Ako spracovať pohľadávky?
Na spracovanie pohľadávok musíte najskôr vytvoriť proces žiadosti o úver a zmluvné podmienky predaja, aby vaši zákazníci vedeli, kedy vám musia vrátiť peniaze. Potom vytvorte fyzický alebo digitálny systém faktúr, aby ste mohli svojim zákazníkom odosielať faktúry so žiadosťou o platbu. Aby ste si udržali prehľad o svojich pohľadávkach, použite automatizovaný systém správy, ako napríklad Quickbooks, alebo ručne sledujte všetko v programe Excel. Ak chcete získať ďalšie rady od nášho spoluautora financií, napríklad spôsob účtovania pohľadávok, čítajte ďalej!
Pri platbe na týchto účtoch sa však pohľadávky pripisujú v prospech zníženia celkovej hodnoty nezaplatených účtov.
Musíte nastaviť postupy pre pohľadávky, ak svojim klientom poskytujete úver. Pohľadávka vzniká vtedy, keď zákazníkovi umožníte okamžité vlastníctvo produktu alebo prijatie služby za prísľub zaplatenia v budúcnosti. Inými slovami, znamená to, že im umožníte prevziať vaše produkty do vlastníctva skôr, ako vám zaplatia. Ak vaša firma prijíma kreditné karty, riziko znáša spoločnosť, ktorá kreditnú kartu vydala. Ak však zákazníci chcú platiť v hotovosti alebo šekmi, musíte overiť platby a riziko. Proces pohľadávok zahŕňa nastavenie postupov pre predĺženie kreditu, generovanie faktúr, vedenie evidencie splatných platieb a prijaté platby a vykonávanie účtovných funkcií.
Časť 1 zo 4: Zavedenie úverových praktík
- 1Vyvinúť proces žiadosti o úver. Rozhodnite sa, či budete poskytovať kredit jednotlivým zákazníkom alebo iba iným firmám. Nechajte všetkých žiadateľov vyplniť žiadosť, ktorá vám poskytne informácie potrebné na vyhodnotenie ich kreditnej spôsobilosti. Vykonajte kontrolu kreditu u všetkých žiadateľov.
- Jednotlivci žiadajúci o úver by vám mali poskytnúť svoje meno, kontaktné údaje, informácie o zamestnaní a číslo sociálneho poistenia.
- Podniky žiadajúce o úver by mali uviesť svoje obchodné meno, kontaktné údaje na svoje účtovné oddelenie, referencie od iných spoločností, ktoré im poskytli úver, a mená svojich obchodných riaditeľov.
- 2Stanovte podmienky predaja. Pripravte si dokument, ktorý vysvetľuje vaše požiadavky a povinnosti zákazníka. Tento dokument by mal špecifikovať, kedy sú splatné platby. Môžete napríklad uviesť, že platba je splatná do 30 dní od nákupu. Uveďte, aký veľký úrok budete účtovať za oneskorené platby. Stanovte, že zákazník bude zodpovedný za platbu vrátených šekov alebo poplatkov za inkaso dlhu.
- Formulár vašej žiadosti o úver by mal mať miesto, kde si žiadatelia môžu skontrolovať alebo podpísať a potvrdiť, že si zmluvné podmienky prečítali a porozumeli im.
- 3Dodržiavajte zákony o spotrebiteľských úveroch. Federálna obchodná komisia (FTC) uplatňuje zákony, ktoré chránia spotrebiteľov. Zákony o spotrebiteľských úveroch upravujú spôsob, akým komunikujete so zákazníkmi o úveroch. Zabezpečujú tiež, aby zákazníci dostali úplné informácie o vašich úverových postupoch.
- Musíte jasne oznámiť svoju úrokovú sadzbu.
- Na nároky súvisiace s chybou fakturácie musíte odpovedať v stanovenom čase.
- Pri postupoch vymáhania dlhu sa musíte riadiť predpismi.
