Ako uchovávať zásoby?

Naplánujte si objednanie fixného množstva zásob zakaždým — Potom, aby ste udržali svoj inventár, naplánujte si objednanie fixného množstva zásob zakaždým, keď váš aktuálny inventár klesne na vopred stanovenú úroveň.

Správa zásob je dôležitou úlohou v mnohých podnikoch. Zásoby obsahujú celkové množstvo hotových výrobkov a materiálu, ktoré sú k dispozícii, a proces ich počítania. Mnoho spoločností vykonáva pravidelné kontroly zásob, aby sa ubezpečil, že im nedôjdu obľúbené položky, zatiaľ čo iné porovnávajú celkové množstvo objednaného tovaru s fyzickým počtom. Ak má tento proces za následok prebytok alebo nedostatok, upozorní vás na problém, ako je nesprávne sledovanie zásob alebo prípadná krádež.

Metóda 1 z 3: Nastavenie úrovní zásob

1
Poznáte štyri kategórie zásob. Váš inventár pozostáva zo všetkého, čo používate na chod svojej firmy a na poskytovanie svojich služieb alebo výroby svojich produktov. Zásoby je možné rozdeliť do štyroch kategórií. Typ inventára určuje, koľko z neho by ste mali mať poruke.
- Suroviny a súčasti sú položky, ktoré používate na výrobu výrobkov.
- Nedokončená výroba je vaše zásoby tovaru, ktoré sú uprostred výroby. Sú nedokončené.
- Hotové výrobky sú vaše hotové výrobky, ktoré sú pripravené na predaj.
- Spotrebný materiál je materiál, ktorý používate na podnikanie, napríklad kancelárske potreby alebo palivo.
2
Pochopte výhody a nevýhody držania zásob. Môžete sa rozhodnúť ponechať malé množstvo zásob po ruke a nechať si ich doručiť tak, ako potrebujete. Prípadne sa môžete rozhodnúť ponechať veľa zásob na sklade a uložiť to, čo práve nepoužívate. Každá metóda má svoje výhody a nevýhody.
- Udržiavanie malého alebo žiadneho skladu na sklade vám ušetrí náklady na skladovanie a umožní vám vždy používať najaktuálnejšie komponenty. Musíte však mať spoľahlivých dodávateľov a tiež riskujete, že sa vám uprostred výroby minú materiály. To tiež znamená, že vaše náklady súvisia s najnovšími cenami, pretože každý nákup odráža aktuálnu cenu a nakupovaný inventár sa rýchlo spotrebuje.
- Mať po ruke veľa zásob znamená, že možno budete môcť ušetriť peniaze tým, že budete hromadne nakupovať materiál a už nikdy sa nebudete musieť starať o to, ako sa miniete. Možno však budete musieť zaplatiť za úložisko a položky môžu uplynúť alebo sa stanú zastaranými, než ich budete môcť použiť. Tiež preberáte cenové riziko, ak nákupy klesnú v porovnaní s cenou vášho inventára (dosiahnete však zisk, ak ceny porastú).
3
Pochopte náklady na držanie zásob. Stanovenie optimálnej úrovne zásob zahŕňa vyváženie rôznych nákladov spojených so skladovaním a nákupom zásob. Náklady na zásoby zahŕňajú nákupné náklady, účtovné náklady a náklady na vyskladnenie.
- Náklady na objednanie zahŕňajú platbu za dopravu, platby za príjem, skladovanie a kontrolu kvality materiálov a platenie administratívnych pracovníkov za prípravu požiadaviek, zadávanie objednávok a riadenie procesu objednávania.
- Náklady na prepravu zahŕňajú náklady na skladovanie vo vonkajších priestoroch, poistenie, dane, kapitálové náklady a náklady na personál pri manipulácii s materiálom.
- Skladové náklady sa týkajú prerušenia výroby, ak vám dôjde materiál.
Môže vykonávať analýzu EOQ vášho inventára, aby vám pomohla udržať optimálne úrovne zásob po ruke.
4
Zistite niečo o tom, ako typ zásob ovplyvňuje množstvo skladovaného tovaru. Množstvo skladovaných zásob sa môže líšiť v závislosti od druhu. Pri každej kategórii zvážte spoľahlivosť svojich dodávateľov. Cena je tiež na zváženie. Cena niektorých materiálov kolíše a pri hromadnom nákupe určitého materiálu môžete získať zľavy.
- Pokiaľ ide o suroviny, harmonogram a spoľahlivosť vašich dodávateľov určuje, koľko budete mať poruke. V prípade problému s dodávateľom je vhodné mať alternatívne zdroje materiálov. Tiež, ak cena materiálov kolíše, možno budete musieť nákupy načas využiť, aby ste využili najlepšie ceny.
- Udržanie zásoby nedokončenej výroby môže prísť vhod, ak existuje problém s dodávkou surovín, ktorý prerušuje výrobu.
