Ako riadiť projekt?

Potom komunikáciou s členmi projektu zvládnete projekt k úspechu.

Projekt je veľká zodpovednosť, ale môžete si ho uľahčiť tým, že si ho naplánujete vopred. To sa dosiahne identifikáciou cieľov vášho projektu a ich rozdelením na použiteľné kroky. Buďte si vedomí akýchkoľvek rozpočtových alebo časových obmedzení, budete musieť svoje plány prispôsobiť, pretože projekt sa formuje. Potom komunikáciou s členmi projektu zvládnete projekt k úspechu.

Časť 1 z 3: načrtnutie projektu a zadanie úloh

1
Identifikujte ciele projektu. Nájdite si čas a opíšte účel svojho projektu a čo dosiahne. Napíšte to na tabuľu, počítačový dokument alebo papier v niekoľkých vetách. Popis by mal byť čo najkonkrétnejší a najzrozumiteľnejší.
- Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je predstierať, že píšete oznámenie o uvedení na trh pre hotový výrobok. Predstavte si, aký bude projekt, keď s ním skončíte.
- Napríklad „postaviť dom“ je veľmi základný popis. „Postaviť 3-spálňový presklený plážový dom“ je popisnejší a užitočnejší.
2
Vytvorte si zoznam úloh, ktoré musíte splniť. Vymyslite spôsoby, ako dosiahnuť ciele projektu. Začnite veľkými krokmi a vytvorte si ich pod svojim cieľom. Získate tak základnú predstavu o tom, čo musíte urobiť. Rozdeľte tieto kroky na menšie, aby boli praktickejšie.
- Môže byť užitočné začať s víziou konečného projektu a zistiť, čo musíte urobiť, aby sa stal realitou.
- Ak napríklad vytvárate webovú stránku, musíte vytvoriť grafiku, zadať kódovanie a napísať text stránky.
- Uskutočniteľným krokom môže byť „Použiť filter na obrázok slona a potom ho uverejniť na webovej stránke“.
3
Prejdite si zoznam so svojim tímom. Nechajte svoj tím pozrieť sa na zoznam a vyjadriť svoje názory. Mnohokrát prídu s ďalšími malými krokmi potrebnými na dosiahnutie tých, ktoré ste uviedli. Zdieľanie týchto krokov tiež zaisťuje, že všetci, ktorí pracujú na projekte, sú na tej istej stránke.
- Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je vytvoriť myšlienkovú mapu. Za týmto účelom najskôr uveďte zoznam veľkých úloh a potom nakreslite „vetvy“, ktoré ich spájajú s menšími krokmi a nápadmi. Nezabudnite odfotiť mapu alebo uložiť papier.
4
Odhadnite časovú požiadavku a náklady na každý krok. Vráťte sa ku každému z uvedených krokov a vypočítajte, aké zdroje použijete na ich dosiahnutie. Váš odhad nebude 100% presný, ale mal by vám poskytnúť predstavu o tom, čo je potrebné na dokončenie projektu. Nezabudnite, že úlohy, ktoré vaša skupina predtým nesplnila, zaberajú viac času a peňazí, takže s tým počítajte.
- Môžete skúmať, koľko času a peňazí trvá úloha, vyhľadaním na internete a opýtaním sa ľudí, ktorí to už urobili. Expertný kodér vám napríklad môže povedať, ako dlho trvá vytvorenie nového programu pre váš web.
- Môže byť užitočné vyhradiť určitý čas na úlohy, ktoré môžu pokračovať donekonečna. Napíšte napríklad: „Tvorbe grafického rozloženia strávime až 20 hodín.“
- Ak si nie ste istí nákladmi na krok, môžete uviesť, koľko času a peňazí ste ochotní vyčleniť na dokončenie kroku. Napíšte napríklad: „Táto časť nášho herného sveta musí byť hotová do 2 mesiacov a stáť menej ako 750€“
5
Usporiadajte úlohy do časovej osi. Teraz sa vráťte k veľkému zoznamu krokov a usporiadajte ich do funkčného stavu. Úlohy môžete zoskupiť do fáz s termínmi, čo je užitočné pre udržanie vášho tímu na dobrej ceste.
- Napríklad pri vytváraní webovej stránky môžu byť fázami projektu alebo míľnikmi budovanie, navrhovanie a testovanie.
- Keď dokončíte míľnik alebo etapu, môže byť užitočné oceniť prácu vášho tímu. Pošlite im povzbudzujúcu správu, kúpte im šišky alebo urobte niečo iné, čo ich inšpiruje.
6
Priraďte účastníkom projektu úlohy. Rozhodnite sa, na ktorých úlohách budú vaši členovia skupiny pracovať. Ak to chcete urobiť, porozprávajte sa s každou osobou, aby ste zistili svoje silné stránky a oblasti odbornosti. Môžete tiež rozdeliť časť zodpovednosti tým, že členovia projektu budú dobrovoľne pracovať pre rôzne časti.
- Napríklad by ste pravdepodobne chceli, aby sa grafik zaoberal vizuálnym aspektom projektu. Potom môžete stavebné práce priradiť niekomu inému.

Ako projekt prebieha — Povedzte im, či je tvorca projektu šéf, kupujúci alebo učiteľ, o tom, ako projekt prebieha.

Časť 2 z 3: zvládanie problémov v projekte

1
Skontrolujte rozpočet a termín projektu. Sčítajte si odhady času a nákladov a potom si prečítajte zadané úlohy. Môžete vidieť, že projekt je príliš veľký a komplikovaný na to, aby ste ho mohli dokončiť včas a pod rozpočtom, alebo nemáte dostatok ľudí. Na dokončenie projektu budete musieť vykonať zmeny.
- Môžete napríklad mať iba niekoľko týždňov na dokončenie videohry. Budete musieť hru dohrať, otestovať a opraviť chyby najatím ďalších ľudí alebo posunutím dátumu vydania.
2
Ak nemôžete dokončiť projekt včas, posuňte termín späť. Ak si uvedomíte, že na dokončenie projektu budete potrebovať viac času, povedzte to osobe, ktorá projekt priradila. Môžu byť ochotní predĺžiť termín. Je dôležité, aby ste sa opýtali hneď, aby sa váš tím mohol prispôsobiť bez ohľadu na to, čo sa stane.
- Nezabudnite, že predĺžený termín znamená, že projekt stojí viac času a peňazí. Ak to má vplyv na váš projekt, uistite sa, že ste ho zahrnuli.
3
Ak je potrebné projekt dokončiť rýchlejšie, priveďte viac ľudí. Možno sa budete musieť poponáhľať, aby ste stihli termín, alebo môžu mať projekt stále nepriradené úlohy, ktoré treba splniť. Požiadajte o pomoc organizátora projektu alebo nájdite ľudí, ktorí by mohli prevziať niektoré úlohy.
- V podnikateľskom prostredí viac pracovníkov znamená, že dokončenie projektu stojí viac. Zaistite kompenzáciu zvýšením rozpočtu.
4
Odstráňte niektoré kroky na rýchlejšie dokončenie projektu. Niekedy nie je vaša počiatočná vízia projektu možná. Vystrihnite niektoré kroky, aby ste sa zamerali na dôležité vlastnosti projektu. Pomôže vám to splniť všetky problémy s rozpočtom alebo termínom.
- Napríklad vývojári videohier musia často obmedziť funkcie, ktoré sú príliš nákladné alebo ich nemožno dokončiť pred dátumom vydania hry.
5
Rozhodnite o spôsoboch riešenia najhorších scenárov. Zamyslite sa nad tým, čo sa s najväčšou pravdepodobnosťou počas projektu pokazí. Ak ich chcete naplánovať, napíšte si spôsoby, ako týmto problémom predchádzať, a v prípade ich vzniku sa s nimi vysporiadajte.
- Môžete sa napríklad obávať, že klient zmení projekt na poslednú chvíľu. Na kompenzáciu sa rozhodnite uchovávať dokumentáciu diela a poskytovať klientovi časté aktualizácie.

Ak chcete riadiť projekt, začnite identifikáciou cieľov projektu a krokov potrebných na ich splnenie.

Časť 3 z 3: práca na projekte

1
Na zahájenie projektu zorganizujte úvodné stretnutie. Stretnite sa so svojim tímom naposledy pred začiatkom práce na projekte. Znova si spoločne prečítajte plán a uistite sa, že každý vie, čo je projekt a čo sa od neho očakáva.
- Je načase vysvetliť všetky vaše očakávania týkajúce sa aktualizácií stavu.
- Toto by nemalo byť prvýkrát, čo váš tím, šéfovia alebo klienti počujú o vašich projektových plánoch. Aktualizujte ich vo fáze plánovania.
2
Zostaňte v kontakte so svojim tímom a sledujte priebeh projektu. Váš tím by vás mal pravidelne informovať o svojej práci. Dajte im vedieť, že by vám mali okamžite povedať o svojich obavách alebo problémoch, ktoré majú. Tieto veci budete potrebovať vedieť, aby ste mohli udržať projekt v poriadku.
- Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je vybrať si určitý čas, napríklad na konci týždňa, na povinnú registráciu.
- Ak vás člen projektu zabudne aktualizovať, kontaktujte ho. Opýtajte sa ich, ako projekt pokračuje a aký pokrok dosiahli.
3
Informujte klienta o vývoji projektu. Povedzte im, či je tvorca projektu šéf, kupujúci alebo učiteľ, o tom, ako projekt prebieha. Pošlite im rýchly e -mail alebo telefonujte, keď je hlavná fáza dokončená alebo sa vyskytne problém. Dobrá komunikácia poskytuje istotu, že projekt je v dobrých rukách.
- Vysokoškolský profesor môže napríklad požadovať, aby ste predložili míľnikové správy o svojom doktorandskom projekte, aby ste sa uistili, že práca bude vykonaná včas.
4
Upravte plán podľa potreby, aby ste prácu dokončili. Projekty zvyčajne nejdú perfektne, takže budete musieť zmeniť svoje plány. Keď už krok nemôžete dokončiť, nájdite nové spôsoby, ako dosiahnuť konečný cieľ, ktorý ste si predtým predstavovali.
- Môžete napríklad upraviť termín, upraviť rozpočet, obmedziť niektoré kroky alebo požiadať svoj tím, aby dnes vykonal prácu navyše.
5
Prezrite si projekt a poučte sa z toho, čo sa stalo. Keď je projekt dokončený, vráťte sa a pozrite sa na svoje plány. Opýtajte sa sami seba, čo bolo na projekte dobré a zlé a čo sa dalo urobiť lepšie. Rozhodnite, či projekt splnil vašu pôvodnú predstavu.
- Požiadajte svoj tím o spätnú väzbu. S najväčšou pravdepodobnosťou budú mať pre vás veľký prehľad, ktorý môže zlepšiť váš ďalší projekt.

Ktorá projekt priradila — Ak si uvedomíte, že na dokončenie projektu budete potrebovať viac času, povedzte to osobe, ktorá projekt priradila.

Tipy

Zoznámte sa s každým vo svojom projekte a s tým, čo potrebuje. Čím viac budete vedieť o ich úlohách, tým je väčšia pravdepodobnosť, že projekt bude úspešný.
Vždy si buďte vedomí stavu projektu. Ste správcom, takže vždy požiadajte o aktualizácie stavu, keď je to potrebné.
Vyhnite sa predstieraniu, že všetko viete. Ostatní členovia projektu môžu mať nápady, ktoré by vás nikdy nenapadli.
Vlastnite svoje chyby a vždy podporujte svoj tím. Vďaka tomu sa stanete lepším manažérom.

Prečítajte si tiež: Ako úspešne dokončiť projekty?

Ako riadiť projekt?

Kroky

Časť 1 z 3: načrtnutie projektu a zadanie úloh

Časť 2 z 3: zvládanie problémov v projekte

Časť 3 z 3: práca na projekte

Tipy

Prečítajte si tiež: