Ako riadiť audítorov a regulačné orgány?

Každý podnikateľ sa bojí správy, že prídu audítori alebo regulačné orgány. Proces môžete proaktívne riadiť, obmedziť prekvapenia a zefektívniť ho. Tieto kroky zvládajú ich očakávania rovnako, ako by ste zvládli akýkoľvek iný vzťah s konzultantom alebo predajcom. Cieľom je porozumieť hraniciam ich práce, vybudovať efektívne a efektívne procesy a zostať s nimi v kontakte počas celého obdobia ich angažovania, aby na konci nebola žiadna zo strán prekvapená.

Kroky

1

Buď pravdivý. Vypočujte si ich úplnú otázku a neprerušujte ju. Odpovedzte na položenú otázku (a nič viac). Ak nepoznáte odpoveď, nehádajte.
2

Neodpovedajte na otázky ostatných manažérov; namiesto toho im povedzte, kto je správny manažér. Včas reagujte na žiadosti o informácie - stanovte si očakávania pri doručení.
3

Uchovajte si kópie všetkého, čo im bolo poskytnuté. Organizujte reakcie tak, aby sa minimalizovala ich potreba nájsť.
4

Poskytnite im dočasný prístup do vašej budovy na požadované dátumy a časy. Po dokončení práce nezabudnite zakázať prístupové práva. Príslušný vedúci by ich mal sprevádzať pri akýchkoľvek prehliadkach zaistených pracovných priestorov, ako sú serverovne, sklady hotovosti, telefónne skrine, sklady atď. Poskytnite im vhodnú konferenčnú alebo kubickú miestnosť s telefónom a schválenou sieťovou službou. (Poznámka- niektorí skúšajúci si platia za inštaláciu vlastnej telefónnej služby). Poskytnite im tiež uzamykacie skrinky, ktoré môžu používať počas svojej práce.

Požiadajte audítorov, aby naplánovali schôdze prostredníctvom cieľovej osoby.
5
Pred začiatkom skúšky sa stretnite so svojimi zamestnancami a vysvetlite im pravidlá cestnej premávky. Tieto pravidlá sú:
- Na väčšinu ich otázok odpovedia vaši manažéri.
- Ak váš manažér potrebuje vašu pomoc, budete pozvaní na stretnutie s vašim manažérom a audítorom.
- Ak sa audítori „obrátia“ na vašu kocku s otázkou, pripomeňte im, že majú naplánovať schôdze prostredníctvom vášho manažéra.
- Ak audítor túto požiadavku ignoruje a kladie vám otázky, zdvorilo vysvetlite, že sa najskôr musí porozprávať s manažérom a nasmerovať ho na manažéra.

Tipy

Po prijatí vstupného listu by mal vedúci určiť bodovú osobu na zhromažďovanie informácií a identifikovať manažérov zodpovedných za každú časť žiadosti.
Ak sú plánované dátumy auditu v rozpore s udalosťami s vysokou prioritou, vedúci pracovník môže byť schopný zavolať zodpovednému skúšajúcemu a požiadať o zdržanie.
Odpovede usporiadajte do spojovacích materiálov v častiach určených skúšajúcim. Poskytnite im 2 kópie a ponechajte si originál. Napaľujte elektronické dokumenty na disk CD a ponechajte si ich kópie. Ochrana disku CD heslom je dobrý nápad. Skúšajúci často „strácajú“ informácie a na vyhotovenie ďalších kópií budete potrebovať originál.
Akonáhle prídu audítori, zorganizujte vstupné stretnutie s celým riadiacim tímom, ktorý bude zapojený. Požiadajte ich, aby akékoľvek otázky smerovali buď na vašu určenú osobu, alebo na určených manažérov. Manažéri majú „celkový obraz “? A majú čas na podporu auditu. Ak sú zamestnanci potrební, manažéri ich naplánujú na schôdzu. Požiadajte audítorov, aby si schôdze naplánovali prostredníctvom bodovej osoby. Manažéri musia vymazať svoje plány, aby získali Audit by mal prebehnúť čo najskôr. Na týchto stretnutiach by sa mala zúčastniť osoba, ktorá chce získať informácie o akciách alebo nadviazať na nové problémy.
Požiadajte o týždenné schôdze o stave (piatok je zvyčajne dobrý, ale niektorí skúšajúci absolvujú každý druhý piatok voľno). Tieto stretnutia sú určené pre audítorov, aby nahlásili akékoľvek vyvíjajúce sa problémy alebo zistenia a aby manažment loboval za známe problémy. Pokiaľ je to možné, vyriešte zistenia pred ukončením skúšky, pretože to minimalizuje celkovú kritiku.

Tieto kroky zvládajú ich očakávania rovnako ako by ste zvládli akýkoľvek iný vzťah s konzultantom alebo predajcom.
Bodová osoba by mala žiadosť oznámiť respondentom a nastaviť cieľové dátumy, vďaka ktorým sa odpovede vrátia včas, aby bolo možné ich preskúmanie, organizáciu a kopírovanie. V ideálnom prípade by mala byť táto osoba schopná poskytnúť reakcie z minulého roka na urýchlenie procesu. Prezrite si odpovede a pokračujte v súvislosti so slabými/neúplnými.
Ide o to osoba by mala usilovať o zostavenie raportu u skúšky tímom a robiť veci tak jednoduché, ako je to možné pre skúšajúcich. Urobte z toho prioritnú úlohu a strávte čo najviac času počúvaním ich príbehov, vysvetľovaním informácií, ktorým rozumiete, a porozumením kompenzujúcim ovládacím prvkom, ktoré nemusia získať z nespracovaných údajov. Uvedomte si, že majú prísne pravidlá o láskavosti a výdavkoch, takže sa nepokúšajte plánovať obedy alebo večere.
Správy o stretnutiach skúšajúcich by mali byť zaslané e -mailom na adresu vedúceho oddelenia spolu so všetkými podozrivými problémami alebo zisteniami, ktoré sa zrejme vyvíjajú. Táto fáza práce je o tušeniach a nečakajte, kým si nebudete stopercentne istí.
Ak viete, že máte problémy v oblasti, a opatrenia už prebiehajú, oznámte to vopred audítorom. Ušetrite im čas na ich odhalení. Podobne, ak viete, že problém nie je možné vyriešiť skôr, ako odídu, zvážte jeho včasné odhalenie, aby nemohli kopať.

Varovania

Nepokúšajte sa klamať. Audítori a regulátori sa rýchlo naučia čítať ľudí a dokumenty. Je to naša práca.
Ak máte pochybnosti, povedzte, že neviete..
Predpokladajme, že pri každej odpovedi budú žiadať dôkaz. Ak to predstierate, pravdepodobne odhalia zlé správy, ktoré sa proti vám započítajú dvakrát.

Ak audítori „pricestujú“ k vašej kocke s otázkou, pripomeňte im, že majú naplánovať schôdze prostredníctvom vášho manažéra.
Nehanbite svoje odpovede a pokúste sa získať financie na svoj projekt pre domáce zvieratá. Vedúci pracovníci vždy matne vnímajú manažérov, ktorí sa pokúšajú o koncovú hru.
Nesnažte sa ich pochovať okrajovo užitočnými údajmi. Predpokladajme, že vedia používať príkaz „nájsť?“, Vyhľadávacie nástroje, druhy a filtre.
Nedovoľte im prístup k našim systémom, sieti alebo interným webovým stránkam. Majú právo vidieť vo firme akýkoľvek záznam, ale nie bez primeraného zabezpečenia a záruk.
Nenamáhajte sa do právnej hádky a nepokúšajte sa interpretovať predpisy. V týchto záležitostiach sa obráťte na pracovníkov právneho oddelenia alebo oddelenia Compliance.
Nedovoľte im odstrániť pôvodné záznamy z budovy. Môžu vytvárať kópie a odstraňovať kópie, ale nie žiadne originály.
Nepredpokladajte, že sú tak zelení, ako pôsobia. To je často lesť. Často sú mladí, bystrí, ale neskúsení. Nie sú tu na to, aby oklamali ľudí a rozumeli teórii. Nezabudnite, že je to ich práca a majú ju radi rovnako ako ktokoľvek iný.

Prečítajte si tiež: Ako sa stať platobným centrom metra PCS?