Ako napísať vyhlásenie o konflikte záujmov?
Vyhlásenie o konflikte záujmov načrtáva politiku, ktorá zaručuje, že žiadni zamestnanci ani členovia predstavenstva neurobia pre spoločnosť rozhodnutia, ktoré by boli prospešné pre ich osobné záujmy. Vyhľadajte vzorovú politiku online, aby ste ju nemuseli vypracovávať úplne od začiatku. Nezabudnite na konci dokumentu definovať špeciálne pojmy, ako napríklad „záujemca“. Vďaka tomu bude jasnejšie, ktoré podmienky sa na ktorých ľudí vzťahujú. Uveďte, že zainteresované osoby sú povinné zverejniť akýkoľvek konflikt záujmov. Potom opíšte, ako sa budú konflikty riešiť. Napríklad môže mať záujemca možnosť uskutočniť prezentáciu, potom môže správna rada hlasovať a rozhodnúť, či dôjde ku konfliktu. Mali by ste tiež popísať sankcie za nezverejnenie ich konfliktu záujmov. Ak chcete získať ďalšie tipy vrátane toho, ako vytvoriť informačný formulár, čítajte ďalej!
Základná politika konfliktu záujmov by mala vysvetliť, čo sa považuje za konflikt, a kroky, ktoré vaša organizácia podnikne na analýzu konfliktu.
Podniky a neziskové organizácie vytvárajú zásady konfliktu záujmov, aby sa zaistilo, že členovia predstavenstva, zamestnanci a manažéri pri práci pre organizáciu nehľadajú osobný zisk. Napríklad člen predstavenstva s vedľajším podnikaním môže organizácii ponúkať svoje služby na prenájom. To spôsobuje konflikt-zamestnáva sa člen predstavenstva sám, pretože je to v najlepšom záujme organizácie alebo v ich vlastnom záujme? Väčšina zmlúv a zásad spoločnosti obsahuje vyhlásenie o konflikte záujmov zakazujúce akúkoľvek činnosť, ktorá by mohla viesť ku konfliktu. Základná politika konfliktu záujmov by mala vysvetľovať, čo sa dá považovať za konflikt, a kroky, ktoré vaša organizácia urobí na analýzu konfliktu. Mali by ste tiež vytvoriť formulár na zverejnenie informácií o konflikte aby zamestnanci vyplnili.
Časť 1 zo 4: Začatie politiky v oblasti konfliktu záujmov
- 1Nájdite vzorové zásady. Neziskové organizácie môžu prísť o svoj neziskový status, ak nemajú alebo nie sú vhodné pre politiku konfliktu záujmov. IRS použitý na zverejnenie vzorovej politiky. Na internete však stále nájdete kópie, ktoré sú založené na vzorke IRS. Mali by ste nájsť jeden a použiť ho ako sprievodcu pri navrhovaní vlastného.
- 2Uveďte účel politiky. Predtým, ako sa dostanete k podrobnostiam samotnej politiky, mali by ste vysvetliť účel jej prijatia. Vo všeobecnosti prijmete politiku konfliktu záujmov, aby ste zachovali integritu a chránili záujmy organizácie.
- Môžete napríklad napísať niečo takéto: „Naša organizácia sa snaží zachovať najvyššie štandardy bezúhonnosti a je dôležité, aby si verejnosť bola istá svojim záväzkom. Preto je potrebné zabrániť akémukoľvek zdaniu konfliktu. Aby sme zachovali naše integrity a dôveryhodnosti sme prijali nasledujúcu politiku. ““
- Ak ste nezisková organizácia, môžete napísať niečo podobné: „Cieľom týchto zásad je chrániť status organizácie oslobodenej od dane pri zvažovaní transakcie alebo usporiadania, z ktorých by mohol mať prospech úradník, riaditeľ alebo zamestnanec. Tieto zásady sú určené na doplnenie, ale nie na nahradenie akýchkoľvek platných štátnych a federálnych zákonov upravujúcich konflikt záujmov, ktoré sa vzťahujú na neziskové organizácie. “
- 3Identifikujte, kto má povinnosť zverejniť. Ujasnite si, na koho sa tieto pravidlá vzťahujú. Môžete napríklad napísať zásady zverejnenia pre svoju správnu radu a samostatné pre svojich zamestnancov.
- V rámci týchto pravidiel by ste túto osobu mohli označiť ako „záujemcu“.
- Prípadne môžete definovať „zainteresovanú osobu“ v sekcii definícií.
- 4Zahrňte definície. Musíte jasne definovať určité výrazy, ktoré sú použité vo vašom dokumente, aby neboli žiadne pochybnosti o tom, na čo narážate. Zadajte definície pre všetky kľúčové pojmy vrátane nasledujúcich:
- „Záujemca“: Môžete to definovať nasledovne: „Každý riaditeľ, riaditeľ alebo člen výboru s právomocami delegovanými správnou radou, ktorý má priamy alebo nepriamy finančný záujem, ako je definované nižšie.“
- „Finančný záujem“: Pravdepodobne to budete definovať široko. Napríklad: „Osoba má finančný podiel, ak má priamo alebo nepriamo akékoľvek potenciálne alebo skutočné vlastníctvo, dohodu o kompenzácii alebo investíciu do akéhokoľvek subjektu, s ktorým má organizácia transakciu alebo dohodu.“
- „Okamžitý člen rodiny“: Často znamená manželský partner alebo partner a deti. Môžete to definovať širšie.
Neziskové organizácie môžu stratiť svoj neziskový status, ak nemajú zavedenú alebo vhodnú politiku v oblasti konfliktu záujmov.
Časť 2 zo 4: Vysvetlenie spôsobu riadenia konfliktov
- 1Vytvorte si povinnosť zverejňovať informácie. Uveďte, že zainteresované osoby sú povinné zverejňovať konflikty záujmov. Tiež identifikujte, komu musia odhaliť svoj potenciálny konflikt.
- Ukážkový jazyk môže znieť: „Zainteresovaná osoba zverejní existenciu finančného záujmu a oznámi riaditeľovi všetky podstatné skutočnosti. V snahe pomôcť zverejneniu každý člen vyplní formulár, v ktorom to okolnosti vyžadujú, a nie menej často ako ročne. ““
- Upravte tento jazyk tak, aby vyhovoval vašim účelom. Môžete chcieť, aby niekto nahlásil potenciálny konflikt niekomu inému.
- 2Vysvetlite, ako by sa malo zverejniť vyhlásenie o zverejnení. Mali by ste povedať krytým osobám, aby podali ročné vyhlásenie o zverejnení. Tiež im pripomínajte, aby zverejňovali akýkoľvek konflikt, ku ktorému dôjde v priebehu roka. Zadajte im termín (napríklad 30 dní).
- Môžete napísať: „Každý jednotlivec, na ktorého sa vzťahujú tieto zásady, musí predložiť každoročné zverejnenie, ktoré výkonný viceprezident posúdi. Hneď ako sa ktorýkoľvek krytý jednotlivec dozvie o potenciálnom konflikte, musí urýchlene oznámiť okolnosti EVP do 30 dní a až kým sa záležitosť nepreskúma. “
- 3Popíšte, ako sa organizácia rozhodne, ak dôjde ku konfliktu. Nechať zamestnancov alebo členov predstavenstva informovať o konflikte je len časťou bitky. Musíte tiež uviesť, kto rozhodne, či dôjde ku konfliktu.
- Napríklad ak má člen správnej rady konflikt, môže sa prezentovať ostatným členom rady. Po prezentácii odchádzajú a predstavenstvo hlasuje o tom, či nedochádza ku konfliktu záujmov.
- Ak zamestnanec nahlási konflikt, niekto vo vedení (napríklad prezident alebo viceprezident) môže skontrolovať, či je konflikt závažný. Ak je to tak, môžu záležitosť postúpiť predstavenstvu, ktoré rozhodne, či dôjde ku konfliktu alebo vzhľadu konfliktu. Potom môžu zamestnanca požiadať, aby z činnosti odstúpil.
- 4Načrtnite kroky na zvládnutie konfliktu. Len čo dôjde ku konfliktu, musí vaša organizácia prijať určité kroky na svoju ochranu. Nezisková organizácia by mala napríklad postupovať takto:
- Správna rada by mala určiť, či môžu s primeraným úsilím dosiahnuť výhodnejšiu dohodu alebo transakciu. Ak to nemôžu urobiť, potom nezainteresovaní riaditelia rozhodnú, či je transakcia alebo dojednanie v najlepšom záujme organizácie pre jej vlastný prospech a je spravodlivé a rozumné.
- Môžete tiež požiadať predsedu rady, aby určil osobu, ktorá nemá záujem, aby preskúmala alternatívy.