- Navštívte FTC, aby ste sa dozvedeli o zákonoch upravujúcich vymáhanie dlhov, o pravidlách spravodlivého vymáhania dlhu a právach spotrebiteľa na rovnaké úverové príležitosti
Ak však vaše podnikanie rastie, môžete sa rozhodnúť automatizovať svoj proces pomocou softvéru na správu pohľadávok, akým je napríklad QuickBooks.
Časť 2 zo 4: fakturácia zákazníkom
- 1Naučte sa definíciu faktúry. Faktúra je dokument, ktorý kupujúci obdrží od predávajúceho pri predaji. Podrobne uvádza produkty a služby, ktoré boli poskytnuté, náklady na tieto produkty alebo služby, ako aj dátum, do ktorého sa očakáva platba. Faktúra nie je to isté ako potvrdenka. Doklad o predaji je vydaný iba vtedy, ak zákazník pri nákupe zaplatí v plnej výške. Ak zákazník platí neskôr alebo platí za viac platieb, vystavíte faktúru.
- Faktúra nie je to isté ako výpis. Odberateľovi je zaslaný výpis s jednou alebo niekoľkými aktuálnymi faktúrami s uvedením firmy a uvádza celkovú splatnú sumu. Výpisy sú generované za účelom zjednodušenia fakturácie pre zákazníka.
- 2Vyberte si, akým spôsobom budete zákazníkom fakturovať. Môžete sa rozhodnúť odosielať faktúry sami, alebo si môžete najať spoločnosť, ktorá to urobí za vás. Ak práve začínate, zvážte fakturáciu sami. To vám umožní získať úplné znalosti o financiách vašej spoločnosti. Neskôr môžete fakturáciu previesť na niekoho iného.
- 3Na faktúre zahrňte všetky relevantné informácie. Slovo „faktúra“ musí byť zreteľne zobrazené. Každá faktúra musí tiež obsahovať konkrétne informácie, ktoré identifikujú zákazníka a poskytovaný tovar alebo služby. Tiež by malo byť v ňom jasne uvedené vaše meno, názov vašej firmy a adresa, na ktorú sa majú zasielať platby.
- Každá faktúra by mala mať jedinečné číslo.
- Dátum by mal byť jasne zobrazený.
- Malo by obsahovať meno a adresu zákazníka a vaše obchodné meno a adresu.
- Uveďte jasný opis dodaného tovaru alebo služby a dátum, kedy boli poskytnuté.
- Uveďte sumu, ktorá má byť zaplatená, a dátum splatnosti platby.
- 4Vyberte si medzi digitálnymi alebo fyzickými faktúrami. Papierové faktúry môžete odosielať poštou, digitálne faktúry e -mailom alebo oboje. Zákazník by mal uviesť, akým spôsobom sa majú zasielať faktúry. Elektronická fakturácia je lacnejšia a pohodlnejšia ako papierová. Niektorí zákazníci sa však necítia pohodlne prijímať finančné informácie online. Ak sa e -mailová adresa zákazníka zmení, môže byť tiež ťažké nájsť novú.
- 5Zahrňte obálku na vrátenie. To zákazníkovi uľahčuje odoslanie platby. Predbežne vytlačte svoju adresu na obálku. Alebo môžete použiť okennú obálku, vytlačiť svoju adresu na poukaz a poukázať zákazníkom, aby sa presvedčili, že sa vaša adresa zobrazuje cez okno. Ak zákazníci bežne platia online alebo osobne, poznamenajte si to. Ak ho nepotrebujú, ušetrite na výdavkoch a neposielajte im ho.
- Aby ste zákazníkovi uľahčili platbu, môžete tiež nastaviť systém priamych vkladov, kde sa fakturované sumy automaticky strhávajú z účtov zákazníkov a zasielajú vám ich. Vo vašich príslušných bankách je to vo všeobecnosti jednoduché.
Na spracovanie pohľadávok musíte najskôr vytvoriť proces žiadosti o úver a zmluvné podmienky predaja, aby vaši zákazníci vedeli, kedy vám musia vrátiť peniaze.
Časť 3 zo 4: sledovanie pohľadávok
- 1Vyberte si systém správy pohľadávok. Môže vám vyhovovať offline manuálny vstupný systém pomocou Excelu. Ak však vaše podnikanie rastie, môžete sa rozhodnúť automatizovať svoj proces pomocou softvéru na správu pohľadávok, akým je napríklad QuickBooks. Ďalšou možnosťou je nástroj online pohľadávok, ako je mincovňa alebo čerstvé knihy.
- 2Použite manuálny systém sledovania pohľadávok. Ak používate manuálny systém, môžete si nastaviť tabuľku v programe Excel. Vytvorte stĺpce pre dátum, meno zákazníka, číslo faktúry, sumu a dátum zaplatenia. Pri odosielaní faktúr a prijímaní platieb zaznamenajte informácie do tabuľky.
- Pre svoje faktúry budete musieť vytvoriť šablónu dokumentu a všetky svoje faktúry vytvoriť ručne.
- Uschovajte si súbor pohľadávok a súbor zaplatených faktúr.
- Nezaplatené faktúry sú uložené v súbore pohľadávok.
- Po zaplatení faktúr ich odstráňte zo súboru pohľadávok a vložte ich do súboru zaplatených faktúr.
- 3Sledujte pohľadávky so softvérovým programom. Ak používate účtovný softvér s možnosťou pohľadávok, umožní vám to jednoducho sledovať faktúry a platby, ktoré sú splatné. Do systému môžete načítať všetky svoje zákaznícke a predajné informácie. Vygeneruje vám papierové a digitálne faktúry. Ak má váš program internetové pripojenie, môže zákazníkom odosielať vaše digitálne faktúry. Môžete spustiť prehľad, ktorý vám povie, ktoré faktúry sú stále nezaplatené, takže nemusíte viesť oddelené papierové súbory o zaplatených a nezaplatených faktúrach.
- Softvérový program je tiež schopný vykonávať analýzu veku faktúr. Tento proces oddeľuje faktúry po lehote splatnosti podľa počtu dní oneskorenia platieb. Majitelia firiem tak môžu dodržiavať zásady inkasa, ktoré špecifikujú určité akcie, keď sa platby oneskoria o 30, 60 alebo 90 dní.
- 4Vydávajte zákazníkom mesačné výpisy. Vyhlásenie sa líši od faktúry. Vyhlásenie sa vydáva raz za mesiac. Podrobne sú v ňom uvedené všetky sumy dlžné na minulých faktúrach. Tiež zobrazuje prijaté platby. Na konci vypočíta akýkoľvek zostatok vpred, ktorý zostane nezaplatený. Pre účty, ktoré sú aj naďalej nezaplatené, by mal byť vyvinutý a zavedený systém na identifikáciu, sledovanie a zhromažďovanie účtov s delikventom.
Proces pohľadávok zahŕňa nastavenie postupov pre predĺženie kreditu, generovanie faktúr, vedenie záznamov o splatných platbách a prijatých platbách a vykonávanie účtovných funkcií.
Časť 4 zo 4: Účtovníctvo pohľadávok
- 1Na automatizáciu procesu použite účtovný softvér. Ak vygenerujete faktúru v účtovnom softvéri, automaticky sa zapíše do vašej účtovnej závierky za daný mesiac. Výhodou tejto automatizácie je, že vám ušetrí čas a námahu pri ručnom zadávaní rovnakých informácií viac ako raz. Tiež znižuje výskyt chýb pri zadávaní rôznych súm alebo informácií v rôznych správach.
- 2Zaznamenajte predaj služieb na úver. Najprv pripíšte na účet predaja sumu dlžnú za službu. Potom zaúčtujte rovnakú sumu na ťarchu účtov pohľadávok. Keď zákazník zaplatí, strhnite z hotovostného účtu zaplatenú čiastku. Potom rovnakú sumu pripíše na ťarchu účtov pohľadávok.
- Predpokladajme napríklad, že zákazníkovi pošlete faktúru za 3730€ za poskytnutie služby.
- Vytvorte denník o dlhu 3730€ na pohľadávky. To zvyšuje pohľadávky v súvahe.
