Ako zorganizovať zbierku?

Ak chcete usporiadať zbierku, budete musieť zistiť, aký druh udalosti chcete mať, a potom sa rozhodnúť pre miesto konania a zoznam hostí.

Bez ohľadu na to, či sa chcete zapojiť do aktivizmu, alebo potrebujete zhromaždiť peniaze pre svoje blízke ciele, zbierka je zábavným a efektívnym spôsobom, ako to urobiť. Vyberte príčinu a typ udalosti, potom nájdite miesto, kde sa má udalosť konať. Naplánujte si akciu a zorganizujte všetky potrebné zásoby, služby a personál, aby ste mali o logistiku postarané. Propagujte finančnú zbierku a predajte lístky, aby ľudia skutočne prišli. V deň konania udalosti nezabudnite na zbierku finančných prostriedkov s dostatočným predstihom, aby ste zabezpečili jej bezproblémový priebeh. Čoskoro budete zháňať peniaze na niečo dôležité pre vás a pomáhať iným!

1. časť zo 6: výber typu udalosti

1
Definujte príčinu vašej finančnej zbierky. Vyberte si vec alebo problém, ktorý je pre vás dôležitý, ak chcete získať peniaze na charitatívne účely. Zapíšte si dôvody, pre ktoré chcete získať peniaze, ak je to osobná záležitosť, napríklad získanie peňazí pre váš športový tím.
- Môžete sa napríklad rozhodnúť získať peniaze na boj proti rakovine, humanitárnu krízu v Sudáne alebo boj proti požiarom v Austrálii. Vyberte si vždy len jednu dôležitú otázku, do ktorej chcete zbierať finančné prostriedky, aby ste sa vyhli ohromeniu.
- Ak si nie ste istí, na čo chcete získať peniaze, ale viete, že sa chcete zapojiť do zbierania peňazí, skúste sa porozprávať s organizáciami vo vašej komunite. Prístrešky pre bezdomovcov, organizácie veteránov, školy a knižnice často potrebujú finančné prostriedky a vy budete mať skutočný dopad priamo vo svojej vlastnej komunite.
2
Stanovte si cieľ získavania finančných prostriedkov. Určte sumu peňazí, ktorú chcete zarobiť, čo je suma peňazí, ktorá vám zostane po odpočítaní výdavkov, výpočtom množstva, ktoré potrebujete alebo chcete získať pre danú vec. Ak sa budete snažiť dosiahnuť tento počet, pomôže vám to naplánovať si zvyšok podujatia.
- Napríklad, ak zháňate peniaze na boj proti lesným požiarom v Austrálii, môžete si stanoviť čistý cieľ vo výške 7460€, ktorý môžete venovať charitatívnym organizáciám, ktoré pomáhajú v tejto veci. To znamená, že chcete vyzbierať 7460€ pre prípad plus dostatočné množstvo na pokrytie výdavkov na zbierku.
- Ak zháňate peniaze na niečo ako športový tím, môžete vypočítať, koľko peňazí potrebujete na nové vybavenie alebo cestovné náklady, ktoré vám pomôžu stanoviť si cieľ. Ak potrebujete 750€ na nové dresy a 2990€ na cestu na turnaj, stanovili by ste si čistý cieľ 3730€
- Najlepšie je, ak budete so svojimi darcami a podporovateľmi úplne transparentní, kam pôjdu peniaze, ktoré zbierate.
3
Vyberte cieľové publikum na základe toho, o kom si myslíte, že vám záleží na vašej veci. Zamyslite sa nad účelom vašej fundraisingovej akcie a rozhodnite sa, či bude zameraná na široké publikum, alebo či bude zameraná na konkrétnejšie publikum, napríklad na priateľov a rodinu členov vášho športového tímu, podnikateľov alebo rodičov. To vám pomôže zvoliť typ udalosti a určiť, koho a koľko ľudí pozvať.
- Napríklad veľká charitatívna činnosť, ako napríklad získavanie peňazí pre deti v Sudáne, môže mať veľké, všeobecnejšie cieľové publikum, pretože ide skôr o svetový problém než o miestny problém.
- Ak zháňate peniaze na osobnejšiu vec, napríklad na účty za veterinárneho lekára domáceho miláčika, malo by zmysel obmedziť publikum na rodinu, priateľov a blízkych členov bezprostrednej komunity, pre ktorých je príčina dôležitejšia.
4
Vytvorte rozpočet. Urobte si zoznam všetkých vecí, o ktorých viete, že na ne budete musieť minúť peniaze. Zahrňte veci, ako sú personál, priestor na udalosti, jedlo a nápoje, pozvánky, rečníci alebo baviči hostí a akékoľvek ďalšie položky alebo služby, ktoré budú stáť peniaze.
- Ak zatiaľ neviete presnú cenu všetkého, za čo budete musieť zaplatiť, je to v poriadku. Môžete vytvoriť tabuľku so všetkými uvedenými výdavkami a potom ju pri plánovaní vyplniť odhadovanými nákladmi na každú položku.
- Možno budete môcť získať služby, predmety a dokonca aj priestor na podujatia darované miestnymi firmami alebo organizáciami. Vysvetlite im, že organizujete fundraisingové podujatie pre svoju charitu a že môžu prispieť na dôstojné účely a zviditeľniť svoje podnikanie darom pre vaše podujatie.
5
Podľa typu publika a rozpočtu vyberte, aký typ udalosti sa má konať. Ak sa necítite príliš kreatívne, vyberte si niečo tradičné, ako je umývanie auta, tichá aukcia alebo večera. Vyskúšajte niečo iné, ako sú preteky, vodné boje alebo turnaj v vybíjanej. Ak chcete urobiť niečo jedinečnejšie a zábavnejšie.
- Napríklad ak organizujete finančnú zbierku pre skupinu svojej školy, môžete usporiadať školský predaj alebo karneval.
- Uistite sa, že je udalosť zážitkom, na ktorom je zábavné sa zúčastňovať. Môžete mať hostí, ktorí prednášajú, kapelu, aktivity po večeri alebo čokoľvek iné, s čím by ste mohli prísť, aby hostí bavili a angažovali. Buďte kreatívni!
- Pri brainstormingu nápadov na toto podujatie si môžete vybrať medzi službami založenými na službách, ako sú umývačky automobilov, a súťažnými podujatiami, ako sú športové turnaje.
Tip: Pri výbere typu udalosti nezabudnite vziať do úvahy účel zbierky, váš rozpočet a cieľové publikum. Napríklad by ste nechceli vodný súboj, ak je vaším cieľovým publikom seniori.
6
Nájdite miesto na usporiadanie udalosti. Ak sa vaša akcia bude konať vo vnútri, hľadajte veľké vnútorné priestory pre akcie, ako sú školy, vinárstva, reštaurácie alebo konferenčné centrá. Ak organizujete outdoorové akcie, hľadajte vonkajšie priestory, ako sú parky alebo športové ihriská.
- Môžete skúsiť zistiť, kde sa konali ďalšie podobné udalosti, a opýtať sa na dostupnosť týchto miest.

Časť 2 zo 6: Plánovanie zbierky

1
Naplánujte si dátum a čas. Uistite sa, že priestor, do ktorého chcete zbierku vložiť, je k dispozícii v požadovaný deň a čas a vyhradte si ho. Ak je to potrebné, nechajte si medzi pozvanými na odpoveď dostatok času do dnešného dňa.
- Neplánujte svoju udalosť na rovnaké dni ako hlavné sviatky alebo iné veľké udalosti, aby ste predišli konfliktom a maximalizovali počet účastníkov.
2
Prejdite si zariadenia vybraného miesta a naplánujte nastavenie udalosti. Zaistite, aby bol dostatok miesta, a zistite, aký spotrebný materiál je k dispozícii na použitie, ak existuje. Vytvorte mapu priestoru a nakreslite, kam budú v deň konania smerovať rôzne veci.
- Ak napríklad organizujete finančnú zbierku v priestoroch konania akcií, ako je napríklad konferenčné centrum, pravdepodobne majú k dispozícii na zapožičanie alebo vypožičanie napríklad mikrofóny, zvukové systémy a ďalšiu elektroniku.
- Ak organizujete vonkajšiu zbierku, nezabudnite si naplánovať, kde budú napríklad parkovacie a koncesné stánky.
3
Informujte príslušné orgány a dokončite všetky požadované doklady. Vyskúšajte online alebo sa porozprávajte s ľuďmi, ktorí vo vašej oblasti hostili finančné zbierky, a zistite, aké povolenia sú potrebné. Vyplňte všetky požadované doklady a zaplaťte všetky poplatky, aby ste sa uistili, že je vaša udalosť legálna a vyhnete sa pokutám alebo iným problémom.
- Ak napríklad držíte tombolu, možno budete musieť hovoriť s úradom pre hranie hier. Ak predávate jedlo, možno sa bude musieť poradiť so zdravotným oddelením.

Potrebujem povolenie na uskutočnenie zbierky?

3. časť zo 6: organizácia podujatia

1
Nakúpte všetky potrebné zásoby. Prezrite si zoznam položiek, ktoré ste vytvorili pre svoj rozpočet. Nakúpte vopred toľko zásob, ako je to možné, a ubezpečte sa, že viete, kde môžete získať čokoľvek ďalšie, čo potrebujete, aby ste si kúpili priamo pred podujatím.
- Napríklad na tichú aukciu budete potrebovať veci, ako sú tabuľky, schránky, papier, perá a darované tovary a služby, ktoré chcete dražiť.
- Ak sa chystáte stravovať na svojej akcii, budete potrebovať veci ako jedlo, nápoje, poháre, taniere a príbory.
Tip: Môžete si prenajať väčšie predmety, ktoré použijete iba raz, napríklad stoly a stoličky, od požičovne udalostí.
2
Zarezervujte si všetky služby, ktoré na podujatí potrebujete. Najmite si akýkoľvek personál, ktorý potrebujete, napríklad ochranku alebo počkajte. Naplánujte si stravovacie služby, zábavu a čokoľvek iné, čo pre zbierku potrebujete.
- Napríklad, ak sa chcete na podujatí zabaviť naživo, objednajte si vopred skupinu. Ak chcete prísne kontrolovať vstup, najmite si strážnika, ktorý sa zúčastní predných dverí. Ak podávate jedlo, vyhradte si tím stravovacích zariadení, ktorý vám jedlo dodá a bude slúžiť hosťom.
3
Zostavte tím dobrovoľníkov, ktorí sa zúčastnia akcie. Porozprávajte sa s priateľmi, rodinou, ľuďmi, o ktorých viete, že podporujú vašu vec, a opýtajte sa ich, či sú ochotní pomôcť vašej zbierke. Zhromaždite dostatok dobrovoľníkov, ktorí vám pomôžu s aktivitami pred podujatím, ako aj s vedením samotného podujatia.
- Počet potrebných dobrovoľníkov závisí od toho, aká veľká je udalosť. Môžete si vytvoriť zoznam všetkých rôznych rolí a zodpovedností, s ktorými chcete pomôcť, aby ste sa rozhodli, koľko dobrovoľníkov potrebujete.
4
Delegujte úlohy spojené s vedením a ďalšie zodpovednosti na svoj tím podujatí. Keď budete mať tím zostavený, priraďte členom svojho tímu úlohy a uistite sa, že každý rozumie svojej konkrétnej práci alebo úlohe. Povzbuďte členov tímu, aby sa pýtali, ak im nie je jasné, o čom je ich pridelenie alebo zodpovednosť.
- Ak napríklad organizujete tichú aukciu, možno budete potrebovať 1-2 ľudí, ktorí vám pomôžu s marketingom a predajom vstupeniek pred uskutočnením akcie. Potom možno budete potrebovať 1 osobu, ktorá bude v deň konania daru prijímať dary a nakladať s peniazmi, 1 osobu nasmerovať hostí na parkovisko a 1 osobu uviesť hostí na svoje miesta.

Potrebujem právne dokumenty na uskutočnenie zbierky?

Časť 4 zo 6: Marketing zbierky

1
Propagujte zbierku online. Na uvedenie udalosti na trh použite sociálne médiá, e-mail a prípadne webovú stránku. Vytvorte stránky udalosti na Facebooku a Instagrame a inzerujte ju.
- Ak robíte iba jednorazovú finančnú zbierku, nemusí mať zmysel usilovať sa o vytvorenie webovej stránky pre dané podujatie. Ak sa však uvidíte, že hádžete viac, stojí za to venovať čas a úsilie vytvoreniu aspoň základnej webovej stránky, ktorú môžete použiť ako cieľovú stránku s informáciami o udalosti.
Tip: Požiadajte priateľov, rodinu a priaznivcov vašej veci, aby propagovali túto udalosť prostredníctvom svojich kanálov na sociálnych sieťach. Môžete tiež skúsiť požiadať miestne podniky, či by boli ochotní propagovať vaše podujatie prostredníctvom svojich sociálnych médií.
2
Do e-mailových výbuchov na všetky svoje kontakty. Vytvorte niekoľko e-mailov vrátane úvodného oznámenia a 2 až 3 následných e-mailov propagujúcich udalosť, ktoré obsahujú odkazy na všetky kanály sociálnych médií v rámci udalosti a informácie o tom, ako kúpiť vstupenky, darovať ich a zúčastniť sa ich. Pošlite tieto e-maily všetkým svojim osobným kontaktom.
- Môžete tiež požiadať svojich priateľov, rodinu a priaznivcov, aby preposlali alebo poslali každý e-mail na ich zoznamy kontaktov, aby sa informácia rozšírila medzi ďalších ľudí.
3
Na inzerciu zbierky použite tradičné médiá. Ak si to môžete dovoliť, vyberte si reklamný priestor v miestnych novinách alebo kontaktujte redakčné oddelenie a pokuste sa získať spravodajstvo o tejto udalosti. Oslovte miestne rozhlasové a televízne stanice a zistite, či poskytnú spravodajstvo o vašich udalostiach.
- Môžete pouvažovať nad inými formami tradičných médií, ako sú plagáty a letáky, ale nezabudnite, že tieto metódy nie sú veľmi ohľaduplné k životnému prostrediu. Používajte ich iba vtedy, ak to považujete za bezpodmienečne nevyhnutné.
4
Predpredaj vstupeniek na akciu. Na predaj lístkov online použite bezplatnú webovú stránku, napríklad EventBrite. Opýtajte sa miestnych podnikateľov, či sú ochotní byť predajnými miestami pre fyzické vstupenky, a pri marketingu podujatia inzerujte, kde sú vstupenky k dispozícii.
- Môžete ponúknuť zľavu „včasné vtáča“, aby ste povzbudili ľudí k skorému nákupu.
- Môžete tiež ponúknuť skupinovú zľavu, aby ste povzbudili ľudí, aby to povedali svojim priateľom a rezervovali si vo väčších skupinách.
- Zvážte udalosť VIP Early Access. Ak napríklad organizujete tichú aukciu, môžete si účtovať príplatok za VIP lístky, ktoré držiteľom umožnia včas sa prihlásiť do aukcie a rozšíriť rozsah tovaru. Alebo ak organizujete benefičný koncert, môžete sa stretnúť pred koncertom a pozdraviť VIP.

5. časť zo 6: Príprava financií

1
Ak je to vo vašej oblasti potrebné, otvorte si bankový účet. Napríklad v mnohých štátoch USA musíte zriadiť bankový účet pre svoju charitu, ak chcete dostávať dary od verejnosti. Urobte si prieskum online, aby ste zistili, či je to potrebné, kde žijete.
- Zadajte názov účtu, aby ste sa ubezpečili, že je jasný pre daňové účely. Napríklad ak zbierate finančné prostriedky na dieťa menom Susan Baker, ktoré sa lieči na rakovinu, pomenujte účet napríklad „Darcovský fond Susan Baker “.
2
Získajte skrinku na zámok a prezlečte sa, ak plánujete dostávať hotovosť a skontrolovať dary. Uložte hotovosť a prijaté šeky do schránky. Nechajte si zmeny aj v schránke alebo nechajte osobu zodpovednú za dary, aby sa nechala meniť vo vrecku alebo peňaženke.
- Ak dostanete dary šekom, vytlačte alebo napíšte veľké, zreteľné znamenie, aby ste darcom vedeli, komu sú šeky splatné, ktoré môžete počas udalosti umiestniť kamkoľvek viditeľne.
3
Ak chcete dostávať platby kreditnou kartou, zaobstarajte si správne vybavenie. Získajte automat na kreditné karty alebo mobilné platobné zariadenia, napríklad Square, ktoré fungujú s mobilnými telefónmi, ak chcete prijímať platby kartou.
- Upozorňujeme, že spoločnosť Square má spojené poplatky a spoločnosti vydávajúce kreditné karty berú percento z každého predaja ako platbu.
- Môžete si tiež zriadiť účet PayPal, ktorý vám pomôže prijímať dary.

V deň konania udalosti nezabudnite na zbierku finančných prostriedkov s dostatočným predstihom, aby ste zabezpečili jej bezproblémový priebeh.

6. časť zo 6: nastavenie a prevádzka udalosti

1
S prípravou začnite deň vopred alebo veľmi skoro v deň konania akcie. Vždy sa objavia závady na poslednú chvíľu, ktoré spôsobujú meškanie, takže sa nezabudnite na prípravu pripraviť dostatočne včas pred začiatkom udalosti. Spýtajte sa, či môžete usporiadať deň alebo noc pred podujatím, ak ho organizujete v interiéri, alebo sa tam najskôr ráno vydať, aby ste ho mohli zahájiť v deň konania, aby bolo všetko v poriadku.
- Pokúste sa získať tím dobrovoľníkov, ktorí vám pomôžu s nastavením, a požiadajte priateľov, rodiny a veľkých priaznivcov vašej veci, ak sú ochotní prísť, pomôcť vám s nastavením.
2
Po nastavení vykonajte nácvik priebehu akcie s akýmkoľvek personálom podujatia. Uistite sa, že každý vie, kde majú byť počas akcie a aké sú ich povinnosti. Takto zabezpečíte plynulý priebeh akcie a nedôjde k zámene medzi pomocníkmi.
- Ak je napríklad pri udalosti parkovacie miesto, nechajte si niekoho z pomocníkov precvičiť smerovanie imaginárnej premávky. Ak niekto bude sedieť hostí, nechajte ho nacvičiť si, ako to urobí.
3
Poskytnite hosťom jasné pokyny. Uistite sa, že účastníci presne vedia, kam majú ísť a aké sú funkcie jednotlivých priestorov. Vytvárajte značky alebo podklady s podrobnosťami o udalosti, napríklad časovou osou a mapou.
- Napríklad ak prevádzkujete tichú aukciu, urobte veľké značky, ktoré určia, kde je možné brať ponuky, kam chodia ľudia platiť, a ďalšie potrebné informácie.
Tip: Ak potrebujete počas akcie poskytnúť ústne pokyny, nezabudnite nastaviť zvukový systém a mikrofón a vyskúšať ich pred príchodom hostí.
4
Dajte niekomu zodpovednosť za prijímanie a narábanie s darmi. Postavte darcovský stôl a priraďte dobrovoľníka, ktorý bude celý čas obsluhovať stôl, zbierať dary a narábať s peniazmi. Poskytnite im uzamykateľnú schránku na hotovosť a šeky, ako aj vybavenie potrebné na uskutočnenie akýchkoľvek iných spôsobov platby, napríklad automat na kreditné karty alebo systém Square.
- Uistite sa, že niekto neustále sleduje tabuľku peňazí a darov. Ak hlavný zodpovedný musí vstať a ísť na toaletu alebo niečo podobné, zabezpečte, aby ich niekto dočasne nahradil.
5
Počas akcie komunikujte s hosťami. Buďte pozitívni a energickí. Opýtajte sa hostí, či sa majú dobre a či majú spätnú väzbu. Dajte im vedieť, ako ste vďační za ich účasť a štedrosť.
- Popremýšľajte, ako zapojiť hostí aj online. Môžete napríklad vytvoriť hashtag pre udalosť a požiadať hostí, aby sa o svoje skúsenosti podelili prostredníctvom sociálnych médií s týmto hashtagom. Môžete tiež vytvoriť filter udalostí na Instagrame a nechať hostí, aby počas účasti nahrávali obrázky pomocou filtra.
6
Po skončení akcie pošlite poďakovanie priaznivcom a hosťom. Hneď po skončení akcie zverejnite na sociálnych sieťach všeobecné správy vďačnosti podporovateľom, darcom, dobrovoľníkom a hosťom. Osobným poďakovaním pošlite e-mailom každému, na koho máte kontaktné informácie, ešte 1 - 2 dni po udalosti.
- Nezabudnite uviesť informácie o tom, koľko peňazí ste mohli vyzbierať, a pripomenúť všetkým, na čo tieto peniaze pôjdu.
- Poskytnite všetky relevantné informácie o tom, ako môžu ľudia naďalej podporovať vec. Napríklad odkazy na charitatívne organizácie, ktoré dostávajú priebežné dary na niečo ako hlad vo svete.

Prečítajte si tiež: Ako získať peniaze online?

Ako zorganizovať zbierku?

Kroky

1. časť zo 6: výber typu udalosti

Časť 2 zo 6: Plánovanie zbierky

3. časť zo 6: organizácia podujatia

Časť 4 zo 6: Marketing zbierky

5. časť zo 6: Príprava financií

6. časť zo 6: nastavenie a prevádzka udalosti

Otázky a odpovede

Komentáre (11)

Prečítajte si tiež: