Ako napísať kancelársky manuál?
Písanie kancelárskeho manuálu je obrovská práca, takže musíte mať za to, aby niekto za to prevzal zodpovednosť.
Príručky pre Office sú neoddeliteľnou súčasťou akejkoľvek obchodnej organizácie, pretože komunikujú firemné politiky, ktoré je potrebné dodržiavať. Väčšina kancelárskych príručiek spadá do jednej z dvoch kategórií: príručky koncepcií a postupov alebo príručky pre zamestnancov. Bez ohľadu na to, aký typ príručky píšete, logické usporiadanie obsahu je pre váš úspech zásadné.
Časť 1 z 3: začínajúca pravou nohou
- 1Priradiť projektového manažéra. Písanie kancelárskeho manuálu je obrovská práca, takže musíte mať za to, aby niekto za to prevzal zodpovednosť. V závislosti od veľkosti vašej organizácie môžete k projektu priradiť jednotlivca alebo tím.
- Za napísanie príručky pre zamestnancov je zvyčajne zodpovedný HR, ale manažéri oddelení by boli pravdepodobne lepšou voľbou pre príručku zásad a postupov. Ak ste vlastníkom malej spoločnosti, môžete sa úlohy zhostiť sami, pokiaľ budete mať čas na jej splnenie.
- Uistite sa, že osoba zodpovedná za napísanie príručky má silné písomné schopnosti. Je veľmi dôležité, aby bol manuál jasný a ľahko čitateľný.
- 2Použite vhodný jazyk. Váš manuál musí čo najefektívnejšie komunikovať zásady so všetkými vašimi zamestnancami, preto by mal byť jednoduchý a ľahko čitateľný.
- Pri používaní príliš veľkého množstva odvetvového žargónu buďte opatrní, najmä ak máte zamestnancov, ktorí to nemusia vôbec poznať.
- Akronymy používajte striedmo a objasnite všetky, ktoré používate.
- Uistite sa, že jazyk vášho manuálu zapadá do kultúry vašej spoločnosti.
- Dôležité je aj formátovanie. Uistite sa, že sú vaše nadpisy tučné, máte prehľadný obsah a dostatok voľného miesta, aby zamestnanci mohli ľahko prehľadať dokument a nájsť potrebné informácie.
- 3Podporujte vstup zamestnancov. V závislosti od typu vášho podnikania a typu príručky, ktorú dávate dohromady, vám môže skutočne prospieť spolupráca celého vášho tímu. Ak chcete zabezpečiť, aby ste každého využili čo najlepšie, nezabudnite všetkým svojim zamestnancom oznámiť účel manuálu a dôležitosť ich príspevku.
- Pokúste sa zdôrazniť výhody, ktoré príručka prinesie vašim zamestnancom, napríklad objasnenie mätúcich postupov alebo skrátenie času, ktorý bude trvať novým zamestnancom, kým sa usadia. Inak môžu príručku považovať len za disciplinárny dokument.
- 4Poznať postup kontroly. Skôr ako začnete s projektom, mali by ste jasne pochopiť, kto a v akom rozsahu na ňom bude pracovať. Pred distribúciou príručky je obzvlášť dôležité rozhodnúť sa, kto bude zodpovedný za záverečnú kontrolu.
- 5Plánujte ich častú aktualizáciu. Váš kancelársky manuál bude neustále sa meniacim dokumentom, takže si musíte naplánovať jeho častú aktualizáciu. Od začiatku sa musíte rozhodnúť, kto bude zodpovedný za aktualizáciu príručky a ako často sa budú robiť revízie.
- Môžete tiež povzbudiť zamestnancov, aby upozornili osobu v mieste kontaktu, kedykoľvek si všimnú zmenu, ktorú je potrebné vykonať v príručke.
- V závislosti na vašej organizácii si môžete zvoliť tlačiť kópie príručky alebo si môžete zvoliť elektronickú príručku, ktorej aktualizácia bude oveľa ľahšia.
Udržujte tón kancelárskeho manuálu v súlade s atmosférou vašej spoločnosti.
Časť 2 z 3: Spracovanie príručky zásad a postupov
- 1Rozdeliť podľa oddelenia. Začnite tým, že vymyslíte zoznam úloh, ktoré je zodpovedné za dokončenie každého oddelenia vo vašej organizácii.
- Túto úlohu môžete prideliť jednej osobe alebo jednej osobe v každom oddelení. Ak to spadne na jednu osobu, uistite sa, že má podporu vedúcich oddelenia.
- 2Napíš popis práce. Keď viete, za čo je každé oddelenie zodpovedné, určite si presne, aké úlohy každý zamestnanec v rámci každého oddelenia vykonáva. Pomôže vám to rovnomerne rozložiť pracovné zaťaženie a v pravý čas vás pripraví na prijatie nových zamestnancov.
- Môže byť užitočné vytvoriť organizačnú schému, ktorá načrtne, komu by sa mal každý zamestnanec hlásiť, najmä ak to vo vašej organizácii momentálne nie je jasné.
- 3Osnovné postupy. Keď už máte zoznam úloh, za ktoré je zodpovedný každý zamestnanec, je čas sa každej úlohe venovať hlbšie a napísať podrobné pokyny, ako ich splniť. Jedná sa o to pomôcť pri vzdelávaní nových zamestnancov a uľahčiť existujúcim zamestnancom vzájomné pokrytie si práce počas neprítomnosti.
- Uistite sa, že ste načrtli podrobnosti, napríklad o tom, kde sa ukladajú dokumenty, kde sa uchovávajú určité spotrebné materiály a ako kontaktovať dodávateľov a zákazníkov.
- Je dobré, keď niekto skontroluje každú úlohu tak, že sa ju pokúsi splniť presne podľa pokynov. Uistite sa, že recenzent nie je rovnaká osoba, ktorá zvyčajne dokončí úlohu. Rýchlo sa to prejaví, ak chýbajú kroky alebo neefektívnosť.
- 4Zvážte mesačné a ročné úlohy. Okrem prehľadu postupov pre každodenné úlohy, ktoré vaši zamestnanci dokončia, nezabudnite zohľadniť aj väčšie projekty, ktoré sa vyskytujú zriedka, napríklad štvrťročné kontroly alebo výročné prezentácie.
- Pokúste sa vytvoriť harmonogram pre každú z týchto úloh, aby noví zamestnanci pochopili, kedy sa na ne majú začať pripravovať.
- 5Poskytnite užitočné informácie novým zamestnancom. Okrem poskytnutia podrobností o tom, ako plniť úlohy požadované od práce, môžete svojim novým zamestnancom poskytnúť nejaké ďalšie tipy, ktoré im pomôžu zoznámiť sa s kanceláriou. To zníži ich závislosť od ostatných zamestnancov a dúfajme, že sa rýchlejšie cítia pohodlne. Možno budete chcieť zahrnúť informácie napríklad:
- Umiestnenie kúpeľní, oddychových miestností a podateľne
- Ako používať telefón, tlačiareň, počítač a ďalšie vybavenie
- Kde zaparkovať
- Ako objednať spotrebný materiál
Váš kancelársky manuál bude neustále sa meniacim dokumentom, takže si musíte naplánovať jeho častú aktualizáciu.
3. časť z 3: Spracovanie príručky pre zamestnancov
- 1Poznať zákonné požiadavky. Pravdepodobne existuje veľa vecí, ktoré chcete zahrnúť do svojej príručky pre zamestnancov, ale možno neviete, že existujú aj veci, ktoré sú podľa zákona povinné zahrnúť. Musíte zahrnúť informácie o rovnakých pracovných príležitostiach, obťažovaní, rodinnej lekárskej dovolenke, ubytovaní pre ľudí so zdravotným postihnutím. odškodnenie pracovníka, vojenské voľno, ubytovanie pre dojčenie a dovolenka pre obete trestného činu.
- Prípadne uveďte informácie o dohodách o mlčanlivosti o spoločnosti a / alebo vyhláseniach o konflikte záujmov.
- Ak je pracovné prostredie akýmkoľvek spôsobom nebezpečné, uveďte informácie o krokoch, ktoré podnikáte na zaistenie bezpečnosti zamestnancov, a o tom, čo od nich majú zamestnanci očakávať.
- Aj keď to nie je zákonom požadované, je tiež dobré zahrnúť doložky týkajúce sa práva spoločnosti na ľubovoľné ukončenie činnosti zamestnancov a na vykonanie zmien v príručke. To pomôže chrániť spoločnosť, ak bývalý zamestnanec podá žalobu.
- Zákony o zamestnanosti sú v každom štáte iné. Pred vydaním príručky pre zamestnancov je dobré sa poradiť s právnikom, aby ste sa uistili, že ste nezahrnuli alebo nevynechali nič, čo by mohlo škodiť.
- 2Uveďte informácie o otváracích hodinách a dochádzke. Vaša príručka pre zamestnancov by mala zamestnancom jasne oznamovať, kedy majú byť v kancelárii a koľko hodín týždenne majú odpracovať.
- Zahrňte aj informácie o platoch za nadčasy a nezabudnite jasne uviesť, kto je a nemá nárok na nadčasy.
- Uistite sa, že zamestnanci vedia, ako nahlásiť neprítomnosť.
