Ako napísať pripomenutie platby?

Môžete napísať: „Tento list vám má pripomenúť, že platba na váš účet #45667 bola splatná 12. apríla 2016.

Jednou z najťažších situácii pre majiteľa firmy alebo podnikateľa je jednanie so zákazníkmi, ktorí majú oneskorené splatnosť účtov. Požiadať o platbu zdvorilým, ale pevným spôsobom je chúlostivý problém, ale je možné dosiahnuť rovnováhu. Mali by ste poslať upomienku s oznámením, koľko je splatné a ako môže zákazník zaplatiť. Ak zákazník nezaplatí do stanoveného termínu, mali by ste sa obrátiť na ďalšie listy. Vo všeobecnosti existujú tri písmená: prvé oznámenie, pevná pripomienka a konečná požiadavka.

Časť 1 z 3: odoslanie prvého oznámenia

1
Naformátujte list. Váš list by mal byť nastavený ako štandardný obchodný list. Nastavte písmo na niečo čitateľné- pre väčšinu čitateľov zvyčajne funguje 12-bodový Times New Roman.
- Nezabudnite uviesť dátum odoslania listu.
- Ak nepoužívate hlavičkový papier spoločnosti, musíte hore uviesť adresu svojej firmy.
2
Požiadať o platbu. Prvú deň splatnosti platby by ste mali odoslať počiatočnú pripomienku. Chcete použiť priateľský tón. Koniec koncov, zákazník môže jednoducho zabudnúť, že platba bola splatná alebo šek mohol byť dokonca aj poštou. Nezabudnite zákazníkovi poskytnúť konečný termín na zaplatenie.
- Môžete napísať: „Tento list vám má pripomenúť, že platba na váš účet #45667 bola splatná 12. apríla 2016. Od dnešného dňa sme od vás platbu nedostali. Láskavo odošlite svoju platbu do siedmich dní.“
- Môžete byť ochotní ponúknuť platobný plán. Ak áno, uveďte to v liste. Môžete napríklad prijať polovicu splatnej sumy tento mesiac a druhú polovicu mesiaca neskôr.
3
Identifikujte prijateľné spôsoby platby. Nechcete, aby vám zákazník poslal platbu spôsobom, ktorý neakceptujete. Aby ste sa chránili, výslovne uveďte, aké spôsoby platby akceptujete-osobný šek, platobný príkaz, hotovosť alebo kreditná karta (ako Visa, MasterCard, Discover, European Express atď.)
- Ak je možná platba kreditnou kartou, v spodnej časti listu zadajte riadky s číslom karty, dátumom vypršania platnosti, menom držiteľa karty, podpisom a sumou, ktorá sa má zúčtovať.
- Môžete napríklad napísať: „Môžete platiť šekom alebo platobným príkazom, ktorý je splatný [vložte svoje meno]. Zo zdvorilosti voči našim klientom akceptujeme aj platby kartami Visa, Master Card alebo European Express. Ak sa rozhodnete ak chcete zaplatiť zostatok kreditnou kartou, vyplňte formulár v spodnej časti, podpíšte a vráťte tento list našej kancelárii. Prípadne môžete zavolať a nastaviť platbu kreditnou kartou. “
4
Ukončite list. Mali by ste zákazníkovi povedať, aké prílohy ste zahrnuli. Nezabudnite im tiež povedať, aby list ignorovali, ak už bola platba odoslaná. Ak váš hlavičkový papier neobsahuje telefónne číslo alebo e -mailovú adresu, mali by ste tiež poskytnúť tieto informácie.
- Môžete napríklad napísať: „Priložil som kópiu faktúry, ktorú som odoslal. Priložená je aj opečiatkovaná adresná obálka, ktorú môžete použiť. Ak ste už svoju platbu odoslali, tento list ignorujte.“
- Nezabudnite podpísať svoj list. Uveďte aj svoj titul, napr. Koordinátor účtu pacienta.
5
Pošlite oznámenie zákazníkovi. List môžete odoslať e -mailom alebo poštou. Ak odosielate poštu, je najlepšie odoslať certifikovanú poštu, pričom je potrebné vrátiť potvrdenie. To ukáže, že zákazník dostal vaše pripomenutie.
- Nezabudnite priložiť všetky prílohy, napríklad kópiu faktúry alebo obálku.
- Ak toto oznámenie odošlete e -mailom, odošlite prílohy ako súbory PDF.

Mali by ste poslať upomienku s oznámením, koľko je splatné a ako môže zákazník zaplatiť.

Časť 2 z 3: zaslanie pevnej upomienky

1
Pripomeňte zákazníkovi, že má omeškanie. Pripravte si druhé písmeno v rovnakom formáte ako prvé. Nezabudnite uviesť, že ste už odoslali prvé upozornenie, ale nič ste nepočuli. Ak ste pridali poplatky, poplatky alebo úroky z omeškania, nezabudnite to uviesť. Prijať seriózny tón. Vaša prvá pripomienka bola priateľská, ale teraz musíte začať myslieť vážne.
- Môžete napríklad napísať: „K dnešnému dňu sme od vás ešte nedostali platbu, aj keď sme vám zaslali oznámenie 13. apríla. V dôsledku toho je váš účet po lehote splatnosti. Zatiaľ sme neuplatnili žiadne poplatky za oneskorené platby alebo úroky. "
2
Uveďte ďalší termín. Dajte zákazníkovi ďalších sedem dní na odoslanie platby. Pripomeňte im tiež dôsledky, ak nezaplatia. Môžete napríklad pridať poplatky za oneskorenie alebo iné poplatky.
- Ukážkový jazyk môže znieť: „Ak do siedmich dní nedostaneme celú platbu, môžeme na váš účet pridať pokutu vo výške 37€ za oneskorenie.“
- Môžete zákazníkovi pripomenúť svoje prijateľné spôsoby platby v rovnakom jazyku, aký ste použili vo svojom prvom oznámení.
3
Ukončite list. Môžete zákazníkovi povedať, čo sa stane, ak nezaplatí. Môžete mať napríklad zásadu, že už s niekým nebudete obchodovať, ak mešká s platbami.
- Môžete napríklad napísať: „Upozorňujeme, že máme zásadu odmietnutia služby každému jednotlivcovi, ktorý má účet viac ako 14 dní po lehote splatnosti. Veríme, že nebude potrebné prestať podnikať a tešiť sa na vašu platbu. Ak už ste odoslali platbu, potom tento list ignorujte.“
- Toto oznámenie by ste nemali posielať e -mailom. Namiesto toho pošlite certifikovanú poštu, vyžiadajte si potvrdenie o vrátení. Kópiu si vždy uschovajte pre vlastnú potrebu.

Môžete napríklad napísať: „Môžete platiť šekom alebo platobným príkazom, splatnými [vložte svoje meno].

Časť 3 z 3: odoslanie listu s konečnou požiadavkou

1

Označte list ako svoju konečnú požiadavku. Nastavte list ako štandardný obchodný list. Zahrňte však aj nadpis, napríklad slová „Konečný dopyt“. Slová dajte tučným písmom a podčiarknite ich. Chcete, aby príjemca vedel, že toto je jeho posledná šanca zaplatiť, než urobíte ďalšie opatrenia.
2
Vysvetlite poplatky z omeškania. Mali by ste zákazníkovi povedať, že teraz porušuje vašu dohodu a že ste pridali úrok alebo pokutu za oneskorenie. Potom im povedzte novú celkovú sumu, ktorú musia zaplatiť.
- Ukážkový jazyk môže znieť: „Napriek predchádzajúcim pripomenutiam je váš účet stále v neplatnom stave. Pretože teraz porušujete naše platobné podmienky, pridávame podľa našich zmluvných podmienok pre neskoré platby dlhov sankciu za oneskorenú platbu 37€.“ Celková nesplateného dlhu je teraz 170€ "
3
Dajte termín. Mali by ste zákazníkovi povedať, koľko času mu zostáva na konečnú platbu. Nemali by ste im venovať príliš veľa času. Môžete napríklad nastaviť 72-hodinový termín. Vysvetlite, čo sa stane, ak zákazník nedodrží termín. Účet môžete napríklad odovzdať do zbierok alebo žalovať zákazníka na súde.
- Ukážkový jazyk môže znieť: „Teraz je dôležité, aby ste svoj nezaplatený účet úplne zaplatili v priebehu nasledujúcich sedemdesiatich dvoch hodín. Ak tak neurobíte, nebudeme mať inú možnosť, ako postúpiť tento účet našej agentúre pre vymáhanie pohľadávok, ktorá pridá na účet ďalšie poplatky. “
- Môžete vytlačiť „sedemdesiatdva hodín“, aby tieto slová vynikli.
4

Ukončite svoj list. Zdôraznite, že klient by mal tento posledný list dopytu brať vážne a zaplatiť. Môžete napríklad napísať: „Navrhujeme preto, aby ste túto záležitosť brali vážne a uhradili svoj zostatok v plnej výške čo najskôr.“
5

Pošli list. Tento dokument by ste mali odoslať poštou, certifikovanou poštou a požadovať potvrdenie o vrátení. Ak sa vám zákazník neozve, pokračujte a pošlite účet do zbierky alebo žalovajte-podľa toho, čo ste sa v liste vyhrážali.

Tipy

Ak nedostávate žiadne odpovede z vašich pripomienok platby, premýšľajte o tom, že zavoláte zákazníkovi. Je ťažšie vyhnúť sa situácii, keď skutočne hovorí so zástupcom vašej spoločnosti.
Vytvorte šablónu, ktorú bude vaša spoločnosť používať vo všetkých prípadoch delikventných účtov. Šablóna bude obsahovať medzery na vyplnenie konkrétnych informácií o konkrétnom zákazníkovi. Nechajte napríklad názov, dlžnú sumu, dni omeškania a ďalšie špecifiká prázdne, kým sa nevyplní pre konkrétneho zákazníka.

Veci, ktoré budete potrebovať

Počítač
Telefón (ak je to potrebné)

Prečítajte si tiež: Ako napísať zákonodarcovi (USA)?