Ako sa vyhnúť rušeniu a rušeniu počas udalostí?

Vyberte si správne miesto pre svoje potreby. Od začiatku si stanovte svoje ciele a ciele. Pomôže vám to určiť, ktoré miesto je pre vás to pravé. Urobte si prieskum a vezmite si na vedomie všetky odporúčania, pričom majte na pamäti, čo chcete dosiahnuť.

• Ochrana osobných údajov môže byť pre vašu udalosť zásadná. Ak je to tak, obmedzte vyhľadávanie na vyhradené miesta so záznamom o obstarávaní citlivých, špičkových alebo exkluzívnych stretnutí.
• Dostupnosť môže byť dôležitá. Môžete mať delegátov z celej krajiny, preto sa zamerajte na ľahko dostupné miesta, aby ste znížili riziko meškania.

Komunikujte so svojim miestom konania. Toto je jediný najdôležitejší faktor. Pri vytváraní požiadaviek na akciu je dôležitá priateľská komunikácia medzi majiteľom miesta konania, organizátormi podujatia a hostiteľmi. Na toto všetko si dajte pozor počas úvodných rozhovorov a pri zostavovaní krátkeho textu. Je to táto stručná informácia, ktorá tvorí základný kameň zabezpečenia toho, aby pri udalosti dochádzalo k minimálnym prerušeniam, berúc do úvahy všetky obmedzenia zariadení.

Zdroj vhodný personál. Niektoré zariadenia budú mať interný personál, zatiaľ čo v iných budete potrebovať svoje vlastné. V každom prípade zamestnanci disponujú neuveriteľnou silou pri určovaní, či udalosť prebehne hladko alebo nie: Neefektívny personál a nepotrebný alebo nepoznaný personál môžu mať negatívny vplyv.

• Nájdite si čas na dôkladné zváženie tímov, ktoré sa o vás a vašich hostí postarajú, a pokúste sa zistiť, či vám budú viac pomáhať alebo prekážať. Aj keď je to rodina alebo priatelia, budete chcieť zvážiť ich oddanosť vašej udalosti a určiť, či ich budete potrebovať alebo sa bez nich ako pomocníkov zaobídete.

Vytvárať príjemné pracovné prostredie. Toto nielenže pomôže zaistiť dobrú morálku, ale môže tiež inšpirovať efektívnosť všetkých, ktorí sa zúčastňujú stretnutia alebo akcie. Je preto dôležité snažiť sa, aby bolo miesto konania vašej akcie čo najpriaznivejšie pre prácu:

• Môžu to byť jednoduché veci, ako je teplota, usporiadanie sedadiel, prirodzené osvetlenie. Môžu to byť aj veci ako motivácia supervízorov/vedúcich alebo plat.
• Nie je neobvyklé presadzovať pravidlo „žiadny telefón žiadny e -mail“, najmä ak tieto prekážajú v uskutočnení dobrej akcie. To môže zaistiť, aby sa myseľ zamestnancov/hostí sústredila na danú úlohu, a nie späť do kancelárie alebo na tlaky z domu.

Zaistite kompatibilitu technológie použitej na podujatie. Jednou z najdôležitejších príčin narušenia udalostí sú technické problémy na mieste. Požiadajte majiteľov miesta konania, aby potvrdili, čo je k dispozícii na použitie pre vašu udalosť, a overte si, či s tým, čo potrebujete, budú spojené poplatky. Je bežné, že si napríklad miesta za určité položky účtujú príplatok vrátane diaľkových ovládačov pre projektory alebo videorekordérov. Tieto problémy je možné vyriešiť predchádzajúcimi návštevami, ktoré sa uskutočnia do dňa konania akcie, a to konkrétne s cieľom skontrolovať, či všetky zariadenia, ktoré budú použité na vašu akciu, budú kompatibilné s ponukou miesta konania.

• Zistite, čo máte robiť a na koho sa obrátiť v prípade technického problému v daný deň, aby ste sa ubezpečili, že ak sa niečo pokazí, existuje kontaktné miesto, ktoré to okamžite vyrieši.

