Ako vytvoriť plán kontinuity podnikania?

Vytvorte si zoznam kľúčových interných zamestnancov. Po výskyte udalosti, ktorá narúša bežné obchodné operácie, budete musieť rýchlo zmobilizovať kľúčových zamestnancov, aby ste mohli úspešne vykonať BCP. Vytvorte si zoznam interných kľúčových zamestnancov a záloh - to sú zamestnanci, ktorí obsadzujú pozície, bez ktorých nemôže vaše podnikanie fungovať. Urobte zoznam tak veľkým, ako je potrebné, ale čo najmenším.

• Vytvorte si zoznam všetkých kľúčových interných zamestnancov so všetkými kontaktnými informáciami vrátane služobného telefónu, domáceho telefónu, mobilného telefónu, pageru, obchodného e -mailu, osobného e -mailu a akéhokoľvek iného možného spôsobu ich kontaktovania v núdzových situáciách, kde môže byť bežná komunikácia nedostupná.
• Zvážte, ktoré pracovné funkcie sú kriticky nevyhnutné pre pokračovanie každodenných operácií. Mali by ste sa zamyslieť nad tým, kto tieto pozície obsadí, keď má primárny zamestnanec dovolenku.
• Pamätajte, že kľúčoví pracovníci nezahŕňajú iba vysoko postavených riadiacich pracovníkov. Pracovník pre pohľadávky od nižšej až strednej úrovne môže byť napríklad zodpovedný za spracovanie správ, ktoré ovplyvňujú pôžičky alebo inkasá AR, čo výrazne ovplyvňuje výšku disponibilného prevádzkového príjmu. Účtovník pre pohľadávky by mal byť považovaný za kľúčového pracovníka, pretože pracovné funkcie tejto osoby uľahčujú spoločnosti prístup k kapitálu, ktorý poskytuje spracovanie pohľadávok a vyberanie finančných prostriedkov.

Zdokumentujte dôležité obchodné vybavenie. Firemné počítače na mieste často obsahujú najdôležitejšie informácie, ku ktorým musíte mať vy a vaši zamestnanci prístup, aj keď pracujete mimo pracoviska. Mali by ste si vytvoriť zoznam kritického zariadenia/údajov a vytvoriť stratégiu pre bezpečný prístup v prípade poruchy. Nezabudnite na softvér, ktorý by bol často považovaný za kritické zariadenie, najmä ak ide o špecializovaný softvér alebo ho nemožno nahradiť.

• Tento zoznam by mal obsahovať heslá, identifikačné údaje a umiestnenie súborov kľúčov.
• Niektoré firmy nemôžu fungovať niekoľko hodín bez faxu. Veľmi sa spoliehate na svoj kopírovací stroj? Máte špeciálne tlačiarne, ktoré rozhodne musíte mať?

Identifikujte kritické dokumenty. Mali by ste skompilovať všetku dokumentáciu potrebnú na to, aby ste mohli svoje podnikanie znova zahájiť v prípade požiaru alebo inej katastrofy, ktorá zničí dôležité dokumenty nachádzajúce sa na mieste. Zaistite, aby ste mali k dispozícii alternatívne kópie vo fyzickom úložisku mimo pracoviska a spôsoby prístupu k dôležitým dokumentom, ako sú stanovy a iné právne dokumenty, účty za energie, bankové informácie, dôležité dokumenty HR, dokumenty o prenájme budov, daňové priznania a ďalšie dôležité dokumenty.

• Mali by ste zvážiť, aký by bol akčný plán, keby došlo k úplnej strate zariadenia. Vedeli by ste, kedy máte zaplatiť pôžičku na svoje služobné vozidlá? Komu posielate platby za svoje e -mailové služby?

Identifikujte, kto môže používať diaľkové ovládanie. V prípade, že obchodné operácie nemôžu pokračovať na bežnom mieste, práca z domu z domu je pre zamestnancov skvelý spôsob, ako pokračovať v práci ako obvykle. Schopnosť vašich zamestnancov pracovať, aj keď nie ste v kancelárii, bude znamenať, že sa dá vyhnúť aspoň niektorým oneskoreniam pri vykonávaní práce ako obvykle. Niektorí ľudia vo vašej spoločnosti môžu byť úplne schopní podnikať z domácej kancelárie.

• Zistite, kto môže a kto nemôže pracovať z domu z dôvodu obmedzení internetového pripojenia alebo iných problémov, a zaistite, aby ste svojim zamestnancom poskytli potrebné zdroje pre prácu z domova.

Identifikujte možnosti pohotovostného vybavenia. Možnosti núdzového vybavenia sú dostupné alternatívy zariadenia, ktoré je možné použiť v prípade, ak sú narušené bežné obchodné operácie.

• Kde by ste si požičali nákladné autá, ak by katastrofa poškodila alebo zničila vozidlá používané pri bežnom podnikaní? Kde by ste si požičali počítače? Môžete používať obchodné zastúpenie na kopírovanie, faxovanie, tlač a ďalšie dôležité funkcie?
• Alternatívnych dodávateľov zariadenia spravidla nie je potrebné konkrétne identifikovať, pokiaľ nie sú jedineční a ak už nebolo dojednané opatrenie (veľmi zriedkavé).
• Dôležitejšie je identifikovať služby, vybavenie a/alebo zdroje, ktoré musí byť schopný náhradník poskytnúť. Kľúčový personál poverený zodpovednosťou za riadenie vzťahu s náhradníkom musí mať potrebnú právomoc na prijímanie príslušných rozhodnutí.

Identifikujte svoju núdzovú polohu. Toto je miesto, kde budete podnikať, kým nebudú k dispozícii vaše hlavné kancelárie.

• Mohol by to byť hotel - mnohé z nich majú veľmi dobre vybavené obchodné zariadenia, ktoré môžete využiť. Môže to byť jedna z kancelárií vašich dodávateľov alebo advokátska kancelária.
• Prenájom skladovacích priestorov v blízkosti vášho pravidelného sídla môže byť skvelým miestom na rýchle premiestnenie a skladovanie produktov.
• Možnosti práce z domu pre všetkých sú možno životaschopné.
• Ak máte identifikované dočasné miesto, zahrňte do svojho BCP mapu miesta. Nech je kdekoľvek, uistite sa, že máte všetky príslušné kontaktné informácie (vrátane mien ľudí).

Vytvorte v BCP sekciu „Ako na to“. Mal by obsahovať podrobné pokyny o tom, ako vykonať BCP, a zaoberať sa tým, čo robiť, kto by to mal robiť a ako. Napíšte každú zodpovednosť a napíšte meno osoby, ktorá je jej priradená. Urobte to aj naopak: Pri každej osobe uveďte zodpovednosť. Ak teda chcete vedieť, kto má volať poisťovni, môžete si vyhľadať výraz „Poistenie“ a ak chcete vedieť, čo robí Joe Doe, môžete tieto informácie vyhľadať v časti „Joe“.

Zdokumentujte externé kontakty. Ak máte kritických dodávateľov alebo dodávateľov, vytvorte si špeciálny zoznam kontaktov, ktorý obsahuje popis spoločnosti (alebo jednotlivca) a akékoľvek ďalšie absolútne kritické informácie o nich vrátane kontaktných informácií o kľúčových zamestnancoch.

• Zahrňte do svojho zoznamu ľudí, ako sú právnici, bankári, IT konzultanti... kohokoľvek, komu by ste mohli potrebovať zavolať, aby vám pomohol s rôznymi operačnými problémami.
• Nezabudnite na verejné služby, obecné a obecné úrady (polícia, oheň, voda, nemocnice) a poštu!

Spojte informácie dohromady! BCP je zbytočný, ak sú všetky informácie roztrúsené na rôznych miestach. BCP je referenčný dokument a mal by byť uložený pohromade ako 3-krúžkový zakladač.

• Vytvorte veľa kópií a dajte ich každému z vašich kľúčových zamestnancov.
• Uložte si niekoľko ďalších kópií mimo pracoviska, doma alebo v bezpečnostnej schránke.

Komunikujte BCP s príslušnými zamestnancami. Uistite sa, že všetci zamestnanci, ktorých by sa potenciálne mohlo týkať narušenie, si prečítali a porozumeli BCP. Nájdite si čas na zaistenie toho, aby si zamestnanci boli vedomí svojich príslušných úloh pri implementácii a vykonávaní politiky.

Poskytnite kľúčové informácie o pláne BCP nekľúčovým zamestnancom. Nenechajte nechať veci na náhodu! Aj keď sú kľúčoví zamestnanci informovaní o svojej úlohe v rámci BCP, mali by ste sa uistiť, že všetci zamestnanci sú oboznámení s postupmi evakuácie budov a miestami pre prípad nepredvídaných udalostí. Nepredvídateľná absencia kľúčového personálu tak nezabráni tomu, aby nekľúčový personál vedel, ako reagovať na prerušenia prevádzky podniku.