Ako zorganizovať akciu?

Čo potrebujete pred udalosťou, aby sa tam ľudia dostali, a čo na akcii potrebujete, aby ste ich udržali?

Organizácia akcie sa môže zdať ako neuveriteľne zdrvujúca úloha. A bez organizácie a premýšľania dopredu to môže byť. Pracujme na tom, aby sme sa tomu vyhli - od mesiacov predbežnej prípravy po udržanie pohody v deň voľna.

Časť 1 zo 4: Plánovanie mesiacov dopredu

1
Definujte účel akcie. Ak budete mať v hlave jednu alebo dve vety, pomôže vám to viesť udalosť správnym smerom. Plánujete vzdelávať svoju komunitu? Presvedčiť potenciálnych darcov o financiách? Oslavovať konkrétneho jednotlivca alebo skupinu jednotlivcov? Dostaňte sa čo najužšie. Čokoľvek robíte (či už vzdelávate, presviedčate, oslavujete atď.), Prečo to robíte?
- Berte to ako svoje poslanie. Váš rámec pre úspech. Keď presne viete, čo chcete robiť, je to oveľa jednoduchšie!
2
Stanoviť ciele. Čo konkrétne chcete dosiahnuť? Nie koľko ľudí chcete ukázať, nie skutočný fakt, že sa udalosť dokonca deje - čo z toho chcete vyvodiť? 5 ľudí, ktorí odchádzajú z novej časti vašej organizácie? Vyzbieraných 750€? Zmenili sa myslienky? Ľudia nadšení?
- Zamyslite sa nad troma najdôležitejšími vecami, ktoré by ste chceli, aby sa stali dôsledkom tejto udalosti, a sústreďte sa na to, aby sa stali realitou. Možno je jeden cieľ finančný, jeden je sociálny a jeden je osobný. Je to na tebe!
3
Zhromaždite dobrovoľníkov. Dobrí členovia tímu s rôznymi schopnosťami sú nevyhnutnosťou. Môžu pomôcť so všetkým, od prípravy plánov a rozpočtov, cez vytváranie pozvánok a plagátov, po vítanie hostí a špinavú prácu pri upratovaní. Inými slovami, môžu vám pomôcť dokončiť veci. A ak môžete, získajte dobrovoľníkov, ktorým dôverujete!
- Dbajte na to, aby členovia tímu a vedúci dohliadali na svoje plány. Spolupráca vám môže uľahčiť prácu. Keď ich požiadate o pomoc, buďte od začiatku čo najúplnejší o očakávaniach a miere zapojenia.
- Ak nie ste v situácii, keď je nájdenie dobrovoľníkov možné, najmite si posádku! Všetko závisí od typu akcie, ktorú organizujete. Miesto vám môže poskytnúť jeden alebo môžete prejsť personálnou agentúrou tretej strany.
4
Pripravte si rozpočet. Mali by byť zahrnuté všetky možné výdavky, príjmy, sponzori a podmienené výdavky. Ak nemáte rozpočet, skončíte s hromadou potvrdení, prázdnou vreckovou a bez predstavy, čo sa to sakra stalo. Buďte realistickí od prvého dňa, aby ste v ten deň nezaznamenali žiadne prekvapenia!
- Nájdite spôsoby, ako udržať nízke náklady. Môžete dostať dobrovoľníkov k práci zadarmo? Zvažujete lacnejšie miesta (napríklad niekoho doma)? Pamätajte si: malé, jednoduché stretnutie, ktoré dopadne dobre, je vždy pôsobivejšie ako večierok hodený deviatakom, ktorý je prepadákom.
ODBORNÁ TIP

