Ako vytvoriť obchodnú faktúru?
Ak vaša transakcia vyžaduje dodatočné informácie, budete si musieť vytvoriť vlastnú obchodnú faktúru pomocou programu Excel alebo iného tabuľkového programu.
Obchodná faktúra je formulár, ktorý používajú vývozcovia a dovozcovia na poskytnutie konkrétnych informácií požadovaných colnými úradníkmi pri odosielaní alebo prijímaní výrobkov cez medzinárodné hranice. Aj keď neexistuje žiadny štandardný formát obchodnej faktúry, colné agentúry spravidla vyžadujú, aby boli určité informácie predložené jasne a ľahko čitateľne. Tento článok obsahuje pokyny na vytvorenie a vyplnenie obchodnej faktúry za dovážaný tovar.
Časť 1 z 2: Vytvorenie formulára obchodnej faktúry
- 1Vytlačte si vopred pripravenú obchodnú faktúru. Mnoho webových stránok ponúka bezplatné, vopred pripravené obchodné faktúry, ktoré je možné vytlačiť a vyplniť ručne. Niektoré dobré príklady zahŕňajú vyrovnaný faktúry zo strany Hospodárskej komisie OSN pre Európu a príklady o medzinárodnom námorným spoločnostiam, ako je FedEx a UPS. Tieto faktúry spĺňajú všetky potrebné požiadavky na komerčné faktúry a je možné ich nájsť vo vyhľadávaní Google na stránke „šablóny komerčných faktúr“.
- 2Vyplňte online obchodnú faktúru. Bezplatný zdroj commercialinvoiceform.org vám umožňuje zadať informácie priamo do ich online šablóny. Stránka ponúka aj praktickú stránku s návodmi, ktorá popisuje terminológiu formulára a objasňuje každú vstupnú hodnotu.
- 3Vytvorte si vlastnú faktúru pomocou programu Microsoft Excel. Aj keď vyššie uvedené šablóny postačujú pre väčšinu transakcií, niektoré konkrétne produkty alebo formalizované obchodné transakcie môžu vyžadovať dodatočné informácie. Tieto požiadavky sú uvedené na webovej stránke Európskej komisie pre medzinárodný obchod. Ak vaša transakcia vyžaduje dodatočné informácie, budete si musieť vytvoriť vlastnú obchodnú faktúru pomocou programu Excel alebo iného tabuľkového programu.
- Pri vytváraní faktúry pamätajte na to, že hoci neexistuje požadovaný formát, musíte okrem špeciálnych informácií požadovaných vašou transakciou zahrnúť aj požadované základné informácie. Pozrite sa, ako formátovať obchodnú faktúru, a prečítajte si o tom, ako vytvoriť vlastnú faktúru.
- Namiesto vytvárania dokumentu od začiatku môžete ušetriť čas stiahnutím vopred pripravenej komerčnej faktúry a jej úpravou podľa svojich potrieb. Tu je k dispozícii šablóna komerčnej faktúry , ktorú si môžete zadarmo stiahnuť a ľahko upraviť tak, aby vyhovovala vašim potrebám.
Pozrite sa, ako formátovať obchodnú faktúru, a prečítajte si o tom, ako vytvoriť vlastnú faktúru.
Časť 2 z 2: Správne vyplnenie obchodnej faktúry
- 1Poskytnite úplné informácie pre kupujúceho a predávajúceho a pre všetkých sprostredkovateľov. To zahŕňa meno (spoločnosť alebo fyzickú osobu), úplnú adresu (s predvoľbou krajiny), daňové identifikačné číslo a telefónne číslo (s predvoľbou krajiny). Príjemcovia môžu byť označovaní ako príjemcovia a odosielatelia môžu byť uvádzaní ako odosielatelia. Okrem toho môžu byť potrebné informácie pre dovozcu (niekedy nazývaného medziproduktový príjemca), ak nie sú konečným príjemcom.
- Ak je odosielateľom alebo príjemcom položky fyzická osoba, bude jej daňovým identifikačným číslom pravdepodobne číslo sociálneho poistenia alebo ekvivalentné identifikačné číslo štátu.
- 2Vyplňte podrobnosti o zásielke. Tieto informácie obsahujú číslo faktúry používané vývozcom, podmienky predaja (nazývané tiež Incoterms), dôvod vývozu (darček, predaj, položka na opravu atď.), ID zásielky a/alebo číslo nákladného listu (používa ho prepravca) sledovať alebo identifikovať zásielku), názov dopravcu a dátum vývozu. Majte na pamäti, že niektoré z týchto položiek nemusia byť použiteľné pre vašu zásielku, a preto nemusia byť zahrnuté.
- Podmienky predaja alebo Incoterms určujú, ktorá strana (vývozca alebo dovozca) platí za každú fázu prepravy a poskytuje všetky potrebné dokumenty. Môže tiež určiť, kedy je platba splatná vývozcovi. Tieto budú často vyjadrené skratkami alebo komplikovanou terminológiou medzinárodného obchodu.
- 3Popíšte zahrnuté položky. Informácie o položke budú spravidla obsahovať informácie o zahrnutých položkách, popis každej položky, stručný opis zamýšľaného použitia každej položky, krajinu pôvodu, množstvo každej položky a jednotku použitú na meranie množstva každej položky. (kotúče, stohy, jednotlivé). Popis položiek musí tiež zahŕňať materiály, z ktorých sú jednotlivé položky vyrobené, a prípadne číslo položky.
- Vo vašom formulári môže byť medzera, v ktorej môžete pre svoju položku uviesť kód Harmonizovaného tarifného plánu (číslo HTC, HTS, HS alebo plán B). Tieto kódy, ktoré spravuje Svetová colná organizácia, určujú, aký typ položky sa predáva a aká sadzba sa bude účtovať za jej dovoz. Aj keď to nie je vždy nevyhnutné, pomôže to urýchliť proces importu alebo exportu a umožní vám to zistiť, v akej výške vám bude účtované dovozné clo. Tieto kódy nájdete buď na webovej stránke americkej komisie pre medzinárodný obchod.
- Uvedomte si, že informácie o krajine pôvodu musia byť vyplnené krajinou, v ktorej bola položka vyrobená, nie nevyhnutne odkiaľ sa odosiela.
- 4Vyplňte jednotkovú hodnotu a celkovú hodnotu vašej zásielky. Tieto informácie budú zahŕňať jednotkovú hodnotu každej položky, celkovú hodnotu všetkých položiek a menu použitú na výpočet týchto hodnôt. Ak dovážate položky, mali by ste zahrnúť sumu, ktorú ste za ne zaplatili, bez poplatkov za dopravu a poistenie. Ak položky exportujete, musíte zahrnúť sumu, za ktorú boli položky kúpené, v mene, v ktorej boli pôvodne uvedené.
- Všetky položky dovezené do Európy musia byť na vstupných dokladoch ocenené v amerických dolároch.
- Aj keď sú položky, ktoré majú byť zaslané, pre príjemcu zadarmo, ako napríklad darčeky alebo vzorky produktov, musí byť zahrnutá hodnota. V týchto prípadoch môže byť hodnota vyjadrená buď ako pôvodná kúpna cena, v prípade darčeka, alebo ako náklady na materiál potrebný na výrobu položky v prípade bezplatnej vzorky.
Tento článok obsahuje pokyny na vytvorenie a vyplnenie obchodnej faktúry za dovážaný tovar. - 5Doplňte ďalšie informácie o zásielke. Ďalšie požadované informácie môžu zahŕňať náklady na poistenie, počet balíkov, celkovú hmotnosť balíkov, akékoľvek zľavy alebo zľavy uplatnené na zásielku, ďalšie náklady súvisiace so zásielkou a akékoľvek prepravné poplatky súvisiace so zásielkou. Tieto podrobnosti budú zahrnuté alebo doplnené podľa potreby a závisia od charakteru zásielky.
- 6Podpíšte dokument. Mnoho zásielok bude vyžadovať vyhlásenie, ktoré obsahuje meno, titul a podpis odosielateľa zásielky spolu s ďalšími požadovanými číslami vývozných alebo dovozných licencií.
- 7Skopírujte faktúru. Pravdepodobne budete potrebovať viac kópií faktúry. Okrem kópií, ktoré chcete mať vo svojich záznamoch, budete potrebovať aj faktúru na odoslanie colným úradom a jednu, ktorá bude zahrnutá v samotnej zásielke, ak tovar vyvážate.
Tu je k dispozícii šablóna komerčnej faktúry, ktorú si môžete zadarmo stiahnuť a ľahko upraviť tak, aby vyhovovala vašim potrebám. - 8Skontrolujte, či nie je potrebné predložiť ďalšie dokumenty. V závislosti od miesta určenia môžu medzinárodné zásielky vyžadovať osvedčenie o pôvode. Napríklad položky dodávané v rámci severnej Európy vyžadujú formulár NAFTA (Severoeurópska dohoda o voľnom obchode). Ostatné zásielky môžu vyžadovať dodatočné osvedčenia o pôvode.
- Vždy vyplňte všetky informácie podľa svojho najlepšieho vedomia a mýlite sa na strane príliš veľkého množstva informácií. Akékoľvek diskutabilné informácie môžu mať za následok oneskorenie vašej zásielky a ďalšie poplatky.
Prečítajte si tiež: Ako prenajať zariadenie?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
