Ako napísať faktúru za platbu za poskytnuté služby?
Ak chcete napísať faktúru za platbu za poskytnuté služby, zadajte názov svojej spoločnosti v hornej časti stránky alebo svoje meno, ak názov spoločnosti nemáte. Pod to zadajte adresu svojej firmy, telefónne číslo spoločnosti, e -mail a ďalšie relevantné kontaktné informácie. Mali by ste tiež zahrnúť meno adresáta, kontaktné informácie a číslo účtu, ako aj jedinečné číslo faktúry a dátum. Uveďte zoznam služieb, ktoré ste poskytli, dátumy služby a poplatky zákazníkovi. Ak chcete získať informácie o zahrnutí možností platby na faktúru, čítajte ďalej!
Ak chcete napísať faktúru za platbu za poskytnuté služby, zadajte názov svojej spoločnosti v hornej časti stránky alebo svoje meno, ak názov spoločnosti nemáte.
Ak pracujete ako nezávislý dodávateľ alebo vlastníte malú spoločnosť, ktorá vykonáva špecializované služby, je pravdepodobné, že sa budete musieť naučiť písať faktúru za poskytnuté služby, aby ste mohli dostávať platby. Informácie, ktoré musíte uviesť na faktúre, sa líšia v závislosti od konkrétnych služieb, ktoré vykonávate, ale väčšina faktúr by mala obsahovať vaše kontaktné informácie spolu s ďalšími základnými informáciami v hlavičke. Faktúra by mala obsahovať aj zoznam služieb poskytnutých vášmu klientovi počas fakturačného obdobia, ako aj celkovú sumu, ktorú vám dlžíte.
Časť 1 z 3: začínajúc hlavičkou
- 1Na začiatok umiestnite názov svojej spoločnosti. Ak chcete byť profesionál, začnite s informáciami o svojej spoločnosti v hornej časti stránky. Ak nemáte názov spoločnosti, začnite svojim menom v hornej časti. Môže byť vystredený alebo úplne vľavo.
- Zaobchádzajte s faktúrou ako s obchodným listom. To znamená, že v hornej časti môžete mať profesionálnu hlavičku so stredom v strede. Na druhej strane je účinné aj jednoduché vyhlásenie o vašom obchodnom názve.
- 2Pridajte svoje kontaktné informácie. Zadajte svoju adresu, telefónne číslo, e -mail a ďalšie relevantné kontaktné informácie. Uistite sa, že používate informácie o svojej firme, nie osobné informácie.
- Relevantné môže byť aj faxové číslo.
- Ak akceptujete platobné služby, ako je PayPal, určite použite e -mail, ktorý ste si pre tento účet nastavili.
- 3Pridajte meno alebo firmu adresáta. Rovnako ako v prípade obchodného listu, teraz prejdete k osobe, ktorej fakturujete. Ak ide o firmu, použite adresu firmy a kontaktné údaje, ktoré vám spoločnosť poskytla.
- Ak je to osoba, použite informácie, ktoré máte, najlepšie však ich kontaktné údaje.
- Ak nemáte dostatok informácií, možno budete musieť kontaktovať osobu alebo firmu s informáciami, ktoré potrebujete, aby ste zistili viac. Ak je to veľká spoločnosť, možno budete chcieť zavolať a opýtať sa, komu presne chcete adresovať faktúru.
Ak akceptujete platobné služby, ako je PayPal, určite použite e -mail, ktorý ste si pre tento účet nastavili. - 4Zahrňte číslo zákazníckeho účtu. Vytvorte jedinečné identifikačné číslo pre každého z vašich opakujúcich sa zákazníkov. Potom sa uistite, že je toto číslo uvedené na každej faktúre, ktorú pre tohto zákazníka napíšete. To vám umožní zoskupiť faktúry podľa zákazníkov a v prípade potreby posúdiť ich históriu platieb alebo zdokumentovať dôsledné nezaplatenie.
- 5V hornej časti zadajte jedinečné číslo faktúry. Ak odosielate faktúry pravidelne, je dôležité, aby mala každá z nich jedinečné číslo, aby ste ich mohli ľahko nájsť a identifikovať. To, ako si vyberiete číslo, je na vás, ale nezabudnite, že ku každej faktúre musíte mať nové.
