Ako legálne vytvoriť zoznam preferovaných dodávateľov?

Vybudujte si hodnotiaci tím. Keď príde čas na kontrolu dokončených RFI, dajte dohromady tím zamestnancov, ktorý ich vyhodnotí. Tím, ktorý vytvoríte, by mal byť rozmanitým prierezom vašej spoločnosti, aby bolo zastúpené každé oddelenie a aby ste získali čo najviac rôznych perspektív. Nezabudnite zahrnúť finančných expertov a právnikov, aby mohli každý RFI posúdiť zo svojho profesionálneho hľadiska.

Obrazovka pre počiatočné nasadenie. Akonáhle bude váš tím vytvorený, urobte si každý týždeň čas na to, aby ste si sadli a preverili RFI. Úvodný skríningový proces by mal jednoducho zahŕňať odstránenie predajcov, ktorí nevyhovujú vašim potrebám. Ak napríklad predajca odošle žiadosť RFI, v ktorej uvedie, že môže poskytovať iba prenosné počítače, ale vaša spoločnosť nepotrebuje prenosné počítače, môžete ich rýchlo zo zoznamu vyčiarknuť.

• Okrem toho vyhľadajte dodávateľov, ktorí nezapadajú do vášho firemného štýlu. Ak napríklad predajca požaduje platbu každých 15 dní, ale vaša spoločnosť platí iba mesačnými splátkami, možno ich budete chcieť zo zoznamu vyčiarknuť.

Vo vrátenom rfis hľadajte červené vlajky. Každá zostávajúca RFI by mala byť skontrolovaná z hľadiska vhodnosti a kvalifikácie. Každý recenzent by si mal urobiť poznámky a sledovať všetky červené vlajky, ktoré sa objavia v konkrétnych RFI. Červenými vlajkami môže byť čokoľvek, čo recenzentovi pozastaví používanie konkrétneho dodávateľa vo vami preferovanom zozname. Ak nájdete v jednom RFI príliš veľa červených vlajok, tohto dodávateľa by ste mali vziať do úvahy. Bežné červené vlajky v RFI zahŕňajú:

• Nedostatočné finančné zdroje
• Slabý výkonnostný rekord
• Nečestná povesť
• Predchádzajúca občianskoprávna alebo trestnoprávna zodpovednosť
• História podvodov
• Dohody, ktoré sa zdajú byť dobré, sú pravdivé
• Podnikové štruktúry, ktoré nedávajú zmysel

Vykonajte rozhovory s možnými predajcami. Keď zúžite zoznam možných dodávateľov, kontaktujte každého z nich a vykonajte druhú úroveň kontroly. Dajte každému predajcovi vedieť, že sa dostal do druhej úrovne kontroly. Tiež by ste im mali povedať, že by ste chceli urobiť rozhovor s niektorými kľúčovými zamestnancami, s ktorými by ste pravdepodobne pracovali, ak by sa dostali na váš zoznam preferovaných dodávateľov. Keď budete viesť tieto pohovory, majte na pamäti otázky súvisiace s obchodným vzťahom, ktorý by ste mohli vytvárať.

• Môžete sa napríklad opýtať, ako zamestnanec zvláda prijaté objednávky, ako účtuje a či mal niekedy v minulosti problémy so spoločnosťami, s ktorými pracoval.

Otestujte si povesť predajcu. Okrem pohovoru so zamestnancom v rámci spoločnosti predajcu položte otázky aj iným ľuďom v odvetví predajcu. Pri rozhovore s týmito ľuďmi sa opýtajte na povesť a bezúhonnosť predajcu. Títo ľudia vám často poskytnú najúprimnejšie informácie o niekom. Buďte však opatrní pri kladení otázok konkurencii predajcov. Títo ľudia budú často zaujatí a nemusia vám dať úplne úprimné odpovede. Pokúste sa držať čo najviac objektívnych informácií.

Vykonajte návštevy stránok. Ako konečnú úroveň kontroly všetkých dodávateľov, ktorí sa dostali až sem, odošlite žiadosť so žiadosťou o prístup k ich miestu podnikania. Využite túto príležitosť na preskúmanie postupov a uistite sa, že sú ich zariadenia v prevádzkyschopnom stave a že ich zamestnanci sú pripravení splniť vaše potreby.

• Zoznámte sa s kľúčovými zamestnancami, s ktorými by ste pracovali, a zvážte, či by predajca bol pre vašu firmu vhodný.

Vyžiadajte si, aby každý predajca podpísal zmluvný list. Keď máte zoznam dodávateľov, ktorí spĺňajú vaše kvalifikácie a ktorí môžu ponúkať svoje výrobky za prijateľnú cenu, pošlite každému list, v ktorom ich informujete, že by ste ich chceli pridať do zoznamu preferovaných dodávateľov. Ako predpoklad zaradenia do vášho zoznamu preferovaných dodávateľov by mal každý dodávateľ požiadať o podpísanie listu zmluvných podmienok. Tento dokument stanoví podmienky vašej dohody s každým jednotlivým dodávateľom. Musí okrem iného zahŕňať cenu ich produktov, spôsob vytvorenia objednávky, fungovanie fakturácie a riešenie sporov.

Vytvorte zoznam dodávateľov. Všetci dodávatelia, ktorí podpíšu váš hárok s obchodnými podmienkami, by ste potom mali zapísať do vášho zoznamu konečných preferovaných dodávateľov. Vyhľadajte online šablóny, ktoré môžete použiť. Obsah vášho zoznamu preferovaných dodávateľov je však dôležitejší ako jeho formát.

Zahrňte dôležité osobné informácie predajcu. Váš preferovaný zoznam dodávateľov by mal byť kategorizovaný podľa oddelení, aby každé z oddelení vašej spoločnosti ľahko zistilo, na koho sa obrátiť v prípade rôznych potrieb produktov. Pod názvom každého oddelenia by mal byť zoznam schválených dodávateľov všetkých rôznych produktov, ktoré oddelenie bežne nakupuje. Každý zamestnanec vo vašej spoločnosti by mal mať možnosť pozrieť sa na zoznam preferovaných dodávateľov a určiť:

• Meno predajcu
• Kontaktné informácie predajcu
• Výrobky, ktorých predaj je schválený na predaj
• Ceny každého produktu

Distribuujte svoj zoznam potrebným zamestnancom. Keď bude váš zoznam kompletný, rozošlite ho tým, ktorí k nemu potrebujú prístup. K tomuto zoznamu môže byť priložená interná poznámka spoločnosti, ktorá vysvetľuje, čo je to zoznam a ako by sa mal používať.

Nastavte interné pravidlá na kontrolu. Spolu s vytvorením zoznamu preferovaných dodávateľov by ste mali stanoviť aj pravidlá pre pravidelnú kontrolu tohto zoznamu. Tieto zoznamy je potrebné skontrolovať, pretože dochádza k zatvoreniu podniku, zmenám cien a problémom. Vaša spoločnosť by mala tak často kontrolovať zoznam preferovaných dodávateľov, aby sa ubezpečil, že je aktuálny a pracuje pre spoločnosť.

• Mnoho spoločností kontroluje svoje zoznamy každé dva alebo tri roky.

Vyhodnoťte výsledky svojho pôvodného zoznamu. Keď vytvoríte svoj pôvodný zoznam preferovaných dodávateľov, po niekoľkých mesiacoch jeho používania sa vráťte k svojim výsledkom. Chcete to urobiť, aby ste sa uistili, že šetríte peniaze a naplno využívate zoznam.

Diskutujte o zmenách cien, keď nastanú. Predajcovia často ceny časom zvýšia. Keď sa to stane, skontrolujte ich miesto v zozname vami preferovaných dodávateľov a zistite, či by vám iní predajcovia mohli poskytnúť lepšiu ponuku. Veľkou súčasťou zoznamu preferovaných dodávateľov je získanie preferovaných cien. Ak cena nie je správna, nepokračujte vo vzťahu.

Hľadaj nových hráčov. Rovnako ako starí dodávatelia vo vašom zozname môžu zaniknúť, začnú existovať noví dodávatelia, ktorí tam neboli, keď ste vytvorili svoj pôvodný zoznam. Pravidelne kontrolujte trh a hľadajte nových dodávateľov. Novšie spoločnosti často ponúkajú skvelé ponuky, ktoré im pomôžu získať konzistentné podnikanie.