Ako znova vystaviť faktúru?
Ak chcete znova vystaviť faktúru, vykonajte potrebné opravy pôvodného dokumentu a zmeňte číslo faktúry.
Faktúra je faktúra za tovar alebo služby, ktoré klientom poskytujete. Faktúry by ste mali odosielať promptne, ale niekedy ich musíte odoslať znova. Možno ste urobili chybu v pôvodnej faktúre alebo klient stratil kópiu. Ak chcete znova vystaviť faktúru, vykonajte potrebné opravy pôvodného dokumentu a zmeňte číslo faktúry. Ak váš klient neplatí okamžite, kontaktujte ho pripomenutím platby. Ak sa nachádzate mimo USA, poraďte sa s účtovníkom, či bola vaša faktúra zahrnutá do priznania k DPH.
Časť 1 z 3: vytvorenie ďalšej faktúry
- 1Identifikujte, ktoré informácie sa zmenili. Niekto napríklad mohol zvýšiť svoju objednávku alebo ste urobili chybu v pôvodnej faktúre. Prejdite si všetky informácie na faktúre a vyhľadajte zmeny v nasledujúcich položkách:
- informácie o klientovi
- dlžná suma
- termín platby
- popis dodaného tovaru alebo služby
- 2Opraviť faktúru. Prejdite do svojho fakturačného softvéru a aktualizujte všetky informácie, ktoré je potrebné zmeniť. Číslo faktúry by ste mali zmeniť tak, aby zodpovedalo skutočnosti, že bola zrevidovaná. Faktúra s číslom 12567 bude napríklad 12567-R. Na začiatok dokumentu vložte slová „zrevidovaná faktúra“.
- Mali by ste tiež zmeniť dátum faktúry.
- Ak váš klient faktúru jednoducho stratil, nemusíte aktualizovať informácie ani uvádzať slová „zrevidovaná faktúra“ v hornej časti. Namiesto toho jednoducho poskytnete novú kópiu faktúry, ktorá sa nezmenila.
- 3V prípade potreby termín splatnosti predĺžte. Ak ste museli faktúru zrevidovať tak, aby odrážala dodatočné poskytnuté služby, predĺžte dátum splatnosti. Dátum splatnosti však nemusíte predĺžiť, ak klient iba stratil kópiu.
Možno ste urobili chybu v pôvodnej faktúre alebo klient stratil kópiu. - 4Vytlačte si faktúru. Klientovi budete musieť poslať kópiu revidovanej faktúry, vytlačte si ju a pripravte sa na odoslanie. Mnoho softvérových programov pre faktúry vám umožňuje odosielať faktúry e -mailom, takže ak je to pohodlnejšie, odošlite to týmto spôsobom.
- Vytlačte si kópiu pre svoju evidenciu a zošite ju k pôvodnej faktúre.
Časť 2 z 3: odoslanie sprievodného listu s faktúrou
- 1Naformátujte štandardný obchodný list. K novej faktúre musíte priložiť krátku poznámku a vysvetliť všetky zmeny. Otvorte prázdny dokument na spracovanie textu a nastavte písmo na niečo čitateľné, napr. Times New Roman 12 bod.
- Ak má vaša firma hlavičkový papier, ponechajte v hornej časti stránky miesto pre hlavičkový papier.
- Ak posielate faktúru vo formáte PDF, môžete tento sprievodný list napísať do e -mailu.
- 2Vysvetlite zmeny na faktúre. Z vášho listu by malo byť zrejmé, prečo ste faktúru odoslali znova. Mohli ste sa napríklad dopustiť chyby pri výpočte sumy, ktorú ste dlžní. Môžete napísať niečo ako: „Priložená faktúra odráža opravenú splatnú čiastku. Ospravedlňujem sa za chybu na pôvodnej faktúre.“
- Ak nedošlo k žiadnym úpravám, napíšte niečo ako toto: „Na vašu žiadosť som poskytol dodatočnú kópiu faktúry zo dňa 30. mája 2017.“
- 3Upozornite klienta na splatnosť platby. Na vašej faktúre už môže byť uvedený dátum splatnosti, ale je vhodné dátum splatnosti v liste zopakovať. Môžete napríklad napísať: „Pripomíname, že platba je splatná 1. júla 2017.“
- 4Ukončite list. Pripomeňte klientovi, aby vás v prípade otázok kontaktoval, čo je obzvlášť dôležité, ak ste zmenili výšku dlhu, ktorý mu klient dlhuje. Poďakujte im za ich prácu a priložte „S pozdravom“ a váš podpis.