Náš expert súhlasí: Začnite so solídnym rozpočtom, aby ste nakoniec neutratili viac peňazí, ako ste plánovali. Tiež sa vopred informujte u svojich predajcov o tom, koľko môžete minúť. Tak budú môcť lepšie spárovať svoje služby, aby najlepšie splnili vaše potreby.
5
Rozhodnite sa o čase a mieste. Toto je najdôležitejšia vec, pokiaľ ide o vašu udalosť. Kedy a na akom mieste ľudia povedia: „Áno, pôjdem na to!“? Chcete čas, keď budú všetci slobodní, a miesto, ktoré bude na vhodnom mieste. A niečo, čo si môžete dovoliť rezervovať!
- Skontrolujte kalendár svojej komunity a vezmite do úvahy svoje publikum. Ak pracujete s partiou mamičiek, ktoré zostanú doma, cez deň a v okolí je to vaša najlepšia stávka (možno by bolo ponúkané aj stráženie detí?) Ak smerujete k študentom, urobte víkend v centre mesta. Ak môžete, choďte tam, kde už sú.
- Na niektoré miesta je samozrejme potrebná rezervácia. Čo najskôr sa obráťte na miesto, o ktorom uvažujete, že ho využijete. Môžu byť rušnejší ako vy!
6
Myslite na logistiku. Logistika pre všetko. Aké bude parkovanie? A čo bezbariérový prístup? Čo môžete urobiť s veľkosťou vášho priestoru? Aké vybavenie budete potrebovať? Aké ďalšie položky (pitná voda pre reproduktory, odznaky, brožúry) budete potrebovať, čo budú dodatočné výdavky? Koľko ľudí je potrebných na to, aby skutočne fungoval hladko?
- Je dôležité, aby ste si na chvíľu sadli so sebou (a so svojim tímom) a zvážili všetky stránky príbehu. Existuje nejaká prekážka, ktorú je možné predvídať a ktorej je možné predchádzať? Je potrebné ubytovať nejakých špeciálnych hostí? Je potrebné urobiť nejaké výnimky?
7
Myslite na marketing a reklamu. Kým ste na roli, pripravte si návrh plagátu. Mal by obsahovať predbežný dátum, čas, miesto konania, hlavného hosťa, názov akcie a tému alebo slogan k udalosti. Keďže je tak skoro, môžete si na to dať čas - ale je najlepšie pripraviť si predbežnú verziu, aby ste videli, ako sa to všetko spája!
- Zamyslite sa aj nad inými spôsobmi, ako sa dostať k slovu. E-mailové výbuchy? Slimačia pošta? Facebook, Twitter, ďalšie dve desiatky webových stránok s akciami (viac o tom za chvíľu)? Čo potrebujete pred udalosťou, aby sa tam ľudia dostali, a čo na akcii potrebujete, aby ste ich udržali?
8
Zorganizujte sa. Je veľmi možné, že sa práve teraz cítite ako fretka s odrezanou hlavou. Nadýchnite sa a otvorte Excel. Pripravte si návrh harmonogramu aktivít v rámci akcie. Vytvorte si niekoľko tabuliek na usporiadanie myšlienok. Teraz sa to môže zdať ako zbytočné papierovanie, ale o dva mesiace budete svojmu minulému ja výdatne ďakovať za to, že sa o vás stará.
- Na každú aktivitu si pripravte časový harmonogram (s termínmi). Napíšte si mená všetkých a kde ich kedy potrebujete. Tak sa dokážete zorganizovať a položiť si budúce otázky od ostatných.

Ako môžem zorganizovať akciu, ak nemám veľa času?

Časť 2 zo 4: Organizácia 2 týždne vopred

1

Uistite sa, že je všetko v poriadku. Opravte dátum, miesto konania (hlavný hosť), personál, názov udalosti a slogan. Je niečo, čo by sa mohlo pokaziť? Nejaké zmeny na poslednú chvíľu, ktoré by sa mohli predstaviť? V tejto chvíli by malo byť všetko napísané perom.
2
Zoznámte sa so svojim tímom. Získajte schválenie svojho rozpočtu, rozvrhu atď. Od členov tímu aj nadriadených. Práve teraz je vhodný čas na rozptýlenie všetkých otázok. Pozná každý svoje povinnosti? Sú spokojné so všetkými problémami?
- Znova sa stretnite s členmi tímu a dobrovoľníkmi, aby ste prediskutovali všetky problémy, ktoré by mohli nastať. Je to tiež ideálny čas na vytvorenie akčného plánu.
- Uistite sa, že tím nemá žiadne vnútorné problémy. Zostaňte v kontakte so všetkými vedúcimi tímov, ako aj s členmi tímu a dobrovoľníkmi.
3
Delegujte prácu na rôznych ľudí a všetky činnosti nechajte koordinovať skúseného človeka. Ak je udalosť mega-udalosťou, nechajte rôznych ľudí koordinovať rôzne činnosti pod dohľadom jednej osoby. Vedúcemu tímu by mali členovia tímu dôverovať.
- Je dobré, keď jeden alebo dvaja ľudia zasvätia svoj čas stretnutiu, pozdravu a rozprávaniu o udalosti, pretože ľudia sa začnú filtrovať a udalosť sa začne. V zásade sú prijímacím výborom, ktorý zvyšuje morálku a dáva ľuďom vedieť, že sú v dobrých rukách.
4
Nezabudnite aktualizovať všetky webové stránky pripojené k udalosti. Pravdepodobne ste na Facebooku a Twitteri, ale môžete použiť aj veľa ďalších webových stránok, ktoré vám môžu pomôcť dostať sa k slovu. Eventbrite, Evite a Meetup Ak ste o nich ešte nepočuli, urobte si teraz surfovanie! A ak hľadáte predaj lístkov online, Ticketbud je celkom dobrý.
- A, samozrejme, váš web/blog/stránka na Facebooku, ak ho máte. Môžete posielať pripomienky, nastavovať obrázky a monitorovať potvrdenia účasti. Čím ste aktívnejší, tým viac bude vaša prítomnosť známa. Ak robíte akciu založenú na záhradníctve alebo výzdobe domu alebo na čomkoľvek inom kreatívnom, môžete tiež použiť Pinterest.
5
Zbierajte sponzorov a ďalšie zdroje peňazí od delegátov. V nasledujúcich týždňoch sa bude musieť vynaložiť veľa výdavkov a nechcete, aby ich všetky vyšli z vlastného vrecka! Zbierajte aspoň časť peňazí na pokrytie počiatočných poplatkov - miesto konania, vybavenie, stravovanie, možno? Niektoré z týchto ľudí/miest/vecí môžu vyžadovať platbu ešte predtým, ako sa udalosť začne plaziť.
- Zaistite systém pre potvrdenia, potvrdenia, faktúry a všeobecné papiere. Budete si musieť všetko nechať a odkázať na to neskôr, takže čím budete od začiatku organizovanejší, tým lepšie. Zvlášť, ak vám spoločnosť, s ktorou pracujete, dáva zabrať.
6
Uveďte na trh udalosť. Pripravte si brožúry, vydávajte reklamy, informujte médiá, posielajte maily, telefonujte, posielajte správy e-skupinám a navštevujte potenciálnych účastníkov alebo sponzorov. Ako inak budú ľudia vedieť, že prídu? Zaistite, aby informácie, ktoré tam uvádzate, boli úplné, a ponechajte im iba niekoľko otázok - koniec koncov, niektoré musia zaujať!