- Zapíšte si do denníka kredit 3730€ na predaj. To zvyšuje tržby v účtovnej závierke.
- 3Zaznamenajte predaj tovaru na úver. Najprv urobte záznamy v denníku a zaznamenajte predaj a súvisiace pohľadávky. Rovnako ako v prípade služby by ste kreditovali tržby a debetné pohľadávky. Ďalej musíte zaznamenať zníženie zásob, ktoré boli predané zákazníkovi, ako náklady na predaný tovar.
- Predpokladajme napríklad, že ste uskutočnili predajnú transakciu vo výške 7460€, v rámci ktorej ste zákazníkovi predali 5220€ tovaru.
- Vykonajte zápis do denníka o kredite na tržby za 7460€ a na ťarchu pohľadávok o 7460€
- Ďalej urobte do denníka zaúčtovaný debet 5220€ k nákladom na predaný tovar. V účtovnej závierke sa to javí ako náklad. Potom na účet zásob zaevidujte kredit 5220€. V súvahe sa tak inventárny majetok zníži o 5220€.
- 4Zohľadnite nedobytný dlh. Správny spôsob účtovania nedobytných pohľadávok je urobiť odhad, koľko faktúr nebude zaplatených, a každý mesiac sa toľko nahromadiť v záznamoch v denníku. Táto metóda časového rozlíšenia vám umožňuje zaznamenať náklady na nedobytný dlh v tom istom mesiaci, v ktorom vystavujete faktúry. Je v súlade so zásadou párovania, ktorá uvádza, že výdavky je potrebné zaúčtovať v ten istý mesiac ako príjmy, ktoré pomohli dosiahnuť.
- Ak sa vám nedobudia náklady na nedobytný dlh a jednoducho počkáte na zaznamenanie výdavkov na nedobytný dlh, keď zákazník neplatí, je to v rozpore so zásadou párovania.
- Ak napríklad odhadujete, že 29900€ na faktúrach nebude zaplatených jeden mesiac, zaznamenajte si do denníka záznam o náklade 29900€ na účet nákladov na nedobytný dlh. Toto sa zobrazuje ako riadková položka vo vašom finančnom výkaze.
- V súvahe vykonajte aj denný zápis kreditu v rovnakej výške k účtu opravných položiek k nedobytným pohľadávkam.
- Neskôr, keď identifikujete konkrétne faktúry, ktoré neboli zaplatené, zaúčtujete debet z opravnej položky k účtom nedobytných pohľadávok a kredit k pohľadávkam.
- 5Zohľadnite zľavy za predčasné platby. Ak ponúknete zľavu za predčasné zaplatenie, zákazník zaplatí menej, ako je celková suma faktúry. Rozdiel potom musíte zaznamenať ako zníženie zisku na účte so zľavou z predaja. Tým sa vyrovná rozdiel vo vašom výkaze ziskov a strát.
- Predpokladajme napríklad, že ste zákazníkovi poslali faktúru za 750€ a pri platbe o 10 dní skôr ste ponúkli zľavu 10 percent alebo 75€. Preto zákazník zaplatí iba 670€
- Vytvorte denníkový záznam kreditu k pohľadávkam za 750€
- Zaznamenajte debet do tržieb za 670€ a ďalšiu zľavu z debetu do 75€
- 6Pripravte si správu o starnutí pohľadávok. Tento prehľad obsahuje podrobné informácie o všetkých nezaplatených faktúrach. Je štruktúrovaný tak, aby ukazoval, aké staré sú faktúry. Poskytuje stĺpce pre aktuálne faktúry po lehote splatnosti od 0 do 30 dní, po splatnosti od 31 do 60 dní, po lehote splatnosti od 61 do 90 dní a po lehote splatnosti viac ako 90 dní. Túto správu by ste použili na odhad prírastku nedobytného dlhu. Môžete ho tiež použiť na identifikáciu faktúr, ktoré vyžadujú následné opatrenia.
Prečítajte si tiež: Ako zaúčtovať odloženú kompenzáciu?
Otázky a odpovede
- Potrebujem vedieť, ako spracovať prijaté šeky na odoslanie, mali by ste určiť osobu, ktorá ich vezme do banky?Ak má vaša spoločnosť internetové pripojenie, môžete to urobiť online. V opačnom prípade môžete tiež určiť osobu, ktorá by šeky odniesla do banky, povedzme týždenne alebo podľa uváženia spoločnosti.
- Aké kroky sú potrebné na spracovanie účtu bez adresy na presmerovanie?Ak pre zákazníka nemáte žiadnu adresu, budete potrebovať iný spôsob, ako ho kontaktovať, aby ste sa uistili, že realizuje svoje platby. Požiadajte o telefónne číslo, e -mailovú adresu alebo inú formu kontaktných informácií. Potom spracujte stav faktúry a účtu ako obvykle.
- Čo sú pohľadávky?Pohľadávky sú záznamy o tržbách, ktoré spoločnosť vykonala a ktoré ešte neboli zaplatené zákazníkom. Záznam špecifikuje sumu transakcie a dátum splatnosti platby.
- Ak zákazník uvedie, ktoré faktúry platí, môžem peniaze použiť na najstaršie faktúry alebo ich musím použiť spôsobom, ktorý určil?Musíte to uplatniť spôsobom, ktorý určili. Zákazník mohol napríklad peniaze zaúčtovať na konkrétny účet, ktorý priradil určitému oddeleniu.
- V metóde 4, kroku 5 Zúčtovanie zliav pri predčasných platbách, metóda pripíše kredity na účty splatné za predaj, ale v krokoch 2 a 3 tej istej metódy sa na ťarchu záväzkov účtuje. Zdá sa mi, že A/P by sa vo všetkých týchto príkladoch malo zmeniť rovnakým spôsobom pre predaj.V krokoch 2 a 3 sú záväzky (pohľadávky) zaúčtované na ťarchu účtu, pretože sa zvyšujú. Dôvodom je, že celková hodnota nezaplatených účtov sa zvyšuje, keď sa predaj realizuje na úver. Pri platbe na týchto účtoch sa však pohľadávky pripisujú v prospech zníženia celkovej hodnoty nezaplatených účtov. Táto čiastka sa potom prevedie do tržieb, pretože platba bola uskutočnená a predaj je dokončený.
- Bankové výpisy by ste mali zosúladiť ihneď po ich prijatí. 1. Prečo? 2. Čo sa môže stať, ak to neurobíte? 3. Podľa akého Kódexu? 4. Opäť, ako to súvisí s otázkou Môžu pohľadávky spôsobiť alebo prerušiť podnikanie?Zosúladenie bankových výpisov je bežnou praxou, a to tak pre firmy, ako aj pre jednotlivcov. Banky robia chyby len zriedka, ale napriek tomu sa stávajú. Ak tak urobia, spravidla máte len určitý čas na to, aby ste sa obrátili so svojou bankou na opravu predtým, ako sa transakcia uzavrie. V niektorých prípadoch to môže mať za následok stratu platby, ktorú ste urobili vy alebo zákazník, čo môže znamenať vynechanie sumy transakcie. Aj malé rozdiely medzi záznamami vašej a vašej banky môžu sťažiť vytváranie účtovníctva a účtovnej závierky.
Nezodpovedané otázky
- Je nepoužitá hotovosť aktívom alebo záväzkom? Čo mám robiť s nepoužitou hotovosťou?
Komentáre (7)
- Teraz poznám postup pri pohľadávkach a viem, ako s ním zaobchádzať.
- Poskytnutý predmet bol ľahko pochopiteľný pre toho, kto je novým používateľom AR.
- Kompletné informácie o tom, ako to funguje.
- Naozaj to veľmi pomohlo. Ďakujem.
- Hľadal som iba toto. Vďaka. Je to nápomocné.
- Veľmi užitočné, pomohlo to pripraviť sa na mnoho rozhovorov.
- Je veľmi užitočné účtovať profesionálom v oblasti pohľadávok.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
