Ako zorganizovať efektívne virtuálne stretnutie?

Pracovníci alebo zamestnanci nie sú schopní byť prítomní počas pravidelného osobného stretnutia — Uskutočnenie efektívnej virtuálnej schôdze je nevyhnutné vtedy, ak klienti, pracovníci alebo zamestnanci nie sú schopní byť prítomní počas pravidelného osobného stretnutia.

Uskutočnenie efektívnej virtuálnej schôdze je nevyhnutné v prípade, že klienti, pracovníci alebo zamestnanci nie sú schopní byť prítomní na pravidelnom osobnom stretnutí. Motivujte účastníkov a urobte stretnutia pútavými tým, že zaistíte, aby mali návštevníci mimo pracoviska rovnakú skúsenosť ako ľudia vo fyzickej zasadacej miestnosti. Dosiahnite to starostlivým plánovaním niekoľko dní pred stretnutím.

Metóda 1 zo 4: Vytvorte program

1

Určte, ako dlho bude stretnutie trvať. Pripravte si náčrt toho, čo je potrebné počas schôdze prebrať.
2

Vytvorte časový harmonogram. Poskytnite množstvo času, ktorý bude venovaný každej sekcii. Napíšte tento čas vedľa každej témy, o ktorej sa bude počas schôdze diskutovať.
3

Zhromaždite informácie, ktoré je potrebné prediskutovať. Vyhľadajte užitočné informácie online alebo poskytnuté spoločnosťou.
4

Vytvorte kópie požadovaného materiálu, o ktorom sa bude diskutovať počas schôdze. Vždy urobte niekoľko kópií podkladov pre nečakaných hostí alebo návštevníkov.

Metóda 2 zo 4: Pošlite papierovanie vopred

1

Upozornite zamestnancov, že sa uskutoční stretnutie. Zamestnancom môžete poslať e -mailovú poznámku. Aby ste zaistili, že všetci budú o stretnutí informovaní, pošlite im potvrdzovací e -mail.
2

Odošlite vopred všetky informačné materiály alebo materiály, o ktorých sa bude diskutovať. Ľuďom, ktorí sa zúčastňujú schôdze, to umožní pozrieť sa na požadované dokumenty a zoznámiť sa s témami, o ktorých sa diskutuje. To im umožní byť pripravení a klásť im otázky, ktoré môžu mať počas schôdze.
3

Poskytnite ľuďom, ktorí sa zúčastňujú schôdze, všetky potrebné dokumenty, ktoré je potrebné vyplniť alebo aktualizovať deň pred schôdzou. Informujte pracovníkov, že musia tieto vyplnené formuláre priniesť so sebou na konferenciu.

Na vytvorenie produktívnej virtuálnej schôdze je potrebné starostlivé plánovanie.

Metóda 3 zo 4: skontrolujte elektronické zariadenie

1

Zaistite, aby všetka elektronika použitá počas virtuálneho stretnutia bola v správnom funkčnom stave. Urobte to najmenej týždeň vopred. Skontrolujte funkčnosť akéhokoľvek zvukového zariadenia, ako sú telefóny, videokamery a ďalšie kancelárske vybavenie.
2

Na každom z nich urobte malý test. Na každom zariadení môžete tiež vykonať ukážku, aby ste sa uistili, že viete, ako s každým kusom zariadenia pracovať.
3

Opravte všetky problémy s elektronickým zariadením alebo pošlite položku do opravovne. Ak spoločnosť potrebuje aktualizovanú verziu alebo nové elektronické zariadenie, zistite, či má spoločnosť peniaze na zaplatenie.

Metóda 4 zo 4: počas virtuálneho stretnutia

1

Predstav sa. Uveďte svoje meno a titul. Rozhovor jasným, stručným hlasom.
2

Všetko podrobne vysvetlite. Je dôležité poskytnúť poslucháčovi na diaľku explicitné podrobnosti, aby ste zaistili, že porozumie všetkému, o čom sa diskutuje.
3

Zaujmite poslucháča vyžiadaním spätnej väzby a motivujte účastníkov, aby sa zapojili do diskusie. Keďže poslucháči nedostávajú vizuálne podnety, môže byť ťažké udržať ich v diskusii. Jedným zo spôsobov, ako sa uistiť, že osoba prijíma a porozumie informáciám, je klásť si otázky každých pár minút.
4

Zdržte sa ignorovania osoby. Aby mali pocit, že sú v rokovacej miestnosti s ostatnými účastníkmi, umožnite im počuť to, čo ostatní.

Tipy

Nezabudnite sledovať časové pásma. Vhodný čas na stretnutie v jednej časti sveta nemusí byť najvhodnejší pre niekoho v inej časti krajiny.

Varovania

Na vytvorenie produktívnej virtuálnej schôdze je potrebné starostlivé plánovanie. Neskontrolovanie zariadenia môže mať za následok, že schôdza nebude prebiehať hladko alebo bude zrušená.

Prečítajte si tiež: Ako byť efektívnym reštauračným umývačom riadu?