Ako napísať obchodnú správu?

Prečítajte si kroky v príručke Ako napísať správu o pokroku, aby ste dosiahli dobrý základ pri písaní správy.

Obchodné správy sú jedným z najúčinnejších spôsobov komunikácie v dnešnom podnikateľskom svete. Aj keď ciele obchodných správ majú široký rozsah, podniky alebo jednotlivci ich môžu použiť pri prijímaní dôležitých rozhodnutí. Na napísanie efektívnej obchodnej správy musíte najskôr pochopiť, čo to je a ako sa dá použiť.

Časť 1 z 2: rozhodnutie, aký typ správy napísať

1
Predložiť nápad. Správa, ktorá predstavuje myšlienku, sa nazýva správa o odôvodnení / odporúčaní. Tieto správy môžete použiť na podanie návrhov vedeniu alebo iným dôležitým rozhodovacím orgánom. Táto správa zvyčajne obsahuje súhrn a text. V súhrne je zvýraznená vaša požiadavka. Telo správy sa zaoberá výhodami, nákladmi, rizikami atď. Spojenými s vašou požiadavkou.
- Napríklad chcete pre svoju divíziu 3D tlačiareň. Aby ste presvedčili svojho manažéra o rekvizícii, napíšte správu s odôvodnením/odporúčaním, aby ste formálne požiadali manažment o tlačiareň.
2
Súčasné riziká spojené s konkrétnou príležitosťou. Vyšetrovacia správa pomáha identifikovať riziká spojené s konkrétnym postupu. Tento typ správy je skvelý na to, aby pomohol spoločnosti predvídať dôsledky. Správa bude obsahovať úvod, text a záver. Úvod poukazuje na vyšetrovaný problém. Tento orgán sa používa na diskusiu o skutočnostiach a výsledkoch vyšetrovania. Záver slúži na zhrnutie.
- Napríklad povedzme farmaceutická spoločnosť X chce uzavrieť partnerstvo s farmaceutickou spoločnosťou Y, má však určité obavy. Spoločnosť X nechce uzavrieť partnerstvo so spoločnosťou, ktorá má momentálne finančné problémy alebo mala finančné problémy v minulosti. Spoločnosť X vedie vyšetrovanie a pomocou vyšetrovacej správy prediskutuje podrobné finančné informácie o spoločnosti Y a jej riaditeľoch.
3
Predložiť informácie o súlade riadiacemu orgánu. Táto správa, známa ako správa o súlade, pomáha spoločnostiam preukázať zodpovednosť. Spoločnosť pomocou správy o súlade predloží riadiacemu orgánu (mestu, štátu, federálnej vláde atď.) Dôkaz, že dodržiava všetky platné zákony/pravidlá a vynakladá správne finančné prostriedky. Správa obsahuje úvod, podstatu a záver. Úvod zvyčajne obsahuje prehľad hlavných častí správy. Tento orgán obsahuje konkrétne údaje, fakty atď., Ktoré regulačný subjekt potrebuje vedieť. Záver slúži na zhrnutie.
- Napríklad spoločnosť CALPERS (Kalifornský verejný dôchodkový systém zamestnancov) potrebovala preukázať svojej správnej rade, že v roku 2010 dodržiavala všetky príslušné zákony a pravidlá. Vypracovala výročnú správu o súlade s informáciami o svojich činnostiach za daný rok.
4
Prezentujte realizovateľnosť myšlienky alebo navrhovaného projektu. Prieskumná správa s cieľom určiť, či nápad bude fungovať, sa nazýva správa o uskutočniteľnosti. Správa by mala obsahovať zhrnutie a text. Zhrnutie predstavuje myšlienku. Subjekt kryje výhody, potenciálne problémy, súvisiace náklady atď. Navrhovanej myšlienky. Spoločnosť môže pomocou správy o uskutočniteľnosti preskúmať tieto otázky:
- Môže byť tento projekt dokončený v rámci jeho rozpočtu?
- Bude projekt ziskový?
- Je možné tento projekt dokončiť v stanovenom časovom rámci?
Ako napísať krátku správu o členení mojej firmy za mesiac?
5
Súčasný výskum nájdený v štúdii. Správa z výskumných štúdií predstavuje výskum problému alebo problému. Je to podrobný pohľad na veľmi konkrétnu otázku. Správa by mala obsahovať abstrakt (zhrnutie), úvod, metódy, výsledky, záver a odporúčanie. Mal by tiež uviesť citovanú štúdiu alebo štúdie.
- Firma môže napríklad vykonať celofiremnú štúdiu o tom, či zakázať fajčenie v salóniku pre zamestnancov. Osoba, ktorá napíše štúdiu, by vypracovala správu o výskumných štúdiách.
6
Pomáhajte spoločnosti zlepšovať svoje politiky, produkty alebo procesy prostredníctvom dôsledného monitorovania. Táto správa, nazývaná pravidelná správa, sa píše v pevných intervaloch, napríklad týždenných, mesačných, štvrťročných atď. Môže počas zvoleného intervalu skúmať efektívnosť, zisk a stratu alebo akúkoľvek inú metriku.
- Obchodný zástupca pre lieky môže napríklad poskytovať mesačný súhrn svojich predajných hovorov.
7
Podajte správu o konkrétnej situácii. Konkrétna situácia - na rozdiel od pevne stanoveného intervalu - si vyžaduje situačnú správu. Situácia môže byť rovnako jednoduchá ako informácie poskytnuté na konferencii alebo rovnako zložitá ako správa o reakcii na prírodnú katastrofu. Tieto správy obsahujú úvod, podstatu a záver. V úvode môžete identifikovať udalosť a stručne zobraziť ukážku toho, čo pokrývate v tele správy. Záver pojednáva o prijatých alebo potrebných opatreniach pre danú situáciu.
- Napríklad riadiaci orgán štátu by chcel situačnú správu po hurikáne.
8
Predložte niekoľko riešení problému alebo situácie. Správa meradla váži niekoľko potenciálnych riešení pre danú situáciu. Na základe výsledkov by autor odporučil konkrétny postup. Správa o meradle by mala obsahovať úvod, text a záver. V úvode sa uvádza účel správy. Orgán predstaví situáciu alebo problém, za ktorými nasledujú potenciálne riešenia / alternatívy. Záver odhaľuje najlepšie riešenie alebo alternatívu.
- Napríklad ABC Auto Manufacturing, Inc., chce otvoriť závod v Ázii. Správa by mohla zúžiť možnosti troch krajín na základe potrieb spoločnosti. V správe by sa potom dospelo k záveru, ktorá z troch krajín je najlepším umiestnením nového závodu.

Časť 2 z 2: spísanie obchodnej správy

1
Určite svoj cieľ a formát. Opýtajte sa sami seba, čo by ste chceli, aby správa priniesla. Na základe požadovaného cieľa vyberte zo zoznamu vyššie typ správy.
- Bez ohľadu na odpoveď musíte svoj cieľ stručne uviesť. Ak je to zmätené, potom vaša správa len zamotá publikum, čím riskujete poškodenie dôveryhodnosti správy.
- Môžete napríklad chcieť dosiahnuť vyšší rozpočet na reklamu pre svoje oddelenie. Váš prehľad by sa mal zamerať na súčasný rozpočet na reklamu a na to, ako môžete efektívne využiť väčší rozpočet.
2
Identifikujte svoje publikum. Medzi vaše publikum môže patriť externá strana (niekto, kto nepracuje vo vašej spoločnosti) alebo niekto vo vašej firme. Zvážte vedomosti alebo znalosti, ktoré už publikum má so zamýšľanou témou. Zamyslite sa tiež nad tým, ako diváci použijú informácie v správe.
- Pamätajte, že bez ohľadu na vaše publikum, žiadny spodný riadok nehovorí hlasnejšie ako peniaze k spoločnosti alebo klientovi.
- Povedzme napríklad, že chcete pre svoju divíziu implementovať program zdieľania úloh. Vy sa rozhodnete, že vašim cieľovým publikom je riaditeľ spoločnosti pre ľudské práva, generálny riaditeľ a COO. Zvážte, koľko pravdepodobne už vedia o programoch zdieľania pracovných miest. Odpoveď nastaví tón správy. Ak vaša spoločnosť nikdy neuvažovala o programe zdieľania pracovných miest, správa bude informačná a strategická. Ak spoločnosť zvážila program zdieľania pracovných miest, bude správa menej informačná a presvedčivejšia.
Na napísanie efektívnej obchodnej správy musíte najskôr pochopiť, čo to je a ako sa dá použiť.
3

Identifikujte, čo sa musíte naučiť. Najťažšia časť pri písaní obchodnej správy nie je písomná. Vytvára záver a zhromažďuje údaje potrebné na podporu tohto záveru. To zahŕňa množstvo zručností vrátane zhromažďovania údajov a analýzy trhu. Čo všetko musíte - a nakoniec aj vedenie - vedieť, aby ste mohli urobiť informované rozhodnutie o tejto téme?
4
Zhromaždite príslušné údaje pre svoju správu. Je dôležité, aby boli vaše údaje dobre preskúmané; inak riskujete stratu dôveryhodnosti. Samotné zhromažďovanie údajov bude závisieť od typu správy, ktorú napíšete. Zaistite, aby zvolené parametre údajov boli stručné a relevantné pre bod správy.
- Údaje môžu prichádzať interne, čo znamená, že ich budete môcť zhromaždiť pomerne rýchlo. Napríklad údaje o predaji by mali byť k dispozícii od obchodného oddelenia pomocou telefonického hovoru, čo znamená, že môžete svoje údaje prijať a rýchlo ich zapojiť do prehľadu.
- Externe môžu byť dostupné aj interne. Ak už oddelenie vykonáva zber údajov o analýze zákazníkov, požičajte si ich. Prieskum nemusíte vykonávať sami. To sa bude líšiť pre každý typ podnikania, ale autor obchodnej správy často nepotrebuje vykonávať prieskum z prvej ruky.
- Ak napríklad píšete správu o odôvodnení/odporúčaní, musíte preskúmať všetky výhody navrhovanej myšlienky a začleniť výskum do svojej správy.
5
Zorganizujte a napíšte správu. Organizácia správy závisí od vášho cieľa. Správu o zhode by ste napríklad usporiadali inak ako správu o uskutočniteľnosti. Keď získate predstavu o tom, ako chcete usporiadať svoju správu, môžete napísať svoj obsah.
- Rozdeľte príslušné údaje do samostatných častí. Obchodná správa nemôže byť veľkou záplavou čísel a informácií. Usporiadanie údajov do samostatných častí je kľúčom k úspechu dobre napísanej obchodnej správy. Napríklad údaje o predaji uchovávajte oddelene od údajov o analýze zákazníkov, pričom každé má svoju hlavičku.
- Usporiadajte správu do vhodných hlavičiek sekcií, ktoré je možné rýchlo prečítať ako samostatný výskum, ale tiež spoločne podporiť základný cieľ správy.
- Pretože niektoré sekcie môžu závisieť na analýze alebo na vstupoch od iných, môžete často čakať na dokončenie analýzy na sekciách samostatne.
6
Vyvodzujte závery s konkrétnymi odporúčaniami. Z údajov preskúmaných v správe vyvodzujte jasné závery, ktoré logicky vyplývajú. Ak je to vhodné, na základe týchto záverov jasne odporučte najlepší postup.
- Akékoľvek ciele by mali obsahovať konkrétne, merateľné kroky. Napíšte všetky zmeny v popise práce, harmonogramoch alebo výdavkoch potrebných na implementáciu nového plánu. Každé vyhlásenie by malo priamo naznačovať, ako nová metóda pomôže dosiahnuť cieľ/riešenie stanovené v správe.
7
Napíšte zhrnutie. Zhrnutie by malo byť úplne prvou stranou správy, ale malo by to byť posledné, čo napíšete. Zhrnutie by malo predstaviť vaše zistenia a závery a poskytnúť veľmi stručný prehľad toho, čo by si niekto prečítal, ak by sa rozhodol pokračovať v čítaní celej správy. Je to ako upútavka na film alebo abstrakt v akademickej práci.
- Zhrnutie dostane svoje meno, pretože je to pravdepodobne jediná vec, ktorú by si zaneprázdnený vedúci pracovník prečítal. Povedzte tu svojmu šéfovi všetko dôležité, najviac 200 - 300 slovami. Zvyšok správy je možné nahliadnuť, ak je šéf zvedavejší.
8
V prípade potreby použite infografiku na príslušné údaje. V niektorých prípadoch môže byť užitočné zahrnúť grafy alebo grafy zobrazujúce kvantitatívne údaje. Na displeji používajte farby, pretože na ne priťahuje väčšiu pozornosť a odlišuje ich. Kedykoľvek je to možné, použite odrážky, čísla alebo údaje v škatuli, ktoré uľahčia čitateľnosť. Tým sa vaše údaje odlíšia od ostatných v zostave a pomôže to naznačiť ich dôležitosť.
- Vizuálne čísla sú vo všeobecnosti skvelým nápadom pre obchodné správy, pretože samotné zápisy a údaje môžu byť trochu suché. Nepreháňajte to však. Všetky infografiky by mali byť relevantné a nevyhnutné.
- Na stranách s veľkým množstvom textu a bez tabuliek alebo obrázkov používajte polia. Stránka plná textu môže byť pre čitateľa únavná. Informácie v rámčeku môžu tiež efektívne zhrnúť dôležité body na stránke.
Ak chcete napísať obchodnú správu, začnite úvodom, ktorý predstavuje jasnú myšlienku, problém alebo cieľ.
9
V prípade potreby uveďte svoje zdroje. V závislosti od toho, aký druh prieskumu ste vykonali, možno budete musieť vysvetliť, odkiaľ ste získali svoje informácie. Účelom stránky s bibliografiou alebo zdrojmi v obchodnej správe je poskytnúť zdroj pre ostatných, ak by chceli údaje doplniť a preskúmať ich.
- Citácie vo svojej správe používajte v príslušnom formáte podľa odvetvia.
10
Dvakrát skontrolujte svoju správu. Nesprávne napísané slová alebo základné gramatické chyby môžu u vašich čitateľov vzbudiť dojem, že ste správu dostatočne nevynaložili. Tieto chyby môžu dokonca spochybniť dôveryhodnosť vašich zistení. Tiež sa uistite, že svoje informácie prezentujete zrozumiteľne a stručne.
- Napríklad nepoužívajte nadbytočné fantazijné slová a nevytvárajte príliš silné vety.
- Vyhnite sa používaniu slangu.
- Ak sú vaše správy a publikum úzko spojené s konkrétnym odvetvím, je vhodné použiť žargón alebo odborné výrazy. Musíte však dávať pozor, aby ste nepoužívali žargón a technické výrazy.
- Podnikové písanie je vo všeobecnosti písané pasívnym hlasom, čo je jeden z mála prípadov, kde je pasívne písanie zvyčajne lepšie ako aktívne písanie.
- Chyby pri korektúre vašej vlastnej práce vám môžu často chýbať kvôli známosti ich písania. Zvážte, či sa opýtate niekoho iného vo vašom oddelení, kto chce, aby bola správa úspešná, aby si ju tiež prečítal. Buďte otvorení spätnej väzbe. Je lepšie počuť o chybách od spolupracovníka ako od šéfa. Skontrolujte každý komentár z partnerského preskúmania a prepíšte správu, pričom ich zohľadnite.
11

Vytvorte obsah. Naformátujte obchodnú správu čo najformálnejšie a vytvorte obsah, aby ste v nej mohli ľahko odkazovať a listovať v nej. Zahrňte všetky príslušné časti, najmä zhrnutie a závery.
12
Zabaľte svoju obchodnú správu. Najlepším doplnkom dôkladnej, dobre preskúmanej správy sú leštené obaly. To môže zahŕňať pekné priečinky, spojivá alebo papier. Záverom je, že vaša obchodná správa musí vyzerať ostro, aby zaujala vaše publikum natoľko, aby si ju prečítal.
- To platí aj pre všetky grafy alebo tabuľky, ktoré sú súčasťou prehľadu.

Prečítajte si tiež: Ako osloviť ženu obchodným listom?

Ako napísať obchodnú správu?

Kroky

Časť 1 z 2: rozhodnutie, aký typ správy napísať

Časť 2 z 2: spísanie obchodnej správy

Otázky a odpovede

Komentáre (10)

Prečítajte si tiež: