Ako dokončiť projekt včas?

Nemôžete dokončiť projekt, kým nebudete mať veci potrebné na skutočnú prácu.

Dokončenie projektu načas sa nikdy nezdá. Vždy pracujete do poslednej minúty, veci sa zlomia v najhoršom okamihu a ľudia, na ktorých ste závislí, zabúdajú na svoju prácu. Dokončenie projektu načas je však jednoduchšie, ako si myslíte, pokiaľ ste ochotní venovať si čas vopred a pripraviť sa ako profesionáli.

Časť 1 z 3: Organizovanie úspechu

1
Čo najskôr objasnite všetky konkrétne pravidlá, predpisy a usmernenia. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte ich položiť. Čakanie na odpovede môže viesť k nadbytočnej alebo zbytočnej práci, alebo ešte horšie k nesprávnej práci pri nehode. Uistite sa, že ste si všetko vopred ujasnili.
- Pokiaľ je to možné, získajte tieto informácie písomne, aby ste sa k nim mohli vrátiť, ak zabudnete.
- Hneď na začiatku získate kontaktné informácie na svojho učiteľa, produktového manažéra alebo klienta a opýtajte sa, či existuje dobrý spôsob, ako vás kontaktovať, ak máte ďalšie otázky.
2
Pred začatím práce si vytvorte celkový cieľ alebo hotový výrobok. Aby ste sa efektívne dostali na koniec cesty, musíte vedieť, kam pôjdete. Porozprávajte sa a napíšte, ako vyzerá vaša predstava dokončeného projektu, či už ide o diplomovú prácu, organizovanú tabuľku alebo hľadanie nového skladu pre vašu spoločnosť. Pomôže vám to navrhnúť kroky potrebné na to, aby ste sa tam dostali.
- Využite tento čas, aby ste sa presvedčili, že váš plán je pre váš časový rámec realistický - veľká časť včasného dokončenia je výber projektu, ktorý môžete skutočne dokončiť.
- Ak ešte neviete, kam pôjdete, je to v poriadku. Ak ste sa napríklad ešte nerozhodli pre tému prezentácie, stále môžete načrtnúť ciele. Napríklad, možno ešte nepoznáte tému, ale viete, že musíte ísť do knižnice a začať ju skúmať.
- Váš „konečný projekt“ sa môže odteraz do konca meniť - cieľom nie je teraz získať perfektný nápad na projekt, ale vytvoriť plán, s ktorým sa môžete vyrovnať.
3
Vytvorte si zoznam všetkých potrebných materiálov, kedy sú potrebné a ako ich získať. Nemôžete dokončiť projekt, kým nebudete mať veci potrebné na skutočnú prácu. Hneď ako zistíte, čo je potrebné urobiť, urobte si hlavný zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť. Pomôcť môže zdieľanie tohto zoznamu so svojim tímom, ak ho máte, prečiarknutím dodávok hneď, ako ich získate. Poznamenajte si:
- Predmet
- Potrebné množstvo
- Potrebný dátum
- Účel
- Náklady
- Miesto/obchod, kde sa dá kúpiť
- Akékoľvek špeciálne úvahy (farba, veľkosť atď.)
Najlepším spôsobom, ako dokončiť projekt včas, je práve začať.
4
Rozdelte celý projekt na menšie, zvládnuteľnejšie ciele. Nájdenie spoločnosti napríklad v novom sklade nie je niečo, čo by ste jednoducho museli urobiť. Musíte prediskutovať konkrétne potreby svojej spoločnosti, obrátiť sa na realitného makléra, rozhodnúť sa o sklade, nechať si ho skontrolovať a potom dokončiť dôležité papiere ohľadom daní, hypoték a nehnuteľností. Či už pracujete sami alebo ako tím, na týchto päť menších úloh môžete lepšie naplánovať čas a peniaze než na jednu obrovskú.
- Aby boli vaše ciele merateľné. Namiesto „zistite, čo chce môj šéf pre sklad“, stanovte si konkrétne ciele, aby ste sa dozvedeli správnu polohu, rozpočet, veľkosť a základné vybavenie.
- Možno nemáte predstavu, ako dlho trvá nákup skladu, ale viete, že rozhovor so šéfom trvá jeden deň, nájdenie realitnej kancelárie 2-3 dni, kontrola 1-2 týždne atď. Je oveľa jednoduchšie ušetriť čas na menší ciele ako veľké.
5
Stanovte si termíny, do kedy musíte splniť svoje menšie ciele. Ak je váš projekt splatný 31. mája a máte na starosti desať rôznych vecí, nechcete, aby ste ich všetky stihli dokončiť do 31. dňa. Zistite, čo môžete stihnúť do desiateho, ktoré z nich môžete dokončiť do 20. a na čo musíte počkať do konca mesiaca.
- Ľudia vo všeobecnosti najúčinnejšie pracujú na jednej úlohe naraz, nie na 10 naraz. Aby ste dosiahli maximálnu efektivitu, začiarknite každý cieľ jeden po druhom, namiesto toho, aby ste pracovali na všetkých naraz.
- Väčšina projektov má prácu, ktorú nemožno dokončiť, kým nie je hotová iná práca. Nemôžete napríklad napísať správu o knihe, kým si knihu neprečítate. Zistite, akú prácu je potrebné vykonať pred ostatnými, a dajte tomu prioritu.
6
Doprajte si viac času, ako si myslíte, že budete potrebovať. Veci sa vždy pokazia - položka, ktorú potrebujete, nie je na sklade, niečo sa pokazí, zmeny plánu na poslednú chvíľu atď. Nenaplánujte si, aby ste boli každý deň v práci pod strechou. Kedykoľvek je to možné, nechajte si 1-3 dni navyše, aby ste sa mohli prispôsobiť, keď nastanú komplikácie.
- Nikto nebol naštvaný, aby dokončil projekt v predstihu. Ak plánujete ďalšie dni a nepotrebujete ich, jednoducho dostanete pár dní voľna.

Časť 2 z 3: dodržanie plánu

1
Začnite pracovať čo najskôr, aj keď plány nie sú úplne dokončené. Najlepším spôsobom, ako dokončiť projekt včas, je práve začať. Mnoho ľudí sa obáva, že ešte nemajú konečnú predstavu alebo potrebujú na začiatku všetko dokonale zladené, ale nič nemôže byť vzdialenejšie pravde. Ak existujú úlohy, ktoré je možné začať, spustite ich:
- Ak navrhujete nové logo do práce, nepotrebujete celkový nápad na načrtnutie a vypracovanie niektorých prototypov. Aj keď ich nepoužívate, začnite vyhadzovať nápady a dajte loptu do pohybu.
- Ak máte triedny projekt, dokončite všetky knihy a domáce úlohy pre túto triedu čo najskôr. Dajte bokom drobnosti, aby ste sa mohli sústrediť na väčší projekt.
2
Predvídajte všetky potenciálne problémy skôr, ako sa vyskytnú. Kedykoľvek začínate v novom segmente alebo časti projektu, nájdite si čas na premyslenie všetkého, čo sa môže pokaziť. Mohli by ste ochorieť, knihu, ktorú potrebujete, by ste mohli odhlásiť, prerušiť projekt alebo sa minú zásoby. Nech už sú ťažkosti akékoľvek, napíšte ich. Keď je váš zoznam kompletný, začne sa zábavná časť: zistiť, ako sa s týmito problémami vysporiadať, ak sa vyskytnú:
- Ak ochoriete, je nejaká práca, ktorú môžete vykonávať z postele? Je tu niekto, komu dôverujete, kto vám môže pomôcť robiť si poznámky alebo vykonávať úlohy?
- Ak je požadovaná kniha odhlásená, môže si vaša knižnica objednať inú? Môžete si knihu rezervovať vopred?
- Ak je váš projekt krehký, čo môžete urobiť, aby bol úplne bezpečný. Ak by sa to zlomilo, ako dlho by trvala stavba ďalšej? Môžete vyrábať náhradné alebo náhradné diely?
- Ak sa minú zásoby, je tam ešte niečo, čo môžete použiť? Môžete si kúpiť ďalšie 1-2 diely základných alebo ťažko dostupných predmetov na odstránenie problému?
Ak máte triedny projekt, dokončite všetky knihy a domáce úlohy pre túto triedu čo najskôr.
3
Múdro delegujte so svojim tímom/partnermi, aby ste sa vyhli prekrývaniu a ušetrili čas. Keď sa pokúšate so skupinou dokončiť projekt včas, len zriedka je dobré, aby každý pracoval na rovnakých veciach naraz. Namiesto toho rozdeľte úlohy tak, aby každú robili 1-2 ľudia. Pokúsiť sa urobiť všetko sami spomalí každého a zabráni efektívnej práci. Pri delegovaní:
- Stanovte si očakávania vopred - dajte ľuďom vedieť, čo sa od nich chce.
- Dajte termíny, aby ste sa uistili, že je všetko skutočne hotové, keď treba.
- Dajte každému vedieť konečný cieľ projektu a pomôžte každému dosiahnuť to isté.
- V prípade problémov alebo otázok uverejnite kontaktné informácie všetkých.
4
Skontrolujte celkový pokrok na rôznych kontrolných bodoch a podľa potreby upravte. Kým pracujete na jednotlivých častiach projektu, nestrácajte zo zreteľa väčšie ciele. Povedzme napríklad, že musíte vytvoriť prezentáciu o živote počas európskej občianskej vojny a rozhodli ste sa svoj projekt rozdeliť na výskum, prezentáciu a ukážku toho, čo vojaci jedli. Toto sú všetko dobré nápady, ale pri práci na nich musíte zaistiť, aby do seba všetky zapadali:
- Aj keď je hlboký výskum dobrý, zhoduje sa všetko s vašim konečným cieľom? Existuje dostatok informácií o jedle na vypracovanie projektu, alebo by ste sa mali zamerať na niečo ako medicína, zbrane atď.?
- Zodpovedá pri vytváraní prezentácie výskumu? Je dostatočne krátka, aby sa zmestila do vašej prezentácie, alebo vás tlačí čas?
- Budete musieť pripraviť jedlo z občianskej vojny? Je to na základe vášho výskumu stále možné, alebo by bolo múdrejšie urobiť iný typ ukážky?
5
Urobte z projektu prioritu každý deň. Ľudia sú zaneprázdnení a vy nie ste výnimkou. Ak neuprednostníte prácu na projekte, nebude dokončený. Nájdite si na projekt čas každý deň, aj keď je to len trochu. Čím väčší je projekt, tým viac musíte rozhýbať alebo obetovať iné záväzky, aby ste veci mohli dokončiť.
- Trocha práce každý deň je spravidla efektívnejšia ako príležitostné obrovské kusy. Ak plánujete pracovať iba v sobotu, ale v sobotu ráno je rodinná pohotovosť alebo problém, práve ste stratili celý týždeň pracovného času.

Časť 3 z 3: dokončenie včas

1
Keď sa blíži termín splatnosti, vytvorte si záložný plán. Povedzme, že ste sa napríklad rozhodli postaviť vzorovú katedrálu pre svoju hodinu stredovekej histórie a ste týždeň mimo a stále pracujete na prvom poschodí. Aj keď by ste sa vždy mali snažiť dokončiť všetko, nie vždy je to možné. Namiesto zlej práce na pôvodnom nápade vymyslite alternatívny projekt alebo nápad, ktorý by ste mohli dokončiť včas a napriek tomu by ste boli hrdí:
- Potrebuje váš model replikované vitrážové okná alebo môžete urobiť niečo jednoduchšie?
- Ak píšete dlhý článok, existuje časť, ktorú by bolo možné vystrihnúť alebo zhrnúť bez toho, aby bola ohrozená vaša celková pointa?
- Existuje pri práci na obchodnej dohode spôsob, ako predĺžiť termíny? Ak nie, môžete získať spolupracovníka, ktorý vám pomôže včas dokončiť časť?
2

Vykonajte cvičný beh niekoľko dní pred termínom realizácie projektu. Aj keď veci ešte nie sú hotové, urobte si čo najviac testovacích chodov a sledujte problémy, zádrhele a oblasti zlepšovania. Potrebujú sa vaše priority posunúť, aby ste časť dokončili vopred? Sú veci, ktoré sú ešte vpredu, než ste plánovali? Je niečo, čo by ste mohli pridať alebo ubrať, aby bola pravdepodobnosť dokončenia včasnejšia?

Keď sa pokúšate so skupinou dokončiť projekt včas, len zriedka je dobré, aby každý pracoval na rovnakých veciach naraz.
3
Snažte sa stráviť posledný deň kontrolou projektu, či neobsahuje chyby. Obrovskou výhodou plánovania pracovného času navyše je, že umožňuje kontrolu kvality. Či už testujete svoj vedecký veľtrh, aby ste zistili, či funguje, alebo sa obraciate na štvrťročné správy o výdavkoch, strávte deň hľadaním chýb a preklepov.
- Ak ste na dne a pokúšate sa dokončiť včas, mali by ste si predsa len na záver vyhradiť hodinu. Nenechajte týždne tvrdej práce pôsobiť odfláknuto kvôli niekoľkým zmeškaným preklepom.
4
Zorganizujte všetko potrebné pre projekt na jednom mieste 1-2 hodiny vopred. Nedovoľte, aby sa vám krásny projekt rozpadol, pretože ste batoh nechali doma. Aj keď budete behať, aby ste skončili, zastavte sa na 5 minút a zhlboka sa nadýchnite. Pomocou kontrolného zoznamu sa uistite, že máte všetky potrebné veci pre úspešnú prezentáciu.
- Vráťte sa k svojmu pôvodnému návrhu, plánom a zoznamu materiálov. Je všetko kryté?
5
Na konci skontrolujte svoj úspech a nájdite spôsoby, ako sa nabudúce zlepšiť. Je veľmi zriedkavé, že projekt ide perfektne, a to je v poriadku. Najdôležitejšie je, že tieto chyby vezmete a poučíte sa z nich. Kde ste mohli lepšie naplánovať? Aké riziká alebo problémy ste nepredpokladali a môžete ich naplánovať nabudúce? Zodpovedal konečný projekt vašim cieľom?
- Nie je potrebné recenziu hneď po dokončení. Vezmite si 2-3 dni na relaxáciu a potom sa pozrite na projekt čerstvými očami.
- Ak ste pracovali s tímom, opýtajte sa ich, čo si myslia, že by ste sa nabudúce mohli všetci zlepšiť.
- Ak máte otázky týkajúce sa známky, recenzie atď., Zdvorilo sa opýtajte „Čo by som mohol urobiť, aby som bol nabudúce lepší?“

Tipy

Ak robíte partnerský projekt, rozdeľte si úlohy, aby každý partner vedel, čo má robiť. Nerobte všetko sami.

Varovania

Vždy budú neočakávané komplikácie a problémy - najlepšie, čo môžete urobiť, je myslieť a pripraviť sa vopred čo najviac.

Prečítajte si tiež: Ako si založiť firmu zameranú na domáce doučovanie?