Ako odblokovať domácu kanceláriu?
Akonáhle urobíte všetku tú prácu, aby ste zneškodnili svoju kanceláriu, nenechajte ju znova zamotať.
Ak patríte k ľuďom s domácou kanceláriou, či už pracujete z domu, alebo máte radi priestor na organizovanie a platenie účtov, udržiavanie poriadku je skvelým spôsobom, ako zlepšiť svoju produktivitu a náladu. Žiaľ, v priebehu času sa váš pracovný priestor mohol stať neporiadnym a preplneným papiermi, správami alebo poštou. Ale nebojte sa - tento problém je možné ľahko vyriešiť. Vyhraďte si deň na upratovanie a potom implementujte prísny systém evidencie, aby bola vaša domáca kancelária čistá a usporiadaná.
Metóda 1 zo 4: Vymazanie a triedenie položiek
- 1Odložte položky, ktoré skutočne používate každý deň. Aj keď časť neporiadku na vašom stole a v kancelárii môže pochádzať z vecí, ktoré ani nepoužívate, existuje pravdepodobne niekoľko položiek, ktoré používate pravidelne. Položky ako perá, zošívačky, podložky na písanie alebo zvýrazňovače sa často používajú. Vezmite tieto položky a odložte ich na bezpečné miesto, aby ste sa ich náhodou nezbavili.
- Ak si nie ste istí, čo je dôležité, strávte týždeň normálnou prácou a pri každom použití si poznamenajte. Do konca týždňa by ste mali mať zoznam vecí, ktoré ste použili, a ukázať vám, ktoré položky si máte nechať.
- 2Odstráňte zo stola všetky voľné položky, ktoré nepoužívate. Akonáhle odložíte dôležité položky, urobte si na stole všetko ostatné. Pravdepodobne sú tam voľné papiere, rozbité perá, účty a iný neporiadok, na ktorý sa ani nepozeráte. Odstráňte toto všetko a vložte ho do škatule.
- Pozrite sa na všetky dokumenty, ktorých sa zbavujete, a potvrďte, že o nich nie sú žiadne citlivé informácie, napríklad čísla bankových účtov. Ak existujú, skartujte tieto papiere namiesto toho, aby ste ich vyhodili celé.
- Ak máte na stole spomienky ako obrázky alebo suveníry, dajte ich do samostatnej škatule, aby ste ich náhodou nevyhodili.
- 3Vyprázdnite všetky zásuvky na stole a kartotéke. Môžete použiť svoje zásuvky ako skládku na uloženie vecí, pre ktoré nemáte miesto, takže neporiadok tu môže byť dosť zlý. Začnite s prázdnou bridlicou a vysypte všetky zásuvky. Zásuvky týmto spôsobom môžete venovať konkrétnemu účelu, keď položky vrátite.
- Dávajte si pozor pri vyprázdňovaní zásuviek, ak by ste tam za tie roky vložili niečo krehké.
- 4Zoraďte všetko, čo nájdete, do kategórií. Keď zo svojho stola a zásuviek vyberiete všetko, pustite sa do triedenia. Rozdeľte položky do kategórií. Bežné môžu byť účty, pošta, pracovné správy, všeobecné kancelárske potreby alebo iné osobné údaje. Keď je všetko vyriešené, môžete to vrátiť oveľa organizovanejšie.
- Vytvorte si aj nepotrebnú hromadu vecí, ktoré nepotrebujete ani nepoužívate a naplánujte si, že sa ich zbavíte.
- Môžete nájsť niektoré položky, ktoré sú dôležité, ale lepšie sa hodia niekde inde. Recepty by napríklad mali byť v kuchyni. Ak ich nájdete, presuňte ich inam.
- 5Vyhoďte všetko, čo nepoužívate. Pri triedení položiek oddeľte nedôležité veci. Keď skončíte s triedením, vyhoďte všetko nepotrebné, aby sa vo vašej kancelárii otvorilo viac priestoru.
- Medzi dôležité položky patria obchodné záznamy, lekárske alebo občianske doklady a bankové informácie. Dôležitými vecami sú zastarané výpisy alebo potvrdenia o kreditnej karte, zmenky, ktoré ste už zaplatili, a zvyšky papiera alebo poznámok, na ktoré ste sa roky nepozerali. Môžete tiež nájsť voľné položky, ktoré ste nechali v zásuvkách, keď ste nevedeli, čo s nimi ďalej.
- Ak si nie ste istí, či chcete niečo vyhodiť, vložte to do škatule s názvom „Dva týždne na to myslite“. Potom sa vráťte k boxu každé 2 týždne a rozhodnite sa o čomkoľvek v boxe.
- 6Oprášte stôl a zásuvky, pokiaľ sú čisté. Okolo vašej kancelárie sa pravdepodobne nahromadil prach a špina, najmä ak ste nejaký čas neupratovali. Využite príležitosť a oprášte všetko, kým bude stôl čistý. Stôl a zásuvky utrite vlhkou handrou alebo vlhkými obrúskami, potom všetko vráťte späť.
- Nezabudnite tiež vyčistiť počítač. Utrite obrazovku a klávesnicu, aby celý pracovný priestor pôsobil sviežo.
- Ak je to potrebné, urobte ďalšie čistenie. Vysávanie kancelárie je napríklad dobrý spôsob, ako priestor pôsobiť čistejšie.
- Pri práci nechajte okno otvorené, aby ste odfiltrovali všetok prach, ktorý pri upratovaní vyhodíte.
Bežné môžu byť účty, pošta, pracovné správy, všeobecné kancelárske potreby alebo iné osobné údaje.
Metóda 2 zo 4: Usporiadanie papierových predmetov
- 1Zaobstarajte si kartotéku, ak ju ešte nemáte. Ak bol pôvodný neporiadok spôsobený nedostatkom úložného priestoru, tento problém môže vyriešiť spisová skrinka. Zaobstarajte si skrinku, ktorá sa zmestí do vášho kancelárskeho priestoru, a použite ju na triedenie všetkých dokumentov a ďalších dôležitých položiek, aby sa vám nehromadili na stole.
- Aby ste mali poriadok, označte všetky priečinky a oddeľovače súborov, ktoré v skrini používate.
- Ak používate kartotéku, nezabudnite sa držať svojho spisového systému. Nehádžte veci do zásuviek bezcieľne.
- 2Každú zásuvku venujte konkrétnej kategórii. Nezaobchádzajte so svojim stolom a skriňami ako s nepotrebnými zásuvkami. Každej zásuvke dajte konkrétny účel, ktorý zodpovedá vašim kategóriám papiera, ako sú účty, lekárske záznamy, kancelárske potreby a podobne. Držte sa tohto systému, aby bol váš pracovný priestor organizovaný.
- Ak máte v jednej zásuvke niekoľko rôznych kategórií, použite priečinky so súbormi na identifikáciu položiek. Oddeľte faktúry, bankové výpisy a obchodné správy s rôznymi priečinkami.
- Ak máte tendenciu mať veľa náhodných predmetov alebo sa vám len ťažko niečo vyhadzuje, jednu zásuvku by ste mohli venovať rôznym položkám. Toto je kompromis, ktorý vám umožní udržať si neporiadok, ale izoluje ho na jednom mieste, aby sa nešíril.
- 3Označte všetky svoje priečinky, zásuvky a zakladače. Dobrý systém označovania vám pomôže dodržať organizačný plán. Každej zásuvke, priečinku, podložke alebo notebooku dajte konkrétny účel a označte ho. Potom sa držte tohto systému, kedykoľvek niečo odložíte, aby bolo všetko na svojom mieste.
- Váš systém označovania môže byť jednoduchý, napríklad písať „účty“ do priečinka. Ak dávate prednosť kreatívnejšiemu prístupu, skúste priečinky farebne odlíšiť pomocou samolepiek.
- Ak vaše zásuvky nemajú sekcie na štítky, použite prúžok maskovacej pásky a napíšte na ňu fixkou. Ak sa účel zásuvky zmení, pásku stiahnite.
- 4Na dôležité dokumenty a súbory použite stolný organizátor. Stolné organizéry sú malé koše s priehradkami, ktoré sa ľahko zmestia na pracovný stôl. Jeden z nich môžete použiť na triedenie papierov a priečinkov, ktoré pravidelne používate, aby boli priamo pred vami, keď ich budete potrebovať. Kúpte si ich v obchodoch s kancelárskymi potrebami alebo online.
- Každú sekciu označte štítkom alebo farebným kódom pre lepšiu organizáciu.
- Ak nemáte veľa vecí na zoradenie, môže namiesto celej kartotéky stačiť organizér pre stolné počítače.
- 5Vytvorte si poštovú stanicu, v ktorej budete triediť svoje účty a inú poštu. Pošta sa môže hromadiť na vašom stole a niekoľko nástrojov môže pomôcť obmedziť neporiadok. Skúste použiť poštový košík, ktorý sa pripevňuje k stene. To organizuje vašu poštu a drží ju mimo vášho stolu.
- Pomocou košíka „In“ a „Out“ zoraďte poštu, ktorú ste už vybavili, a poštu, na ktorú sa ešte musíte pozrieť.
- Na triedenie pošty môžete tiež použiť kôš alebo kôš na stole, ak je váš stôl dostatočne veľký.
Vázové alebo obrazové rámy dodajú vašej kancelárii príjemnú atmosféru a uvoľnia vám stôl pre dôležitejšie položky.
Metóda 3 zo 4: Zníženie spotreby papiera
- 1Tlačte iba to, čo je nevyhnutné na zníženie neporiadku. Papier je jedným z hlavných dôvodov neporiadku v kancelárii. Pred tlačou si dvakrát premyslite a položte si otázku, či skutočne potrebujete fyzickú kópiu týchto súborov. Ak nie, pozrite sa na dokument v počítači a zabráňte hromadeniu papiera na stole.
- Ako bonus navyše ušetríte peniaze za papier a atrament do tlačiarní. Je tiež lepšie pre životné prostredie uchovávať papier.
- Ak pracujete z domu, väčšinu práce pravdepodobne urobíte digitálne, takže odolať nutkaniu tlačiť je jednoduchšie, ako keby ste pracovali v kancelárii.
- 2Zbavte sa papierov a kníh, ku ktorým máte prístup online. Keďže teraz je toľko digitalizovaných položiek, mnohé fyzické publikácie zaberajú len miesto. Ak sa pravidelne pozeráte na články, príručky alebo správy, zistite, či k nim máte prístup online. Ak je to tak, vaše fyzické kópie nie sú potrebné. Uvoľnite miesto ich recykláciou alebo darovaním.
- Prepnite predplatné časopisov alebo časopisov a účty na iba digitálne. To im bráni hromadiť sa vo vašej kancelárii.
- Predtým, ako sa ich zbavíte, zistite, či môžete knihy predať alebo darovať. Knižnice a charitatívne organizácie vždy hľadajú dary.
- 3Skenujte dôležité papiere a recyklujte fyzické kópie. Mnoho vašich účtov a záznamov je možné digitalizovať. Zaobstarajte si skener alebo ich vyfotografujte vo vysokej kvalite a skartujte a recyklujte originály. To znižuje hromadenie papiera vo vašej kancelárii.
- Nezabudnite vo svojom počítači používať dobrý registračný systém, aby ste nestratili prehľad o dokumentoch. Všetko označte štítkom a vložte súbory do priečinka.
- Ukladajte citlivé dokumenty na plochu, a nie do cloudového úložiska. Môžu byť napadnuté hackermi a môžu byť odcudzené vaše informácie.
Aj keď časť neporiadku na vašom stole a v kancelárii môže pochádzať z vecí, ktoré ani nepoužívate, existuje pravdepodobne niekoľko položiek, ktoré používate pravidelne.
Metóda 4 zo 4: Upratajte si stôl a počítač
- 1Na usporiadanie svojich kancelárskych potrieb použite koše alebo koše. Perá, fixky, zošívačky a páska môžu zaplniť hornú časť vášho stola. Zaobstarajte si plechovku alebo kôš na všetky tieto položky, aby ste ich mali pod kontrolou. Nezabudnite, že keď ste skončili s ich používaním, vráťte ich tam, aby sa znova nevybudovali.
- Ak máte niekoľko typov pier alebo fixiek a chcete ich oddeliť, použite kôš so sekciami na rôzne položky.
- Zásuvku môžete venovať väčším kancelárskym potrebám, ako je napríklad zošívačka. Vďaka tomu sa pracovná plocha uvoľní pre dôležitejšie pracovné položky.
- 2Zastrčte káble počítača a telefónu. Káble a šnúry môžu byť obrovským dôvodom pre neporiadok na pracovnej ploche. Spustite ich k stolu zo smeru, ktorý im nedovolí v ceste. Nabíjacie káble môžu napríklad bežať za vašim stolom, aby zostali skryté.
- Šnúry môžete držať mimo cesty pomocou suchých zipsov, ktoré idú pozdĺž vášho stola. Kúpte si ich v obchodoch s kancelárskymi potrebami.
- Ak je to možné, prepnite na bezdrôtové zariadenia, ako je klávesnica a myš USB. Tým sa zníži množstvo drôtov na vašom stole.
- 3Skombinujte ikony na ploche počítača. Nezabudnite na pracovnú plochu počítača. Vďaka množstvu ikon všade môže byť vaša pracovná stanica chaotická. Odmasťujte počítač vytváraním priečinkov na ploche a umiestňovaním súborov na správne miesta. Potom bude vaša pracovná stanica vyzerať oveľa elegantnejšie.
- 4Nainštalujte plávajúce police nad stôl, aby ste získali viac úložného priestoru. Trochu úložného priestoru navyše by vás mohlo zbaviť problému s neporiadkom. Kúpte si súpravu plávajúcich políc v železiarstve alebo si vytvorte vlastnú. Zavesením jedného alebo viacerých nad stôl získate nové vrstvy priestoru.
- Nové regály nezabudnite usporiadať. Používajte ich na upratané skladovanie, nie ako miesto na hádzanie vecí.
- Závesné police môžu byť aj dekoratívne. Vázové alebo obrazové rámy dodajú vašej kancelárii príjemnú atmosféru a uvoľnia vám stôl pre dôležitejšie položky.
- 5Pokračujte v pravidelnom čistení, aby sa nevytváral odpad. Akonáhle urobíte všetku tú prácu, aby ste zneškodnili svoju kanceláriu, nenechajte ju znova zamotať. Vykonajte pravidelné čistenie a prestavbu, aby bol váš pracovný priestor čistý.
- Ak potrebujete pripomenutie upratovania, skúste si každý deň nastaviť deň na upratovanie.
- Vyhnite sa nutkaniu nechať veci na stole alebo ich na konci dňa hodiť do zásuvky. Vráťte všetko na správne miesto alebo ho vyhoďte, ak to nie je dôležité.
Prečítajte si tiež: Ako merať k obleku?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