- Jeden jednoduchý spôsob je začať na jednej a vypracovať sa. Aby bola dĺžka čísla jednotná, môžete začať s „0000001.“
- Ďalšou metódou je priradenie čísla zákazníka a potom použitie dátumu. Ak je napríklad číslo zákazníka 305 a dátum je 2. február 2016, môžete ako svoje číslo použiť číslo 305-02022016. Uistite sa, že máte jasno v tom, aký by mal byť „dátum“. Je to pri poskytovaní služby alebo pri vytváraní faktúry?
- 6Zahrňte dátum faktúry. V hornej časti umiestnite štítok „dátum faktúry“. Vedľa pridajte dátum, kedy vytvárate faktúru. Pomáha to vám aj zákazníkovi sledovať čas.
- Môžete zahrnúť aj fakturačné obdobie. Fakturačné obdobie závisí od toho, ako máte nastavenú fakturáciu.
- Ak napríklad fakturujete raz za mesiac, znamená to, že vaše fakturačné obdobie trvá od začiatku mesiaca do konca mesiaca a služby, ktoré ste počas neho vykonali, budú zahrnuté vo faktúre.
Časť 2 z 3: uvedenie služby
- 1Vytvorte si zoznam služieb, ktoré ste poskytli. Tento krok je mäsom faktúry. Zákazníkovi poviete, čo nabíjate a prečo to nabíjate. V tomto kroku je dôležité, aby ste nemali žiadne prekvapenia, preto sa uistite, že ste so svojim klientom vždy vopred.
- Usporiadať podľa dátumu. Ak je táto faktúra za viac ako jeden dátum, je najľahšie ich usporiadať podľa dátumu. Dajte dátum úplne doľava. V každom prípade musíte uviesť dátum poskytnutia služby.
- Vytvorte zoznam služby. Vedľa nej uveďte sumu, ktorú účtujete za hodinu alebo za službu. Budete tiež potrebovať počet hodín alebo koľkokrát bola služba vykonaná. Nakoniec v stĺpci poplatkov dajte súčet za konkrétnu službu doprava.
- Vytvorte nový riadok pre každý typ služby.
- Uveďte ďalšie poplatky súvisiace so servisom, napríklad poplatky za súčiastky.
- 2Pridajte ďalšie poplatky. Ak máte poplatok za doručenie, pridáte ho na koniec, pretože nie je súčasťou služby. Môžete tiež pridať ďalšie potrebné poplatky. Len sa uistite, že sú zákazníkovi dobre a jasne označené. Poplatok za doručenie môže byť zdanený, ak máte vo svojej oblasti daň z obratu, takže ho môžete účtovať až po vytvorení medzisúčtu. Vždy sa však obráťte na účtovníka, aby ste sa presvedčili, že dane účtujete správne.
Môžete použiť akékoľvek číslo, pokiaľ má každý klient svoje číslo účtu a každá faktúra má svoje číslo faktúry. - 3Vytvorte medzisúčet. Sčítajte všetky poplatky, ktoré máte na faktúre. Vložte ho do riadku pod službami ako medzisúčet s označením „Medzisúčet“. Je to medzisúčet, pretože stále musíte pridať daň.
- 4Pridajte dane. Ďalej vypočítajte dane. Sadzbu dane umiestnite pod medzisúčet označený ako sadzba dane. Ak nepoznáte sadzbu dane vo vašej oblasti, obráťte sa na svoje miestne daňové úrady a zistite číslo. Môžete sa tiež pozrieť online a nájsť daň z predaja alebo sa môžete obrátiť na svojho účtovníka.
- V niektorých štátoch nebudete musieť za služby účtovať daň z obratu. V miestnych zákonoch zistíte, či je potrebné nabíjať zariadenie vo vašej oblasti. Tiež to môže byť veľmi podľa typu podnikania. Ak ste napríklad nezisková organizácia, nemusí vám byť napríklad účtovaná daň z obratu. Tiež to môže závisieť od toho, či je hlavným predmetom predaja služba (napríklad u zubára) alebo zariadenie (napríklad pri oprave počítača).
- Dane sa zvyčajne účtujú v mieste, kde bola služba poskytnutá, takže ak idete do bydliska zákazníka na predmestí, musíte použiť mestskú daň z obratu. Opäť však vždy skontrolujte svoje miestne zákony.
- Daň z predaja je percento. Na výpočet dane vynásobíte medzisúčet percentom vyjadreným ako desatinné miesto. Ak je napríklad vaša súčet 37€ a daň z obratu 8,25%, vynásobíte 370,0825€ a získate 4125€. Podľa potreby zaokrúhlite číslo. Tu by daň bola 3,10€
- Pripočítajte daň. Ďalej pridáte číslo, ktoré ste dostali, do pôvodného medzisúčtu. V príklade pridáte 3,10€ k 37€, aby ste získali celkový súčet 40€
- 5Vytvorte súčet. Nakoniec uveďte celkovú sumu, ktorú ste práve našli. Vedľa toho dajte „Celkom“, aby to bolo jasné. Tiež nezaškodí položiť škatuľku okolo súčtu alebo označiť konečný súčet hrubým písmom.
- 6Uchovávajte si podrobnú evidenciu svojich faktúr. Najlepšie je nechať si odložiť digitálnu a vytlačenú kópiu. Ak máte e -maily, poznámky alebo iné dokumenty súvisiace s faktúrou, mali by ste ich uložiť aj spolu s vytlačenou kópiou faktúry.
Časť 3 z 3: Poskytnutie informácií o zákazníkovi, na ktoré je potrebné nadviazať
- 1Pridajte možnosti platby. Váš zákazník musí vedieť, akými spôsobmi môže platiť. Prijímate šeky? Môže zákazník platiť kreditnou kartou, v hotovosti alebo iným systémom na spracovanie platieb? Ak je jediným spôsobom, akým môže zákazník zaplatiť, prísť do vášho obchodu osobne, dajte mu o tom vedieť. Medzi ďalšie možnosti patrí odoslanie platby poštou (šek alebo číslo kreditnej karty), volanie platby (číslo kreditnej karty) alebo platba online.
Mali by ste tiež zahrnúť meno adresáta, kontaktné informácie a číslo účtu, ako aj jedinečné číslo faktúry a dátum. - 2Zahrňte dátum splatnosti. Váš zákazník musí vedieť, kedy je potrebné uhradiť faktúru do. Na faktúre uveďte prominentne dátum splatnosti. Môžete ho dokonca zahrnúť viackrát. Jedno miesto na zahrnutie je nižšie ako celková splatná čiastka, ale v hornej časti je tiež dobrá voľba.
- Platba by mala mať vždy dátum splatnosti s dôsledkom, ak nie je splnená (napríklad úroky z omeškania).
- Môžete tiež zahrnúť stimul pre predčasné platby (napríklad zľavu 2% pri zaplatení do desiatich dní), pretože väčšina malých firiem má neustále problémy s peňažným tokom.
- Mali by ste tiež prediskutovať, či máte možnosť plánu platieb. Informácie môžete zahrnúť do listu alebo napísať niečo ako: „Ak nemôžete zaplatiť svoj účet naraz, zavolajte do našej kancelárie a dohodnite si platobný plán.“
- 3Pošlite faktúru Po vytvorení faktúry ju pošlite svojmu klientovi. Vášmu klientovi to oznámi, že musí zaplatiť to, čo vám je dlžné. Na vonkajšej strane obálky dbajte na to, aby bol názov vašej spoločnosti výrazný.
- Faktúry by mali byť koordinované s účtovným systémom. Faktúra, akonáhle je spísaná, sa stáva majetkom spoločnosti (pohľadávky) a mala by byť riadne zaznamenaná.
- Ak používate účtovný softvér, môžete mať možnosť nechať ho vytvoriť faktúru za vás. Služby ako PayPal majú tiež vstavanú tvorbu faktúr.
- 4Zbierajte svoje faktúry. Ak po odoslaní faktúry nedostanete od zákazníka odpoveď, skúste zavolať a uistite sa, že bola faktúra prijatá. Ďalšou možnosťou je poslať klientovi e -mailom pripomenutie. Je dôležité mať dobre definovaný a štandardizovaný proces inkasa, aby ste mohli jednoduchšie vyberať na svojich faktúrach.
- Pripomienky môžete odosielať aj poštou. Koľko ich rozošlete pred oznámením o „konečnej platbe“, je na vás. Je dôležité zopakovať, že máte možnosť platobného plánu, ak ste ochotní nechať ho klientom vyplatiť v priebehu času.
- Akonáhle odošlete toľko, koľko chcete, môžete odoslať oznámenie o „konečnej platbe“, ktoré klientovi oznámi, že ho odovzdávate právnikovi alebo inkasnej agentúre.
- Ak chcete vytvoriť systém, snažte sa, aby boli konkrétne akcie zberu rozložené pravidelne počas celého obdobia zbierok. Skúste napríklad odosielať oznámenia potom, čo bol zostatok nezaplatený 15 dní, 30 dní, 45 dní atď. Každý z nich môže určiť, koľko dní zostáva do platby a aké opatrenia budú prijaté, ak zostatky zostanú nezaplatené.
- Skúste odoslať aspoň jedno oznámenie certifikovanou poštou, aby ste vedeli, že ho klient dostal.
- Ak sa blíži dátum splatnosti platby a váš klient platbu ešte neodoslal, uskutočnite zdvorilý telefonát a zistite stav svojej platby. Niektorí klienti môžu potrebovať pripomenutie, iní nemusia vedieť, že platba nebola prijatá.
Prečítajte si tiež: Ako sa stať právnym poradcom?
Otázky a odpovede
- Čo keby bola pre dvoch klientov poskytnutá jedna služba? Kto by mal platitJednou z možností je rozdelenie nákladov medzi klientov (čo by ste mali na faktúre uviesť) a každému zaslanie samostatnej faktúry.
- Ak mi faktúra za služby poskytnuté v stanovenej lehote nebude vystavená, stane sa fakturácia zastaranou?Môže to, aj keď to závisí od vašich štátnych zákonov a odvetvia, v ktorom sa nachádzate. Napríklad zdravotnícky priemysel má často predpisy o tom, ako rýchlo je potrebné platbu podať alebo o ktorú žiadať.
- Záleží na tom, aké je číslo v mojej prvej faktúre?Môžete použiť akékoľvek číslo, pokiaľ má každý klient svoje číslo účtu a každá faktúra má svoje číslo faktúry.
- Potrebujem na vytvorenie vlastnej faktúry Microsoft Word?Nie, nemusíte sa obmedzovať na program Microsoft Word. Faktúru môžete napísať na akýkoľvek podobný program.
Komentáre (11)
- Pomohlo pridať dátum splatnosti na faktúru.
- Naozaj nápomocné. Nikdy predtým som nemusel účtovať poplatky za svoje služby a chcel som poslať profesionálnu faktúru. Váš krok za krokom mi pomohol nastaviť moju faktúru spôsobom, ktorý som požadoval.
- Skvelý úvodný návod k lekcii faktúry. Chcel by som vidieť jeden ďalší pre technikov, ktorí chodia na stránky zákazníkov a konfigurujú ich komunikačné zariadenia. Rozsah alebo detaily toho, čo robia, sú dosť veľké a materiály, ktoré používajú, sú zvyčajne dosť malé (počítač, programovacie káble, zväzky drôtov, etiketovacie stroje).
- Som vlastníkom začínajúcej firmy a zhromažďujem informácie o tom, ako prijímať platby. Tento odkaz je veľmi užitočný pre ľudí ako som ja. Vďaka.
- Dostal som nový nápad, ako zorganizovať faktúru.
- Úžasná recenzia a informácie!
- Bolo to veľmi nápomocné, jasne povedané. Vďaka!
- Áno, jednoduché a ľahké kroky, ktoré je potrebné dodržať. Práve som urobil návrh a porovnal som ho s vašim článkom a zodpovedal vašim predlohám, takže som veľmi spokojný.
- Toto boli veľmi jednoduché a jasné informácie o fakturácii a fakturácii.
- Postupoval som podľa tohto krok za krokom a spísal svoju prvú faktúru a fungovalo to dobre. Ďakujem!
- Skoro každý krok pomohol, ďakujem.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