Faktúra s číslom 12567 bude napríklad 12567-R. Na začiatok dokumentu vložte slová „zrevidovaná faktúra“.
Časť 3 z 3: návrh pripomenutia platby
- 1Nastavte si štandardný obchodný list. Ak platbu nedostanete do dátumu splatnosti, pripravte si list, ktorý pošlete klientovi. Niektorí klienti zabúdajú na splatnosť účtov, a preto vám môže pomôcť priateľská pripomienka. Formátujte obchodný list.
- Pokiaľ si myslíte, že je to jednoduchšie, môžete tiež pripomenutím oneskorenej platby poslať e -mail.
- 2Vysvetlite, prečo píšete. V prvom odseku oznámte klientovi, že jeho účet je po lehote splatnosti a tento list odosielate ako pripomenutie platby. Môžete napríklad napísať: „Tento list je pripomienkou toho, že váš účet u nás je teraz po lehote splatnosti.“
- Vyhnite sa prejavovaniu hnevu alebo útoku na klienta. Chyby sa stávajú, preto sa snažte porozumieť im.
- 3Identifikujte, ktoré faktúry sú nezaplatené. Napíšte niečo ako: „Nedostali sme platbu za nasledujúce faktúry....“ Zahrňte číslo faktúry, dátum splatnosti faktúry a dlžnú sumu. Ak má klient po splatnosti viacero faktúr, uveďte ich v stĺpcoch.
- 4Vytvorte si zoznam platobných možností klienta. Uľahčite si platenie čo najľahšie. Pripomeňte klientovi, aké spôsoby platby akceptujete, napr. Hotovosť, hlavné kreditné karty, osobný šek atď. Ak akceptujete platbu online, priložte odkaz na webovú stránku.
- 5Upozornite klienta na poplatky z omeškania. Za platby, ktoré sú viac ako 30 dní po splatnosti, vám môže byť účtovaná pokuta za oneskorenie. Teraz je načase pripomenúť klientovi tieto podmienky, ktoré by ho mali vyzvať, aby vám rýchlo zaplatil.
- Môžete napríklad napísať: „Ako pravdepodobne viete, vaše platobné podmienky sú 30 dní od dátumu vystavenia faktúry. Ak do tej doby platbu nedostaneme, bude vymeraný poplatok 5% z omeškania.”
- V tomto liste sa nevyhrážajte žalobou. Ak klient napriek tomu odmietne zaplatiť, zadržte túto hrozbu v nasledujúcom liste.
Môžete napríklad napísať: „Ako pravdepodobne viete, vaše platobné podmienky sú 30 dní od dátumu vystavenia faktúry. - 6Ukončite list. Poďakujte klientovi za jeho pohotovú pozornosť v tejto záležitosti a pripomeňte mu, že sú ceneným zákazníkom. Napíšte „S pozdravom“ a nižšie zadajte svoje meno.
- 7Pošlite list. K listu priložte kópiu nezaplatenej faktúry. Odošlite osvedčenú poštu a požiadajte o potvrdenie, aby ste vedeli, kedy bola doručená. Kópiu listu si uschovajte pre svoju potrebu.
- 8V prípade potreby napíšte ďalšie písmená. Našťastie jedno písmeno stačí. Ak nie, mali by ste navrhnúť ďalšie pripomenutia platby. Vaša schopnosť inkasovať dlh sa zníži, ak je vaša faktúra viac ako 60 dní po splatnosti.
- Tento článok popisuje opätovné vystavenie faktúry v USA. Niektoré krajiny majú zákony, ktoré stanovujú, aké informácie musia byť súčasťou faktúry. Ak má vaša krajina režim dane z pridanej hodnoty, je možné, že faktúru nebudete môcť zrušiť ani zrevidovať. V prípade otázok sa poraďte s účtovníkom vo svojom okolí.
Prečítajte si tiež: Ako vytvárať a odosielať faktúry prostredníctvom služby Expensify?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