- Ak ponúkate flexibilný pracovný čas, načrtnite postup, ako túto výhodu využiť.
- Dajte zamestnancom vedieť, kedy a ako by tiež mali očakávať svoje výplaty.
- 3Hovorte o výhodách. Nezabudnite venovať časť svojho manuálu výhodám vrátane plateného voľna, zdravotného poistenia, životného poistenia, plánu spoločnosti 401k a všetkého, čo ponúkate. Dôkladne vysvetlite tieto výhody, aby bolo možné na väčšinu otázok odpovedať jednoducho v príručke.
- Ak sú vaše výhody poskytované externým poskytovateľom, dajte zamestnancom vedieť, kde nájdu ďalšie informácie o programe.
- Ak máte kombináciu hodinových a platených zamestnancov alebo zamestnancov na čiastočný a plný úväzok, nezabudnite jasne načrtnúť, kto do ktorej kategórie patrí a aké výhody sú pre koho k dispozícii.
- 4Stanovte kódex správania. Príručka pre zamestnancov je tiež miestom na stanovenie pravidiel, podľa ktorých sa musia vaši zamestnanci riadiť. Môžete tiež ustanoviť disciplinárne konanie, ale uistite sa, že nie je také konkrétne, že za určitých okolností nemusí byť vhodné. Medzi bežné témy, na ktoré sa vzťahuje kódex správania, patria:
- Neospravedlnená neprítomnosť a neskoré príchody
- Dress code
- Drogová / alkoholová politika
- Ako komunikovať s klientmi a spolupracovníkmi
- Politika sociálnych médií
- 5Popíšte proces kontroly. Pre vašich zamestnancov bude užitočné, ak presne vedia, ako sa budú vykonávať ich kontroly výkonnosti a kedy ich môžu očakávať. Pri navrhovaní postupov a očakávaní buďte čo najkonkrétnejší.
- 6Zahrňte postupy. Vaša kancelária má pravdepodobne oveľa viac postupov, ako by ste si predstavovali, takže môže chvíľu trvať, kým si v manuáli vymyslíte všetko, čo potrebujete riešiť. Skúste sa zamyslieť nad všetkými otázkami, ktoré môže mať nový zamestnanec ohľadom fungovania vašej kancelárie, napríklad:
- Ako hodiny a hodiny
- Pravidlá pre obed a prestávku
- Pravidlá práce na diaľku
- Ako požiadať o voľno
- Ako podať sťažnosť na spolupracovníka
- Pravidlá pre nepriaznivé počasie
Za napísanie príručky pre zamestnancov je zvyčajne zodpovedný HR, ale manažéri oddelení by boli pravdepodobne lepšou voľbou pre príručku zásad a postupov.
- Vyhýbajte sa položkám, ktoré budú rýchlo zastarané.
- Nezabudnite dôsledne presadzovať svoje zásady.
- Pravdepodobne skončíte s viacerými konceptmi manuálu. Bude to časovo náročná úloha, ale úpravy a revízie sú nevyhnutné.
- Zvážte použitie pripravenej manuálnej šablóny, ktorú v niektorých prípadoch nájdete online zadarmo.
- Mali by ste zvážiť vypracovanie núdzového plánu a plánu obnovy po katastrofe, ktoré môžu alebo nemusia byť súčasťou vašej príručky.
- Udržujte tón kancelárskeho manuálu v súlade s atmosférou vašej spoločnosti. Napríklad, ak ste úplne virtuálna spoločnosť, váš manuál bude mať pravdepodobne neformálnejší tón ako kamenná spoločnosť.
- Nech je to jednoduché. Nie je potrebné používať komplikovaný jazyk.
- Akronymy používajte striedmo a objasnite všetky, ktoré používate.
- Zvážte online manuál. Medzi výhody patria napríklad nákladová efektívnosť, ľahký prístup pre zamestnancov a rýchle a efektívne úpravy. Ak sa rozhodnete pre online, uistite sa, že ide o zabezpečený web.
- Priraďte jednotlivcovi alebo si naplánujte pravidelné aktualizácie a úpravy manuálu.
- Neuverejňujte svoju príručku, kým nebude dôkladne skontrolovaná právnym tímom alebo personálnym tímom z hľadiska problémov s dodržiavaním predpisov.
Prečítajte si tiež: Ako získať licenciu predajcu automobilov na predaj automobilov?
Komentáre (3)
- Veľmi užitočné, jednoduché a efektívne!
- Skvelý článok. Bolo to stručné a vecné a dobre premyslené od začiatku do konca.
- Bol to skvelý postupný prístup, ktorý bude pri začatí tohto projektu veľmi užitočný.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
