Ako sa brániť počas imigračného auditu?
Najlepším spôsobom, ako sa brániť počas imigračného auditu, je byť proaktívny a mať zavedenú politiku na dodržiavanie federálnych zákonov.
Ak vlastníte alebo prevádzkujete malú firmu, prijatie oznámenia od amerického imigračného a colného úradu (ICE) o tom, že sa kontrolujú vaše imigračné formuláre, môže byť stresujúcim zážitkom - ale nemusí. Napriek tomu, že porušenie môže mať za následok vysoké pokuty, tieto sankcie vyplývajú z toho, že vedome nedodržali požadovanú dokumentáciu pre všetkých zamestnancov. Najlepším spôsobom, ako sa brániť počas imigračného auditu, je byť proaktívny a mať zavedené politiky na dodržiavanie federálnych zákonov. Dôkazy o týchto zásadách v kombinácii s prísnym uchovávaním záznamov môžu poraziť obvinenie, že ste úmyselne ignorovali zákonné požiadavky.
Časť 1 z 3: školenie administrátorov
- 1Stanovte zásady pre vytváranie a uchovávanie i-9. Štandardné zásady pre zaobchádzanie s I-9 a ich dodržiavanie dôsledne znižujú riziko straty požadovaných dokumentov.
- Vaše podnikanie musí mať evidenciu I-9 pre každého zamestnanca prijatého po 6. novembri 1986. Ak prepustíte zamestnanca, musíte držať jeho I-9 v evidencii tri roky od dátumu prijatia do zamestnania alebo rok po skončení pracovného pomeru., podľa toho, čo je dlhšie.
- Každý nový nájom musí v deň nástupu do zamestnania absolvovať hornú časť svojej I-9. Oddiel 2 by mal byť vyplnený a príslušné dokumenty by mali byť overené do troch dní od dátumu prijatia zamestnanca.
- Nie je konkrétne vyžadované, aby ste kopírovali dokumenty poskytnuté na overenie pracovného oprávnenia zamestnanca. Ak sa však rozhodnete tieto dokumenty kopírovať, mali by ste to urobiť dôsledne pre každého zamestnanca.
- Uchovajte dva oddelené súbory, jeden pre súčasných zamestnancov a jeden pre zamestnancov s ukončením pracovného pomeru. Vďaka tomu je proces čistenia starých I-9 efektívnejší.
- Vaše súbory I-9 by mali byť uchovávané oddelene od ostatných vašich osobných záznamov, aby ste nemuseli tráviť čas ich triedením pri každoročných automatických auditoch alebo ak dostanete oznámenie o inšpekcii od ICE.
- 2Poskytnite písomnú príručku. Americké občianske a imigračné služby (USCIS) vydávajú príručku I-9, ktorá vysvetľuje formy a spôsob, ako dodržiavať federálne zákony.
- Príručku zamestnávateľa I-9 si môžete stiahnuť na adrese http://uscis.gov/i-9-central.
- Okrem príručky poskytnutej spoločnosťou USCIS by ste mali mať aj písomnú dokumentáciu o konkrétnych politikách a postupoch vašej spoločnosti vrátane mien a kontaktných informácií na správcov zodpovedných za dodržiavanie imigračných predpisov. Skontrolujte informácie vo svojej príručke a pravidelne ich aktualizujte.
- 3Na dokončenie i-9 zadajte konkrétnych správcov. Umožnenie dokončenia školenia I-9 určitým správcom vám môže pomôcť kontrolovať proces a predchádzať chybám.
- Uistite sa, že vaši správcovia si prečítali príručku USCIS a samotný formulár I-9. Mali by byť schopní rozpoznať bežné chyby, ktorých sa zamestnanci dopúšťajú pri vypĺňaní formulárov, aby boli vaše čísla I-9 správne prvýkrát, a nemali by čakať na audit, aby identifikovali nepresnosti alebo neúplné formuláre.
- Ak máte malý počet zamestnancov, môžete určiť jedného manažéra, ktorý bude mať na starosti I-9, aj keď máte niekoľkých manažérov, ktorí majú právomoc prijímať nových zamestnancov.
- Správca zodpovedný za I-9 by mal vytvárať pripomenutia, keď prijímate zamestnancov s dočasnými pracovnými povoleniami, aby sa ich formuláre mohli aktualizovať, keď sa tieto oprávnenia zmenia alebo ich platnosť skončí.
Ak nepoužívate externú audítorskú spoločnosť, mali by ste zamestnať zamestnanca, ktorý sa bežne nezúčastňuje na nábore alebo procese I-9 na audit vašich I-9. - 4Organizujte školenia každý rok. Pravidelne plánované školenia a udržiavacie kurzy pre správcov poskytujú dôležitú ochranu v prípade, že počas auditu dôjde k nezrovnalostiam.
- V ideálnom prípade by ste mali naplánovať školenia po dokončení ročného automatického auditu, aby ste mohli informovať príslušných správcov o všetkých zistených chybách.
- Zaistite, aby správcovia zodpovední za I-9 chápali aj antidiskriminačné ustanovenia federálneho zákona. Všetky zásady by mali byť konzistentné a nemali by ste od zamestnanca vyžadovať dodatočnú alebo odlišnú dokumentáciu len preto, že má cudzie znejúce meno.
Časť 2 z 3: vykonávanie vlastných auditov
- 1Zvážte uzatvorenie zmluvy s externou audítorskou spoločnosťou. Služba tretej strany so skúsenosťami s auditovaním I-9 môže nájsť chyby, ktoré by niekomu z vašich vlastných zamestnancov chýbali.
- Použitie audítora tretej strany môže prispieť k zisteniu, že ste sa v dobrej viere pokúsili dodržať federálne imigračné zákony.
- Niektoré spoločnosti poskytujú zástupcov pre obhajobu auditu a vykonávanie audítorských služieb. Hľadajte online alebo sa porozprávajte s inými vlastníkmi malých firiem a nájdite službu, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám a rozpočtu vašej firmy.
- ICE zahŕňa každoročné vlastné audity ako súčasť svojich osvedčených postupov. V prípade, že inšpekcia ICE odhalí chyby, dôkazy o pravidelných vlastných auditoch poskytujú obranu, že to s dodržiavaním prisťahovalectva myslíte vážne.
- Ak nepoužívate externú audítorskú spoločnosť, mali by ste zamestnať zamestnanca, ktorý sa bežne nezúčastňuje na nábore alebo procese I-9 na audit vašich I-9.
- 2Zostavte zoznam všetkých zamestnancov. Musíte mať I-9 pre všetkých súčasných zamestnancov, ako aj pre tých, ktorí boli prepustení za posledné tri roky.
- Možno budete chcieť vytvoriť tabuľku so zoznamom zamestnancov, aby ste mohli sledovať každý I-9 pri vykonávaní auditu. Vytvorte riadok pre každého zamestnanca, ktorý potrebuje I-9, a potom vytvorte stĺpce pre úplné a presné I-9, I-9, ktoré vyžadujú opravu alebo chýbajúce I-9. Vďaka tomu môžete na prvý pohľad skontrolovať celého svojho personálu.
- 3Zhromaždite i-9 pre všetkých zamestnancov. Vytiahnite všetky formuláre, ktoré máte, a porovnajte ich so svojim zoznamom zamestnancov, aby ste zaistili, že vám nebudú chýbať žiadne I-9.
- Musíte tiež udržiavať aktuálne I-9 pre neaktívnych zamestnancov-každého, kto bol prepustený, ale má nárok na obnovu zamestnania, alebo tých, ktorí sú v súčasnosti na dovolenke.
- U zamestnancov s rozviazanou prácou skontrolujte, či ich musíte zachovať. Ak bol zamestnanec prijatý pred viac ako tromi rokmi alebo bol prepustený pred viac ako rokom, môžete zničiť I-9 tohto zamestnanca.
- Poznačte si všetky I-9, ktoré odstránite, zo svojich záznamov s menom zamestnanca a dátumom vymazania I-9. Potom skartujte I-9.
- 4Vyhodnoťte každú i-9. Starostlivo skontrolujte každú časť každého formulára podľa pokynov uvedených v príručke I-9 vydanej USCIS.
- Zamestnanec musí vyplniť časť 1 svojho oddielu I-9 a uviesť meno, adresu, rodné priezvisko a dátum narodenia. Zamestnanec potom musí poskytnúť svoje číslo sociálneho poistenia a formulár podpísať alebo datovať.
- Ak formulár nie je správne vyplnený, mali by ste sa so zamestnancom ihneď porozprávať o oprave chyby alebo nedostatku.
- Skontrolujte informácie vo formulári o dokumentoch dodaných zamestnancom. Ak platnosť týchto dokumentov vypršala alebo je potrebné ich aktualizovať, požiadajte zamestnanca o predloženie aktuálnej dokumentácie.
- Uistite sa, že skontrolované dokumenty boli vo formulári uvedené správne a že fotokópie skontrolovaných dokumentov sú priložené k pracovnému listu I-9.
- Poznačte si do svojho rozpisu alebo tabuľky, že je potrebné opätovné overenie dokumentov zamestnanca. Keď dostanete a skontrolujete aktuálne dokumenty, aktualizujte tabuľku o dátum opätovného overenia dokumentov.
- Aj keď sa vyhotovovanie fotokópií dokumentov nevyžaduje, ak sú fotokópie vyhotovené, musia byť čitateľné a musia byť zachované spolu s formulárom I-9, ktorého sa týkajú.
Pravidelne plánované školenia a udržiavacie kurzy pre správcov poskytujú dôležitú ochranu v prípade, že počas auditu dôjde k nezrovnalostiam. - 5Opravte všetky chyby. Na opravu chybného I-9 musíte namiesto toho, aby zamestnanec vyplnil nový formulár, postupovať podľa špecifických postupov zavedených spoločnosťou USCIS.
- Niektoré formuláre môže byť potrebné aktualizovať - napríklad ak sa zamestnanec oženil a zmenil svoje priezvisko.
- Vo väčšine prípadov môžete jednoducho opraviť informácie v pôvodnom formulári. Škrtnite nepresné informácie a pridajte opravu. Potom začnite s opravou a napíšte dátum opravy.
- Poznačte si do svojho zoznamu opravu a dátum, kedy bola vykonaná.
- Ak sa chyba nedá ľahko opraviť, napríklad jednoduchým prečiarknutím nesprávnych informácií a napísaním správnych informácií nad ňu, mali by ste nechať zamestnanca vyplniť nový I-9. Pripojte starý, nesprávny I-9 k novému, správnemu. Neničte ani nevyhadzujte starý I-9 a nedávajte s ním nový.
- 6Spolupracujte so zamestnancami na dokončení chýbajúcich i-9. Ak súčasný zamestnanec nevyplnil I-9, požiadajte ho, aby vyplnil hornú časť formulára a predložil príslušnú dokumentáciu.
- Ak zamestnanec nemá I-9 a vy ho vytvoríte na pokrytie nedostatku, dávajte pozor, aby ste ho neaktualizovali. Mali by ste radšej použiť dátum, kedy sú skontrolované podporné dokumenty zamestnanca.
- Všimnite si vytvorenia novej I-9 v zozname zamestnancov ako nápravného opatrenia a zahrňte dátum, kedy bola nová I-9 dokončená.
- Ak pre zamestnanca, ktorý bol prepustený, chýba I-9, urobte si poznámku o neprítomnosti a ponechajte si ju u svojich I-9 rovnako dlho, ako by ste potrebovali na zachovanie I-9 tohto zamestnanca.
Časť 3 z 3: Zaobchádzanie s kontrolami ICE
- 1Dostaňte oznámenie o kontrole (NOI). Proces inšpekcie ICE začína, keď vám bude doručený NOI, ktorý vás prinúti predložiť formuláre I-9 na audit.
- Vo vašom oznámení bude uvedené, ako bude kontrola prebiehať. V niektorých prípadoch sa môže stať, že sa vo vašom sídle objaví úradník ICE, ktorý bude vykonávať inšpekciu. V ostatných prípadoch jednoducho musíte svoje formuláre poslať na príslušnú pobočku ICE.
- Namiesto oznámenia môžete dostať predvolanie alebo príkaz požadujúci vaše formuláre. Kým máte tri dni na predloženie dokumentov požadovaných NOI, musíte okamžite predložiť dokumenty požadované na predvolanie alebo príkaz.
- 2Zvážte konzultáciu s právnikom. Ak máte obavy, že vami predložené I-9 neprejdú kontrolou, mali by ste čo najskôr kontaktovať skúseného zástupcu a prediskutovať svoje možnosti.
- Vyhľadajte advokáta, ktorý má skúsenosti s prácou s ICE a USCIS a ktorý rozumie právnym požiadavkám a postupom I-9.
- 3Zhromaždite svoje i-9. Máte iba tri pracovné dni od dátumu, kedy vám budú doručené NOI, aby ste predložili svoje I-9 audítorovi.
- ICE môže požadovať dodatočnú podpornú dokumentáciu, ako je kópia vašej mzdy, zoznam vašich súčasných zamestnancov alebo obchodné dokumenty, ako sú vaši prevádzkovatelia licencie alebo stanovy.
- Potom, čo ICE dostane vaše dokumenty, ich audítor analyzuje na úplnosť a presnosť.
- Ak vykonávate každoročné vlastné audity, mali by ste zvážiť predloženie výsledkov týchto auditov ICE spolu s I-9. To zahŕňa všetky poznámky, ktoré ste si urobili o chýbajúcich alebo opravených číslach I-9, a tabuľky, ktoré ste vytvorili počas vlastného auditu. Tieto správy ukazujú, že ste sa v dobrej viere pokúsili dodržať zákony.
- Ak ukladáte svoje I-9 elektronicky, musíte dôstojníkovi poskytnúť prístup k vašim formulárom spolu so všetkým softvérom alebo hardvérom potrebným na ich zobrazenie.
Počas imigračného auditu sa môžete brániť tak, že preukážete, že ste sa v dobrej viere pokúsili dodržať federálne zákony, aj keď niektoré chyby prešli cez trhliny. - 4Dostávajte upozornenie na výsledky kontroly. Po dokončení auditu dostanete od ICE oznámenie, v ktorom bude vysvetlené, čo audítor zistil a aké opatrenia budú nasledovať.
- Ak audítor nezistí žiadne problémy s vašimi formulármi, dostanete list o zhode, v ktorom uvediete, že dodržiavate federálne imigračné zákony.
- Audítor môže zistiť nezrovnalosti, ktoré vyvolávajú podozrenie, že konkrétny zamestnanec nemusí mať oprávnenie pracovať. V tomto prípade máte vy a zamestnanec možnosť predložiť dodatočnú dokumentáciu, ktorá dokazuje, že zamestnanec je oprávnený pracovať.
- Ak audítor zistí závažné porušenie overenia, môžete dostať oznámenie o úmysle pokutovať. Toto oznámenie je vyhradené pre nezrovnalosti v administratíve, v ktorých má audítor dodatočný dôkaz alebo dôvod domnievať sa, že chyby boli vedomé a úmyselné.
- Majte na pamäti, že pokuty môžu byť určené za nepresné alebo neúplné papierovanie, ktoré nie je v súlade s federálnym imigračným zákonom, aj keď sú všetci vaši zamestnanci oprávnení pracovať v USA.
- 5Vykonajte požadované opravy. Ak audítor zistí akékoľvek technické alebo procedurálne chyby, zvyčajne budete mať desať dní na opravu týchto formulárov.
- Ak formuláre neopravíte do desiatich dní, chyby sa budú považovať za podstatné porušenia a bude vám odoslané oznámenie o úmysle pokutovať.
- Môžete mať napríklad zamestnanca, ktorý je občanom USA a je oprávnený pracovať v USA, ale platnosť vodičského preukazu, ktorý poskytol na identifikáciu, teraz vypršala. Tento I-9 by mal byť aktualizovaný po overení, že si jednotlivec obnovil licenciu zahrnutím nového dátumu vypršania platnosti.
- 6Požiadať o vypočutie Ak vám ICE zašle oznámenie o úmysle pokutovať (NIF), máte možnosť buď vyjednať zmier alebo požiadať o vypočutie.
- Na vypočutie máte 30 dní od prijatia NIF. Prečítajte si svoj NIF a zistite procedurálne požiadavky a termíny na odoslanie odpovede.
- Napriek tomu, že požiadate o vypočutie, môžete pokračovať v rokovaní o zmieri.
- Majte na pamäti, že pokuty sa spravidla ukladajú iba za to, že vedeli o priestupkoch. Počas imigračného auditu sa môžete brániť tak, že preukážete, že ste sa v dobrej viere pokúsili dodržať federálne zákony, aj keď niektoré chyby prešli cez trhliny.
- 7Argumentujte svojim prípadom. Na svojom vypočutí budete mať možnosť brániť sa voči tvrdeniam audítora.
- Dokumentácia vlastných auditov, ako aj vaše písomné zásady a postupy slúžia ako dôkaz na obranu dobrej viery. Môžete namietať, že ste sa v dobrej viere pokúsili dodržať zákon za predpokladu, že vlastné audity a písomné zásady boli vytvorené a funkčné predtým, ako ste dostali oznámenie o kontrole od ICE.
- Rovnako je možné tvrdiť, že na zmiernenie pokút, ktoré sú voči vám uložené, dôjde k ďalším faktorom. Sudca vezme do úvahy veľkosť podnikania, či pracujete sezónne, a mieru fluktuácie zamestnancov.
Prečítajte si tiež: Ako požiadať o expresný vstup do Kanady?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