- Myslite na svoje cieľové publikum. Ak sa pokúšate dostať k starším občanom, nebudete tráviť čas odosielaním dobre načasovaných Snapchatov. Choďte na miesta a používajte nástroje, ktoré používa vaše publikum.
7
Zhromaždite položky potrebné na udalosť. Tieto položky môžu zahŕňať medaily, hry, upomienky, ceny alebo osvedčenia. Existuje veľa malých kúskov a doodád, ktoré môžu nepovšimnutému oku zostať bez povšimnutia, ale poznáte každé zákutie a čokoľvek, čo ho napĺňa. Nezabudnite na stoly, stoličky, zvukovú aparatúru, nápisy, obrusy a všetko dôležité, veľké veci!
- To je ďalšia vec, na ktorú by ste si mali sadnúť a premýšľať. Neprestávajte na to myslieť, kým nenájdete 5 vecí, na ktoré ste zabudli - všetko od pier, lekárničky, batérií, ľadu a predlžovacích káblov. Chcete vedieť, že čokoľvek sa stane, máte to za sebou.
8
Zaistite všetko. Urobte opatrenia pre fotografie a videá. Zaistite prepravu hostí. Zabezpečte jedlo pre upratovaciu četu. Zoznam by mohol pokračovať ďalej a ďalej, ale potom sa nikdy nedostanete k zorganizovaniu svojej akcie!
- Zabezpečte si jedlo a občerstvenie. Je to tiež vhodný čas na prípravu špeciálneho ubytovania, napríklad pre tých, ktorí majú zdravotné postihnutie atď. Skontrolujte účastníkov, ktorí sú vegetariáni alebo majú iné špecifické diétne potreby. Mnoho stránok s predajom lístkov na akcie, ako napríklad uvedené, má možnosti „vlastných otázok“, ktoré vám pomôžu lepšie posúdiť všetky špeciálne potreby.
- Zabezpečte usporiadanie stoličiek, stolov, kulís, mikrofónov, reproduktorov, počítačov, projektorov LCD, pódií - čohokoľvek, čo je potrebné na mieste konania nastaviť.
9
Pripravte si zoznam kontaktov. Budete potrebovať všetky relevantné telefónne čísla, adresy a e -maily členov tímu. Vytvorte si tiež podobný zoznam kontaktov pre VIP a dodávateľov akéhokoľvek tovaru alebo služieb. Keď sa niekto nedostaví alebo mešká, budete na to odkazovať.
- Povedzme, že kuchári tam nie sú včas. Čo robíš? Vytiahnete šikovný hárok dandy a zavoláte im. Ach, mysleli si, že vyberiete 91 kg ťahaného bravčového mäsa? No čo už. Podáte list Stuovi, ten uchopí svoj kamión a ide na adresu uvedenú na papieri. Kríza zažehnaná. A teraz viete, že buď si u nich už nikdy neobjednáte, alebo budete vo svojich pokynoch jasnejší!
10
Navštívte miesto konania so svojimi členmi tímu. Rozhliadnite sa po mieste a zhodnotte parkovanie, toalety, zelené miestnosti, úpravy, rôzne vchody a východy. Vyhľadajte miesta v okolí, kde si môžete v prípade núdze robiť fotokópie, telefonovať a nakupovať akékoľvek veci. V zásade spoznajte svoj terén ako svoju dlaň.
- Porozprávajte sa aj s kontaktnou osobou. Mali by mať znalosti o mieste konania lepšie ako ktokoľvek iný. Existujú nejaké problémy, o ktorých by ste mali vedieť? Nejaké časové obmedzenia? Sú dvere zamknuté v určitých časoch? Nedajbože, naplánované kontroly požiarneho poplachu?

