienok by boli zrušené.
- 5Poskytujte oznámenia o autorských právach. Na ochranu svojho pôvodného diela by ste mali poskytovať oznámenia o autorských právach. Oznámenie o autorských právach jednoducho oznamuje svetu, že vaše dielo je originál a je chránené autorským zákonom. Oznámenie o autorských právach by malo obsahovať: slovo „autorské právo“ a „c“ v kruhu (©), ako aj dátum zverejnenia a meno autora a/alebo vlastníka autorských práv. <Ak máte akékoľvek ochranné známky, budete si tiež chcieť všimnúť tie, ktoré sú na vašom webe.
- Ak vaša firma zahŕňa webovú stránku alebo sociálne médiá, na ktorých môžu zákazníci uverejňovať príspevky, mali by ste tiež rozlišovať medzi tým, čo je vašim duševným vlastníctvom a čo, ak vôbec, zostáva duševným vlastníctvom zákazníka.
- 6Ponúknite informácie o tom, ako ukončiť vzťah. Mali by ste zahrnúť informácie o tom, ako môžu zákazníci ukončiť svoj vzťah s vašou firmou. To môže zahŕňať spôsob zrušenia alebo zrušenia účtu, ako aj spôsob ukončenia všetkých služieb, ktoré zákazníkovi poskytujete.
- 7Obmedzte svoju zodpovednosť. Podniky môžu niesť zodpovednosť za rôzne veci, pokiaľ ich VOP nemajú špecifické jazyky, ktoré zodpovednosť obmedzujú. Ak napríklad vlastníte telocvičňu, chceli by ste obmedziť svoju zodpovednosť tým, že poviete, že nezodpovedáte za ľudí, ktorí sa zrania na vašom majetku. Zahrňte odmietnutie zodpovednosti, ktoré špecifikuje, za čo nebudete niesť zodpovednosť.
- Ako ďalší príklad, ak vaša firma obsahuje webovú stránku alebo sociálne médiá, chceli by ste odmietnutím zodpovednosti vysvetliť, že nezodpovedáte za presnosť komentárov tretích strán. Tiež môže byť uvedené, že tieto komentáre nepodporujete.
- Ďalším bežným typom zodpovednosti je krádež osobných údajov. Ak nebudete uchovávať informácie o zákazníkoch v bezpečí, môžete niesť zodpovednosť za straty, ktoré im v dôsledku tejto krádeže vzniknú. Ak však zákazník nepoužije zabezpečené heslo, môžete prípadne zahrnúť odmietnutie zodpovednosti za krádež informácií.
- Aj keď vás zrieknutie sa zodpovednosti nebude úplne chrániť pred nárokom poškodenej strany, môže to minimalizovať vaše škody.
- 8Požiadajte o pomoc advokáta, ktorý vašu prácu posúdi. Advokát špecializujúci sa na zmluvy môže zaistiť, aby vaše zmluvné podmienky zahŕňali všetko, čo potrebujete na ochranu seba a svojho podnikania. Môže tiež zaistiť, aby bol váš dokument v súlade s existujúcimi zmluvnými zákonmi. Viac o zmluvnom práve si môžete prečítať online.
Budete chcieť zahrnúť doložku o tom, že zmluvné podmienky môžete kedykoľvek zmeniť.
Časť 3 zo 4: porozumenie zákonným požiadavkám na zásady ochrany osobných údajov
- 1Zistite, či potrebujete zásady ochrany osobných údajov. Ak zhromažďujete osobné údaje od zákazníkov, či už prostredníctvom transakcií alebo prostredníctvom nich navštevujúcich webové stránky alebo stránky sociálnych médií, mali by ste mať zavedené zásady ochrany osobných údajov. Zásady sú vašim prísľubom pre používateľov, pokiaľ ide o to, ako budete zhromažďovať, používať, zdieľať a chrániť ich údaje. Federal Trade Commission (FTC) upravuje ochranu súkromia sa týka USA Agentúra pojednáva o význame súkromie a politík na webových stránkach FTC. Administration Small Business (SBA) takisto uznáva dôležitosť ochrany súkromia a ochrany osobných údajov politík na webových stránkach SBA.
- 2Oboznámte sa s typmi doložiek v zásadách ochrany osobných údajov. Zásady ochrany osobných údajov obsahujú množstvo rôznych doložiek. Patria sem okrem iného tieto typy ustanovení:
- Aké informácie zbierate. Môžete zhromažďovať e -mailové adresy alebo citlivejšie informácie, ako sú telefónne čísla, adresy, čísla kreditných kariet alebo čísla sociálneho zabezpečenia.
- Ako využívate informácie, ktoré zhromažďujete. Informácie môžete použiť na lepšiu komunikáciu so zákazníkmi alebo na predstavenie nových produktov.
- Ak sprístupníte informácie iným a komu. Ak napríklad používate prepravnú spoločnosť, ktorej poskytujete informácie o zákazníkovi, budete musieť tieto informácie zahrnúť do svojich zásad ochrany osobných údajov.
- Že môžete zmeniť politiku podľa svojho uváženia. Vyhradiť si právo zmeniť svoje vlastné pravidlá je dôležité.
- Poskytovanie údajov denníka. Takéto ustanovenie hovorí používateľom, že určité informácie sú zaznamenané v prehliadači, ktorý používajú, a na serveri, ktorý používate.
- Cookie doložka. Webové stránky spravidla ukladajú súbory cookie do počítačov a tento typ doložky na to používateľov upozorňuje.
- Kontaktné informácie pre používateľov, ktorí majú otázky alebo obavy týkajúce sa ochrany osobných údajov. Používateľom by ste mali poskytnúť spôsob, ako vás môžu kontaktovať v prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa vašich zásad.
- Doložky, ak slúžite osobám mladším ako 13 rokov. Ak vaše webové stránky slúžia osobám mladším ako 13 rokov, musíte sa naučiť pravidlá ochrany osobných údajov špeciálne pre deti. Tieto pravidlá si môžete prečítať na webovej stránke Federálnej obchodnej komisie.
- Rezervy pre zdravotnícke spoločnosti. Ak vaša spoločnosť poskytuje služby v oblasti zdravotníctva pre verejnosť, môže sa od vás vyžadovať, aby ste mali zásady ochrany osobných údajov zákona o prenosnosti a zodpovednosti za zdravotné poistenie (HIPAA). Informácie o pravidlách týkajúcich sa zásad ochrany osobných údajov HIPAA nájdete na webovej stránke ministerstva zdravotníctva a ľudských služieb.
- 3Uistite sa, že nesľubujete viac, ako dokážete. Bežnou chybou v zásadách ochrany osobných údajov je povedať niečo ako: „Vaše osobné údaje nezdieľame so žiadnou treťou stranou“. Vzhľadom na povahu predajných transakcií a online operácií bohužiaľ neexistuje spôsob, ako sa vyhnúť zdieľaniu týchto informácií. Napríklad banka spracovávajúca platbu kreditnou kartou od zákazníka musí mať k dispozícii aspoň niektoré informácie o zákazníkovi. Takéto vyhlásenia by vás mohli dostať do problémov, a preto je dôležité, aby vaše zásady ochrany osobných údajov skontroloval právny zástupca.
- 4Nájdite a prečítajte si ukážkové zásady ochrany osobných údajov z renomovaných zdrojov. Do akéhokoľvek vyhľadávacieho nástroja zadajte „zásady ochrany osobných údajov“ a vyneste si zásady ochrany osobných údajov od rôznych spoločností. Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Yahoo jsou len dobrým príkladom. Šablóny môžete tiež odkázať na iné stránky, ako napríklad Better Business Bureau alebo Small Business Association.
Advokát špecializujúci sa na zmluvy môže zaistiť, aby vaše zmluvné podmienky zahŕňali všetko, čo potrebujete na ochranu seba a svojho podnikania.
Časť 4 zo 4: návrh zásad ochrany osobných údajov
- 1Vytvorte si vlastné zásady ochrany osobných údajov podľa vzorových pokynov. Najjednoduchšie môže byť vytlačiť zásady alebo ich vystrihnúť a vložiť do počítačového dokumentu. Pri kontrole ostatných zásad ochrany osobných údajov si urobte poznámky o tom, čo sa na vašu situáciu vzťahuje a na ktorú sa nevzťahuje. Zlikvidujte všetko, čo zjavne neplatí. Držte sa všetkého, čo sa týka vašej situácie. Zrevidujte veci, ktoré platia, ale je potrebné ich vyladiť, aby lepšie zodpovedali vašej situácii. Potom, čo si prečítate a označíte vzorky, použite svoje poznámky a ukážku na vypracovanie vlastných zásad ochrany osobných údajov.
- Ustanovenia pojednávajúce o informáciách, ktoré zhromažďujete, a o tom, ako ich používate a zverejňujete, by mali byť vo vašej dohode.
- Doložka o tom, že môžete zmeniť pravidlá, by mala byť vo vašej zmluve.
- Ustanovenie o tom, že v prehliadačoch a na serveroch sa zaznamenávajú určité informácie, by malo byť s vaším súhlasom (tj. Poskytnutie údajov denníka).
- Tiež by mala obsahovať doložku o tom, že môžete ukladať cookies na ich počítači.
- 2Uveďte politiku. Musíte jasne vysvetliť, ako zhromažďujete, spravujete a využívate osobné údaje zákazníkov. Toto je obzvlášť dôležité, ak na spracovanie platieb používate internet (väčšina firiem to robí) alebo ak na zhromažďovanie informácií o zákazníkoch používate prieskumy a ďalšie marketingové nástroje.
- Ak píšete zásady ochrany osobných údajov, ktoré zahŕňajú vašu webovú stránku a/alebo sociálne médiá, mali by ste tiež vysvetliť veci, ako sú vaše zásady týkajúce sa súborov cookie (ako vaše webové stránky ukladajú údaje o prehliadaní vašich zákazníkov) a ako zdieľate informácie o zákazníkoch s ostatnými.
- Ak bude vaša firma niekedy zhromažďovať informácie od detí mladších ako 13 rokov, budete sa musieť tiež uistiť, že dodržiavate zákon COPPA (zákon o ochrane súkromia detí na internete). FTC web ponúka niektoré užitočné návrhy o súlade s týmto pravidlom.
- 3Ponúknite zákazníkovi možnosť výberu. Dobrá politika ochrany osobných údajov umožní zákazníkom vybrať si, čo urobí vaša firma so svojimi údajmi. Zákazníkom môžete napríklad ponúknuť možnosť zrušiť budúcu komunikáciu; v USA CAN-SPAM ACT vyžaduje, aby online komunikácia mala funkciu odhlásenia alebo odhlásenia.
- Poskytnite prístup k týmto údajom. Vaši zákazníci by mali mať možnosť skontrolovať údaje, ktoré ste zhromaždili, zmeniť alebo opraviť chyby a požiadať o vymazanie údajov z akéhokoľvek dôvodu.
- Poskytnite spôsob podania námietky alebo sťažnosti. Zákazníkom by ste mali objasniť a uľahčiť vám kontaktovať vás v prípade akýchkoľvek obáv alebo sťažností týkajúcich sa ich údajov.
- 4Zabezpečte údaje. Poskytnite jasné a presné vyhlásenie o tom, ako zhromažďujete a zabezpečujete údaje svojich zákazníkov. V niektorých prípadoch možno ani neviete, ako sa zhromažďujú všetky údaje vašich zákazníkov, najmä ak vaša firma používa nástroje, ako sú mobilné aplikácie a cloudové úložisko. FTC odporúča, aby ste sa porozprávali s právnym zástupcom, ktorý sa špecializuje na online právo, alebo s odborníkom na informačné technológie, ktorý vám pomôže presne pochopiť, ako a čo zbierate a uchovávate.
- 5Poskytujte aktualizácie. Vaše zásady ochrany osobných údajov by si mali uvedomiť, že sa môžu zmeniť, a mali by v nich urobiť zmeny týchto zásad jasné a prístupné. Môžete napríklad poslať e -mail s oznámením o zmenách alebo môžete odoslať aktualizovaný odkaz na vaše účty sociálnych médií.
- 6Nechajte si splnomocnenca na kontrolu vašej práce. Advokát špecializujúci sa na zákony o ochrane osobných údajov môže zaistiť, aby vaše zásady zahŕňali všetko, čo potrebujete na ochranu seba a svojho podnikania. Môže tiež zaistiť, aby bol váš dokument v súlade s existujúcimi zákonmi o ochrane osobných údajov. Viac informácií o zákonoch o ochrane osobných údajov nájdete na webovej stránke správy malých podnikov.
Vytvorte si zoznam zmluvných podmienok, ktoré vaša firma potrebuje.
- Po vytvorení zmluvných podmienok a zásad ochrany osobných údajov vždy komunikujte s tými, ktorí potrebujú porozumieť limitom faktúr a značiek. Tiež sa uistite, že všetci zákazníci porozumejú a sú ochotní s nimi súhlasiť.
- Vyššie uvedené informácie predstavujú všeobecné informácie súvisiace so zákonom. Neznamená to ani považovať za právne rady. Ak hľadáte právnu radu, mali by ste sa obrátiť na právnika.
- Nie všetky právne formy a šablóny sú vytvorené rovnako. Niektoré šablóny online nemusia byť v súlade s platnými zákonmi. Buďte opatrní pri identifikácii a spoliehaní sa na vzorové dokumenty na internete.
Prečítajte si tiež: Ako si najať právnika, keď máte nízky príjem?
Komentáre (2)
- Veľmi užitočné pre úplného nováčika.
- Tento článok široko rozšíril detaily, ktoré som si už predstavoval pri vytváraní vlastných podmienok použitia. Je to veľmi poučné a veľká pomoc.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
