Ako ukončiť obchodné listy?
Na ukončenie obchodných listov používajte osvedčené a profesionálne závery, ako napríklad „s pozdravom“ alebo „skutočne s pozdravom“. Za telom určite preskočte riadok, aby medzi poslednou vetou a záverom bolo prázdne miesto. Je tiež dôležité, aby ste zatváranie zarovnali doľava a uviedli za ním čiarku, aby bolo vaše zatváranie formálnejšie. Potom pod záver pridajte ručne alebo elektronický podpis 4 prázdne riadky. Ak ste osobu požiadali, aby vás kontaktovala vo svojom liste, zadajte svoje kontaktné údaje pod podpis, aby bolo ľahké ich nájsť a nájsť na ne odkaz. A ak ste zahrnuli životopis, dokumentáciu alebo iné materiály, preskočte riadok za svojim podpisovým blokom a napíšte „Príloha“, aby vedeli, že za písmenom sú ďalšie položky. Tipy na to, ako si správne skontrolovať obchodné listy, čítajte ďalej!
Ukončenie obchodného listu nie je vždy také jednoduché, ako sa zdá. Ako dosiahnete správnu rovnováhu medzi formálnosťou a priateľskosťou? Čo tak slušne dať najavo, že očakávate, že príjemca za vás dokončí konkrétnu akciu? Našťastie existuje veľa jednoduchých spôsobov, ako nakresliť akýkoľvek formálny list profesionálovi, zdvorilému a správne formátovanému blízkemu.
Časť 1 z 3: napísanie posledného odseku
- 1V záverečnom odseku stručne uveďte účel svojho listu. Ukončite telo listu krátkym zhrnutím svojho hlavného bodu. Držte to stručne; posledný odsek musí mať iba 1 až 3 riadky. Nie je potrebné písať dlhý a podrobný záver a nemali by ste vyvolávať žiadne témy, ktoré ste už v liste neprebrali.
- Ak napríklad píšete sprievodný list k žiadosti o zamestnanie, stručne zopakujte svoj záujem o pozíciu: „Ocenil by som príležitosť ďalej diskutovať o svojich záujmoch a kvalifikácii. Ďakujem za váš čas a dúfam, že sa o ňom dozviem viac. ďalšie fázy procesu podávania žiadostí. “
- 2Končite zdvorilou a priateľskou poznámkou, ale zachovajte formálny tón. Pokiaľ nepíšete sťažnosť alebo pokarhanie, tón posledného odseku by mal byť priateľský alebo uznanlivý. Aj keď píšete formálny sťažný list, mali by ste byť zdvorilí a optimistickí. Ak si píšete s niekým, koho poznáte, môžete to skončiť osobnou poznámkou, ale nebuďte príliš neformálni.
- Napíšte napríklad: „Rád som vás videl na konferencii. Teším sa na ďalšiu spoluprácu s vami v budúcnosti.“ Ak píšete sťažnosť, ukončite text „Dúfam, že túto situáciu dokážeme vyriešiť a v budúcnosti budeme pokračovať v spoločnom podnikaní“.
Tip: Udržujte svoj tón v celom liste konzistentný. Predpokladajme, že informujete svojho majiteľa o opravách, ktoré je potrebné vykonať. Neukončili by ste telo bublinkovou príjemnosťou ani nepoužívali záver ako „Najteplejšie prianie“ alebo „Na zdravie“.
- 3Ak je list zameraný na výsledky, zahrňte konkrétnu výzvu na akciu. Ak podávate žiadosť, podávate sťažnosť alebo inak píšete, aby ste dosiahli výsledok, uzatvorte jednu silnú vetu, aby boli vaše priania jasné. Ukončenie zdvorilou a konkrétnou výzvou na akciu môže dodať pocit naliehavosti alebo dôležitosti, ak potrebujete, aby čitateľ pre vás niečo urobil. Medzi príklady patrí:
- „Teším sa na ďalšiu diskusiu o tejto záležitosti na našom stretnutí 7. decembra.“
- „Prosím, informujte ma o situácii do konca týždňa.“
- „Ďakujem za vašu snahu a ak potrebujete ďalšie informácie, zavolajte mi.“
Časť 2 z 3: formátovanie záveru a podpisu
- 1Na zatvorenie použite „úprimne“ alebo „skutočne svoje“. „S pozdravom“ a „Vaše skutočne“ sú profesionálne, osvedčené a pravdivé uzávery. Menej formálne uzávery, ako napríklad „s pozdravom“ alebo „s pozdravom“, sú vhodné, ak ste na základe priezviska s príjemcom listu.
- Vyhnite sa ukončovaniu obchodného listu neformálnymi závermi, ako napríklad „Fondly“, „Cheers“ alebo „Ciao“.