Názov akcie a tému alebo slogan k udalosti — Mal by obsahovať predbežný dátum, čas, miesto konania, hlavného hosťa, názov akcie a tému alebo slogan k udalosti.

Časť 3 zo 4: práca 24 hodín pred udalosťou

1
Zostaň v kľude. Toto máš. Je nesmierne dôležité udržať si vyrovnanú hlavu a nenechať sa zaskočiť psychickým potením. Pripravovali ste sa mesiace! Všetko bude v poriadku. Čím budete pokojnejší, tým bude váš tím pokojnejší a udalosť bude prebiehať plynulejšie. Okrem toho sa všetko čoskoro skončí!
- Vážne. Toto máš. Prešli ste všetky svoje základne, mysleli ste na všetky možné problémy - ak sa niečo pokazí, viete, ako to zvládnuť. A pamätajte: nikto vám to nebude zazlievať. Hlučný hosť, zlé jedlo - ľudia vedia, že nad ničím nemáte kontrolu. Tak relaxuj. Budeš v poriadku.
2
Vykonajte poslednú registráciu so svojim tímom. Uistite sa, že s každým komunikujete o tom, ako sa dostať na miesto a čas. Posledná vec, ktorú by ste chceli, je, aby vám v deň akcie zavolal celý váš tím a premýšľal, kde sú sakra zadné dvere.
- Aj keď nikto nevychádza a nekladie vám otázky, urobte maximum, aby ste zhodnotili jeho správanie. Zdá sa, že každý je v poriadku s popisom svojej práce? Ľudia spolu vychádzajú? Ak nie, porozprávajte sa s nimi a zistite, či môžete vyriešiť zlomyseľnosti. Možno by niekomu viac vyhovovalo iné oddelenie alebo práca s inými ľuďmi.
3
Skontrolujte všetky pozvánky a odpovede. Vytvorte zoznam pozvaných v tabuľke a získajte prehľad o hlavách. Pri väčšine udalostí počet ľudí, ktorí potvrdia účasť, nebude predstavovať počet ľudí, ktorí skutočne ukazujú. Môžete mať 50 ľudí, ktorí povedali, že tam budú, ale nakoniec ich bude 5 alebo 500. Takže aj keď by ste toto číslo mali poznať, buďte pripravení zvládnuť ktorýkoľvek koniec spektra!
- Pripomeňte VIP osobám o udalostiach, kým ste pri nich. Boli by ste prekvapení, koľko ľudí povie: „Ach, to je pravda. To je zajtra, nie?“ Prostému telefonátu alebo SMS sa tomu dá vyhnúť.
4
Choďte na miesto konania a skontrolujte, či je všetko pripravené. Je miestnosť čistá a k dispozícii? Je všetko elektronické zariadenie nastavené a zdá sa, že funguje? Môžete v prípade potreby vopred načítať akékoľvek zariadenie? Zdá sa, že je personál primerane pripravený?
- Skontrolujte, či je k dispozícii dostatok ľudí na zvládnutie udalosti. Vždy je samozrejme lepšie mať viac, ako potrebujete. Možno budete potrebovať niekoho, kto utečie, urobí núdzovú akciu alebo sa postará o hosťa alebo problém, ktorý ste nevideli. Alebo, vieš, priniesť si kávu.
5
Vyrobte si súpravy pre účastníkov. Táto súprava môže obsahovať fľašu vody, snack bar, poznámkový papier, pero, brožúru a všetky potrebné informácie. Je tiež dobré zahrnúť malé spomienky. Je to príjemný zážitok, ktorý ľudí skutočne presviedča, že je to premyslená a zorganizovaná udalosť. A robí im to pocit ocenenia!
- Môže to byť pre hostí alebo pre vašu posádku alebo pre oboch! Kto by nemal rád bezplatný granola bar a pero?
6
Vytvorte bežiaci list. Toto je zoznam všetkých potrebných informácií zoradených podľa času a/alebo miestnosti. Pripravte si minútu-minútový program pre dôležité činnosti. Formát je na vás. Pokúste sa obmedziť množstvo informácií na nich na minimum, aby boli ľahko čitateľné.
- Ak ste skutočne typ A a ste veľmi usilovní, môže byť pre vás užitočné vyrábať rôzne druhy priebežných hárkov. Rečníci môžu chcieť zoznam ďalších rečníkov, kde sa nachádzajú a v akom čase. Vaša posádka môže chcieť iba zoznam vybavenia, časov a protokol o vyčistení. Ak máte čas, môže to byť užitočné.
7
Vytvorte si kontrolný zoznam vecí, ktoré je potrebné vziať na miesto konania. Ako hrozné by to bolo, keby ste sa tam dostal, všetko je tam, každý , kto je tam, a uvedomíte si, jediná vec, ktorá nie je sú 12000 šálky ste zabudli u vás doma? Bummer. Teraz ste všetko zničili. Vytvorte si preto kontrolný zoznam, dvakrát ho skontrolujte a prineste všetko, čo je potrebné priniesť!
- Ak je veci poltucet miest, priraďte ľudí ku každej konkrétnej povinnosti. V deň, keď nebudete tráviť 8 hodín behaním po okolí a šialenstvom. Šírenie práce robí svetlejšie ruky... alebo ako sa hovorí.

