Ako hodnotiť pokrok oproti rozpočtu?

Spravujte rozsah projektu. Jeden z najľahších spôsobov, ako môžu náklady projektu prekročiť rozpočet, sa nazýva „dotvarovanie rozsahu“. K dotvarovaniu rozsahu dochádza, keď sa rozsah projektu postupne rozširuje. Vytvára nesúlad medzi rozpočtom a cieľom projektu a vytvára perfektné prostredie pre prekročenie nákladov.

• K dotvarovaniu rozsahu dochádza častejšie vtedy, keď sa projektu darí dobre, než keď sa vyvíja zle, takže je ešte ťažšie odolať. Keď je projekt už v rozpočte a v predstihu, je tu silné pokušenie pridať do neho trochu viac. Nerob to.

Pad každý odhad. Rozpočet bude pozostávať z rôznych riadkových položiek. Keďže rozpočet projektu je dokumentom zameraným na budúcnosť, väčšina riadkových položiek sú odhady. Pri vytváraní rozpočtu je vhodné len trocha zvýšiť náklady na každú riadkovú položku. Vzniknú nepredvídané nepredvídané udalosti a zvyčajne náklady skôr zvýšia, než znížia.

• 2%-5%, ktoré pridáte do každej riadkovej položky, je navyše k 5%-10%, ktoré pridáte do celkového rozpočtu pre nepredvídané udalosti. Ak je teda vo vašom rozpočte päť položiek, k nákladom na každú položku pripočítate 2% a potom k celkovému rozpočtu pripočítate ďalších 5%.

Vytvárajte míľniky. Kým držíte svoj tím v obraze, vytvárajte míľniky zodpovedajúce fázam dokončenia. Pomáha tímu mať na pamäti celkový cieľ a dáva mu hmatateľné ciele, o ktoré sa má snažiť.

• Povedať, že míľnik zodpovedá fáze dokončenia, neznamená, že míľnik je fázou dokončenia. Takže míľnik nie je dokončený na 25%, míľnik je X, čo znamená, že projekt bude zhruba 25% dokončený.

Vyrovnajte používanie personálu s produktivitou. Mohlo by sa to zdať neintuitívne, ale malé skupiny a jednotliví pracovníci sú zvyčajne produktívnejší ako väčšie skupiny. Čím väčší tím bude, tým bude menej efektívny. Väčší tím však často dokončí projekt rýchlejšie ako menší. Aby ste sa vyhli neefektivite, ktorá znižuje produktivitu a prispieva k prekročeniu nákladov, musíte rovnováhu medzi potrebou rýchlo dosiahnuť míľnik a neefektivitou, ktorú pravdepodobne vytvorí veľký tím.

• Povedzme napríklad, že projekt je kopanie diery 6'x6'x3' v zemi. Keďže si ľudia musia dávať prestávky, bude produktívnejšie (a rýchlejšie) mať niekoho, kto neustále kopá, to znamená, že tam bude viac ako jeden kopáč. Ale aj keď by skupina dvoch mohla vykopávku vykonať rýchlejšie a efektívnejšie ako skupina jedna, pätnásťčlenná skupina by bola prehnaná, pretože zaplatíte mnohým ľuďom, aby stáli okolo.

Udržujte svoj tím v obraze. Keď váš tím nevie, ako ich akcie zapadajú do širšieho kontextu dokončenia projektu, bude mať zvládanie vlastnej efektívnosti oveľa ťažšie. Ľudia sú vo svojej podstate kreatívni a majú tendenciu pokúšať sa prísť na spôsoby, ako si uľahčiť prácu alebo ju urobiť lepšie. Ak udržíte svoj tím v obraze, budete lepšie vybavení na využitie tejto tvorivej energie.

• Napríklad v prípade diery môže mať váš tím dojem, že čím je väčší, tým je lepší. Keďže je to posledná práca dňa, venujú trochu viac času rozšíreniu otvoru o ďalšie dve stopy. Bez toho, aby si to uvedomovali, diera bude viesť k betónovému mólu-nielen, že sú väčšie rozmery zbytočné, v skutočnosti je ťažšie oprieť sa o mólo.