Ako zabrániť krádeži lekárskych záznamov?
Ako jednotlivec môžete svoje zdravotné záznamy chrániť tým, že ich bezpečne uložíte a budete môcť riešiť akékoľvek krádeže lekárskej identity hneď, ako k nim dôjde.
Obeťou krádeže lekárskej identity je každoročne asi 5-10 miliónov ľudí. Z tohto dôvodu je dôležité, aby úrady zdravotnej starostlivosti a jednotlivci venovali veľkú pozornosť tomu, ako chránia lekárske informácie a záznamy. V Európe musia poskytovatelia zdravotnej starostlivosti dodržiavať požiadavky zákona o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia (HIPAA), ktorý stanovuje štandardy pre prístup k zdravotným záznamom. Ako poskytovateľ lekárskej starostlivosti by ste mali veľký prospech z dodržiavania týchto noriem, či už je to zákonom požadované alebo nie. Ako jednotlivec môžete svoje zdravotné záznamy chrániť tým, že ich bezpečne uložíte a budete môcť riešiť akékoľvek krádeže lekárskej identity hneď, ako k nim dôjde.
Metóda 1 z 3: Ochrana záznamov o pacientovi v lekárskej ordinácii
- 1Zabezpečte svoje elektronické údaje. Vaše údaje musia byť bezpečné, čo znamená, že musíte ukladať elektronické údaje za bránou firewall a používať k nim heslá. Ak to neurobíte, ste vystavení porušeniu dôvernosti.
- Záznamy v tlačenej verzii môžete zabezpečiť podobným spôsobom. Zamknite ich v kartotékach a uistite sa, že kľúč má iba schválený personál.
- 2Auditujte, kto má prístup k záznamom o pacientoch. Mali by ste sledovať, kto vo vašej kancelárii má prístup k záznamom o pacientoch, a dôvody tohto prístupu. Ak uchovávate elektronické lekárske záznamy, mali by ste vytvoriť používateľské mená a heslá pre kohokoľvek, kto potrebuje získať prístup k informáciám. Mali by ste si viesť denník auditu a sledovať nasledovné:
- záznam, ku ktorému mal používateľ prístup
- keď bol prístup k záznamu
- čo používateľ urobil so záznamom (napríklad aktualizovať informácie)
- 3Rozvíjajte úrovne prístupu. Podľa HIPAA môže zamestnanec vidieť iba „minimálne nevyhnutné“ množstvo informácií, ktoré mu umožňujú vykonávať svoju prácu. Ak chcete obmedziť prístup, mali by ste sa rozhodnúť, kto musí vidieť aké informácie. Recepčný napríklad potrebuje vidieť iba meno pacienta a fakturačné údaje, zatiaľ čo sestra by potrebovala vidieť viac informácií.
- Ak zamestnanec pracuje iba s niektorými pacientmi, mal by mať prístup iba k týmto informáciám.
- Vytváranie úrovní je pravdepodobne najľahšie, ak máte elektronické záznamy. Môžete však tiež obmedziť prístup k fyzickým záznamom. Môžete napríklad uložiť všetky pacientove súbory pre lekára do uzamknutej skrinky. Každý lekár mohol mať svoj vlastný kabinet a jedna osoba mohla mať kľúč od všetkých.
- 4Poskytnite prístup v prípade núdze. Osoba, ktorá nemá oprávnenie na prístup k informáciám, ich niekedy napriek tomu potrebuje. Napríklad môže byť niekoľko ľudí s autorizáciou vo vašej kancelárii súčasne. Ak vytvoríte funkciu „prepísania“, budú mať ostatní ľudia prístup k informáciám, aby mohli pomôcť s liečbou pacientov.
- Potrebujete však zavedené postupy, aby ste mohli skontrolovať každé použitie tejto funkcie prepísania. Ak to neurobíte, ľudia by to mohli zneužiť a mohlo by byť ohrozené súkromie pacienta.
- Môžete naprogramovať softvér tak, aby bolo zaslaných e -mailom niekoľko ľudí vždy, keď sa použije funkcia prepísania. Potom sa môžete svojho zamestnanca opýtať, prečo to použil, a potvrdiť, že to bolo nevyhnutné.
Musíte polícii oznámiť, že niekto ukradol vašu totožnosť a použiť ju na krádež lekárskej identity. - 5Zabezpečte svoju e -mailovú komunikáciu. Dnes chce veľa pacientov získať prístup k informáciám elektronicky. Tešia sa, že môžu dostať zdravotné záznamy v e -maile alebo ako prílohu k e -mailu. Túto komunikáciu však musíte starostlivo zabezpečiť. Ak tak neurobíte, porušujete HIPAA.
- Na zabezpečenie e -mailovej komunikácie musíte používať technológiu šifrovania.
- Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie e -mailu v súlade s HIPAA.
- 6Získajte povolenie na elektronickú komunikáciu. Môžete sa chrániť pred súdnym sporom tým, že pacienti povolia, ako použijete ich informácie. Napríklad chcete podpísanú autorizáciu, ktorá vám umožní prenášať informácie e -mailom. Uistite sa, že formulár obsahuje dátum vypršania platnosti autorizácie, a potom sa ubezpečte, že pacient naďalej súhlasí s konkrétnymi komunikačnými metódami.
- 7Zálohujte svoje informácie. Aby ste dodržali HIPAA, musíte si zálohovať všetky svoje informácie. Často to znamená uložiť ho na viac ako jedno miesto alebo do viac ako jedného formátu. Informujte sa u svojich predajcov.
- Napríklad všetky papierové záznamy vo vašej kancelárii by mali mať kópie uložené mimo pracoviska. Alternatívne môžete vytvárať digitálne skeny.
- Elektronické údaje musia byť elektronicky zálohované. Ak teda používate svoje vlastné servery, mali by ste zistiť, aké politiky zálohovania sú zavedené.
- 8Vyžadovať od obchodných partnerov ochranu údajov o pacientovi. Každý predajca alebo spolupracovník, ktorý pristupuje k vašim záznamom/informáciám o pacientoch, musí súhlasiť s ochranou údajov a dodržiavať postupy vašej kancelárie. Nechajte ich podpísať zmluvu o „obchodnom partnerovi“.
- Vzor zmluvy nájdete na webovej stránke Zdravia a sociálnych služieb tu: http://hhs.gov/hipaa/for-professionals/covered-entities/sample-business-associate-agreement-provisions/index.html.
- Požiadajte svojho právnika, aby zmluvu prečítal a zrevidoval tak, aby vyhovovala vašim potrebám.
- 9Skartujte staré dokumenty. Nevyhadzujte staré dokumenty do smetného koša a dúfajte, že ich nikto neprehliadne a informácie neberie. Namiesto toho sa uistite, že sú záznamy riadne skartované. Môžete si najať spoločnosti, ktoré prídu do vašej kancelárie a skartujú veľké množstvo papierových dokumentov.
- Nezabudnite skartovať viac ako len papierové dokumenty. Mali by ste tiež skartovať elektronické záznamy, pevné disky a röntgenové lúče.
- Tiež náležite zničte akékoľvek elektronické zariadenie, ktoré môže uchovávať informácie o pacientovi, ako napríklad CT skenery.
- 10Nahlásiť porušenie informácií o pacientovi. Federálne zákony majú špecifické požiadavky na oznámenia vždy, keď dôjde k porušeniu údajov o pacientovi. V závislosti od vašich okolností budete možno musieť upozorniť na nasledujúce skutočnosti:
- Upozorniť postihnutých pacientov vždy, keď dôjde k porušeniu ich informácií.
- Kontaktujte ministra zdravotníctva a sociálnych služieb, aby ste okamžite informovali o akomkoľvek porušení.
- Ak sa porušenie týka najmenej 500 pacientov, upozornite verejnosť a médiá.
Metóda 2 z 3: Uchovávanie vašich individuálnych zdravotných záznamov
- 1Získajte kópiu svojho lekárskeho spisu. Každý človek by mal dostať kópiu svojho zdravotného spisu bez ohľadu na to, či sa stal obeťou krádeže lekárskej identity alebo nie. Kópiu svojho zdravotného spisu získate pre každého člena rodiny, vrátane vašich detí.
- Kópia vášho zdravotného spisu poskytuje „východiskový bod“ vašej skutočnej anamnézy. Keď sa stanete obeťou podvodu, pre vášho poskytovateľa môže byť náročné zrekonštruovať vašu skutočnú anamnézu. Z tohto dôvodu by ste mali čo najskôr dostať kópiu súboru.
- Lekárska kancelária vám môže za kópie účtovať poplatky. Ak máte online prístup k svojim záznamom, môžete vytvárať snímky.
Každý človek by mal dostať kópiu svojho zdravotného spisu bez ohľadu na to, či sa stal obeťou krádeže lekárskej identity alebo nie. - 2Chráňte svoj preukaz zdravotného poistenia. Kartu zdravotného poistenia by ste mali chrániť rovnako ako svoju kartu sociálneho poistenia. Aj keď chcete mať kartu v prípade núdze so sebou, môžete ju skopírovať a fotokópiu nosiť so sebou. Uistite sa, že sú posledné štyri číslice karty začiernené.
- V prípade núdze môže ktorýkoľvek poskytovateľ zdravotnej starostlivosti zavolať poisťovateľovi a zistiť úplné číslo.
- Ak máte stretnutie s lekárom, skutočnú kartu si môžete vziať so sebou do ordinácie.
- 3Obmedzte, aké zdravotné informácie zdieľate. Svoje lekárske informácie môžete chrániť tým, že ich odmietnete zdieľať prostredníctvom telefónu alebo online. Nikdy nezdieľajte s niekým, kto vám volá, aj keď výmenou za vaše lekárske informácie ponúka ponuku bezplatného lieku.
- Ak zdieľate lekárske informácie online, uistite sa, že používate zabezpečené pripojenie. Pozrite sa do stavového riadka a uistite sa, že adresa začína na „https“-„s“ znamená bezpečné.
- 4Kópie lekárskych záznamov bezpečne uložte. Lekársku dokumentáciu by ste mali uzamknúť na bezpečnom mieste, napríklad v domácom trezore. Záznamy obsahujú vyhlásenia lekára, informácie o liekoch na predpis a informácie alebo formuláre k poistnej zmluve. Keď už tieto záznamy nebudete potrebovať, nezabudnite ich pred vyhodením skartovať.
- Pred likvidáciou tiež odstráňte štítok z akejkoľvek fľaše s liekom. Nechcete, aby niekto vytiahol informácie z fľaše.
Metóda 3 z 3: reakcia na krádež lekárskeho preukazu
- 1Dostávať upozornenie na porušenie. Mnoho zdravotných poisťovní v posledných rokoch utrpelo porušenie údajov. Mali by vás kontaktovať a informovať vás vždy, keď dôjde k porušeniu, odoslaním listu.
- Aj keď od poisťovateľa nedostanete žiadne upozornenie, mali by ste stále dávať pozor na svoje lekárske záznamy a úverovú históriu.
- 2Preštudujte si svoje poistné výpisy. Prečítajte si každú poštu, ktorú dostanete od poisťovne. Ak dostanete faktúry, skontrolujte, či ste využili niektorú z uvedených služieb. Po ošetrení by ste mali dostať list s vysvetlením výhod.
- 3Požiadajte o vyhlásenie o zaplatených zdravotných výhodách. Niektorí zlodeji identity zmenia vašu poštovú adresu. Preto od svojho poisťovateľa nemusíte dostávať žiadnu správu. Z tohto dôvodu by ste mali každoročne zavolať svojho poisťovateľa a požiadať o kópiu zdravotných dávok vyplácaných za daný rok.
- 4Opravte chyby vo svojej zdravotnej dokumentácii. Mali by ste napísať list svojmu poisťovateľovi a poskytovateľom zdravotnej starostlivosti. Poukážte na to, ktoré informácie sú nepresné. Pošlite svoj list certifikovanou poštou, vyžiadajte si potvrdenie o vrátení.
- Ak ste pred podvodom našťastie získali kópie svojich zdravotných záznamov, potom môžete svojmu poisťovateľovi a poskytovateľom ukázať, ako by mala vyzerať vaša zdravotná anamnéza.
- Priložte aj kópiu policajnej správy.
- Vaši poskytovatelia zdravotnej starostlivosti alebo zdravotný plán musia zmeniť chybné informácie. Ak nie, povedzte im, že chcete do záznamu zahrnúť krátke „vyhlásenie o spore“. Vyhlásenie môže byť krátke. Môžete povedať niečo ako: „Nikdy som nenavštívil doktora v nasledujúcich dátumoch“ a potom uviesť dátumy.
Ak uchovávate elektronické lekárske záznamy, mali by ste vytvoriť používateľské mená a heslá pre kohokoľvek, kto potrebuje získať prístup k informáciám. - 5Vytiahnite kópiu svojej úverovej správy. Nesplatený zdravotný dlh bude nahlásený trom národným agentúram pre vykazovanie úverov (CRA)-TransUnion, Equifax a Experian. Každý rok môžete získať bezplatnú kópiu týchto úverových správ. Nepožadujte kópiu priamo od CRA. Namiesto toho použite jednu z nasledujúcich metód:
- Volajte 1-877-322-8228. Vaša správa by vám mala byť zaslaná poštou.
- Navštívte stránku http://annualcreditreport.com. Zadajte svoje informácie a kreditnú správu dostanete elektronicky.
- Vyplňte formulár žiadosti o výročnú úverovú správu Federálnej obchodnej komisie, ktorý je k dispozícii tu: https://consumer.ftc.gov/articles/pdf-0093-annual-report-request-form.pdf. Vyplnený formulár môžete poslať poštou na adresu, ktorá je na ňom vytlačená.
- 6Krádež lekárskej identity nahláste úradom. Musíte polícii oznámiť, že niekto ukradol vašu identitu a použiť ju na krádež lekárskej identity. Uistite sa, že dostanete kópiu policajnej správy.
- Ak ste sa stali obeťou podvodu Medicare, zavolajte na číslo 1-800-633-4227.
- Obete podvodu Medicaid by mali zavolať na číslo 1-800-447-8477.
- 7Spor o všetkých zlých zdravotných dlhoch môžete namietať voči svojej úverovej správe. Prejdite a skontrolujte, či sa vo vašej úverovej histórii zobrazujú nezaplatené dlhy za lekárske účely. Tieto tri ratingové agentúry bohužiaľ neúčtujú zlý (nesplatený) dlh v zdravotníctve 180 dní po jeho nahlásení. Napriek tomu by ste sa na svoju úverovú správu mali pozrieť raz za rok.
- Ak zistíte, že dlh nie je váš, mali by ste o ňom podať námietku. Mali by ste napísať sporný list CRA, na ktorú bol dlh nahlásený. Môžete použiť vzor listu o námietkach, ktorý je k dispozícii od FTC, tu: https://consumer.ftc.gov/articles/0384-sample-letter-disputing-errors-your-credit-report.
- CRA požiada subjekt, ktorý zaúčtoval dlh v zdravotníctve, o prešetrenie. Odpoveď by ste mali dostať do 30-45 dní.
Prečítajte si tiež: Ako sa pripojiť k hromadnej žalobe na chybné zdravotnícke pomôcky?
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
