Ako nastaviť systém správy majetku?
Systém správy aktív je proces, ktorý podnik používa na to, aby zo svojich aktív vyťažil maximum.
Systém správy aktív je proces, ktorý podnik používa na to, aby zo svojich aktív vyťažil maximum. Cieľom tohto systému je tiež znížiť náklady na nákup a údržbu týchto aktív a tiež zaistiť, aby zákazník dostal rýchlo a efektívne správny produkt, službu alebo obsah, ktorý požaduje. Tento systém sa uplatňuje v hierarchii podniku a musí byť konzistentný vo všetkých aktívach. Systémy správy aktív je možné nastaviť fyzicky alebo prostredníctvom špecializovaného softvéru a môžu spravovať fyzický majetok, softvér alebo digitálne médiá. Na nastavenie systému správy majetku použite nasledujúce kroky.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie systému správy aktív
- 1Definujte svoje aktíva. Identifikujte všetky aktíva, ktoré vaša firma spravuje alebo vlastní. Majetkom sú akékoľvek položky, fyzické, digitálne alebo nehmotné, ktoré majú pre vašu firmu hodnotu. Majetkom môže byť čokoľvek, od investičného majetku, ako sú stroje, vozidlá alebo budovy, až po digitálny obsah alebo softvér. Definujte tieto veci tak, ako sa konkrétne týkajú vašej firmy. Aké objekty pre vás prinášajú hodnotu?
- Vaše aktíva sa súhrnne označujú ako portfólio aktív.
- 2Vykonajte inventarizáciu svojho majetku. Ak chcete získať dobrý obraz o svojom aktuálnom portfóliu aktív a budúcich nákladoch na aktíva, budete musieť počítať, organizovať a oceňovať aktíva, ktoré v súčasnosti máte. Mali by ste tiež posúdiť stav svojich aktív a vziať si na vedomie, kde sa fyzicky nachádzajú.
- Hodnota majetku by sa mala posúdiť pomocou výpočtu reálnej trhovej hodnoty. Táto suma predstavuje potenciálnu predajnú hodnotu majetku a nie jeho relatívnu, ekonomickú alebo účtovnú hodnotu. Nie je to to isté ako základ pre odpisovanie vašej spoločnosti pre aktíva, ktoré používate pre dane a účtovnú závierku.
- 3Zistite dopyt po majetku. Ide tu o to, aby ste určili, akú veľkú hodnotu musia vytvárať vaše aktíva. Toto kombinuje dopyt po vytváraní hodnoty pre akcionárov, dopyt po produktoch zákazníkov a regulačné požiadavky. Tieto informácie vám pomôžu určiť úroveň služby, ktorá tu odkazuje na to, ako často, ako často alebo koľkokrát budete musieť každé aktívum použiť na vytvorenie hodnoty.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie systému správy aktív. - 4Určte celkové náklady každého majetku počas jeho životnosti. Po určení úrovne služby majetku budete musieť určiť náklady na údržbu, servis alebo opravu majetku, aby bol udržaný na tejto úrovni služby. Náklady na opravu budú kombinovať skutočné náklady na opravu s pravdepodobnosťou, že majetok bude počas svojej životnosti vyžadovať opravu.
- 5Znížiť riziko. Zmerajte riziko majetku ako spôsob identifikácie a minimalizácie vystavenia sa riziku. Riziko majetku zahŕňa šancu, že sa váš majetok pokazí alebo neposkytne primeranú hodnotu a náklady na toto zlyhanie. Analýzou týchto informácií dokážete odhadnúť potenciálne náklady na váš majetok v priebehu času a nájsť spôsoby, ako toto riziko minimalizovať. Môžete napríklad navrhnúť procesy na nahradenie rizikových aktív alebo namiesto nich dočasne použiť alternatívne aktíva. To by znížilo náklady na zlyhanie majetku.
- Pri tomto hodnotení vám môže pomôcť tabuľka pravdepodobnosti.
- 6Minimalizujte náklady. Hľadajte spôsoby, ako optimalizovať účinnosť získavania, správy, údržby, presúvania alebo používania svojich aktív. To bude väčšinou závisieť od povahy aktív vašej firmy. Zohľadnite náklady na dlhodobú údržbu majetku a rozhodnite sa, či by bolo nákladovo efektívnejšie nahradiť ich iba. Alternatívne môžete nájsť efektívnejšie metódy presúvania majetku podľa potreby. Poraďte sa so svojim tímom manažmentu, aby ste porozmýšľali nad nápadmi na zníženie nákladov.
Metóda 2 z 3: Použitie správy softvérového majetku
- 1Určite svoje potreby správy majetku. Pred výberom správneho softvéru na správu majetku pre vaše podnikanie si musíte skontrolovať typ majetku, ktorý chcete spravovať. Mali by ste tiež zvážiť, aké sú vaše ciele pri implementácii tohto systému. Čo sa pokúšate dosiahnuť alebo vyriešiť touto zmenou? Existujú nejaké organizačné alebo riadiace štruktúry, do ktorých bude musieť tento systém zapadnúť? Zamyslenie sa nad týmito otázkami vám môže pomôcť vybrať ten správny softvér na správu majetku.
- Mali by ste tiež zvážiť, či by náklady na zavedenie tohto typu systému boli alebo neboli vyššie ako hodnota, ktorú prinesie podniku. Možno vás problémy so zmenou všetkého v tomto systéme vrátia viac, než systém posunie vaše podnikanie vpred.
- 2Vyberte softvér, ktorý bude vyhovovať rôznym druhom majetku. Môžu to byť komponenty IT, iné ako IT a ďalšie komponenty majetku podľa vašich požiadaviek. Váš výber softvéru bude závisieť aj od veľkosti a zložitosti softvérového portfólia. Zamyslite sa nad svojimi cieľmi pri implementácii tohto typu systému a uistite sa, že ich dosiahnete pomocou softvéru, ktorý ste si vybrali.
- Medzi niektoré seriózne programy správy aktív, ktoré je potrebné zvážiť, patria: mHelpDesk, Microsoft Dynamics CRM, Spiceworks, NetSuite a Samanage.
Na nastavenie systému správy majetku použite nasledujúce kroky. - 3Začnite s bezplatnou skúšobnou verziou. Pomôže vám to lepšie sa zoznámiť s funkciami programu. Potom si môžete vybrať z rôznych verzií dodávaných poskytovateľom softvéru. Pozrite sa na každú odrodu programu a posúdte, či je jednoduché na používanie a ako dobre zapadá do zvyšku vašej organizácie.
- 4Pozrite sa na účinnosť konkrétneho softvéru na správu majetku. Napríklad skontrolujte, či obsahuje úplný audit počítača a objav hardvéru, zisťovanie a používanie softvéru, automatické zisťovanie ďalších aktív v užívateľsky príjemnom formáte pre ľahký prístup.
- Zaistite, aby váš softvér zaisťoval správu licenčných licencií a súlad so softvérom a pomáhal pri softvérovom audite.
- 5Nastavte si softvér na správu majetku. Kúpte si softvér a spustite nastavenie vo svojom systéme podľa pokynov. Softvér vás pravdepodobne nasmeruje na vykonanie inventúry vášho softvéru a systémových prvkov.
Metóda 3 z 3: Nastavenie správy digitálnych aktív
- 1Zistite, aké sú vaše požiadavky na úložisko. Správa digitálnych aktív (DAM) sa týka systému, ktorý okrem iného spravuje digitálny mediálny obsah a informácie vrátane vecí, ako sú fotografie, zvukové súbory, informácie o trhu, videá a informácie o zákazníkoch. Tento obsah je možné ľahko spravovať pomocou softvéru DAM. Ak chcete určiť, aký typ systému DAM použiť, musíte najskôr posúdiť svoje aktíva. Napríklad:
- Aký je objem vašich údajov a obsahu? Určte meranie v terabajtoch alebo gigabajtoch.
- Ako sú formátované údaje/obsah? Aké typy súborov používate?
- 2Určite svoje potreby prístupu k majetku. Ďalším dôležitým faktorom pri určovaní toho, aký typ softvéru DAM použiť, je to, kto potrebuje prístup k obsahu a kedy ho potrebuje. Zamyslite sa aj nad tým, kde bude obsah uložený. Bude obsah uložený na vašom serveri a bude k nemu prístup DAM alebo bude uložený v cloude? Okrem toho zistite, či budú musieť do systému potrebovať prístup externé strany, napríklad zákazníci alebo predajcovia. S niektorými softvérovými balíkmi DAM to môže byť jednoduchšie ako s inými.
Správa digitálnych aktív (DAM) sa týka systému, ktorý okrem iného spravuje digitálny mediálny obsah a informácie vrátane vecí, ako sú fotografie, zvukové súbory, informácie o trhu, videá a informácie o zákazníkoch. - 3Nájdite systém DAM, ktorý chcete použiť. Existuje veľký trh so softvérom DAM s mnohými rôznymi konkurentmi, ktorí ponúkajú mierne odlišné možnosti. Niektoré z týchto možností sú webové a niektoré sú nainštalované vo vašom systéme. Ponúkajú obrovskú škálu rôznych služieb a dokážu spracovať rôzne objemy dát. K niektorým z obľúbenejších systémov patrí:
- Spev.
- Celum.
- Nuxeo.
- EnterMedia.
- Rozšíriť.
- 4Spustite systém DAM. Porovnajte rôzne možnosti DAM a vyberte takú, ktorá vyhovuje potrebám, ktoré ste identifikovali skôr. Odtiaľto si môžete vyskúšať bezplatnú skúšobnú verziu, ak ju poskytovateľ softvéru ponúka. V opačnom prípade si môžete kúpiť softvér a začať načítavať údaje. Presný postup sa bude líšiť medzi poskytovateľmi a softvérovými platformami, ale počítajte s tým, že so softvérom budete pracovať tak, aby nahral rozsah vášho obsahu a potom podľa potreby nastavil distribúciu a úložisko.
Prečítajte si tiež: Ako podporovať etické správanie na pracovisku?
Komentáre (2)
- Vynikajúci prehľad o tom, ako vytvoriť DAM. Plné informácií a skvelé rady. Všetky tri metódy budú fungovať, je to len nájdenie správnej metódy pre vás.
- Je to veľmi užitočné pri mojich pohovoroch a nastavovaní šablóny správy obchodného majetku.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
