Ako vypracovať plán riadenia rizík?

Či je pravdepodobnosť jeho skutočného uskutočnenia vysoká — Pre každý rizikový prvok na vašom zozname určite, či je pravdepodobnosť jeho skutočného uskutočnenia vysoká, stredná alebo nízka.

Vypracovanie účinného plánu riadenia rizík môže pomôcť zabrániť tomu, aby sa z malých problémov vyvinuli núdzové situácie. S výpočtom pravdepodobnosti udalosti a toho, ako by vás mohla mať táto udalosť vplyv, aké sú riziká pri určitých podnikoch a ako zmierniť problémy spojené s týmito rizikami, sa môžu zaoberať rôzne typy plánov riadenia rizík. Plán vám môže pomôcť vyrovnať sa s nepriaznivými situáciami, keď nastanú, a dúfajme, že ich odvrátite skôr, ako nastanú.

Kroky

1
Pochopte, ako funguje riadenie rizík. Riziko je účinok (pozitívny alebo negatívny) udalosti alebo série udalostí, ktoré sa odohrávajú na jednom alebo viacerých miestach. Vypočítava sa z pravdepodobnosti udalosti, ktorá sa stane problémom, a dopadu, ktorý by mala (pozri Riziko = pravdepodobnosť X vplyv). Na analýzu rizika by sa mali určiť rôzne faktory, medzi ktoré patria:
- Udalosť: Čo sa môže stať?
- Pravdepodobnosť: Aká je pravdepodobnosť, že sa to stane?
- Dopad: Aké zlé to bude, ak sa to stane?
- Zmiernenie: Ako môžete znížiť pravdepodobnosť (a o koľko)?
- Pohotovosť: Ako môžete znížiť vplyv (a o koľko)?
- Zníženie = Zmiernenie X Pohotovosť
- Expozícia = riziko - zníženie
  - Po identifikácii vyššie uvedeného bude výsledkom takzvaná expozícia. Toto je množstvo rizika, ktorému sa jednoducho nemôžete vyhnúť. Expozíciu možno tiež označiť ako hrozbu, zodpovednosť alebo závažnosť, ale v podstate znamenajú to isté. Použije sa na pomoc pri určovaní, či by sa plánovaná aktivita mala uskutočniť.
  - Často ide o jednoduchý vzorec nákladov a prínosov. Tieto prvky môžete použiť na určenie, či je riziko implementácie zmeny vyššie alebo menšie ako riziko nerealizovania zmeny.
- Predpokladané riziko. Ak sa rozhodnete pokračovať (niekedy nie je na výber, napr. Federálne nariadené zmeny), vaša expozícia sa stane takzvaným predpokladaným rizikom. V niektorých prostrediach sa predpokladané riziko zníži na dolárovú hodnotu, ktorá sa potom použije na výpočet ziskovosti konečného produktu.
2

Definujte svoj projekt. V tomto článku predstierajme, že ste zodpovední za počítačový systém, ktorý poskytuje dôležité (ale nie životne dôležité) informácie pre veľkú populáciu. Hlavný počítač, na ktorom je tento systém nainštalovaný, je starý a je potrebné ho vymeniť. Vašou úlohou je vypracovať plán riadenia rizík pre migráciu. Pôjde o zjednodušený model, v ktorom sú riziká a dopady uvedené ako vysoké, stredné alebo nízke (čo je veľmi časté najmä v oblasti projektového riadenia).
3

Získajte informácie od ostatných. Debata o rizikách. Spojte niekoľko ľudí, ktorí sú oboznámení s projektom, a požiadajte o informácie o tom, čo by sa mohlo stať, ako zabrániť tomu a čo robiť, ak sa tak stane. Robte si veľa poznámok! Počas nasledujúcich krokov použijete výstup z tejto veľmi dôležitej relácie niekoľkokrát. Snažte sa mať otvorenú myseľ ohľadom nápadov. Myslenie „po vybalení z krabice“ je dobré, ale nad reláciou majte kontrolu. Musí zostať sústredený a zameraný na cieľ.
4

Identifikujte dôsledky každého rizika. Z vášho brainstormingu ste zhromaždili informácie o tom, čo by sa stalo, keby sa riziká vyskytli. Priraďte každé riziko k následkom, ku ktorým došlo počas tejto relácie. S každou buďte čo najkonkrétnejšia. „Oneskorenie projektu“ nie je také žiaduce, ako „oneskorenie projektu o 13 dní.“ Ak existuje hodnota dolára, uveďte ju; iba vyslovenie „Over Budget“ je príliš všeobecné.
5

Eliminujte nepodstatné problémy. Ak sa sťahujete, napríklad autodům, s počítačový systém, potom hrozby, ako sú jadrovej vojny, mor pandémiu alebo zabijak asteroidy sú do značnej miery vecí, ktoré narušia projektu. Nemôžete urobiť nič, aby ste ich naplánovali alebo aby ste zmiernili dopad. Možno ich budete mať na pamäti, ale nedávajte také veci do svojho plánu rizík.

Pomocou položiek Vysoká, Stredná a Nízka označte, koľko úsilia vynaložíte na sledovanie každého rizika.
6

Uveďte všetky identifikované rizikové prvky. Zatiaľ ich nemusíte dať v žiadnom poradí. Stačí ich vymenovať jeden po druhom.
7
Priraďte pravdepodobnosť. Pre každý rizikový prvok na vašom zozname určite, či je pravdepodobnosť jeho skutočného uskutočnenia vysoká, stredná alebo nízka. Ak nevyhnutne musíte použiť čísla, vypočítajte pravdepodobnosť na stupnici od 0,00 do 1,00. 0,01 až 0,33 = nízka, 0,34 až 0,66 = stredná, 0,67 až 1,00 = vysoká.
- Poznámka: Ak je pravdepodobnosť výskytu udalosti nulová, bude z úvahy vylúčená. Nie je dôvod uvažovať o veciach, ktoré sa jednoducho nemôžu stať (rozzúrený T-Rex žerie počítač).
8
Priraďte vplyv. Všeobecne priraďte vplyv ako vysoký, stredný alebo nízky na základe niektorých vopred stanovených pokynov. Ak nevyhnutne musíte použiť čísla, vypočítajte vplyv na stupnici od 0,00 do 1,00 takto: 0,01 až 0,33 = nízka, 0,34 - 066 = stredná, 0,67 - 1,00 = Vysoká.
- Poznámka: Ak je vplyv udalosti nulový, nemal by byť uvedený v zozname. Nie je dôvod považovať veci, ktoré sú irelevantné, bez ohľadu na pravdepodobnosť (môj pes jedol večeru).
9
Určte riziko pre prvok. Často sa na to používa tabuľka. Ak ste pre pravdepodobnosť a dopad použili nízke, stredné a vysoké hodnoty, najužitočnejšia je horná tabuľka. Ak ste použili číselné hodnoty, budete musieť zvážiť trochu zložitejší systém hodnotenia podobný druhej tabuľke v tejto časti. Je dôležité poznamenať, že neexistuje univerzálny vzorec na kombinovanie pravdepodobnosti a vplyvu; to sa bude líšiť medzi ľuďmi a projektmi. Toto je iba príklad (aj keď skutočný):
- Buďte flexibilní v analýze. Niekedy môže byť vhodné prepínať medzi označeniami LMH a číselnými označeniami. Môžete použiť podobnú tabuľku ako je uvedená nižšie.
10

Zoraďte riziká. Uveďte všetky prvky, ktoré ste identifikovali, od najvyššieho po najnižšie riziko.
11

Vypočítajte celkové riziko: Tu vám pomôžu čísla. V tabuľke 6 máte 7 rizík priradených ako H, H, M, M, M, L a L. Môže sa to premietnuť do 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0., 2 a 0,2 z tabuľky 5. Priemer celkového rizika je potom 0,5, čo znamená stredné.
12

Vypracovať zmierňujúce stratégie. Zmierňovanie je určené na zníženie pravdepodobnosti, že sa riziko vyskytne. Spravidla to urobíte iba pre vysoké a stredné prvky. Možno budete chcieť zmierniť nízkorizikové položky, ale určite najskôr oslovte tie ostatné. Napríklad, ak jedným z vašich rizikových prvkov je, že by mohlo dôjsť k oneskoreniu dodania kritických častí, môžete riziko zmierniť objednávkou v ranom štádiu projektu.
13

Vypracovať pohotovostné plány. Pohotovosť je určená na zníženie dopadu, ak sa riziko skutočne vyskytne. Opäť budete väčšinou vyvíjať iba nepredvídané udalosti pre vysoké a stredné prvky. Napríklad, ak kritické časti, ktoré potrebujete, neprídu včas, možno budete musieť použiť staré, existujúce časti, kým čakáte na nové.
14

Analyzujte účinnosť stratégií. Nakoľko ste znížili pravdepodobnosť a dopad? Vyhodnoťte svoje stratégie pre prípad nepredvídaných udalostí a zmierňovania následkov a priraďte efektívne hodnotenia svojim rizikám.

Na analýzu rizika by sa mali určiť rôzne faktory, napríklad: Zmiernenie: Ako môžete znížiť pravdepodobnosť (a o koľko)?
15

Vypočítajte svoje efektívne riziko. Teraz je vašich 7 rizík M, M, M, L, L, L a L, čo znamená 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 a 0,2. To dáva priemerné riziko 0,329. Pri pohľade na tabuľku 5 vidíme, že celkové riziko je teraz kategorizované ako nízke. Riziko bolo pôvodne stredné (0,5). Po pridaní stratégií riadenia je vaša expozícia nízka (0,329). To znamená, že ste dosiahli zníženie rizika o 34,2% zmierňovaním rizika a mimoriadnymi udalosťami. Nie zlé!
16

Sledujte svoje riziká. Teraz, keď viete, aké sú vaše riziká, je potrebné určiť, ako budete vedieť, či sa tieto riziká prejavia, takže budete vedieť, kedy a či by ste mali použiť svoje nepredvídané udalosti. To sa vykonáva identifikáciou rizikových bodov. Urobte to pre každý zo svojich vysoko a stredne rizikových prvkov. Potom, ako bude váš projekt postupovať, budete schopní určiť, či sa z rizikového prvku stal problém. Ak tieto náznaky nepoznáte, je veľmi pravdepodobné, že sa riziko môže vyskytnúť v tichosti a ovplyvniť projekt, aj keď máte pripravené správne udalosti.

Tipy

V situáciách, keď môže byť projektový manažér preťažený funkciou riadenia rizík, môže byť analýza obmedzená na kritickú cestu projektu. V takom prípade je vhodné vypočítať viac kritických ciest s možným ďalším oneskorením na proaktívnejšiu identifikáciu úloh, ktoré pravdepodobne na kritickej ceste pristanú. To je obzvlášť vhodné, keď jeden PM riadi viac projektov. Riadenie rizík je potrebné považovať za súčasť projektu, nesmie však zatieňovať ďalšie plánovacie a kontrolné funkcie (pozri Varovania).
Zníženie = riziko - expozícia. V tomto príklade (a za predpokladu odhadu projektu vo výške 750€) je vaše riziko 0,5 X 750000€ (373000€) a vaša expozícia 0,329 X 750000€ (246000€), čo znamená hodnotu vašej Zníženia = 128000€, ako údaj o tom, koľko môžete primerane minúť na riadenie rizík - to by malo byť súčasťou revidovaného odhadu projektu (napríklad poistenie).
Plán zmeny. Riadenie rizík je plynulý proces, pretože riziká sa neustále menia. Dnes môžete priradiť nejaké riziko s vysokou pravdepodobnosťou a veľkým dopadom. Zajtra sa pravdepodobnosť alebo dopad môžu zmeniť. Niektoré riziká môžu tiež úplne spadnúť zo stola, zatiaľ čo iné prichádzajú do hry.
Pomocou programu Exposure môžete zistiť, či chcete projekt skutočne vykonať. Ak je celkový odhad projektu 750000€ a vaša expozícia je 0,329, platí všeobecné pravidlo, že oproti odhadu máte potenciál 246000€. Môžete si zarátať peniaze navyše... pre každý prípad? Ak nie, možno budete chcieť prehodnotiť rozsah projektu.
Súčasťou dobrého pohotovostného plánu je signál včasného varovania. Ak existuje výsledok testu, ktorý vám povie, či potrebujete prijať svoj pohotovostný plán, nezabudnite výsledky testu urýchliť. Ak nie je dobrý výstražný signál, skúste ho navrhnúť.
Pomocou tabuľky neustále sledujte plán rizík. Riziká sa menia, staré riziká môžu zmiznúť a nové riziká sa zamerajú.
Vždy vyšetrujte. Čo ti chýbalo? Čo sa môže stať, o čom si ešte neuvažoval? Toto je jedna z najťažších vecí a jedna z najkritickejších. Vytvorte zoznam a opakovane ho kontrolujte.

Možno ich budete mať na pamäti, ale nedávajte také veci do svojho plánu rizík.
Ak ste neskúsený projektový manažér alebo je projekt malý, zvážte úsporu času tým, že preskočíte kroky, ktoré sa buď neuplatňujú, alebo na projekt majú malý vplyv; obísť formálne hodnotenie pravdepodobnosti a dopadu, urobiť „mentálnu matematiku“ a okamžite skočiť na pohľad na Závažnosť. Napríklad, ak potrebujete vykonať údržbu elektrického obvodu a táto činnosť spôsobí výpadok servera, je „riskantnejšie“ presunúť server pred údržbou do nového obvodu alebo počkať, kým sa údržba neukončí, aby sa stroj vrátil online. V obidvoch prípadoch server klesá - môžete však len určiť, ktorá aktivita predstavuje pre projekt najmenšie riziko.

Varovania

Zvážte, čo sa môže stať, ak sa pokazia naraz dve alebo tri veci. Pravdepodobnosť bude veľmi nízka, ale vplyv môže byť extrémny. Takmer každá veľká katastrofa zahŕňala niekoľko zlyhaní.
Nedovoľte, aby politika zasahovala do vášho hodnotenia. Toto sa stáva veľa. Ľudia nechcú veriť, že veci, ktoré kontrolujú, sa môžu pokaziť, a budú s vami často bojovať o úroveň rizika. „Och, to by sa nikdy nemohlo stať“, by mohla byť pravda, ale opäť by to mohlo byť niekoho hovoriace ego.
Nepoužívajte ignorovať Nižšia rizikové položky úplne, ale nie tráviť veľa času s nimi. Pomocou položiek Vysoká, Stredná a Nízka označte, koľko úsilia vynaložíte na sledovanie každého rizika.
Nenechajte sa príliš zložitým pre projekt. Riadenie rizík je dôležitou súčasťou projektu, ale nemalo by zatieniť skutočnú prácu, ktorá sa má vykonať. Ak si v tom nedáte pozor, môžete začať prenasledovať irelevantné riziká a preplniť svoj plán zbytočnými informáciami.
Nepredpokladajte, že máte identifikované všetky riziká. Povaha rizika je nepredvídateľná.

Prečítajte si tiež: Ako pridať svoju kartu progresívneho poistenia do peňaženky Apple na iPhone?

Ako vypracovať plán riadenia rizík?

Kroky

Tipy

Varovania

Komentáre (20)

Prečítajte si tiež: