Ako implementovať účtovný systém?
Úspešnú implementáciu účtovného softvéru alebo systémov by mal viesť projektový manažér, ktorý môže výberu vášho účtovného systému venovať čas, aby sa ubezpečil, že si vyberáte možnosť s rozsiahlym školením a technickou podporou.
Zmena alebo rozšírenie účtovného systému je vynikajúci spôsob, ako zautomatizovať finančné informácie a vytvoriť efektívnejšiu infraštruktúru, najmä ak prechádzate z štýlu účtovnej knihy na softvérový účtovný systém. Úspešnú implementáciu účtovného softvéru alebo systémov by mal viesť projektový manažér, ktorý môže výberu vášho účtovného systému venovať čas, aby sa ubezpečil, že si vyberáte možnosť s rozsiahlym školením a technickou podporou. Naučte sa implementovať účtovný systém.
- 1Starostlivo si vyberte nový účtovný systém. Môžete sa rozhodnúť najať externého účtovníka, ktorý skontroluje vaše finančné postupy a navrhne zmeny, ktoré by spoločnosti mohli pomôcť. Výhody každej zmeny si overte na svojom oddelení účtovníctva alebo účtovníctva, pretože s ňou budú musieť pracovať každý deň.
- Pred prechodom sa uistite, že máte podporu vedenia a účtovného oddelenia. Je ťažké vykonať celopodnikové zmeny bez súhlasu ľudí, ktorí budú školiť ostatných.
- 2Identifikujte projektového manažéra, ktorý bude riadiť implementačný proces. Táto osoba by mala mať rozsiahle skúsenosti s celopodnikovými projektmi. Znalosť oddelení účtovníctva a účtovníctva im umožní porozumieť rozpočtu, zdrojom a potrebnej podpore.
- 3Vytvorte si rozpočet a časovú os. Zmena účtovných systémov vyžaduje, aby ste investovali do manažéra, času zamestnancov, školiacich materiálov a ďalších. Nastavte si realistickú časovú os so svojim projektovým manažérom a účtovným oddelením.
- 4Navrhnite nový účtovný systém. Keď ste sa rozhodli, aký účtovný systém budete používať, budete potrebovať čas, aby ste ho prispôsobili svojim potrebám. Poraďte sa s návrhármi v spoločnosti, kde ste ho kúpili, aby ste vybrali funkcie, ktoré potrebujete.
- 5Vybudujte si tréningový program. Preskúmajte svoju súčasnú infraštruktúru a vytvorte iný školiaci plán pre každé oddelenie, ktoré pracuje s účtovným softvérom. Ak vám účtovný program neposkytne školiaci manuál, obráťte sa na spoločnosť zaoberajúcu sa technickým písaním, ktorá vám poskytne presný manuál.
Migrujte údaje zo starého účtovného systému do nového systému. - 6Vybudujte pilotný účtovný systém. Vaši zamestnanci budú môcť tento systém vyskúšať, ale napriek tomu by ste mali byť schopní navrhnúť zmeny pre úspešnejšie postupy. Niektoré firmy nastavujú malé moduly a zamestnanci odosielajú spätnú väzbu v ranom štádiu tohto procesu.
- 7Naučte svojich zamestnancov používanie systému. Ak veľa ľudí potrebuje školenie, možno by ste to chceli urobiť v oddelených vlnách. Na ich výcvik použite pilotný systém.
- 8Vykonajte zmeny a akceptujte účtovný systém. Akonáhle je systém nastavený softvérovou alebo finančnou spoločnosťou, môžete začať s konečnou časovou osou implementácie. Migrujte údaje zo starého účtovného systému do nového systému.
- Nastavte postupy v prípade problémov s migráciou historických údajov. Toto je mimoriadne dôležitá súčasť vašej implementácie a poskytovateľ účtovného systému by mal byť po ruke, aby zaistil úplnú funkčnosť systému.
- 9Začnite prechod. Začnite s finančnými oddeleniami a pustite sa do vysielania pre celú spoločnosť. Vyhraďte si nejaký čas navyše na osvojenie si nového systému počas pracovného dňa svojich zamestnancov.
- 10Nastavte postupy podpory. Kontaktujte spoločnosť, u ktorej ste si zakúpili účtovný softvér, a vytvorte aktualizačné školenia pre kohokoľvek, kto potrebuje ďalšiu pomoc.
- Mnoho spoločností poskytuje webináre alebo skupinové relácie za účelom nepretržitej podpory. Pri výbere nového účtovného systému zvážte túto cennú funkciu.
- Vnútorný auditor
- Tréningové manuály
- Tréningové semináre
- Projektový manažér
- Rozpočet
- Časová os
- Pilotný systém
- Migrácia údajov
- Technická podpora
Prečítajte si tiež: Ako riadiť audítorov a regulačné orgány?
Komentáre (1)
- Pokrýva všetko, čo sa týka témy, v jednoduchom, ale dôkladnom procese krok za krokom.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
