Ako sa zorganizovať na služobnú cestu?
Podobne pošlite toľko obchodných materiálov alebo suvenírov, ktoré získate na cestu domov, aby ste si cestu späť uľahčili.
Organizácia služobnej cesty a príprava na cestu si vyžadujú sebestačnosť a správne plánovanie. Ak si urobíte čas, aby ste si zachovali poriadok, zaistí to, že vaša cesta bude úspešná, a pomôže vám vyhnúť sa zbytočnému stresu a komplikáciám. Vykonajte cestovné opatrenia v súlade s politikou vašej spoločnosti a majte letenky, rezervácie hotelov, áut a ďalšie cestovné doklady na jednom mieste. Začnite vytvárať zoznam obalov pár týždňov vopred a vzorky, výrobky a ďalšie objemné obchodné materiály odosielajte svojmu klientovi alebo hotelu vopred. Okrem toho sa naučte vstupy a výstupy svojho cieľa, aby ste mohli čo najlepšie reprezentovať seba, svoju spoločnosť a svoju krajinu, ak cestujete do zahraničia. Napriek tomu, že služobné cesty nie sú prázdniny, organizovaná cesta z nich urobí príjemný zážitok.
Metóda 1 z 3: Zabezpečenie cesty
- 1Prečítajte si zásady spoločnosti týkajúce sa úhrad a cestovných nákladov. Každá spoločnosť má pri pracovných cestách zavedené iné pravidlá a zásady. Niektoré spoločnosti vám môžu povoliť používanie firemnej kreditnej karty na zaplatenie výdavkov alebo vyžadujú, aby ste náklady zaplatili vopred, pričom náhrady spoločnosti vám budú vrátené po ceste. Nezarezervujte si nič skôr, ako si budete istí, a nehanbite sa pýtať sa: Svedomitý budete vyzerať iba vtedy, ak sa spýtate na svoje finančné záväzky.
- Ak ste ešte neboli poučení, opýtajte sa svojho nadriadeného alebo iného zástupcu na služobných cestách: „Som zodpovedný za rezerváciu leteniek a iných cestovných opatrení? Ak áno, dostanem náhradu a náhrada sa uskutoční šekom alebo debetnou platbou.? "
- Opýtajte sa, či máte povolenú diétu alebo dennú sadzbu za jedlo. Opýtajte sa, či sú zahrnuté konkrétne jedlá alebo či sa uplatňujú nejaké limity na stravovanie.
- Ak máte požičané auto, opýtajte sa, či je pokrytý plyn. Spýtajte sa, či sú cestovné lístky na vlak alebo verejnú dopravu príslušnými výdavkami.
- Sledujte všetky potvrdenia a konkrétny spôsob, akým vaša spoločnosť uvádza podrobnosti o tom, ako ich nahlasovať. Napríklad sa opýtajte, či by ste mali vytvárať kópie potvrdení alebo predložiť originály v správe o výdavkoch.
- Je dôležité poznať cestovné zásady vašej spoločnosti, pretože vaše akcie na služobnej ceste sa odzrkadlia na vás a vašej schopnosti dodržiavať firemné zásady.
- 2Pripravte si cestovné doklady na medzinárodné cesty. Uschovajte všetky požadované dokumenty na jednom mieste, napríklad pasy alebo víza. Zahrňte rezervácie hotelov a áut do cestovných dokladov, aby ste mali poriadok. Uistite sa, že váš pas alebo vízum nevyprší do šiestich mesiacov od cesty.
- V prípade núdzových alebo nebezpečných situácií zistite, či má vaša domovská krajina vo vašej cieľovej krajine veľvyslanectvo alebo konzulát.
- Ak chcete zistiť, či potrebujete povinné očkovanie, overte si to u svojej spoločnosti alebo na vládnom webe cieľovej krajiny, kde nájdete hraničné kontroly.
- Ak nemáte cestovný pas, uistite sa, že oň požiadate najmenej dva alebo tri mesiace vopred, alebo sa pri vybavovaní zrýchleného pasu riaďte postupmi svojej domovskej krajiny.
- 3Rezervácia rezervácií a ďalšie opatrenia. Ak ste zodpovední za rezerváciu a rezerváciu svojich cestovných ubytovacích zariadení, urobte to vopred. Podľa svojich potrieb si rezervujte hotelovú izbu, požičané auto, lístky na vlak alebo letenky. Získajte písomné potvrdenie rezervácií, najmä dátumov príchodu a odhlásenia, aby ste si boli istí, že cesta pôjde hladko.
- Ak vaša spoločnosť neurčila partnerstvo s leteckými spoločnosťami alebo hotelmi, určite nakupujte za výhodné ceny a porovnávajte ceny.
- Ak cestujete do inej krajiny, dvakrát si overte, či počas vašej cesty nespadnú nejaké väčšie prázdniny. Zaistite, aby boli podniky počas týchto sviatkov stále otvorené pre ubytovanie, ktoré potrebujete.
- Zavolajte poskytovateľom cestovných služieb a hotelu, aby vám potvrdili ubytovanie do jedného až dní pred cestou. Nepredpokladajte, že všetko ide podľa plánu.
- Ak často cestujete letecky, porozmýšľajte nad tým, že sa prihlásite do programu TSA PreCheck, aby ste skrátili čas strávený pri bezpečnostných kontrolách.
Organizácia služobnej cesty a príprava na cestu si vyžadujú sebestačnosť a správne plánovanie.
Metóda 2 z 3: odľahčenie záťaže
- 1Ukážky, produkty alebo iný náklad pošlite vopred. Znížte svoju záťaž odoslaním akýchkoľvek požadovaných obchodných materiálov poštou pred cestou. Porozprávajte sa so svojim klientom alebo spolupracovníkom v mieste určenia o ich prijatí a uložení, ak je to vhodné. Prípadne ich pošlite do svojho hotela a požiadajte ich, aby vám balíček zadržali.
- Podobne pošlite toľko obchodných materiálov alebo suvenírov, ktoré získate na cestu domov, aby ste si cestu späť uľahčili.
- 2Efektívne sa zabaľte na služobnú cestu. Začnite baliaci zoznam niekoľko týždňov vopred s položkami, ktoré budete potrebovať. Začať skoro, vám poskytne čas na postupné pridávanie do zoznamu, keď budete premýšľať o potrebách a vymoženostiach, ktoré budete na cestu potrebovať.
- Začnite obchodnými položkami, akými sú prenosný počítač, správy a zmluvy. Nezabudnite zahrnúť elektronické nabíjačky,
- Zahrňte osobné veci, ako sú odevy, toaletné potreby, kozmetika a recepty alebo iné lieky. Kúpte si malé cestovné fľaše s akýmikoľvek toaletnými potrebami, ktoré budete absolútne potrebovať, a pamätajte, že váš hotel ponúka výrobky osobnej hygieny. Akékoľvek tekutiny, ktoré prinesiete so sebou v príručnej batožine, musia byť v nádobách 3,4 gramov (100 ml) alebo menších a všetky sa zmestia do jedného uzatvárateľného vrecka veľkosti štvrť litra. Kontajnery väčšie ako tieto musia byť uložené v zapísanej batožine.
- Snažte sa baliť zľahka, aby ste sa vyhli kontrole tašky, ktorá vám môže zaberať drahocenný čas počas služobnej cesty. Vyhnete sa tiež frustrácii zo straty zapísanej batožiny.
- 3Vo svojom šatníku buďte strategický. Naplánujte si šatník podľa dĺžky a charakteru cesty. Pred balením vyhodnoťte vo svojom šatníku oblečenie, ktoré sa najlepšie vyhne vráskam. Nezabudnite si pribaliť jeden alebo dva ležérne a pohodlné outfity na prestoje alebo na objavovanie.
- Aj keď sa chcete vyhnúť prebaľovaniu alebo kontrole tašky, nenechajte sa pripravení. V prípade úniku si prineste ďalšiu košeľu alebo blúzku. Ďalšia taška by vás mohla spomaliť a urobiť výlet o niečo menej pohodlným. Ak budete musieť na obchodnom stretnutí nosiť zafarbenú košeľu, pretože je to vaša jediná možnosť, budete pôsobiť nepripravene a neprofesionálne.
- Zaveste oblečenie, ktoré je náchylné k tvorbe vrások, hneď ako sa dostanete do svojej izby.
- Vyberte si oblečenie, ktoré je možné kombinovať a vytvárať tak väčšiu rozmanitosť vašich outfitov.
- Vopred si overte vo svojom hoteli, či ich izby obsahujú žehličky alebo naparovače. Zvážte kúpu malého prenosného parníka. Prípadne si dajte oblečenie do kúpeľne, zatiaľ čo si dáte horúcu sprchu, aby ste uvoľnili vrásky.
Napriek tomu, že služobné cesty nie sú prázdniny, organizovaná cesta z nich urobí príjemný zážitok.
Metóda 3 z 3: Pripravte sa na úspech
- 1Vytvorte itinerár a dokumentujte kontaktné informácie. Aby ste zostali čo najlepšie organizovaní, majte po ruke všetky svoje cestovné opatrenia a schôdzky. Uchovajte si jeden ľahko prijateľný dokument, ktorý uvádza všetky časy letov, polohu vášho hotela, informácie o požičovni automobilov a naplánované obchodné schôdze.
- Majte vytlačenú kópiu poruke a trasy si nenechávajte iba vo svojom telefóne alebo elektronickom zariadení.
- Dokument by mal obsahovať aj kontaktné informácie na ľudí, s ktorými sa stretávate na svojej služobnej ceste, len pre prípad, že by ste potrebovali nahlásiť akékoľvek meškanie alebo núdzové situácie.
- 2Zaistite, aby ste na svojej ceste mali prístup k peniazom. Získajte správnu menu, napríklad pomocou výmenného kiosku na cieľovom letisku. Na cestách sa uistite, že vaša banka alebo kreditná karta funguje správne. V závislosti od spôsobu platby, ktorý chce vaša spoločnosť používať, možno budete musieť overiť existenciu pobočiek svojej banky v mieste určenia, a to aj vtedy, ak cestujete doma.
- Zavolajte svojej banke alebo spoločnosti, ktorá vám vydala kreditnú kartu, a oznámte im svoje cestovné plány, aby nedošlo k dočasnému pozastaveniu vašej karty alebo účtu.
- Spôsoby platby dvojitým šekom akceptované hotelom, leteckou spoločnosťou alebo inými miestami.
- Ak vám vaša spoločnosť refunduje platby, uschovajte si pokladničné doklady a zdokumentujte svoje výdavky.
- 3Skontrolujte svoju mobilnú službu. Zvlášť ak cestujete do zahraničia, mali by ste preskúmať možnosti, ako zostať v kontakte aj v zahraničí. Váš súčasný poskytovateľ môže mať pre vašu destináciu primerané ceny alebo vám môže účtovať prehnané náklady na roaming, urobte si prieskum!
- V závislosti od cieľa vašej cesty môže byť tiež lacnejšie alebo jednoduchšie zakúpiť si miestnu sim kartu na prenos dát, hlasu alebo oboje, aby ste si ich pri príchode vymenili do telefónu, aby ste získali lacné a konzistentné služby. SIM kartu môžete vymeniť iba vtedy, ak bol váš telefón odomknutý.
- Ak ste niekde iba krátku dobu, možno si vystačíte s využitím bezplatných Wi-Fi hotspotov a služby, ako je Skype. Či to bude fungovať aj pre vaše účely, bude opäť závisieť od miesta, kde cestujete, a od toho, aké budú vaše komunikačné potreby.
- 4Naučte sa kultúrne informácie a etiketu pri cestovaní do inej krajiny. Niektoré krajiny uplatňujú určité metódy etikety, ktoré môžu byť rozhodujúce pre vytváranie správnych podnikateľských dojmov. Niektoré fyzické gestá a pohyby tela sú tiež interpretované odlišne a v každej krajine sa líšia. Vaša spoločnosť alebo plánovač cesty môže byť dobrým zdrojom informácií, ako sa naučiť profesionálne komunikovať s inou kultúrou.
- Nezabudnite, že budete zastupovať seba, svoju spoločnosť a krajinu pôvodu. Vopred sa informujte o kultúre a rodnom jazyku svojej destinácie pomocou výskumu online, čítania kníh a hľadania sprievodcov.
- Ak vaša spoločnosť ponúka akékoľvek medzikultúrne školenia alebo semináre, určite sa zúčastnite.
Ak si urobíte čas, aby ste si zachovali poriadok, zaistí to, že vaša cesta bude úspešná, a pomôže vám vyhnúť sa zbytočnému stresu a komplikáciám.
- Zálohujte si svoje pracovné informácie. Aby ste sa vyhli strate dôležitých obchodných informácií na cestách, ako je napríklad zlyhanie počítača alebo strata batožiny, uistite sa, že máte informácie zálohované na disku Flash alebo externom pevnom disku a uložené na inom mieste, napríklad v príručnej batožine. Uschovajte si kópie plánov, kontaktné čísla a ďalšie potrebné informácie.
- Pri cestovaní zachovajte dôvernosť informácií o svojej spoločnosti. Buďte opatrní pri čítaní dokumentov spoločnosti alebo pri prihlasovaní do počítača na verejnosti, aby ste iným cestujúcim neprezradili citlivé informácie o spoločnosti.
- Reprezentujte svoju spoločnosť profesionálnym spôsobom a udržujte pozitívne obchodné vzťahy. Buďte napríklad zdvorilí a predchádzajte neodbornému správaniu tým, že sa budete držať bokom alebo obmedzíte príjem alkoholu. Nezabudnite, že ste na služobnej ceste a nie na dovolenke.
Prečítajte si tiež: Ako získať prácu barmana?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
