Ako nastaviť fakturačný systém?
Ak nemáte žiadny typ existujúceho fakturačného systému, pred investovaním do fakturačného softvéru zvážte použitie tohto typu jednoduchého offline systému.
Fakturačný systém je dôležitý pre sledovanie účtov pre zákazníkov alebo iné firmy. Existuje mnoho služieb a softvérových programov, ktoré sa zaoberajú fakturačnými záležitosťami. Pravidelné používanie jednej z týchto služieb alebo programov vám môže pomôcť udržiavať aktualizované záznamy o fakturácii a informácie. Pri nastavovaní fakturačného systému postupujte podľa týchto krokov.
Časť 1 z 3: výber fakturačného systému
- 1Použite offline fakturačný systém. Je pravdepodobné, že už používate nejaký typ fakturačného systému. Platby môžete sledovať prostredníctvom písomného zoznamu, hromady kópií faktúr alebo prostredníctvom tabuľkového procesora, akým je napríklad Excel. Ak ste dostatočne organizovaní, tento typ systému môže fungovať pre malé firmy, najmä ak vybavujete relatívne malý objem transakcií. Ak nemáte žiadny typ existujúceho fakturačného systému, pred investovaním do fakturačného softvéru zvážte použitie tohto typu jednoduchého offline systému.
- 2Rozhodnite sa použiť fakturačný softvér. Ak sledovanie fakturácie pomocou offline systému začína príliš dlho trvať, mali by ste namiesto toho zvážiť použitie fakturačného softvéru. Tieto systémy môžu vykonávať úlohy, ako je organizácia vašich faktúr na jednom mieste, ich oddelenie podľa zákazníka a dátumu splatnosti a generovanie faktúr. Niektoré z nich môžu vytvárať aj mesačné a ročné správy, ktoré vám poskytnú prehľad o vašich pohľadávkach. Implementácia tohto typu systému vám môže pomôcť zachytiť platby po termíne splatnosti, ktoré by ste inak mohli prehliadnuť.
- 3Porovnajte balíky fakturačného softvéru. Existuje mnoho systémov fakturačného softvéru a každý ponúka mierne odlišné funkcie pre firmy rôznych veľkostí a zložitostí. Niektoré z nich sú bezplatné, zatiaľ čo iné môžu účtovať počiatočný poplatok alebo poplatok za predplatné. Každý z nich ponúka aj iné funkcie, ktoré vám môžu, ale nemusia byť užitočné. Z týchto dôvodov je dôležité preskúmať možnosti softvéru a vybrať ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám a rozpočtu.
- Niektoré z obľúbenejších možností sú:
- FreshBooks.
- Zoho.
- SliQ Fakturácia.
- Intuit Quickbooks.
- Faktúra2go.
- Expresná faktúra.
- kBilling.
- PaySimple.
- Skúste nájsť fakturačný softvér alebo službu, ktorá vám umožní sledovať vaše faktúry, poskytuje prostriedky na riešenie sporov, rieši výnimky z bežných fakturačných postupov a umožňuje vám vytvárať poznámky.
- Pred stiahnutím a/alebo zaplatením produktu sa uistite, že dokážete splniť potrebné technické požiadavky svojho potenciálneho fakturačného softvéru. Softvér nazvaný Billing Organizer Pro napríklad funguje len u niektorých verzií operačných systémov Windows.
Pri nastavovaní fakturačného systému postupujte podľa týchto krokov. - Niektoré z obľúbenejších možností sú:
- 4Nainštalujte si zvolený fakturačný systém. Ak ste sa rozhodli používať fakturačný softvér, zaplatte a nainštalujte si nový systém. V mnohých prípadoch je najlepšie nechať si nainštalovať softvér do počítača alebo počítačového systému odborníkom. Zaistíte tým, že všetok softvér je správne nainštalovaný a funguje správne.
Časť 2 z 3: Nastavenie vášho fakturačného systému
- 1Stanovte si platobné podmienky. Dôležitou súčasťou nastavenia fakturačného systému bez ohľadu na to, ako platby sledujete, je objasnenie vašich štandardných platobných podmienok. Ak nemáte platobné podmienky, zákazníci nebudú vedieť, kedy sú ich platby splatné, a budú sa spoliehať, že vám ich (často mnohokrát) pripomenú, než zaplatia. Nastavte podmienky pre to, koľko dní má zákazník po predaji na zaplatenie tohto predaja.
- Mnoho spoločností sa napríklad rozhodne splatiť platbu do 15 alebo 30 dní od predaja.
- Môžete tiež nastaviť rôzne dĺžky platieb pre rôznych zákazníkov. Nezabudnite tieto zmluvy zahrnúť do zmlúv s nimi.
- Zoberte do úvahy, ako by vám zákazníci a vaši dodávatelia radi zaplatili svoje účty. Zvážte diskusiu o svojom novom alebo upravenom fakturačnom systéme, aby ste si zaistili spoluprácu pri jeho používaní.
- Nech už si vyberiete akékoľvek platobné podmienky, uistite sa, že ich uplatňovanie dôsledne dodržiavate.
- 2Zadajte informácie o zákazníkovi do svojho systému. Zahrňte položky, ako sú informácie o kreditnej karte, fakturačné a poštové adresy a existujúce dátumy splatnosti. Vezmite všetky informácie, ktoré ste rozložili po kancelárii, v hlave alebo v papieroch na stole, a vložte ich do nového systému. Organizácia vašich informácií týmto spôsobom môže byť časovo náročná, ale mať všetko na jednom mieste vám výrazne zjednoduší proces fakturácie.
- 3Pridajte všetky položky štandardného fakturácie a sumy, ktoré účtujete. Možno budete môcť ušetriť čas pri práci na účtoch tým, že do systému budete musieť zadať typické fakturačné náklady iba raz. Ak napríklad účtujete hodinovú sadzbu, možno budete môcť zadať tieto informácie, aby softvér mohol vypočítať celkový účet. Alternatívne môžete byť schopní vložiť poplatky za materiál alebo iné štandardné poplatky, ktoré často účtujete, aby ste ušetrili čas pri vytváraní faktúr.
Fakturačný systém je dôležitý pre sledovanie účtov pre zákazníkov alebo iné firmy. - 4Pripravte si fakturačné faktúry. Tieto faktúry je možné vytlačiť a zaslať poštou alebo e -mailom zákazníkom. Niektoré softvérové balíky tiež obsahujú automatické vytváranie faktúr a odosielanie e -mailov. Alternatívne môžete poveriť zamestnanca prípravou a odoslaním faktúr. Pred odoslaním faktúr skontrolujte, či nie sú chybné, aby ste predišli problémom alebo hádkam neskôr. Faktúra by mala obsahovať tieto položky:
- Poskytované produkty alebo služby.
- Poskytnuté množstvo (hodiny alebo počet produktov).
- S tým spojené náklady (vrátane kópie potvrdení v niektorých prípadoch).
- Splatná čiastka.
- Kedy je platba splatná.
- Na vlastné účely môžete tiež uviesť číslo faktúry a/alebo číslo zákazníka.
Časť 3 z 3: sledovanie platieb
- 1Zaznamenajte si príjem platieb. Sledujte, kedy vám zákazník zaplatil a aká bola výška platby. Tieto informácie zadajte vždy rýchlo do svojho fakturačného systému, aby ste to nezabudli. Ak nezadáte tieto informácie, môže vás to viesť k mylnému obvineniu zákazníka z nezaplatenia faktúry.
- 2Posielať zákazníkom pripomenutia platby za účet. Pošlite zákazníkom priateľskú pripomienku skôr, ako sa blíži splatnosť účtu. Je vhodnejšie prenasledovať zákazníkov, ktorí ešte nezaplatili faktúru a môžu zaistiť, aby ste platbu dostávali včas a pravidelným spôsobom. Odoslanie pripomenutia vám tiež dáva možnosť spojiť sa so svojimi zákazníkmi vyžiadaním spätnej väzby, zdieľaním správ o vašej firme alebo vyjadrením uznania zákazníkom.
Ak sledovanie fakturácie pomocou offline systému začína príliš dlho trvať, mali by ste namiesto toho zvážiť použitie fakturačného softvéru. - 3Stanovte si pravidlá pre oneskorené platby. Aby ste úspešne zvládli oneskorené platby, musíte mať zavedenú štandardnú politiku. Vaše pravidlá by mali špecifikovať počiatočné kroky pri riešení oneskorených platieb, ako je napríklad odoslanie jemného pripomenutia niekoľko dní po dátume splatnosti, ak platba nebola uskutočnená. Tu by ste mali zadať intenzívnejšie akcie, ktoré sa vykonajú, ak budú platby naďalej nezaplatené 30, 60 a 90 dní. Môžete napríklad pozastaviť zásielky alebo služby zákazníkom s faktúrami, ktoré majú meškanie viac ako 30 dní.
- Vaše pravidlá by mali tiež špecifikovať maximálny povolený počet dní omeškania, než budú možné právne kroky.
- 4Vykonajte analýzu veku. Analýza veku sleduje, koľko dní sú splatné vaše nezaplatené faktúry. Vykonanie tohto typu analýzy vám umožní rozpoznať nezaplatené účty a konať podľa nich podľa toho, o koľko dní meškajú. Analýza veku sa najlepšie vykonáva pomocou účtovného alebo fakturačného softvéru, ale je možné ju vykonať aj ručne a každý mesiac skontrolovať nezaplatené faktúry, aby sa posúdila ich oneskorenie.
Prečítajte si tiež: Ako získať Bacs SUN (číslo používateľa služby)?
Komentáre (1)
- Fotografická ilustrácia bola nápomocná a pomohol aj jednoduchý fakt, že vami zvolené písmo je väčšie. Okrem toho ste uviedli niekoľko príkladov softvéru, ktoré je potrebné zvážiť, to bolo úžasné.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
