Ako organizovať účtenky?

Ak napríklad na usporiadanie účteniek používate zakladač, mohli by ste rozdeľovače kariet usporiadať podľa roku.

Usporiadanie účteniek sa môže javiť ako náročná úloha, najmä ak máte po celom dome ležiace papieriky. Aj keď neexistuje žiadny správny alebo nesprávny spôsob triedenia potvrdení, môžete skúsiť experimentovať s rôznymi organizačnými metódami a zistiť, ktorý z nich najlepšie vyhovuje vašej domácnosti alebo kancelárii. Ak chcete držať papierové potvrdenky, zbierajte ich a triedte v jednej oblasti. Ak dávate prednosť zoradeniu listov a ľahšiemu prístupu k nim, použite ich usporiadanie pomocou počítača alebo smartfónu.

Metóda 1 z 2: zbieranie papierových potvrdení

1
Pravidelne si prechádzajte potvrdenky, aby sa nehromadili. Na týždennej alebo mesačnej báze zoraďte účtenky a zlikvidujte všetky nepotrebné. Ako všeobecné pravidlo uchovávajte všetky lekárske účty, výpisy z kreditných kariet, bankové výpisy a ďalšie generické účty približne 1 rok.
- Toto pravidlo sa nevzťahuje na dôležité súbory, ako sú daňové priznania, výpisy z účtov a podania pôžičiek. Tieto majte poruke.
2
Účtenky uložte do zakladača alebo kartotéky. Ak nemáte veľa potvrdení, uložte ich do zväzku. Naplňte spojivo chráničmi listov a potom zasuňte potvrdenky do chráničov. Ak máte veľa potvrdení, kartotéka je lepším riešením skladovania,
- Ak chcete pridať ďalšiu vrstvu organizácie, použite označené oddeľovače tabuliek na lepšie triedenie a usporiadanie potvrdení.
- Ak je vaša domácnosť je malý, 1 až 1¹/₂ sa v bode (2,5 až 3,8 cm) spojivo dobre fungovať. Ak však pracujete pre firmu, spojivo 3 palcov (7,6 cm) môže byť lepšie.
- Použitie označených oddeľovačov vám umožňuje usporiadať účtenky podľa kategórie, dátumu alebo mena.
Účtenky za potraviny môžete napríklad označiť zeleným štítkom a účtenky za plyn modrým štítkom.
3
Zoraďte svoje príjmy chronologicky, aby ste mali prehľad o svojich výdavkoch. Používajte systém označovania, ktorý vám pomôže prezrieť si potvrdenky podľa dátumu. Oddeľovače alebo priečinky kariet môžete označovať rôznymi časovými krokmi, aby ste k niektorým potvrdeniam mali prístup jednoduchšie. Skúste súbory zoradiť podľa roku, ak nemáte veľa potvrdení alebo ak ste členom malej domácnosti. Ak riadite veľkú firmu alebo organizáciu, možno budete musieť svoje účtenky usporiadať podľa mesiaca alebo týždňa.
- Ak napríklad na usporiadanie účteniek používate zakladač, mohli by ste rozdeľovače kariet usporiadať podľa roku. Ak používate kartotéku, na zobrazenie každého mesiaca v roku môžete použiť jednotlivé priečinky.
4
Usporiadajte si účtenky podľa kategórie, aby ste videli, koľko na čo míňate. Pred umiestnením starých potvrdení do chráničov listov alebo priečinkov roztriedte svoje lístky na rôzne hromady, aby ste získali predstavu o tom, koľko na určité položky miniete. Po zoradení súborov usporiadajte a distribuujte účtenky na ich správne miesta.
- Ak napríklad sledujete výdavky domácnosti, môžete svoje príjmy roztriediť do kategórií, ako sú potraviny, peniaze na plyn, oblečenie a ďalšie nevyhnutné položky.
- Ak riadite väčšiu firmu, svoje príjmy môžete triediť podľa bankovníctva, kreditných účtov a platieb za poistenie.
5
Ak máte radi veci v abecednom poradí, usporiadajte si účtenky podľa mena. Vyberte si rôzne kategórie alebo skupiny, ktoré chcete použiť vo svojom informačnom systéme a ktoré vám dávajú zmysel. Ak pochádzate z veľkej domácnosti alebo pracujete pre firmu, bude pre vás jednoduchšie triediť účtenky podľa mien členov vašej domácnosti alebo spolupracovníkov.
- Zoraďte účtenky podľa abecedy vo väčšom priečinku. Ak ste napríklad mali kategóriu „Výdavky na potraviny“, mohli by ste svoje príjmy triediť takto: Applebees, Bob's Bakery, Burger King atď.

Ktoré vám môžu pomôcť podrobnejšie organizovať — V týchto veľkých priečinkoch vytvorte konkrétnejšie podpriečinky, ktoré vám môžu pomôcť podrobnejšie organizovať a kategorizovať vaše potvrdenky.

Metóda 2 z 2: digitálne odoslanie potvrdení

1
Naskenujte svoje staré potvrdenky, aby ste mohli lístky recyklovať. Investujte do malého skenera, cez ktorý môžete spustiť svoje staré potvrdenky. Vytvorte si operačné stredisko v blízkosti počítača alebo prenosného počítača a potom každý týždeň alebo mesiac venujte veľa času skenovaniu a odosielaniu potvrdení do digitálneho rozhrania. Nevyhadzujte žiadne papierové potvrdenky, kým ich úspešne nenaskenujete do počítača alebo prenosného počítača.
- Ak nemáte po ruke skener, stiahnite si namiesto toho do telefónu aplikáciu na skenovanie. Túto aplikáciu použite na naskenovanie obrázka potvrdenia hneď, ako ho dostanete. Niektoré skvelé aplikácie na trhu sú Scannable, Scanner Pro, CamScanner a Genius.
- Na uľahčenie prístupu a načítania sa pokúste previesť všetky svoje skeny do formátu súboru PDF.
2
Zoraďte svoje skeny do digitálnych priečinkov a podpriečinkov. Vytvárajte digitálne priečinky s jasnými a efektívnymi nadpismi. Ak máte chronologický systém záznamov, vytvorte priečinky označené podľa mesiaca alebo roku. Ak máte abecedný registračný systém, zvážte vytvorenie priečinkov na základe písmena. V týchto veľkých priečinkoch vytvorte konkrétnejšie podpriečinky, ktoré vám môžu pomôcť podrobnejšie organizovať a kategorizovať vaše potvrdenia.
- Ak napríklad používate kategorický registračný systém, označte jeden zo svojich priečinkov ako „Potraviny“. V tomto priečinku vytvorte podpriečinky, ktoré korelujú s rôznymi obchodmi.
- Ak používate systém chronologického archivovania, môžete mať priečinok s názvom „2020“, potom mať podpriečinky označené ako január, február atď.
3
Súbory označte dátumom, aby ste k nim mali rýchly prístup. Vymyslite účinnú skratku, ktorá vám neskôr pomôže ľahko nájsť účtenku a odkazovať na ňu. Ak dávate prednosť chronologickému systému evidencie, zadajte rok a potom konkrétny dátum. Ak máte radi kategorické podávanie, účtenku môžete označiť názvom obchodu a dátumom nákupu. Experimentujte s rôznymi názvami štítkov, kým nenájdete systém, ktorý bude pre vás a vašu domácnosť fungovať najlepšie.
- Jednotlivé súbory môžete napríklad označiť ako: „Jan_04_2019“ alebo môžete vyskúšať niečo ako „Supermarket_Jan_04“.
- Ak dávate prednosť kategorickému alebo abecednému systému evidencie, mohli by ste svoje priečinky označiť ako „Albertson Grocery Run 14“ alebo niečo podobné.
- Niektoré počítače vám umožňujú označovať a označovať súbory podľa farby. Ak má váš počítač alebo prenosný počítač túto funkciu, skúste ju použiť na lepšie triedenie potvrdení. Účtenky za potraviny môžete napríklad označiť zeleným štítkom a účtenky za plyn modrým štítkom.
Ak máte veľa potvrdení, kartotéka je lepším riešením na uloženie. Ak chcete pridať ďalšiu vrstvu organizácie, účtenky môžete lepšie triediť a usporiadať pomocou označených oddeľovačov kariet.
4
Vytvorte si na počítači zálohu na ochranu a zabezpečenie svojich skenov. Vezmite prázdny USB kľúč a vložte ho do počítača alebo prenosného počítača. Pomocou kurzora skopírujte súbory s potvrdenkami z počítača na pamäťovú kartu. Skúste tento úložný priestor aktualizovať každých niekoľko mesiacov, aby ste mali k dispozícii aktuálne zálohy účteniek.
- Na to môže fungovať aj externý pevný disk.
Variácia: Ak nechcete používať počítač, stiahnite si aplikáciu na skenovanie potvrdení. Vyhľadajte mobilné aplikácie, ktoré majú funkciu skenovania a umožňujú vám uložiť nahrané potvrdenia do aplikácie. Keď je tento typ systému zavedený, môžete svoje účtenky skenovať a triediť na cestách. Niektoré obľúbené aplikácie na skenovanie účteniek sú Expensify, ABUKAI Expends, Quickbook, Receipts by Wave a Certify Expense.

Veci, ktoré budete potrebovať

Zber papierových potvrdení

Spojivo
Chránič na plachtu
Oddeľovače tabulátorov
Kartotéka
Priečinky so súbormi

Digitálne odosielanie potvrdení

Telefón so skenerom alebo fotoaparátom
Počítač alebo notebook
USB klúč

Prečítajte si tiež: Ako vybudovať bohatstvo vo svojich 20 -tich rokoch?