Dávajte pozor na pozadie. Pozornosť počas udalostí je možné ľahko odkloniť zbytočným hlukom v pozadí, či už ide o prechádzajúci vlak alebo hádajúce sa deti na ihrisku. Hluk v pozadí je jednou z najväčších prekážok pre hostí a významným faktorom spôsobujúcim rušenie. Rušivé zvuky súvisiace s hlukom môžu byť aj na mieste, ako sú čistiace prostriedky alebo stavače. Zaistite, aby miesto konania nebolo príliš vystavené nadmernému hluku zvonku (vyhnite sa napríklad tenkým stenám z papiera alebo oknám, ktoré sa otvárajú na frekventované cesty), aby sa minimalizovalo rušenie a v prípade stavebných prác, Požiadajte o vzdialenú oblasť, aby sa obmedzilo rušenie vašich udalostí, alebo sa dokonca opýtajte, či by bolo možné tieto činnosti zastaviť počas trvania vašej akcie.

Skontrolujte prístupnosť pre hostí. Organizátor podujatia musí brať vážne to, že sa ľahko dostanete na miesto konania. Je to ľahko zdroj rušenia, pretože ovplyvňuje pôžitok hostí ešte predtým, ako vstúpia na miesto konania akcie. To môže spôsobiť, že sa udalosť začne na zlej nohe, čo spôsobí, že hostia prídu neskoro alebo začnú deň podráždene a nesústredene. Preto je dôležité, aby ste to zohľadnili pri svojom rozhodovaní pri výbere miesta konania.

• Uistite sa, že prediskutujete všetky starosti, ktoré by ste mohli mať s majiteľmi miest, aby ste zistili, či by nebolo možné vytvoriť ďalšie opatrenia na pomoc delegátom pred aj v deň.

Nenechávajte stravovanie na poslednú chvíľu. Stravovanie nie je záležitosťou poslednej inštancie. Opäť to bude závisieť od toho, či použijete služby domáceho stravovania alebo externých kuchárov. Je to zásadný prvok akejkoľvek udalosti, na ktorú sa ľahko zabúda. Nepodceňujte hodnotu eventového jedla - môže to znamenať, že sa vám to podarí sami alebo sa to môže stať, a stravovanie je jedným z najdôležitejších faktorov, ktoré generujú hodnotu. Pochopte to správne a s najväčšou pravdepodobnosťou vyhráte všetky poklony, inak je to jednoznačné zlyhanie.

• Interné cateringové tímy sa budú dobre orientovať v stravovacích postupoch pre všetky typy akcií, takže budú zbehlejší v plánovaní času jedla pre veľký počet hostí.
• To nemusí nutne platiť pre externého dodávateľa stravy, preto je potrebné dbať na to, aby okrem skvelého jedla boli služby spoločného stravovania dodávané včas a boli schopné uspokojiť všetky druhy diétnych požiadaviek.
• Predĺženie intervalov stravovania je ďalším zdrojom narušenia. Stanovte si najvhodnejšie časy na započítanie nápojov na uvítanie, jednohubiek, večere a nápojov z reči.
• Je tiež dobré zvážiť, pokiaľ je to možné, oddelené miesto na jedenie, aby ste sa vyhli uponáhľanej večeri a zmiernili akékoľvek nežiaduce zdržania.

Počítajte s tým, ako sa delegáti budú počas dňa voskovať a ubúdať. Pri zostavovaní cestovného plánu sa riaďte najdôležitejším obsahom na začiatku zasadnutia, keď budú delegáti pravdepodobne ostražitejší, a zahrňte akúkoľvek skupinovú prácu alebo povzbudzujúcejšie úlohy po nevyhnutnom prepade po večeri, aby ste zvýšili zapojenie a znížili pravdepodobnosť vnútorných rozptýlení.

Zvážte prestávky. Pravidelné prestávky počas dňa v priebehu akcie umožnia hosťom zmeniť scenériu a príležitosť užiť si a užiť si v momente udalosti. Zaistite napríklad dostatok občerstvenia, ktoré je k dispozícii počas celej akcie alebo len v stanovených časoch, a uistite sa, že sa sloty hodia k vášmu cestovnému plánu.

• Obmedzené časové intervaly sa môžu niekedy objaviť aj s inými položkami v cestovnom pláne, takže je dobré ponúknuť počas celého podujatia neobmedzené občerstvenie, aby mali hostia flexibilitu pomôcť si kedykoľvek a kdekoľvek.
• Body pitnej vody s vodnými chladičmi môžu ušetriť delegátom, ktorí sa potulujú po nápoji v polovici cesty, a majú dobrú polohu.