Ako byť efektívnym projektovým manažérom?
Ak chcete byť dobrým projektovým manažérom, snažte sa, aby sa váš tím sústredil na celkový obraz, keď pracuje na konkrétnych úlohách, napríklad tým, že im pripomeniete konečný cieľ, keď je všetko ťažké. Okrem toho uprednostnite najdôležitejšie úlohy a každé ráno ich vykonajte ako prvé, vrátane sledovania stretnutí a pokroku členov tímu. Aby bol tím motivovaný, snažte sa byť ústretový a pútavý tým, že budete pravidelne komunikovať so svojim tímom a usmievať sa počas pracovného dňa. Tipy, ako zostať optimistom a riadiť riziká, čítajte ďalej!
Ako projektový manažér by vaše úlohy mohli zahŕňať kontrolu pokroku členov tímu alebo sledovanie stretnutí.
Dobrí projektoví manažéri môžu byť rozdielom medzi úspešným a neúspešným projektom. Musí mať zdravý rozum, organizačné schopnosti, a ľudia zručnosti, aby bolo možné riešiť zložité projekty. Ak ste sa práve stali projektovým manažérom, existuje niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste zaistili pozitívne pracovné prostredie a úspešný výsledok.
Časť 1 z 3: Vedenie projektového tímu k dosiahnutiu cieľa
- 1Identifikujte a oznámte cieľ. Pri väčších projektoch bude na ceste veľa menších krokov. Bez ohľadu na to, koľko ľudí alebo krokov sa to týka, dávajte pozor, aby ste sa sústredili na konečný výsledok. Schopnosť sledovať cenu je charakteristickým znakom úspešných projektových manažérov.
- Zameraním na celkový obraz udržujete tím skôr zameraný na spoločný cieľ, ako na individuálne rozmary alebo záujmy. Ak je napríklad cieľom otvorenie novej maloobchodnej prevádzky v centre mesta, tím sa na to môže sústrediť. Ak člen tímu navrhne, že by ich skutočne zaujímala séria vyskakovacích okien v nákupnom centre, môžete tím udržať tak, že budete ľuďom pripomínať, že ste si už stanovili jasný cieľ.
- Ujasnite si cieľ. Komunikujte to ústne (ako na schôdzi) a písomne (ako v e -maile alebo poznámke). Členovia tímu sa tak môžu vždy pozrieť na uvedený cieľ ako referenciu.
- 2Uprednostnite dôležité úlohy. Každý projekt má určité veci, ktoré sú najdôležitejšie alebo najpôsobivejšie pre úspech. Najprv urobte tieto veci. Ak neuprednostníte najdôležitejšie časti projektu, môžete sa ponoriť do drobných detailov alebo rušenia.
- Ako projektový manažér môžu medzi vaše úlohy patriť kontrola pokroku členov tímu alebo sledovanie stretnutí. Pamätajte si, že váš tím môže čakať, kým schválite určité rozhodnutia alebo sa vo veciach podpíšete, než sa budú môcť pohnúť vpred.
- Jeden zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je vykonať každé ráno všetky dôležité úlohy. Nepokračujte vo zvyšku pracovného dňa, kým nebudú hotové.
- Možno budete musieť vypnúť e -mailové upozornenia alebo telefón, aby vás nerušili externé upozornenia.
- Keď skončíte s položkami s vysokou prioritou, urobte si krátku prestávku a prejdite na veci nižšie v zozname.
- 3Maximalizujte efektivitu. Ako projektový manažér je vašou zodpovednosťou sledovať všetky pohyblivé časti. Ak existuje niečo, čo považujete za potenciálnu prekážku alebo spomalenie rýchlosti, urobte opatrenia, ktoré s tým zaobchádzajú, skôr ako to spomalí celý projekt.
- Pamätajte si, že „steh v čase zachráni deväť“. Ak napríklad váš počítačový systém nebol nejaký čas aktualizovaný, môže byť lákavé nechať systém fungovať tak, ako je. Aktualizácia systému a školenie zamestnancov o nových technológiách môže na začiatku trvať dlho a spomaliť všetko. Čas strávený prechodom sa však môže ukázať ako dobre strávený, keď v skutočnosti robí kanceláriu po implementácii efektívnejšou a produktívnejšou.
- Opýtajte sa svojich členov tímu, či existujú veci, ktoré ste si nevšimli a ktoré by mohli zvýšiť efektivitu.
Veľký projekt môže odradiť aj toho najskúsenejšieho projektového manažéra. - 4Efektívne komunikujte s plánom. Byť manažérom je predovšetkým o komunikácii. Na každom kroku sa uistite, že ľudia vo vašom tíme rozumejú tomu, čo sa od nich očakáva a aká je časová os.
- Na komunikáciu používajte rôzne metódy. Hovorte s ľuďmi osobne, používajte nástenky, posielajte individuálne a skupinové e -maily.
- Vždy sa snažte porozumieť, ako aj byť pochopení. To znamená, že si musíte klásť otázky a počúvať, čo sú dôležité aspekty efektívnej komunikácie.
Časť 2 z 3: demonštrácia vedenia projektu
- 1Buďte extrovert. To môže byť náročné, ak nie ste prirodzene extrovertní. Avšak, vedenie ľudí a projekty vyžadujú, aby mali byť schopní komunikovať a aby sa ľudia cítili zapojení do projektu. Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je preukázať svoje uznanie a ich prínos. Môžete to urobiť:
- Úsmev a nadväzovanie očného kontaktu s ľuďmi, s ktorými pracujete
- Opýtajte sa členov tímu, ako ide ich práca ďalej a ako vám môžete pomôcť
- Vytváranie príležitostí na diskusiu a skupinové riešenie problémov
- Zdá sa, že je prístupný. Netrávte celý deň zavretý vo svojej kancelárii mimo dohľadu.
- 2Ukážte osobnú odvahu. Veľký projekt môže odradiť aj toho najskúsenejšieho projektového manažéra. Uistite sa, že „vediete spredu“. To znamená postaviť sa do pozície, v ktorej môžete riskovať, robiť chyby a rozhodovať sa.
- Ak vždy požiadate ostatných, aby vystrčili krk a podstúpili osobné riziko, môžu vo vás stratiť dôveru ako vodcu.
- Pamätajte si, že je v poriadku pokaziť. Ak urobíte chybu alebo zlé rozhodnutie, dajte ostatným vedieť, že preberáte zodpovednosť, a v prípade potreby sa ospravedlňte.
- 3Ukážte charizmu. Mnoho ľudí si myslí, že charizma je niečo, s čím sa ľudia narodia, a nie niečo, čo sa dá naučiť. Existuje však veľa spôsobov, ako kultivovať a demonštrovať charizmu. Ľudia sú priťahovaní charizmatickými lídrami a zvyčajne im je príjemné pracovať.
- Ukážte svoje emócie. Charizmatickí ľudia dávajú ostatným vedieť, keď sú potešení, rozrušení, nadšení alebo nervózni. Môžete si myslieť, že musíte skryť svoje pocity, aby ste pôsobili profesionálne. Existuje však šťastné médium, ktoré charizmatickí ľudia vedia udrieť.
- Ukážte svoj záujem o ostatných, ako aj o veci, ktoré sú na vás zaujímavé. Nebojte sa o sebe porozprávať zaujímavý príbeh, ktorý pomôže ľuďom zapojiť sa do vašej práce.
- Ukážte svoju múdrosť. Nesnažte sa skrývať svoju vlastnú inteligenciu alebo schopnosti. Sú súčasťou toho, čo vás dostalo tam, kde ste.
- Pri jednaní s inými ľuďmi dbajte na detaily. Všimnite si malé veci o svojich interakciách, ako je reč tela, mimika a jazyk.
- 4Buď optimistický. Ostatní ľudia vo vašom tíme môžu občas projektu prestať veriť. Môžu sa cítiť zdrvení alebo si nie sú istí konečným výsledkom. Ako manažér zachovajte optimistický prístup, aby každý vedel, že ste si istí splnením konečného cieľa.
- Zaujmite postoj „dokážeš“. Ak sa niekto z vášho tímu potuluje, vstúpte a podporte jeho úsilie.
- Ak sa zdá, že veci nefungujú, buďte ochotní plán upraviť.
Kvalitní projektoví manažéri môžu byť rozdielom medzi úspešným a neúspešným projektom. - 5Majú silný zmysel pre tímovú prácu. Ako projektový manažér musíte oceniť hodnotu tímu. Aj keď každý zúčastnený pracuje individuálne na nesúrodých aspektoch projektu, je vašou zodpovednosťou zaistiť, aby ľudia chápali, ako tieto časti do seba zapadajú a sú na sebe závislí.
- Môžete organizovať projektové stretnutia alebo sa stretávať, aby ste členom tímu pomohli pochopiť, ako ich práca do seba zapadá, a spoznať ostatných v tíme.
- Nezabudnite, že každá rola je dôležitá. Nezaobchádzajte s niektorými členmi tímu, ako by ich príspevky boli dôležitejšie ako ostatné.
- 6Delegát. Sám to všetko nezvládneš. Môžete mať mnoho zručností, vďaka ktorým ste sa stali projektovým manažérom; musíte sa však uistiť, že aj zvyšok vášho tímu má dostatočnú zodpovednosť.
- Priraďte úlohy na základe silných stránok ľudí. Nie je dôvod dávať ľuďom prácu, na ktorú nie sú pripravení.
- Ak si nie ste istí schopnosťou niekoho vykonávať úlohu, dajte mu priateľa alebo tím. Pravidelne ich kontrolujte, aby ste zistili, ako sa im darí.
- 7Dávajte si pozor, aby ste „mikromanažovali“ členov tímu. To potláča kreativitu a potláča motiváciu. Sledujte vývoj rôznych funkcií projektu v časovaných intervaloch, ktoré sú rozumné a umožňujú členom tímu slobodu produktívnej práce.
Časť 3 z 3: riadenie rizík a problémov projektu
- 1Identifikujte potenciálne riziká. Každý projekt je spojený s určitými rizikami. Môžu to byť finančné riziká pre spoločnosť alebo iné druhy rizík. Na začiatku každého projektu si vytvorte zoznam vecí, ktoré sa zdajú byť rizikové, a majte ho poruke.
- Riziká môžu byť veľmi konkrétne, napríklad: „Platíme za väčší pracovný priestor, ale možno nedostaneme dostatok objednávok, aby sa nám to zvýšenie nájomného oplatilo.“
- Riziká môžu mať tiež do činenia s personálom, napríklad: „Najali sme nového vedúceho oddelenia, ale je veľmi mladý a v tejto oblasti nemá skúsenosti.“
- Môžu vám hroziť osobné riziká, napríklad: „Ak nesplním kvótu stanovenú výborom, mohol by som prísť o svoju pozíciu.“
- 2V prípade potreby vykonajte analýzu rizík. Niektoré projekty alebo spoločnosti budú pred začiatkom projektu vyžadovať analýzu rizika. Môže to byť skvelý nástroj, ktorý vám ako manažérovi pomôže zistiť, ktoré riziká má zmysel brať a ako sa im dá vyhnúť alebo ich znížiť.
- Môžete byť schopní vykonať analýzu rizík sami, alebo môže byť vo vašej spoločnosti niekto, koho úlohou je to urobiť.
Ak neuprednostníte najdôležitejšie časti projektu, môžete sa ponoriť do drobných detailov alebo rušenia. - 3Neustále vyhodnocujte riziká. Je skvelé vytvoriť si zoznam rizík na začiatku projektu. S vývojom projektu sa však riziká pravdepodobne zmenia. Objavia sa nové a ostatné sa môžu rozpustiť. Vždy majte oči otvorené pre potenciálne riziká.
- Do svojho pôvodného zoznamu môžete pridať nové riziká a prečiarknuť tie, ktoré už neexistujú.
- Opýtajte sa členov svojho tímu, či si počas cesty všimli niečo, čo môže predstavovať nové riziko.
- 4Pripravte sa na nepoznanie. Bez ohľadu na to, koľko sa pokúšate naplánovať, vždy dôjde k prekvapeniam a veciam, na ktoré sa nemôžete pripraviť. Môžete však urobiť všetko pre to, aby ste sa ubezpečili, že budete pripravení na krivku, ak by k vám niekto prišiel.
- Uistite sa napríklad, že v každom rozpočte sú peniaze na nepredvídané udalosti. Môžete naraziť na neočakávané náklady a chcete ich vedieť ľahko pokryť.
- Uistite sa, že máte dostatok personálu. Ak niekomu ochorie alebo musí z projektu odísť, nechcete sa cítiť silne bez personálu.
- Zálohujte všetky súbory a relevantné informácie.
- Realizujte plány vrchného manažmentu a uistite sa, že nie sú veci, ktoré ste prehliadli, alebo dôležité faktory, o ktorých neviete.
- 5Riešte riziká čo najskôr. Akonáhle identifikujete riziko, urobte opatrenia. Možno nebudete môcť problém úplne vyriešiť alebo nechať riziko zmiznúť, ale pravdepodobne nájdete spôsob, ako riziko minimalizovať alebo zmierniť akékoľvek dôsledky, ktoré by mohli nastať.
- Ak si z akéhokoľvek dôvodu všimnete, že osoba vo vašom tíme je zodpovedná, sledujte ich a uistite sa, že majú podporu a dohľad, ktoré potrebujú, aby predstavovali pre projekt čo najmenšie riziko.
- Ak je projekt riskantný z dôvodu jeho rozsahu a časového harmonogramu, požiadajte o predĺženie alebo sa poraďte s vrchným vedením o tom, čo by mohlo byť realistickejším cieľom.
- Ak existujú riziká pre osobnú bezpečnosť ľudí, okamžite ich riešte. Nikto by nemal pracovať v situácii, ktorá je nebezpečná pre jeho fyzické alebo duševné zdravie.
- Na začiatku projektu sa zamyslite nad svojou vlastnou prácou v minulých projektoch, aby ste identifikovali niektoré z najdôležitejších vecí, ktoré ste urobili.
Prečítajte si tiež: Ako pridať svoju kartu progresívneho poistenia do peňaženky Apple na iPhone?
Komentáre (3)
- Na všetky moje otázky odpovedal sprievodca. Milujem ťa, ktokoľvek zverejnil tento článok.
- Svoje projekty riadim na základe vlastných prístupov typu pokus-omyl. Keď som „narazil“ na tento článok, pomohlo mi to zamyslieť sa nad svojimi existujúcimi prístupmi k riadeniu projektov. Z bodov súvisiacich s týmto článkom niektoré pripomínajú moje minulé „zakopnutia“ a iné ďalej posilňujú to, čo som urobil správne. Teraz mám štruktúrovanejší a riadenejší spôsob prístupu k svojim budúcim projektom. Ďakujem veľmi pekne za to!
- Som projektový manažér a tento článok považujem za veľmi užitočný a podrobný.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