- 5Stanovte pokuty za nedodržiavanie predpisov zamestnancom. Zamestnanec alebo člen predstavenstva nemusí zverejniť potenciálny konflikt. Podľa toho ich možno budete musieť potrestať. Vo svojich zásadách by ste mali poznamenať, že predstavenstvo má právomoc disciplinárne stíhať osobu.
- Môžete napísať: „Ak má výbor dôvod domnievať sa, že jednotlivec neodhalil potenciálne alebo skutočné konflikty, bude o tom informovať člena. Člen má možnosť komisii svoje nezverejnenie vysvetliť. Ak má výbor stále dôvod Ak veríte, že konflikt existuje, podnikne nápravné opatrenia. “
- 6Vytvorte politiku určovania náhrady. Niekedy nastávajú konflikty, keď nastavujete platy členom organizácie. Musíte stanoviť jasné politiky naznačujúce, kto môže hlasovať, keď dôjde na diskusiu o plate. Budete chcieť napríklad nasledujúce zásady:
- Členovia správnej rady, ktorí dostávajú priamu alebo nepriamu kompenzáciu, nemôžu hlasovať o záležitostiach spojených s ich odškodnením.
- Členovia výborov, ktorých výbor rieši záležitosti odmeňovania, nemôžu hlasovať o záležitostiach týkajúcich sa ich odškodnenia.
- Nič nezakazuje hlasujúcemu členovi, ktorý dostane priamu alebo nepriamu kompenzáciu, poskytovať informácie o kompenzácii ktorémukoľvek výboru.
Spravidla prijmete politiku konfliktu záujmov s cieľom zachovať integritu a chrániť záujmy organizácie.
Časť 3 zo 4: vyplnenie zásad
- 1Stanovte zásady zaznamenávania rokovaní rady. Reakciu rady na potenciálne konflikty musíte dostatočne zdokumentovať. Vo svojich zásadách zahrňte nasledujúce požiadavky na vedenie záznamov:
- Požiadavka, aby zápisnica obsahovala meno osoby so zverejneným záujmom, povahu záujmu a aké opatrenia boli prijaté na zistenie, či skutočne došlo ku konfliktu. Všimnite si tiež rozhodnutia rady, či došlo ku konfliktu.
- Požiadavka, aby zápisnica odzrkadľovala mená všetkých prítomných, ktorí diskutujú alebo hlasujú o transakcii alebo dohode, obsah diskusie a navrhované alternatívy. Zaznamenajte tiež získané hlasy.
- 2Vysvetlite, ako budete svoje zásady pravidelne kontrolovať. IRS požaduje, aby neziskové organizácie pravidelne kontrolovali svoju politiku konfliktu záujmov. Preto by ste mali vysvetliť, kedy a ako to urobíte. Pravidelná kontrola by mala obsahovať minimálne toto:
- či sú vaše kompenzačné opatrenia výsledkom nezávislého vyjednávania, primerané a založené na dôveryhodných informáciách z prieskumov
- či spoločné podniky, partnerstvá a dohody s manažérskymi organizáciami zodpovedajú vašim písomným zásadám a či sú riadne zaznamenané
- či tieto spoločné podniky odrážajú rozumné investície alebo platby za tovar a služby a nevedú k neprípustnej súkromnej alebo nadmernej transakcii
- 3Poskytnúť ďalšie usmernenie k verejným činnostiam. Keď vaši zamestnanci hovoria na verejnosti, mali by objasniť, či hovoria za organizáciu alebo vo svojom mene. To môže zmierniť akékoľvek nejasnosti v otázkach, kde stojí organizácia na problémoch.
- Môžete napríklad zahrnúť nasledovné: „Aby sa predišlo nedorozumeniam, členovia, ktorí sa zameriavajú na verejnosť, by si mali ujasniť, či hovoria ako súkromné osoby alebo za organizáciu. Niekedy je organizácia požiadaná, aby v otázkach hovorila verejne alebo aby poskytla zástupcom štátne rady. Žiadosti prídu na administratívny úrad a posúdi ich výkonný viceprezident. V prípade potreby EVP zašle tieto informácie prezidentovi.“
- 4Ukážte svoje zásady právnikovi. Tento článok popisuje základnú politiku konfliktu záujmov. Vaša organizácia môže potrebovať ďalšie alebo odlišné informácie. Mali by ste sa poradiť s právnikom, ktorý pozná vašu organizáciu.
- Ak ešte nemáte advokáta, môžete požiadať o odporúčanie kontaktovanie miestnej alebo štátnej advokátskej komory.
- Zavolajte a dohodnite si konzultáciu. Opýtajte sa, koľko advokát účtuje.
Väčšina zmlúv a zásad spoločnosti obsahuje vyhlásenie o konflikte záujmov zakazujúce akúkoľvek činnosť, ktorá by mohla viesť ku konfliktu.
Časť 4 zo 4: Vytvorenie informačného formulára
- 1Nájdete vzorové formuláre na sprístupnenie informácií. Dotknutí zamestnanci a členovia predstavenstva by mali každoročne zverejňovať potenciálne konflikty. Toto ročné zverejnenie nenahrádza ich pretrvávajúcu povinnosť zverejňovať akékoľvek konflikty, ktoré nastanú v priebehu roka. Mali by ste navrhnúť formulár ako šablónu, ktorú môžete použiť pre všetkých zahrnutých jednotlivcov.
- Opýtajte sa iných firiem alebo neziskových organizácií, či majú formulár, na ktorý sa môžete pozrieť. Použite ho ako sprievodcu pri navrhovaní vlastných.
- 2Formátujte dokument. Nastavte okraje jedného palca na všetky strany a použite papier 8,5x11. Vyberte veľkosť a štýl písma, ktoré je dobre čitateľné. Bod Arial alebo Times 12 je vo všeobecnosti prijateľný.
- Váš formulár môžete nazvať „Formulár na zverejnenie informácií o konflikte záujmov“.
- 3Vysvetlite účel formulára. Môžete poskytnúť odsek s informáciami, pripomínajúcim osobe dôležitosť zverejnenia potenciálneho konfliktu záujmov. Tieto informácie umiestnite úplne hore, aby čitateľovi neunikli.
- Môžete napríklad napísať: „Potenciálny alebo skutočný konflikt záujmov vzniká, keď je pravdepodobné, že vaše povinnosti budú ohrozené inými významnými záujmami alebo vzťahmi, najmä ak tieto záujmy nie sú zverejnené. Mali by ste zverejniť akékoľvek obchodné, osobné alebo dobrovoľnícke vzťahy. ktoré by mohli viesť k skutočným alebo zdanlivým konfliktom “.
- 4Poskytnite priestor na identifikáciu informácií. Mali by ste uviesť prázdne riadky pre dátum, meno osoby a jej pozíciu.
- 5Položte sériu otázok. Môže byť najjednoduchšie nastaviť formulár ako dotazník. Môžete požiadať osobu, ktorá ho vypĺňa, aby na sériu otázok odpovedal „Áno“ alebo „Nie“. Zadajte riadok, v ktorom má osoba poskytnúť viac informácií, ak odpovie „áno“. Môžete položiť nasledujúce otázky:
- Pôsobíte ako úradník v organizácii, ktorá má vzťah alebo s nami obchoduje?
- Už ste niekedy pôsobili ako riaditeľ podniku, do ktorého naša organizácia investuje?
- Máte rodinný vzťah s každým, kto má známy vzťah k nášmu podnikaniu? Medzi tieto rodinné vzťahy patria: manžel, rodič, dieťa, prarodič, vnuk, pravnuk a súrodenci. Manžel / manželka akéhokoľvek dieťaťa, vnuka, pravnuka alebo súrodenca sa tiež považuje za rodinný vzťah.
- Zúčastnili ste sa niekedy na kompenzačnom vzťahu, pracovnej zmluve, investičnej príležitosti alebo inom dojednaní, priamo alebo nepriamo, s predajcom tretej strany, ktorý s nami obchoduje a ktorý by mohol byť pre vás osobne prospešný?
- Dostali ste niekedy akékoľvek priame alebo nepriame pôžičky, darčeky, platby, zľavy, poplatky alebo bezplatné služby od akejkoľvek organizácie alebo osoby zapojenej do akejkoľvek transakcie s nami?
- Myslíte si, zdieľať vlastníctvo o firmu, ktorá obchoduje s nami? Vlastníctvo znamená hlasovaciu právomoc v korporácii, prospešný záujem v trustu alebo zisk v partnerstve.
- 6Vložte blok podpisu. Uveďte riadky na podpis osoby, vytlačené meno a dátum. Po podpísaní by ste mali formulár uchovávať najmenej rok.
- Nezabudnite, že ide o dôverné informácie, ktoré by ste nemali zdieľať s inými ľuďmi. Chráňte formulár rovnako ako ostatné dôverné informácie o zamestnancoch.
Prečítajte si tiež: Ako sa brániť pred spormi o ochranné známky online?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
