Ako si zorganizovať domácu kanceláriu?

Nájdite perfektné miesto. Súčasťou udržiavania poriadku v domácej kancelárii je zaistenie toho, aby ste mali vyhradené vhodné miesto, ktoré bude slúžiť výlučne ako domáca kancelária. Nebude to efektívne, ak si požičiavate miesto kdekoľvek, napríklad kuchynský stôl alebo písací stôl dieťaťa, pokiaľ sú v škole. Namiesto „nomádovania“ okolo domu pri hľadaní dokonalého priestoru vyberte jedno miesto, ktoré nebude v ceste pešej komunikácii, nebude ovplyvnené hlukom ani inými zdrojmi rušenia a môže byť pre vás trvalou základňou domácej kancelárie. Kúpte si stôl alebo stôl (v závislosti od vašich potrieb), ktoré možno použiť iba na vaše pracovné úlohy.

Skontrolujte, či je všetko pre vás ergonomicky vhodné. Je ľahké stať sa skľučujúcim a začať robiť neporiadok, keď vám pracovné podmienky spôsobujú nepríjemnosti. Stolička, vďaka ktorej sa vaše nohy budú cítiť mŕtve, alebo stôl, v ktorom jednoducho nie je dostatok potrebného priestoru, vás čoskoro budú musieť potulovať a skúšať pracovať v iných častiach domu, aby ste sa pokúsili zlepšiť svoje pohodlie. Ak to robíte, nechajte svoj pracovný priestor posúdiť z hľadiska ergonómie a vykonajte príslušné zmeny, aby ste si zaistili pohodlie. Buď môžete požiadať profesionála, aby prišiel za vami, aby to urobil za vás, alebo to môžete posúdiť sami pomocou online vedenia, napríklad si prečítajte časť Ako nastaviť ergonomicky správne pracovné miesto.

• Ak predávate položky online alebo z domu, uistite sa, že máte dostatok miesta na balenie, triedenie a skladovanie položiek, ako aj na bežný počítač a súvisiace práce. Stôl v stojacej výške môže byť veľmi nápomocný, ak potrebujete veľa práce s balením, balením a triedením.

Odstráňte nadbytočné. Neporiadok vám znemožní zostať organizovaný v domácej kancelárii. Keď ste doma, hrozí vám vyššie riziko „migrácie“ vecí do vašej pracovnej zóny, ktoré s vašou prácou nemajú nič spoločné - napríklad plyšové hračky, kúsky oblečenia, knihy, ktoré s vašou prácou nesúvisia, veci pohodené v oblasti vášho pracovného priestoru ostatných a veci, ktoré narastajú kvôli vášmu nedostatku sebadisciplíny. Vyrovnajte sa s tým tak, že sa zbavíte každého predmetu, ktorý nie je pre prácu užitočný. Pozrite sa pozorne na to, s čím máte do činenia, a definujte starostlivo, čo potrebujete a čo nie. A nevešajte sa na perá, ktoré už nefungujú; zbytočné písacie potreby môže stratiť niekoľko minút času na vašu prácu, keď potrebujete hľadať nové. Na konci tohto neporiadku získate veľa voľného miesta!

• Po odstránení nadbytočných si dovoľte tri krásne objekty, ktoré ozdobia váš pracovný priestor a inšpirujú vás. Udržujte vždy tri alebo menej, nie viac. Ak chcete striedať inšpiratívne veci, pokojne to urobte.

Spravujte káble. Pravdepodobne ste zo skúsenosti zistili, že zamotané šnúry pod vašim stolom sú skvelé pri dosahovaní troch vecí: zachytávajú prachové gule, vypadajú neorganizovane a zachytávajú vaše nohy, pričom občas preťahujú niečo iné! Nežite s tým krysím hniezdom káblov, ktoré číha za vašou pracovnou stanicou; aj keď ste si nikdy nemysleli, že je možné narovnať kancelárske káble, vyskúšajte to. Tento projekt je veľmi ľahko zvládnuteľný (aj pre začiatočníkov) a výsledky sú veľmi potešujúce:

• Nechajte si trochu času, mastnotu na lakte a kreativitu!
• Vykonajte správu káblov nespočetným počtom spôsobov - každý je iný. Ak máte radi veci tak jednoduché a orezané, úhľadne zviažte svoje šnúry káblovými zväzkami alebo úplne zdvihnite drôty z podlahy tak, že ich prilepíte na spodnú stranu stola pomocou lepiacich spôn na šnúry. Pre zložitejšie osobnosti existujú všetky druhy systémov na správu káblov, ktoré sa montujú priamo na stôl alebo na blízku stenu. Podstatné je, aby ste zvládli všetko, čo vám vyhovuje, pokiaľ si však tieto šnúry usporiadate!

Prejdite na bezdrôtové pripojenie. Teraz, keď máte neporiadok pod stolom uprataný, premýšľajte o tom, ako sa zbaviť neporiadku na kábli na pracovnom povrchu. Bezdrôtové klávesnice a počítačové myši sú úžasné pomôcky, ktoré uvoľnia priestor aj vaše pohyby. Len si predstavte, že už nikdy nebudete musieť ťahať za kábel počítačovej myši! Ak ste ešte neprešli na bezdrôtovú sieť, investujte do nej teraz; všetok priestor navyše stojí za to. Počítajte však s tým, že bezdrôtová myš a klávesnica bude z času na čas potrebovať dobíjanie a nové batérie a niektoré majú oneskorenie v „prebúdzaní“ sa po dlhom nepoužívaní.

• Uchovávajte tlačiareň mimo pracovného stolu alebo stola. Kúpte si alebo namiesto toho nájdite vhodný stôl pre tlačiareň. Ak má tento malý stôl alebo skrinka police na uloženie papiera a kaziet do tlačiarne, je to ešte lepšie.

Zaistite dostatočné osvetlenie. Domáca kancelária potrebuje dobré osvetlenie, ktoré vám pomôže správne vidieť vo všetkých hodinách dňa. Ak ste uviaznutí v suteréne alebo na mieste, ktoré je tmavšie ako obvykle, zvážte použitie dennej žiarovky, ktorá rozjasní váš pracovný priestor a pomôže vám cítiť, že svetlo je prirodzenejšie. Zaobstarajte si dostatok žiaroviek, ktoré zaistia správne osvetlenie vašej práce, či už ide o písanie, surfovanie, čítanie, šitie, ručné práce alebo čokoľvek iné.

Označte všetko! Prestaňte žmurkať na ručne písané kuracie škrabance na kartách súborov a namiesto toho investujte do štítkovača! Mať pri sebe tlačiareň štítkov nielenže udrží obsah vašej kartotéky elegantný a profesionálny, ale je tiež veľmi praktický na usporiadanie diskov, kancelárskych potrieb a úložných skriniek. Štítky z laminovanej pásky napríklad tie, ktoré vyrába výrobca štítkov Brother P-Touch, sú obzvlášť dobré, keď zostanú čisté a neporušené. Zvlášť ak tlačíte niekoľko štítkov naraz, sada poštových štítkov v tlačiarni je lacnou alternatívou, ale uvedomte si, že tlač štítkov po jednom, a teda spustenie čiastočne spotrebovaného hárka samolepiek cez tlačiareň, môže vytvorte lepkavý džem - nerobte to na drahej tlačiarni. Výrobcovia štítkov, ktorí sa pripájajú k počítačom, šetria veľa času tým, že umožňujú zadávanie údajov na vynikajúcej klávesnici počítača alebo dokonca z databázy alebo iného počítačového súboru.

Na ukladanie kníh používajte police. Ak knihy často využívate na prácu, police v pracovnom priestore alebo v jeho blízkosti vám poskytnú priestor potrebný na ich ľahký prístup, a nie ich hromadenie na stole alebo na podlahe. Snažte sa, aby boli regály vždy upratané a dobre usporiadané.

Zoradiť. Zoradiť papiere a skartovať tie, ktoré nepotrebujete. Všetci sme sa s tým vyrovnali: hora papiera, ktorá pochádza z opakovaného odkladania triedenia nevyžiadanej pošty a papierovania. Máte to vo svojej moci, aby sa papier v prvom rade nehromadil!

• Dohodnite si so sebou týždenné rande, aby ste vyriešili nahromadenú poštu a dokumenty.
• Zložte si veci, na ktoré sa musíte zavesiť, a ostatné vyhodte.
• Vždy je vhodné mať pri sebe drvič papiera na likvidáciu dokumentov, ktoré obsahujú osobné informácie (predídete tak neporiadku a krádeži identity súčasne).
• Ak je tlačený materiál dostupný na internete, zahoďte ho a namiesto toho uložte informácie online. Ak máte obavy, že stránka tieto informácie nemusí uchovávať, urobte si jej kópiu a uložte ju do počítača alebo na uchovávanie v cloude.
• Odteraz používajte zásadu OHIO: Zvládnite to iba raz. Nakladajte s papiermi hneď, ako ich získate, a buď ich založte, alebo ich zahoďte. A vyvinúť systém evidencie, ktorý vám vyhovuje; nezáleží na tom, aký je to registračný systém, pokiaľ robí to, čo potrebujete, a rýchlo!

Závesné priečinky s jasne označenými kartami v abecednom (alebo inom logickom) poradí umožňujú najrýchlejší prístup k súborom. Mali by byť v skrini voľne rozmiestnené tak, aby nevyžadovali odtláčanie ostatných pilníkov od používaného. Jednotlivé súbory je možné periodicky odstraňovať a interne organizovať alebo z času na čas vymazať; uľahčite tento proces pridávaním nového materiálu konzistentným spôsobom, napríklad vždy vzadu. Starší materiál, ako napríklad rok záznamov naraz, je možné zošiť.