- Zásobu hotových výrobkov majte poruke iba vtedy, ak vyrábate položky v dávkach alebo sa nachádzate uprostred výroby veľkej objednávky.
- Množstvo zásob spotrebného materiálu závisí od toho, ako ich použijete, od zliav pri hromadnom nákupe a od spoľahlivosti vašich dodávateľov.
- Budete tiež musieť vedieť, ako správne skladovať svoje výrobky. Niektoré výrobky môžu byť napríklad potrebné skladovať pri konkrétnej teplote alebo ich skladovať spôsobom, ktorý je pre zamestnancov jednoduchý, aby ich bolo možné ľahko vybrať, zabaliť a odoslať.
5
Nastavte minimálnu úroveň. To je úroveň, pod ktorú by zásoby na sklade nikdy nemali klesnúť. Dodacia lehota ovplyvňuje túto úroveň. To znamená, koľko času trvá výmena zásob, ktoré ste použili. Minimálnu úroveň určuje aj miera spotreby. Zistite, ako rýchlo používate materiály a koľko ich spotrebujete počas dodacej lehoty.
- Dodacia lehota je čas, ktorý potrebujete na doplnenie zásob. Je to počet dní medzi zadaním objednávky a jej prijatím.
- Miera spotreby sa týka toho, koľko položky použijete v určenom časovom rámci.
- Predpokladajme napríklad, že prevádzkujete kanceláriu a potrebujete určiť minimálny počet balíkov tlačového papiera, ktoré budete mať poruke.
- Viete, že váš dodávateľ vám môže dostať objednávku na papier do piatich pracovných dní. Toto je vaša dodacia lehota.
- Tiež viete, že kancelária používa v priemere tri balíčky papiera denne. Toto je vaša spotreba.
- Pretože viete, že dodacia lehota je päť dní, nikdy nesmiete dovoliť, aby váš inventár papiera klesol pod papier na päť dní. Ak vaša kancelária používa tri balíčky papiera denne, päťdenná dodávka by bola 15 balíkov papiera.
- Váš minimálny stav zásob je 15 balíkov papiera.
6
Určte úroveň opätovného objednania. To je úroveň, na ktorej je načase znova objednať zásoby. Obvykle sa pohybuje niekde medzi maximálnou a minimálnou úrovňou. Keď zásoba dosiahne túto úroveň, zamestnanec musí začať požiadavku na nákup. Tým sa spustí proces dopĺňania zásob čerstvými materiálmi.
- Pri použití vyššie uvedeného príkladu nemusí byť najvhodnejším postupom nechať vždy ubúdať zásoby papiera na minimálnu úroveň pred odoslaním náhradnej objednávky. Dodanie môže oddialiť akýkoľvek počet okolností a vy by ste zostali bez papiera v kancelárii.
- Pri určovaní úrovne preskupenia by ste brali do úvahy spoľahlivosť dodávateľa. Predpokladajme napríklad, že viete, že počas zimných mesiacov vás pri niekoľkých príležitostiach zlé počasie oneskorilo o niekoľko dní.
- Na základe vašej histórie u tohto dodávateľa sa rozhodnete zmeniť poradie, keď váš inventár papiera klesne na 10 dní papiera alebo 30 balíkov.
- Úroveň preskupenia papiera by bola 30 reamov.
7
Nastavte maximálnu úroveň. Toto je množstvo materiálov, nad ktoré by ste nemali mať zásoby. Nastavenie tejto úrovne je ovplyvnené mnohými faktormi. Musíte napríklad vziať do úvahy množstvo priestoru, ktoré máte k dispozícii, a náklady na úložisko. Navyše, v závislosti od druhu zásob, ktoré máte, môžu vládne požiadavky obmedziť množstvo, ktoré môžete skladovať. Nezabudnite však zvážiť šance, že prekročíte maximálnu úroveň, a mať vypracovaný plán na likvidáciu nadbytočného inventára, napríklad darovaním, predajom so zľavou alebo vyhodením. Tiež sezónne potreby môžu mať vplyv na to, koľko potrebujete mať poruke. Nakoniec, v závislosti od vášho odvetvia, zmeny v móde alebo dopyte môžu ovplyvniť vašu maximálnu úroveň určitých materiálov.
- Niektoré firmy používajú na výpočet maximálnych úrovní zásob úroveň preskupenia vo vzorci. Tento vzorec je: Maximálna úroveň = Úroveň opätovného objednania - Miera spotreby * Dodacia lehota + množstvo ekonomickej objednávky.
- Ekonomické množstvo objednávky (EOQ) je výpočet, ktorý sa používa na stanovenie fixnej sumy pri opätovnom objednávaní zásob. Je to diskutované neskôr v tomto článku. V tomto prípade predpokladajme, že EOQ je 30 balíkov papiera.
- Pomocou vyššie uvedených informácií by bolo možné maximálnu zásobu vypočítať podľa vzorca $30-3*5+30 = 27*35 = 945$ .
- Maximálna úroveň pre papier by bola 945 balení.

Metóda 2 z 3: kontrola zásob

1

Pochopte účel kontroly zásob. Kontrola zásob zahŕňa metódy, ktoré používate na udržanie optimálnej úrovne zásob. Môžete použiť akúkoľvek kombináciu metód, ktoré majú pre vaše podnikanie zmysel. Prvým krokom pri kontrole zásob je uprednostnenie zásob a určenie najdôležitejších položiek, ktoré je potrebné spravovať.

Tieto položky zvyčajne predstavujú 10 až 20 percent z celkových zásob, ale 50 percent z hodnoty zásob.
2
Uprednostnite inventár pomocou metódy ABC. Ide o metódu kontroly úrovní zásob zaradením zásob do troch kategórií. Je tiež známy ako „kontrola zásob podľa hodnoty“, „prístup selektívnej hodnoty“ alebo „prístup k proporcionálnym hodnotám dielov“. Cieľom je stanoviť priority pre pozornosť manažmentu týchto materiálov. Použitie tejto metódy pomáha spoločnostiam znížiť náklady na skladovanie a zachovať drahé materiály.
- Skupina A pozostáva z drahých položiek. Tieto položky zvyčajne predstavujú 10 až 20 percent z celkových zásob, ale 50 percent z hodnoty zásob. Väčšinu svojho úsilia by ste investovali do kontroly týchto položiek.
- Skupina B predstavuje 20 až 30 percent z celkového inventára a približne 30 percent z hodnoty vášho inventára. Tieto položky vyžadujú mierne opatrenia na kontrolu zásob.
- Skupina C predstavuje 70 až 80 percent celkových zásob, ale iba asi 20 percent hodnoty. Na kontrolu tejto kategórie je možné použiť rutinné postupy.
3

Udržujte inventár nepretržitým systémom. Nepretržitý systém znamená, že pri každej objednávke objednávate fixnú čiastku. Túto fixnú čiastku objednáte vždy, keď inventár dosiahne vopred stanovenú úroveň. Túto metódu by ste použili pri položkách zaradených do kategórie „A“. Toto sú drahé položky, ktoré chcete starostlivo sledovať. Nechcete míňať veľa peňazí na prenášanie nákladov, ale nechcete ich minúť, a tak priebežne sledujete, koľko máte.
4
Vypočítajte množstvo ekonomickej objednávky (EOQ) a nastavte množstvo objednávky fixného množstva. Tento matematický vzorec sa používa na určenie optimálnej úrovne zásob. Ide o nepretržitú metódu kontroly zásob. Pomocou neho určíte fixné množstvo, ktoré by ste si mali objednať pri každom zadaní objednávky týchto položiek vo vašom inventári. Použili by ste to s kategóriou položiek inventára „A“.
- Vzorec pre EOQ je $Q = {\ sqrt {2as/i}}$ .
- Vo vzorci Q = množstvo na objednávku, A = ročná čiastka potrebná na položku, S = náklady na objednávku a I = náklady na jednotku zásob za rok za rok v dolároch.
- Predpokladajme napríklad, že ste predali basketbalové lopty. Náklady na objednávku sú 300€, prepravné náklady sú 7,50€ na jednotku za rok a požadujete 20000 basketbalových loptičiek ročne.
- $Q = {\ sqrt {2*20000*400/10}} = 1265$
- Optimálne priemerné poradie by malo byť 1265 basketbalových loptičiek. Ak je ročný dopyt 20 000, potom budete musieť zadať 16 objednávok za rok ( $20 000/1265 = 15,8$ ).
5

Udržujte úrovne zásob pravidelným systémom. To znamená, že si znova objednáte položky po uplynutí stanoveného časového obdobia. Objednávka na variabilnú čiastku sa zadáva po uplynutí stanoveného času. Napríklad raz za mesiac zadáte objednávku položky a táto suma sa líši v závislosti od toho, ako veľmi bola položka použitá v predchádzajúcom mesiaci. Táto metóda funguje dobre pre položky vo vašich kategóriách „B“ a „C“. Nemusíte tak striktne kontrolovať, koľko máte poruke, a riziko hromadného objednania môžete akceptovať.

Metóda 3 z 3: sledovanie vašich zásob

1

Vykonávajte pravidelné inventarizáciu. V rámci svojho účtovného postupu musíte každoročne vykonať inventúru, aby ste určili hodnotu svojho inventára. To znamená vytvoriť si zoznam alebo inventár svojich zásob, zaznamenať ich polohu a zaznamenať ich hodnotu. Nástroje, ako sú čiarové kódy alebo štítky s rádiofrekvenčnou identifikáciou (RFID), vám pomôžu mať prehľad o svojich zásobách. Sledovanie môžete vykonať ručne tým, že zamestnanci fyzicky spočítajú zásoby alebo elektronicky pomocou softvéru na kontrolu zásob.

Softvér na správu zásob sleduje úrovne zásob a zaznamenáva nákupy, dodávky a predaj položiek v inventári.
2
Nezabudnite zahrnúť počítanie cyklov. Toto je dôležitá súčasť správy zásob, takže budete musieť vypracovať plán počítania cyklov. Mnoho softvérových systémov na správu zásob uľahčuje cyklovanie počítania podľa kategórie alebo podkategórie, preto sa vždy pripravte, čo plánujete počítať. Zakaždým, keď vykonáte počítanie cyklu, budete potrebovať:
- Zatvorte všetky otvorené transakcie so zásobami.
- Znovu skladujte všetky svoje zásoby, zásoby alebo zásoby.
- Účtujte všetky prijaté nákupné objednávky a prichádzajúce prevody vo vašom systéme.
- Odložte všetky položky.
- Zatvorte a fakturujte všetky dokončené objednávky zákazníkov.
3
Použite manuálnu metódu. Ručné systémy fungujú najlepšie pre malé podniky s malým počtom skladových položiek. Môžete si vybrať z dvoch spôsobov manuálnej kontroly zásob. Prvý je známy ako systém riadenia zásob dvoch zásobníkov. Druhý systém zahŕňa vytvorenie popisného indexu a používanie kariet na kontrolu zásob.
- V prípade systému s dvoma zásobníkmi určite nákupný cyklus položiek a sumu nakúpenú v každom cykle. Kancelárie môžu napríklad nakupovať kancelárske potreby týždenne alebo mesačne. Na začiatku kúpte dostatok položky na posledné dva nákupné cykly. Položky rozdeľte do dvoch zväzkov. Keď sa prvý balík spotrebuje, je čas na dostatočnú objednávku pre jeden nákupný cyklus položky. Materiály z druhého zväzku sa používajú pri preusporiadaní materiálov.
- Pre druhý systém vytvorte register, ktorý obsahuje zoznam všetkých položiek v inventári, a súbor kariet pre každú položku. Na každú kartu zaznamenajte popis položky. Pri kúpe alebo zmene objednávky položky niekto zaznamená prijatú čiastku, jednotkovú cenu a ďalšie informácie, ako je popis objednávky, katalógové číslo alebo sériové číslo.
4
Používajte počítačový softvér. Softvér na správu zásob sleduje úrovne zásob a zaznamenáva nákupy, dodávky a predaj položiek v inventári. Továrne ho môžu použiť aj na výrobu dokumentov súvisiacich s výrobou, ako sú pracovné objednávky a účty alebo materiál. Môže vykonávať analýzu EOQ vášho inventára, aby vám pomohla udržať optimálne úrovne zásob po ruke.
- Medzi výhody používania softvéru na správu zásob patrí zníženie účtovných nákladov a nákladov na objednanie, zvýšená efektivita riadenia zásob, lepšia organizácia a bezpečnosť a informácie o trendoch v používaní materiálov.
- Nevýhodou je, že softvér môže byť drahý a používanie môže byť zložité.

Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť podnikateľský subjekt?

Ako uchovávať zásoby?

Kroky

Metóda 1 z 3: Nastavenie úrovní zásob

Metóda 2 z 3: kontrola zásob

Metóda 3 z 3: sledovanie vašich zásob

Otázky a odpovede

Komentáre (4)

Prečítajte si tiež: