Ako vytvoriť plán projektu?
Plán projektu je dokument, ktorý vysvetľuje rozsah a ciele veľkého projektu.
Plán projektu je dokument, ktorý vysvetľuje rozsah a ciele veľkého projektu. Obsahuje všetky potrebné informácie, ako napríklad míľniky projektu, časový harmonogram, pracovný postup a odhad nákladov. Zostavenie dobrého plánu projektu vyžaduje veľa predbežného plánovania. Začnite identifikáciou cieľa projektu a jeho rozdelením na míľniky a čiastkové kroky. Potom vypočítajte časovú os a náklady na každý čiastkový krok. Nakoniec predstavte plán projektu svojmu tímu a vykonajte všetky zmeny, ktoré navrhne.
Časť 1 z 3: Organizácia pracovného postupu projektu
- 1Identifikujte všetky potrebné zainteresované strany projektu. Zainteresovanou stranou je každý, koho sa projekt týka. Toto je dlhý zoznam ľudí od sponzora projektu až po jednotlivých zamestnancov, ktorí budú na projekte pracovať. Existuje niekoľko zainteresovaných strán, s ktorými by ste sa mali v celom procese identifikovať a s ktorými by ste mali komunikovať.
- Sponzor projektu je osoba alebo firma, ktorá poskytuje finančné prostriedky na projekt. Obvykle vlastní konečný výsledok. Pri všetkých veľkých rozhodnutiach sa sponzor obvykle musí podpísať.
- Na projekt dohliada manažment. Každý člen riadiaceho tímu zvyčajne vedie divíziu, ktorá vykonáva konkrétne úlohy na dokončenie projektu.
- Koncoví užívatelia sú ľudia, ktorí budú používať projekt po jeho dokončení. Koncovými užívateľmi sú napríklad návštevníci budovy. Obvykle sa s koncovými používateľmi nestretávate, ale pri plánovaní projektu by ste mali vziať do úvahy ich potenciálne obavy.
- 2Zoznámte sa so zainteresovanými stranami z vyššej úrovne a dohodnite sa na cieľoch projektu. V tejto fáze predbežného plánovania vypracujte jasnú definíciu cieľov projektu prostredníctvom rozhovoru so zainteresovanými stranami. Nemusíte sa stretávať so všetkými zainteresovanými stranami, pretože mnohí sú zamestnancami nižšej úrovne. Mali by ste však hovoriť so zainteresovanými stranami na úrovni riadenia a vlastníctva. S týmto projektom budete musieť splniť ich očakávania.
- Porozprávajte sa so sponzorom projektu, aby ste pochopili jeho očakávania a stanovili ciele projektu. Začnite tým, že sa s nimi poradíte.
- Pred vypracovaním konkrétnych plánov sa poraďte s tímom manažmentu, aby ste pochopili rozpočet, časový harmonogram, potrebné zdroje a riziká projektu. Ak manažéri vyvolajú obavy z projektu, vezmite ich vážne. Sú to tí, ktorí musia realizovať projekt a môžu identifikovať potenciálne problémy.
- 3Definujte rozsah projektu a naplánujte si, ako ho dokončíte. Rozsah je zamýšľaným výsledkom projektu. Čo tento projekt dosiahne, keď bude dokončený? Aké ciele splní? Jasná predstava o rozsahu projektu je zásadná pre plánovanie toho, aké kroky urobíte, aby ste tieto ciele dosiahli. Porozprávajte sa s dôležitými zainteresovanými stranami o tom, aký je zamýšľaný rozsah projektu.
- Rozsahom projektu by napríklad mohla byť výstavba nového luxusného bytového domu. Celé následné plánovanie bude smerovať k tomuto konečnému výsledku.
- Zaistite, aby bol rozsah projektu uskutočniteľný. Napríklad, ak chce sponzor budúci rok cestovať na Mars, pravdepodobne to nie je zvládnuteľný rozsah. Porozprávajte sa so sponzorom a informujte ich o tom, čo je v súčasnej dobe možné, a potom vypracovajte rozsah, s ktorým sa môžete stretnúť.
- Ak si zadávateľ nie je celkom istý, aký je zamýšľaný rozsah projektu, pomôžte mu to vyriešiť. Porozprávajte sa s nimi a projektovými manažérmi, aby ste dospeli k záveru, čo by mal konečný výsledok priniesť.
Nakoniec predstavte plán projektu svojmu tímu a vykonajte všetky zmeny, ktoré navrhne. - 4Rozdeľte projekt na kľúčové míľniky. Keď definujete rozsah, môžete identifikovať míľniky, ktoré musí tím splniť. Míľniky sú veľké úlohy, ktoré postupujú chronologicky. Keď sa splní jeden míľnik, začne ďalší.
- Ak je cieľom výstavba bytového domu, dôležitými míľnikmi by bol nákup pozemku, získanie stavebného povolenia, položenie základov budovy, konštrukcia rámu a tak ďalej, až kým stavba nie je dokončená. Identifikujte všetky potrebné míľniky, ako sú tieto.
- Vytvorte si zoznam míľnikov v poradí, v akom sa majú vykonať. Nemôžete napríklad položiť základ, kým nebudete mať stavebné povolenie. Majte svoj projektový tok takto zorganizovaný.
- 5Nakreslite jasné línie komunikácie medzi zainteresovanými stranami projektu. Komunikácia je kľúčová počas celého procesu projektu. Rôzni ľudia a oddelenia by mali mať jasné komunikačné linky, aby bol každý manažér informovaný o pokroku projektu. Skôr ako začnete písať plán projektu, identifikujte, kto je zodpovedný za každú úlohu a kto sa komu hlási. Vášmu tímu to pomôže fungovať oveľa plynulejšie, aby mohli projekt dokončiť včas.
- Súčasťou tohto pracovného toku je zaistiť, aby sa ľudia neobťažovali problémami, ktoré sa nenachádzajú v ich oddelení. Osoba zodpovedná za úpravu terénu okolo budovy napríklad nemusí vedieť, či došlo k problému s telefónnymi linkami v budove, preto by sa na ňu nemali obrátiť, ak sa takýto problém vyskytne.
- Naplánujte si zapísanie tohto komunikačného pracovného toku do svojich projektových plánov, aby všetci účastníci vedeli, na koho sa majú obrátiť, ak potrebujú informácie.
Časť 2 z 3: prieskum rozpočtu a harmonogramu
- 1Rozdeľte míľniky na čiastkové kroky, aby ste odhadli náklady a harmonogram. Odhad nákladov a časových harmonogramov je pre veľké úlohy náročný. Každý míľnik, ktorý identifikujete, je príliš veľký na presný odhad nákladov a harmonogramu. Rozdeľte míľniky ďalej na ďalšie čiastkové kroky na dokončenie. Potom vytvorte časové harmonogramy a rozpočty pre každý čiastkový krok.
- Ak je jedným z míľnikov „Položiť základ budovy“, je tam zapojených mnoho čiastkových krokov. Musíte kontaktovať potenciálnych dodávateľov, nechať si od nich vypracovať cenové ponuky, vybrať si spoločnosť, vykopať pozemok, naliať betón a podobne. Pri odhade zohľadnite všetky tieto čiastkové kroky.
- 2Odhadnite náklady na každý čiastkový krok a vypočítajte celkové náklady na projekt. Keď budú vaše míľniky rozdelené na čiastkové kroky, bude vypracovanie odhadu nákladov oveľa jednoduchšie. Vezmite každý jednotlivý čiastkový krok a preskúmajte jeho potenciálne náklady. Tieto informácie potom použite na vypracovanie odhadu celkových nákladov na projekt.
- Ak počítate náklady na míľnik „Položte základ“ bytového domu, náklady, ktoré je potrebné zohľadniť, zahŕňajú cenu betónu a iného materiálu, povolenia na liatie betónu a náklady na prácu za prácu. Preskúmajte priemerné náklady na každý krok a vytvorte odhad nákladov. Aby boli vaše údaje presné, používajte najaktuálnejšie informácie, ktoré nájdete.
- Ak má vaša spoločnosť analytikov, ktorí už na týchto projektoch pracovali, poraďte sa s nimi o týchto nákladoch. Ich úlohou je účtovať náklady na projekty.
- Rozdeľte svoj odhad nákladov na niekoľko rôznych foriem. Zostavte celkové náklady na projekt, náklady na míľnik a náklady na mesiac alebo štvrťrok. Sponzori projektu tieto informácie potrebujú na prispôsobenie svojich očakávaní a financovania.
Skôr ako začnete písať plán projektu, identifikujte, kto je zodpovedný za každú úlohu a kto sa komu hlási. - 3Určte, ktoré čiastkové kroky sú na sebe závislé. Všetky projekty majú niektoré kroky, ktoré nie je možné dokončiť, kým nie je vykonaný predchádzajúci krok, ktorý má vplyv na časovú os a plán projektu. Tieto kroky sú navzájom závislé a oneskorenie v závislých krokoch oneskorí celý projekt. Ostatné kroky sú nezávislé a nemusia nutne závisieť od toho, či boli ostatné kroky dokončené ako prvé. Identifikujte všetky čiastkové kroky, ktoré sú na sebe závislé, aby ste vytvorili presný kalendár projektu.
- Napríklad nová budova vyžaduje stavebné povolenie. To znamená, že žiadna práca nemôže začať, kým nezískate tieto povolenia, a všetky ostatné kroky závisia od tohto kroku.
- Akonáhle sa začne s výstavbou bytu, nemôžete začať s elektroinštaláciou budovy, kým nie je postavený základ. Terénne úpravy však môžete začať vykonávať vonku, zatiaľ čo budovu zapojíte do drôtu, takže tieto dve úlohy na sebe nezávisia.
- 4Vytvorte časový harmonogram pre každý míľnik. Rovnako ako ste rozdelili každý míľnik na čiastkové kroky, aby ste odhadli náklady, urobte to isté pre vytvorenie časovej osi. Preskúmajte normálne množstvo času potrebného pre každý čiastkový krok. Tieto informácie použite na vypracovanie časovej osi pre každý míľnik a nakoniec pre celý projekt.
- Vezmite do úvahy aj fázu plánovania. Napríklad vybavenie stavebného povolenia vo vašom meste môže trvať 6 mesiacov. To znamená, že so stavbou nemožno začať najmenej 6 mesiacov.
- Kým čakáte na povolenia, môžete začať rokovať so stavebnými spoločnosťami. Potom, keď povolenia prídu, sú všetky dohody uzavreté a práce sa začnú. Identifikujte kroky, ako sú tieto, ktoré sa môžu vykonať súčasne, aby sa proces urýchlil.
- Pri odhadovaní časových harmonogramov projektu je často najlepšie trochu sa preceniť. Vďaka tomu budete mať priestor na dýchanie, ak sa vyskytnú nejaké neočakávané problémy.
- 5Vymenujte všetky potenciálne riziká, ktoré by mohli mať vplyv na projekt. Všetky projekty zahŕňajú určité riziká, ktorých by si mali byť zainteresované strany vedomé. Môžu sa pohybovať od oneskorení plánovania až po povolenie problémov, ktoré by mohli ohroziť celý projekt. Pri skúmaní rozpočtu a harmonogramu identifikujte všetky riziká, ktorým môže tento projekt čeliť. Ak je to možné, predložte návrhy, ktoré by mohli tieto prekážky prekonať.
- Ak napríklad plánujete stavebný projekt, jedným potenciálnym rizikom je nárast cien surovín a vplyv na rozpočet projektu. Môžete navrhnúť, že rýchla práca je najlepšou možnosťou, ako sa tomuto riziku vyhnúť. Prípadne by ste mohli navrhnúť nákup určitých materiálov vopred a ich uskladnenie, aby projekt nenarazil na neočakávané zvýšenie cien.
Časť 3 z 3: Predstavenie plánu projektu
- 1Ukážte, ako plán reaguje na očakávania vášho sponzora. Hlavnou osobou alebo ľuďmi, ktorých musíte na pláne projektu zaujať, je sponzor. Ak sa im váš plán páči, pokračujú v projekte. Ak nie, môžu sa nakoniec vytiahnuť a vy môžete prísť o veľa peňazí. Začnite tým, ako sa týmto plánom dosiahne rozsah projektu.
- Pri vysvetľovaní svojho plánu používajte jasný a jednoduchý jazyk. Vyhnite sa čo najviac žargónu, aby nedošlo k nedorozumeniam a všetci boli na jednej stránke.
- Svoje posolstvo najlepšie vyjadríte zrozumiteľnými vyhláseniami ako „ukážem vám tri spôsoby, ktorými tento plán dosahuje ciele nášho projektu“.
Na stretnutí si neprečítate celý plán projektu od slova do slova a niektoré zainteresované strany môžu chcieť viac informácií. - 2Vysvetlite svoj postup pri tvorbe rozpočtu a časového harmonogramu. Sponzori a manažéri budú chcieť vedieť, ako ste prišli k svojim odhadom. Buďte pripravení stručne vysvetliť svoj postup. Pri vysvetľovaní pomenujte všetky potenciálne premenné alebo riziká, ktoré by mohli mať vplyv na tieto projekcie, a spôsob, akým ich projekt môže predstavovať.
- Nemusíte prechádzať každým výpočtom, ktorý ste urobili. Začnite predložením odhadu pre každý míľnik a poskytnite súhrn toho, ako ste k tomuto záveru dospeli. Ak chce niekto viac informácií, pripravte sa na podrobnejšie informácie.
- Pri vysvetľovaní rozpočtu buďte stručný a priamy. Napríklad, uveďte: „Na tento projekt som vypočítal celkový rozpočet 11 miliónov EUR. To zahŕňa 5,20 milióna EUR na materiálne náklady, 0,70 milióna EUR na povolenia, 3,70 milióna EUR na mzdové náklady a 1 „Nákup pozemkov za 50 miliónov EUR. Tieto odhady som vypracoval skúmaním bežných nákladov na výstavbu v tejto oblasti v minulom roku. Ak niekto chce podrobnejšie, rád tieto výpočty podrobnejšie vysvetlím.“
- 3Poskytnite všetkým zainteresovaným stranám úplnú kópiu plánu projektu. Na stretnutí si neprečítate celý plán projektu od slova do slova a niektoré zainteresované strany môžu chcieť viac informácií. Poskytnite úplnú kópiu svojej správy všetkým zainteresovaným stranám, elektronicky alebo na papieri. Nechajte im dostatok času na kontrolu a spätnú väzbu s návrhmi.
- Ak má váš tím zdieľaný cloudový priečinok alebo používa komunikačný softvér, nahrajte plán sem. Vytlačte si aj niekoľko papierových kópií, ktoré si prineste na stretnutie.
- Vaše zainteresované strany môžu chcieť súhrn informácií bez celej správy. Poskytnite leták, ktorý zasiahne všetky hlavné body vášho plánu.
- 4Požiadajte o spätnú väzbu a revízie. Revízia plánu projektu je normálnou súčasťou procesu. Je pravdepodobné, že najmenej jeden zainteresovaný subjekt navrhne zmeny v pláne projektu. Požiadajte tím o spätnú väzbu alebo kritiku. Ak niekto navrhne zmenu, predložte ju celému tímu. Ak súhlasia, urobte revíziu plánu.
- Vyjadrenie „Som si istý, že som sa s týmto plánom projektu stotožnil, ale vítam každú spätnú väzbu alebo návrhy“, ukazuje, že ste s plánom, ktorý ste vytvorili, spokojní, ale ste dostatočne flexibilní aj na prácu s tímom.
- Berte vážne starosti projektových manažérov. Oni sú tí, ktorí musia realizovať projekt, a ak si myslia, že jeden z vašich odhadov je nereálny, mali by ste zvážiť jeho revíziu.
Prečítajte si tiež: Ako zvýšiť kmeňový kapitál?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