- 2Preskočte riadok za telom a zadajte záver. Zarovnajte zatváranie doľava a vložte zaň čiarku. Ak sú záverečné slová 2 slová, napríklad „Vaše skutočne“, prvé slovo napíšte iba veľkými písmenami.
- Uistite sa, že preskočíte riadok, aby medzi poslednou vetou tela a záverom bolo prázdne miesto.
- 3Pridajte svoj napísaný podpis 4 riadky pod záver. Váš ručne alebo elektronický podpis sa uvedie do 4 prázdnych riadkov pod uzávierkou. Po preskočení riadkov zadajte svoje meno tak, aby zodpovedalo vášmu vlastnoručnému podpisu.
- Zahrňte napríklad svoj stredný iniciál, ak ho použijete vo vlastnoručnom podpise.
- Ak chcete, uveďte tituly alebo profesionálne hodnotenia, napríklad Ph.D. alebo CPA po zadaní podpisu. Zadajte svoje meno, za ním čiarku a potom zadajte titul alebo certifikáciu.
- 4V prípade potreby zadajte svoj podpis alebo kontaktné údaje pod podpis. Zahrňte svoj názov priamo pod zadaný podpis bez toho, aby ste preskočili riadok. Ak ste požiadali o telefonát alebo e -mail, zadajte svoje kontaktné údaje pod titul, aby ich bolo ľahké nájsť.
- 5Všimnite si všetky materiály, ktoré ste priložili. Ak ste zahrnuli životopis, dokumentáciu alebo iné materiály, preskočte riadok za blokom podpisu a potom zadajte „Príloha“ alebo „Prílohy“. Ak ste zahrnuli viac dokumentov, je vhodné napísať číslo do zátvorky takto: „Prílohy (2)“.
- Za poznámku k prílohám neuvádzajte žiadnu interpunkciu.
Voliteľné: Ak list písal niekto iný, zadajte pod podpisový blok a poznámku prílohy iniciály pisateľa. Začiatočné písmena odosielateľa napíšte veľkými písmenami, pridajte dvojbodku a začiatočné písmena píšte malým písmom takto: „JB: gh.“ Za iniciály nezahŕňajte bodku ani inú interpunkciu.
Časť 3 z 3: dokončenie listu
- 1Dôkladne skontrolujte svoj list. Prečítajte si list nahlas a identifikujte všetky nepríjemne znejúce vety. Skontrolujte pravopisné, gramatické alebo formátovacie chyby a uistite sa, že je váš text jasný a stručný.
- Je dôležité, aby bola vaša práca bez chýb, ale je to úplne nevyhnutné, ak píšete motivačný list.
- 2Ak list odosielate online, pridajte elektronický podpis. Buď podpíšte kus papiera a naskenujte ho do počítača, použite funkciu pridania podpisu v programe na spracovanie textu alebo nakreslite podpis v programe na úpravu grafiky. Vložte obrázok s podpisom do prázdneho priestoru medzi zatváracím a napísaným podpisom.
- V prípade potreby zmeňte veľkosť obrázku a zarovnajte ho s okolitým textom.
Obmena: Elektronický podpis vložte iba vtedy, ak mu posielate e -mail alebo ho nahrávate na webovú stránku. Ak list odosielate štandardnou poštou, po jeho vytlačení pridajte svoj vlastnoručný podpis.
- 3Ak list odosielate digitálne, uložte ho vo formáte pdf. Uložte si list ako dokument programu Word (napríklad.doc alebo.docx) pre prípad, že budete potrebovať vykonať budúce úpravy. Okrem toho, ak list posielate e -mailom alebo ho nahrávate na webovú stránku, v rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako“, „Publikovať“ alebo „Stiahnuť ako“ v textovom programe nájdite možnosť „Uložiť ako PDF“.
- PDF je stabilnejší než dokument programu Word a môže pomôcť zaistiť, aby váš čitateľ dostal správne formátovaný list.
- 4Ak list odosielate, vytlačte si ho a zalepte ho v obálke. Po vytlačení listu pridajte svoj vlastnoručný podpis. Napíšte alebo napíšte návratku a adresy príjemcu na obálku a potom list pošlite podľa poštových štandardov vášho štátu.
- Do obálky určite vložte všetky priložené dokumenty.
- Udržujte svoj tón formálny, ale snažte sa nepôsobiť strnulo alebo tupo. Nezabudnite tiež, že vďačný a zdvorilý záverečný odsek by mal byť priateľský bez toho, aby sa stal príliš osobným.
- Spravidla sa uistite, že váš obchodný list je 1 strana alebo menej.
- V súčasnej dobe je zahrnutie príspevku (PS) považované za nevkusné a zastarané. Okrem toho to môže naznačovať, že ste si list neorganizovali dobre a že ste museli dodatočne doplniť dôležitý detail.