Ak chcete zorganizovať udalosť, stanovte si rozpočet, ktorý zohľadní všetky vaše výdavky, príjmy, sponzorov a nepredvídané udalosti.

Časť 4 zo 4: riadenie dňa udalosti

1
Príďte včas na miesto činu so svojimi členmi tímu a dobrovoľníkmi. Skontrolujte, či sú tam všetci a či je všetky elektronické zariadenia v prevádzkyschopnom stave. Nejaké otázky na poslednú chvíľu? Ak je čas, vynechajte horskú rosu, porozprávajte sa a prestaňte! Toto máš. Si taký pripravený.
- Uistite sa, že organizátori majú na sebe zreteľný odznak alebo iný nápadný nástroj, aby účastníci v prípade potreby mohli nájsť pomoc. Khaki niekedy jednoducho nestačia.
2
Všetko nastaviť. Zvnútra aj zvonku. Potrebujete do schránky balóny? Plagát na rohu? Čo s dverami a cez chodbu? Ak sa vaši hostia musia túlať skutočným labyrintom, čím viac znakov, tým lepšie.
- Obzvlášť užitočné budú uvítacie bannery a ďalšie informácie pred budovou. Chcete, aby ľudia z ulice videli, že by mali byť práve tam. K tomu žiadne otázky!
- Vytvorte si recepčný a registračný pult. Keď hostia vojdú do dverí, mali by vidieť presne to, čo musia urobiť. V opačnom prípade budú neisto plávať a cítiť sa chorí. A pamätáte si ten recepčný výbor, o ktorom sme hovorili? Nechajte niekoho vo dverách, aby ich privítal a odpovedal na ich otázky.
- Pustite si hudbu! Môže to zabiť každú nepríjemnosť, o ktorej by sa inak mohlo lietať.
3

Uistite sa, že ľudia, na ktorých záleží, vedia, čo sa deje. Ak rečník mešká, musí sa zastaviť. Ak jedenie trvá dlhšie, ako sa uvádza, je potrebné ich na zmeny harmonogramu upozorniť. Len veľmi zriedka idú akcie úplne podľa plánu - preto, že sa odchýlite od svojho kurzu, uistite sa, že komunikačné linky sú otvorené.
4
Fotiť! Možno budete chcieť niečo, čo si budete pamätať. A vidieť niekoho chodiť s kamerou môže ľudí vzrušovať. Všimnite si sponzorských bannerov, vášho bannera, vstupu, recepcií atď. Možno ho použijete na budúci rok!
- Nech sa o to postará priateľ alebo profesionálny fotograf, ak je to len trochu možné. Máte toho na tanieri dosť! Budete musieť svojich hostí skákať a piť, takže sa o veci s fotografiami postará niekto iný.
5
Dajte si so sebou. Pravdepodobne ste svojim hosťom zasadili niečo do hláv a chceli by ste, aby odišli, buď si niečo mysleli, čudovali sa alebo chceli konať. Majte teda pamflet alebo niečo, čo si môžu vziať so sebou, čo môžu po udalosti osobne urobiť.
- Súčasťou toho môže byť fórum pre spätnú väzbu. Ponúknite im spôsob, ako sa vyjadriť a povedať, čo si myslia, ako by mohli vylepšiť a čo by chceli vidieť nabudúce. A, samozrejme, ako sa môžu zapojiť!
6
Vyčistite miesto! Skontrolujte elektrický merač, odstráňte transparenty, stoly atď. Chcete z miesta odísť tak dobré, ako ste ho našli - najmä ak ste za miesto zaplatili a chceli by ste sa niekedy vrátiť. Môžu účtovať poplatky, ktorým by sa inak dalo vyhnúť. Rozdelte si úlohy, aby všetko prebehlo čo najrýchlejšie a bezbolestne.
- Skontrolujte, či po vás nezostalo nič cenné, a ak áno, vytvorte stratený a nájdený.
- Ak ste niečo poškodili, oznámte to kontaktnej osobe miesta konania. Najlepšie je byť úprimný a priamy.
- Starajte sa o odpadky, ako najlepšie viete. Odtiaľ sa o všetko postará údržba.
7
Postarajte sa o všetky povinnosti po skončení akcie. V závislosti od vašej udalosti to môže byť úplne od ničoho po dlhý zoznam poďakovaní a potvrdení. Tu je niekoľko nápadov, ako začať:
- Ďakujem všetkým členom tímu, najmä sponzorom a dobrovoľníkom. Bez nich by ste to nedokázali!
- Dokončiť a vyrovnať účty. To by sa malo vykonať čo najrýchlejšie. Čím menej voľných strún, tým lepšie.
- Usporiadajte ďakovnú párty pre tých, ktorí pomohli. Chcete, aby sa vaša posádka cítila ocenená a aby darcovia mali pocit, že znamenali prínos pre dobrú vec.
- Rozdajte akékoľvek suveníry alebo iné publikácie relevantným ľuďom.
- Doručte potvrdenky sponzorom a iným.
- Uverejnite fotografie na svojom webe akcie.
8
Zorganizujte si stretnutie po kontrole, aby ste nabudúce dosiahli lepší výkon. Potom, čo ste už povedali a urobili, čo by ste urobili inak? Čo fungovalo a čo nie? Rozhodli by ste sa ešte niekedy zorganizovať takú akciu? Čo si sa naučil?
- Ak dostanete spätnú väzbu, prečítajte si ju. A ak to nedostávate od svojich hostí, opýtajte sa svojej posádky! Čo si mysleli? Užili si aspoň to? Bol to bezplatný granola bar a pero, však?

Tipy

Rôzna práca pri organizovaní je ako rôzne funkcie. Rozpočet a účty sú ako financie. Informovanie delegátov a ich účasť je ako marketingová práca, tímový manažment je ako HR, doprava je ako logistika, udalosť je ako prevádzka, dobré vzťahy s médiami a iní sú ako PR.
Zoznam dokumentov (atď.), Ktoré sa majú pripraviť
- Rozpočet
- Plán udalostí (načasovanie každého programu v udalosti)
- Pozvánky
- Zoznam ľudí, ktorí majú byť pozvaní
- Akčný plán
- Časový rozvrh (plán dokončenia práce)
- Materiály pre tlačovú konferenciu
- Reč
- Zoznam účastníkov
- Porovnanie poznámok (spolu s pokračovaním rečníkov)
- Agenda
- Rozpis z minúty na minútu
- Zoznam sietí (mobilné čísla organizátorov)
- Kontrolný zoznam vecí, ktoré treba vziať
- Kontrolný zoznam prác, ktoré sa majú vykonať
- Správa o udalosti (pre médiá a ďalšie)
Rozhodnite, ktoré veci by mali byť outsourcované a akú prácu by mal vykonávať člen tímu. Outsourcing závisí od rozpočtu, času, kvality, dôležitosti práce atď.
Veľa sa usmievaj Zdvorilosť voči každému, vo svojom tíme aj mimo neho.
Pred akciou máte na starosti osobu/výbor
- Sponzori
- Miestni účastníci
- Hlavný hosť, rečníci,
- Navrhovanie, tlač, zbierka článkov a ich hodnotenie
- Ceny, spomienky, darčeky, bannery, certifikáty, suveníry
- Doprava, Catering, Zabezpečenie miesta, Dekorácie, Kulisa, Parkovanie
- Médiá, PR, Marketing
Keď niekto ponúkne pomoc (vrátane peňazí), okamžite odpovedzte a úprimne mu poďakujte.
Faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri výbere miesta konania a vyjednávaní ceny
- Kapacita sály (počet delegátov - bez plávajúcich delegátov)
- Rezerva na stravu (ak sa podávajú jedlá)
- Načasovanie (Kedy sa udalosť môže začať a skončiť v mieste konania)
- Osvetlenie (v prípade pre nočné akcie)
- Klimatizované alebo nie
- K dispozícii je požadované vybavenie (mikrofóny, reproduktory atď.)
- Sedací nábytok (stoly, stoličky, stolové oblečenie)
- Či je hudba, zábava povolená alebo nie (pre neformálne programy)
- Zálohovanie napájania
- Dostupnosť - či je miesto konania centra mesta (či môžu delegáti prísť bez problémov)
- Špeciálne miestnosti pre organizátorov, prezliekanie atď
- Celkové náklady
Plánovanie je nevyhnutné. Plánovanie „čo robiť“ (dôležité veci) sa robí na tímových stretnutiach. Drž sa toho.
V deň akcie majú osoby zodpovedné za
- Celková koordinácia
- Zelená izba
- Jedlo
- Aktivity na javisku
- Majster ceremónie
- Počítač, LCD projektor,
- Fotograf
- Recepcia
- Správa davu a PR s Crowdom
- Miesto na parkovanie
- Zabezpečenie
- Distribúcia rôznych vecí (darčeky, certifikáty vybraným ľuďom a všetkým účastníkom)
Faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri rozhodovaní o dátume
- Či je v konkrétny dátum k dispozícii hlavný hosť a ďalšie VIP osoby
- Čo funguje najlepšie pre vaše publikum
Ak si niečo požičiate, preberajte zodpovednosť za vrátenie v uvedenom čase.
Rovnako dôležité je však aj plánovanie v menších skupinách „ako to urobiť“, „ako by sa to malo urobiť“ atď.
V žiadnom prípade nedelegujte prácu a povinnosti, ktoré vám boli zverené.
Poznačte si všetky dôležité detaily.
Prevezmite iniciatívu, choďte okolo a nájdite čakajúce úlohy, ktoré môžete vykonávať vy, dokončite ich a uvidíte.
Nenechávajte pult/sedadlo, kde sedíte/ste priradení.
Správna implementácia je kľúčová pre nápad, plánujte úspech až do posledného...
O tom, či je úloha úspešná alebo nie, podajte dobrovoľne správu osobe, ktorá vám dala úlohu. Ale v uvedenom čase.
Buďte veľmi veselí, najmä keď ste medzi davom.
Buďte zodpovední za svoju prácu.
Pri všetkej práci buďte presní. Ak meškáte, dajte osobe, ktorej nahlásite, okamžité správne informácie.
Nikoho nekritizujte, pokiaľ nemáte návrh alebo riešenie.
Buďte pomalí a ustálení. Pri komunikácii sa neponáhľajte. Iba by to stratilo čas.
S každým majte vždy dobrú morálku a pozitívny prístup. Prosím, nikoho nepros.
Keď nastane problém, neobviňujte ostatných - ani si ho nedávajte na hlavu a nevyvolávajte napätie, ale snažte sa ho vyriešiť.
Neopakujte žiadne chyby.
Uistite sa, že máte evakuačné plány a ak ide o veľkú udalosť, pokúste sa dostať políciu a zdravotníkov do pohotovosti.

Koľko by som mal ozdobiť pre svoju udalosť?

Varovania

Neprepadajte panike/byť v napätí. Chladná myseľ prinesie v správny čas lepšie výsledky.
Buďte pripravení na každú situáciu. Niekedy sa veci vymknú spod kontroly. Ak ste členom tímu, nehnevajte sa, ak na vás niekto kričí (osoba môže byť napätá). Ak ste koordinátor, neprepadajte panike. Robte veci chladne. Skúste prísť na to, aká situácia nastane a čo môžete robiť, keď sa to stane.

Prečítajte si tiež: Ako speňažiť svoje koníčky?

Ako zorganizovať akciu?

Kroky

Časť 1 zo 4: Plánovanie mesiacov dopredu

Časť 2 zo 4: Organizácia 2 týždne vopred

Časť 3 zo 4: práca 24 hodín pred udalosťou

Časť 4 zo 4: riadenie dňa udalosti

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Komentáre (30)

Prečítajte si tiež: