Ako napísať rozsah projektu?

Začnite s myšlienkou na koniec („čo“). Zo siedmich zvykov, ako Stephen Covey opísal vo svojej klasickej knihe „Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí“ všetkých čias, je tento zvyk úplne kľúčový pre úspech akéhokoľvek projektu. Pri práci so svojimi zainteresovanými stranami si položte veľmi konkrétne otázky „čo sa od ich produktu alebo služby očakáva, že prinesie na trh alebo organizáciu?“. Poznáte výsledok a jeho plánované výhody. Toto je zásadný míľnik, ktorý chce váš projekt dosiahnuť.

• Napríklad: Predpokladajme, že vám váš klient v odpovedi na otázku „čo“ povedal, že sa snaží zaviesť webový softvér na predaj widgetov online s potenciálnou zákazníckou základňou v severnej Európe a Európe. V celom tomto článku budeme pokračovať v tomto príklade.

Vedzte, prečo je konkrétny produkt alebo služba pre vášho klienta dôležitá a môže byť pre klientov vášho klienta („prečo“). Môžete sa opýtať „prečo“... dobre, ak poznáte odpoveď na túto otázku, môžete rozsah navrhnúť spôsobom, ktorý v konečnom dôsledku ovplyvní dizajn produktu.

• Pokračovaním v uvedenom príklade ste počas svojej objavovacej relácie zistili, že zákazníkmi vášho klienta sú nadnárodné organizácie s odtlačkami nôh pokrývajúcimi dva kontinenty. Váš klient je pre nich hlavným dodávateľom týchto miniaplikácií. S cieľom zefektívniť riadenie dodávateľského reťazca a znížiť náklady a zároveň zvýšiť spokojnosť zákazníkov je dôležité, aby váš klient presťahoval svoje podnikanie online. Získanie objednávky, spracovanie objednávky a inkaso platieb všetky tieto aspekty budú hybnou silou ich stratégie znižovania nákladov. Keď poznáte túto úroveň podrobností, získate ďalšie znalosti o rozsahu, v ktorom by konečný produkt mal mať používateľské rozhranie pokiaľ ide o zachytávanie objednávok a prijímanie platieb, bude tiež zrejmé, že keďže je používateľská základňa rozložená na všetkých kontinentoch, pri spracovaní platieb bude možno potrebné starať sa o ďalší jazyk v nástroji front-end a o prevod meny.

Vidíte, aké dôležité je zachytiť tieto skutočnosti vo svojom rozsahu, aby ste v konečnom dôsledku ovplyvnili dizajn?

Zistite, kto sú ďalšie kľúčové zainteresované strany v projekte („kto“). Zainteresovaný subjekt je podľa definície osoba alebo organizácia, ktorá má na projekte vlastný záujem; inými slovami, existencia projektu bude mať vplyv na ich každodenné podnikanie a potenciálne ziskovosť. Niekoľko príkladov zainteresovaných strán v príklade, ktorý sme uviedli, môžu byť koncoví používatelia, jednotka spracovania objednávok v back office, prepravná spoločnosť, ktorá dodá miniaplikácie, spracovateľ platieb tretej strany „finančná jednotka vašej klientskej organizácie, ktorá môže hľadať veľmi jasné metriky a vykazovanie objednávok atď. Ako to ovplyvňuje rozsah? Keď hodnotíte rôzne používateľské základne aplikácie, ktorú chce váš klient vytvoriť, pochopíte, že aplikácia sa dotkne oveľa viac oblastí organizácie vášho klienta nad rámec primárnych zákazníkov. Všimnite si tiež, že existujú požiadavky na spracovanie v kancelárii. Pretože sú zapojené externé platobné procesory, budete musieť do svojho rozsahu zahrnúť aj požiadavky na konektivitu, siete a platobnú bránu. Chýbajúca jedna z kľúčových zainteresovaných strán môže mať významný vplyv na úspech projektu.

Zhlboka sa nadýchnite - je čas na „ako“. Ako sa k projektu postavíte, je otázka, nad ktorou nakoniec strávite väčšinu času počas objavovania. Odpoveď „Ako“ vás priblíži k dizajnu a môže vo vás vyvolať pocit, že vykročíte mimo svoju „zónu pohodlia“, ale nie je tomu tak. Je dôležité vedieť o „ako“ dodávke produktu na vysokej úrovni, pretože keď ste zhromaždili informácie o tom „čo“, „prečo“ a „kto“, zdokumentovali ste časť rozsahu. však povedzme, že jeden zo zákazníkov je v krajine, kde spracovanie kreditných kariet nie je široko akceptované alebo má značnú mieru vrátenia peňazí, ak je platený prostredníctvom kreditných kariet. Je zrejmé, že to nemusí mať pre vášho klienta finančný zmysel.

• V tejto chvíli nie je vašou úlohou identifikovať, aké môže byť alternatívne riešenie spracovania platieb, ale bude pre vás dôležité poznamenať, že alternatívny spôsob spracovania platieb bude zásadný pre úspech projektu a to je priamy vplyv na rozsah projektu.

Ďalej zvážte „kde“. Jedným z kľúčových faktorov úspechu každého projektu je jeho lokalizačná stratégia. Kde sa bude projekt vyvíjať? Kde budú podporné systémy uložené? Kde budú umiestnené operácie back office, ako je spracovanie objednávok, balenie, účtovníctvo atď.? A čo nejaké centrum zákazníckych služieb? Z pohľadu rozsahu je dôležité vedieť, „kde“, pretože by to mohlo mať vplyv na strategické partnerstvá, ktoré by váš klient mohol potrebovať na získanie talentovaných a riadiacich pracovníkov pre prebiehajúce podnikanie. Váš projektový plán nie je dokončený, kým nie je dokončený kapacitný plán a identifikovaný fond ľudského kapitálu. Zahrnutie „kde“ do rozsahu je základom plánu projektu, ktorý bude mať pravdepodobne úspešný vplyv.