Ako zorganizovať veľkú akciu?

Závisí úplne od typu podujatia — To, koho si najmete, aby hovoril na podujatí, závisí úplne od typu podujatia, ktoré organizujete.

Spojenie veľkej udalosti môže byť spočiatku zdrvujúce. Od jedla po miesto konania, je len toľko vecí, ktoré musíte zvážiť! Našťastie je organizovanie akcie oveľa jednoduchšie, ak si vyhradíte dostatok času a priestoru na to, aby ste ich zvládli postupne. Pomáha tiež, ak máte spolupracovníkov alebo priateľov, ktorí vám pomôžu s určitými úlohami. Všetko to bude stáť za to, keď uvidíte úsmevy na tvárach vašich hostí, keď prídu na miesto veľkého dňa!

Metóda 1 zo 4: Vytvorenie rozpočtu a nájdenie miesta

1
Určte, koľko hostí budete mať na podujatí. Buď si vezmite počet zamestnancov, ktorých budete mať na firemnej akcii, alebo si vytvorte zoznam všetkých priateľov, ktorých pozývate. Ak predávate lístky na otvorené podujatie, odhadnite, koľko ľudí v tejto oblasti môže mať záujem na základe veľkosti podobných udalostí, ktoré ste videli. Keď budete mať predstavu o tom, koľko ľudí sa môže objaviť, budete mať predstavu o tom, aká veľká by mala byť miestnosť.
- Ak organizujete auto show alebo konferenciu, počet ľudí, ktorí prídu, závisí od počtu rečníkov, spoločností alebo predajcov, ktorých môžete zablokovať. Možno budete chcieť najskôr začať s rozpočtom a začať s tým.
2
Začnite plánovať podrobnosti akcie 6-12 mesiacov vopred. Nájdenie miesta, zistenie, kto sa stará o jedlo, môže vašim hosťom trvať veľa času, a potom dajte svojim hosťom čas na pozvánky odpovedať. Pretože plánovanie udalostí nie je vašou prácou na plný úväzok, musíte si dať vankúš na to, aby ste všetky tieto veci vyriešili. Aj na menšiu akciu si dajte na plánovanie aspoň 6 mesiacov. Masívne akcie môžu vyžadovať najmenej rok plánovania.
- Ak pozvete iba 25-100 ľudí, potrebujete menej času na prípravu. Dajte si najmenej 6 mesiacov na nájdenie správneho priestoru a predajcov.
- Ak venujete všetok svoj čas plánovaniu akcie a nemáte žiadne rozpočtové obmedzenia, môžete veľkú akciu zorganizovať do dvoch až troch týždňov po tom, ako nájdete miesto konania. Realita je taká, že väčšina ľudí organizuje udalosť vo svojom voľnom čase a berie ju po jednom.
3

Vytvorte si zoznam úloh alebo časovú os, aby ste mali poriadok. Vytvorenie zoznamu úloh pre vašu udalosť je najlepší spôsob, ako zaistiť, aby ste na niečo nezabudli. Ak sa chystáte požiadať o pomoc s plánovaním (čo by ste mali), vytvorte dokument alebo hlavný zoznam na zdieľanie, ku ktorému má prístup každý. Uchovávajte všetky svoje potvrdenky, vklady a dokumenty v jednom priečinku so zoznamom úloh navrchu, aby ste si urobili poriadok.

Tip: Časová os je nápomocná, ak plánujete akciu, na ktorej predávate lístky, pretože časť výnosov budete potrebovať na pokrytie vkladov alebo predajcov. Uložte si jednoduchšie veci na koniec. Napríklad nákup dekorácií môžete pravdepodobne stiahnuť 1 mesiac pred udalosťou.
4
Pred spresnením podrobností udalosti si vytvorte rozpočet. Prejdite si svoje osobné financie alebo si sadnite so svojimi zamestnancami alebo rodinou a rozhodnite sa, koľko peňazí môžete na akciu minúť. Ak plánujete akciu s inými, oboznámte sa s touto témou hneď na začiatku, aby boli všetci na tej istej stránke o tom, koľko peňazí môžete minúť.
- Nespoliehajte sa príliš na predaj lístkov, dary alebo pomoc. Čím viac toho dokážete pokryť vopred, tým lepšie.
- Ak organizujete komunitnú alebo charitatívnu akciu, oslovte miestne firmy a nájdite sponzorov.
- Rozpočet by mal byť založený na tom, o akú veľkú udalosť sa jedná a ako extravagantné chcete byť. Malú párty na nenáročnom mieste je možné usporiadať za cenu 220-400€. Rozsiahla konferencia s viacerými rečníkmi v elegantnej banketovej sále v centre mesta môže stáť 59 700-100000€.
5
Kontaktujte a navštívte miesta, kde nájdete priestor pre svoju akciu. Na internete vyhľadajte miesta vo svojej oblasti. V závislosti od vašej akcie môžete zvážiť svadobné miesta, múzeá, banketové sály, hotely alebo univerzitné priestory. Kontaktujte miesta, ktoré vyzerajú sľubne, a urobte si prehliadku ich priestoru a zistite, aká je ich dostupnosť. Hneď ako nájdete priestor, ktorý vyzerá správne a je k dispozícii vo vašom časovom rámci, uzamknite dátum zaplatením zálohy.
- Na držanie väčšiny miest budete musieť zaplatiť zálohu. Spravidla to je 15-30% z celkovej ceny. To sa však líši miesto od miesta konania.
- V prípade komunitnej akcie, ktorá je vhodná pre deti, sa obráťte na miestne zbory, školy a komunitné centrá. Tieto miesta často poskytujú priestor dobrovoľne alebo ho lacno prenajímajú.
- Niektoré zariadenia urobia všetky dekorácie a občerstvenie za vás. Je to skvelá voľba, ak sa snažíte obmedziť prácu.

Že väčšina ľudí organizuje udalosť vo svojom voľnom čase — Realita je taká, že väčšina ľudí organizuje udalosť vo svojom voľnom čase a berie ju po jednom.

Metóda 2 zo 4: výber témy alebo programu

1
Vyberte formát na základe cieľa udalosti. Ak je cieľom oslava vašich zamestnancov, pravdepodobne budú uprednostňovať tanec, nápoje a hudbu. Ak sa pokúšate zvýšiť povedomie o charitatívnej veci, pravdepodobne budete mať prospech z hlavného rečníka alebo panelu, ktorý o tejto záležitosti bude hovoriť. Vyberte formát udalosti podľa toho, čo sa pokúšate dosiahnuť.
- Vaším cieľom môže byť zábava, informovanie, zarábanie peňazí alebo šírenie povedomia. To úplne závisí od toho, čo sa pokúšate urobiť.
- Dodávatelia, ktorých si nakoniec vyberiete, budú závisieť od formátu. Pravdepodobne môžete vyhľadať malý podnik na predaj jedla na veľtrhu, ale jedlo si budete musieť kúpiť sami na slávnostnú párty.
2
Zahrňte tému, ak je udalosť rekreačná alebo vzdelávacia. Téma nie je podmienkou, ale možno budete chcieť zdôrazniť konkrétnu tému alebo myšlienku, ktorou sa bude riadiť marketing, výzdoba a formát udalosti. Téma tiež dáva hosťovi predstavu o tom, čo môže pri udalosti očakávať. Uveďte názov témy na pozvánky a marketingové materiály.
- Vaša téma nemusí byť zložitá. Môže to byť niečo také jednoduché ako „Oslava zamestnancov“ alebo „Dobre odvedená práca“.
- Témou vzdelávacieho podujatia môže byť „Sila v učení“, zatiaľ čo charitatívne podujatie môže mať tému ako „Boj proti zmene klímy “.
3
Vytvorte program alebo rozvrh aktivít pre udalosť. Keď máte predstavu o tom, ako bude vaša udalosť vyzerať, môžete začať vytvárať skutočný rozvrh samotnej udalosti. Nastavte si rozvrh večere, príhovorov, tanca alebo koktailovej hodiny. Rozhodnite sa, či chcete zahrnúť nejaké vitríny alebo ocenenia. Na niečo ako večierok nepotrebujete stanovený program, ale na akékoľvek formálne podujatie bude pravdepodobne potrebovať harmonogram.
- Čo sa týka svadby, program bude celkom jednoduchý: obrad, kokteilová hodina, večera a tanec. Máte však oveľa väčšiu voľnosť pri otvorenejších udalostiach.
- Ak ide o auto show alebo večierok, harmonogram nutne nepotrebujete, pretože hostia sa budú môcť zabaviť. Je to však úplne na vás.
- Je v poriadku, ak sa tvoj pôvodný program mení podľa vývoja. Ide skôr o vytvorenie pocitu, ako bude udalosť vyzerať.

Závisí úplne od typu udalosti — To, ako delegujete, závisí úplne od typu udalosti, ale keď prácu oddelíte, bude oveľa lepšie zvládnuteľná.

Metóda 3 zo 4: pozvanie hostí

1
Navrhnite a vytlačte pozvánky na slávnostnú udalosť. Na uzavreté, formálne podujatie sa očakáva, že pošlete formálne pozvánky. Buď navrhnite pozvánku sami, alebo si najmite dizajnéra, ktorý to urobí za vás. Zahrňte dátum, miesto konania, kód oblečenia, obmedzenia pre hostí a ďalšie kľúčové informácie, ktoré vaši hostia potrebujú. Nechajte si pozvánky vytlačiť profesionálne a pošlite ich poštou najmenej 3-6 mesiacov vopred.
- Nechajte si vytlačiť aj obálky, ak sa chystáte na profesionálnejší vzhľad.
2

Pošlite e-maily alebo základné pozvánky na pohodovú párty alebo stretnutie. Ak to nie je vážna udalosť a práve chystáte veľa ľudí na večierok, máte veľkú slobodu v spôsobe pozvania ľudí. Ak chcete, môžete navrhnúť papierové pozvánky alebo poslať jednoduchú pozvánku online. Tiež môžete ľuďom dať vedieť jednotlivo prostredníctvom textu, ak je to len pre 50-100 ľudí.
3
Prostredníctvom sociálnych médií oslovte verejnosť na otvorenú akciu. Ak niekto môže prísť alebo predávate lístky, odosielanie papierových pozvánok je neefektívny spôsob, ako to urobiť. Namiesto toho vytvorte udalosť na Facebooku a propagujte udalosť na svojich ďalších platformách sociálnych médií. Publikálne zdieľajte príspevky a povzbudzujte svojich priateľov a rodinu, aby urobili to isté.
- Ak máte záujem o konkrétnu oblasť alebo demografiu, vylepte letáky alebo plagáty v celej oblasti. Je to dobrý nápad na akcie na vysokej škole alebo na miestne koncerty.
4
Propagujte svoju akciu, ak predávate lístky alebo si najímate reproduktorov. V prípade týchto udalostí sa obráťte na miestne rozhlasové stanice a zistite, koľko to bude stáť, kým sa dostanete k slovu. Vylepte letáky, ak ide o podujatie v susedstve alebo na vysokej škole, a zvážte uverejnenie reklamy v miestnych novinách. Tak oslovíte čo najširšie publikum, aby sa ukázalo viac ľudí.
- V prípade väčšej komerčnej akcie, ako je auto alebo obchodná show, si vytvorte webovú stránku na predaj lístkov a propagáciu svojej akcie. Zvážte reklamu svojich webových stránok na sociálnych sieťach alebo obľúbených webových stránkach.
Tip: Pozrite sa, či existujú bezplatné spôsoby propagácie vašej akcie, pokiaľ ide o charitu. Verejnoprávny rozhlas a verejnoprávna televízia budú často bezplatne zdieľať podrobnosti o vašej udalosti, ak je to na dobrú vec.

Môžete veľkú akciu zorganizovať do dvoch až troch týždňov po tom — Ak venujete všetok svoj čas plánovaniu akcie a nemáte žiadne rozpočtové obmedzenia, môžete veľkú akciu zorganizovať do dvoch až troch týždňov po tom, ako nájdete miesto konania.

Metóda 4 zo 4: Najímanie predajcov

1
Ak je to možné, požiadajte o pomoc pri delegovaní zostávajúcich úloh. Zorganizovať veľkú akciu je veľa práce. Ak je to možné, najmite 3–5 spolupracovníkov, blízkych priateľov alebo rodinných príslušníkov, aby zvládli niektoré ďalšie úlohy. Priraďte oddelených ľudí, ktorí budú mať na starosti stravovanie, zdobenie, pozvánky, reproduktorov hostí alebo hudbu. To, ako delegujete, závisí úplne od typu udalosti, ale keď prácu oddelíte, bude oveľa lepšie zvládnuteľná.
- Keď si vyberiete, na čo sa osobne budete zameriavať, vyberte si, ktorý prvok udalosti je najdôležitejší. Na konferencii to budú pravdepodobne rečníci. Na svadbu je to pravdepodobne fotograf, catering a fotografia. To naozaj závisí od toho, aký typ akcie organizujete.
2
Ak je udalosť dlhšia ako 2 hodiny, zabezpečte pre ňu udalosť. Ak vaša udalosť nebude trvať dlhšie ako 1-2 hodiny, môžete jedlo vynechať. Na väčšinu štandardných akcií pravdepodobne budete chcieť najať kuchára. Kontaktujte cateringové spoločnosti a reštaurácie v okolí a nájdite niekoho, kto zvládne počet hostí, ktorých hostíte. Väčšina cateringových spoločností bude pokrývať aj servírovanie a prezentáciu, čo veci výrazne uľahčí.
- Stále môžete získať občerstvenie na kratšiu akciu, ale veľa ľudí sa ukáže, že plánuje jesť neskôr alebo s plným bruchom.
- Ak chcete na akcii alkohol, budete možno musieť získať oddelených barmanov.
Tip: Pokiaľ ide o kuchyňu, vyberte si niečo, čo bude každému chutiť. Uistite sa tiež, že dostanete jedlo, ktoré zodpovedá tónu udalosti. Čiernu kravatu udalosť nebude vyzerať správne s pizzou, zatiaľ čo rodinné stretnutia sa môžu cítiť trochu divné s efektnou francúzskej kuchyne.
3
V prípade potreby najmite skupinu udalostí, ktorá sa postará o nábytok a dizajn. Ak prenajímate otvorený priestor bez nábytku, budete si musieť prenajať nábytok a dekorácie. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je najať si eventovú spoločnosť, ktorá sa postará o dekorácie, stoly a stoličky. V opačnom prípade budete musieť voziť a nastaviť veľa nábytku sami, čo môže byť skutočne bolestivé.
- V prípade väčších konferencií ich skúste usporiadať na univerzite. Školy budú mať často auly alebo nábytok, ktorý môžete použiť.
- Ak prijímate predajcov na veľtrh, nechajte predajcov, aby si priniesli vlastné stánky, sedenie a materiál, ak je to možné.
4
Požiadajte koordinátora akcie, aby zvládol deň udalosti. Môžete to urobiť sami, ak chcete, ale bude to zábavnejšie, ak si túto udalosť užijete. Odporúčania nájdete na internete alebo sa obrátite na miesto konania. Po stretnutí s nimi si najmite plánovača akcií a odovzdajte mu informácie a podrobnosti o predajcovi. Postarajú sa o to, aby vaša udalosť prebehla podľa plánu, a vyriešia všetky problémy, ktoré môžu nastať v deň udalosti.
- Môžete si najať koordinátora akcie, ktorý urobí všetko, čo je uvedené v tomto článku, za vás, ale zvyčajne účtujú tisíce dolárov v závislosti od veľkosti vašej akcie.
5
Ak chcete na tejto akcii hudbu, zaobstarajte si DJ alebo skupinu. Ak hostíte fórum alebo konferenciu, nie je to dôležité. Ak organizujete svadbu, večierok alebo inú veľkú udalosť, určite si musíte zaobstarať DJa alebo kapelu. Pozrite sa online a nájdite hodnoteného DJa alebo kapelu, ktorá vystupuje vo vašej oblasti. Zoznámte sa s DJ alebo kapelou a zistite, na aký typ hudby sa špecializujú. Keď nájdete hudbu pre svoje miesto, zamknite ich na dátum.
- Pravdepodobne budete musieť zaplatiť zálohu za DJa alebo kapelu; to je často 10-20% z ich celkovej ceny..
- Na svadbách DJ často pracuje aj ako konferenciér.
- Ak tanec alebo hudba nie sú kľúčovým prvkom akcie, zvážte zostavenie zoznamu skladieb sami. Vyberte si niečo jemné, napríklad jazz, inštrumentálnu alebo klasickú hudbu. Nechajte zoznam spustený a počas udalosti udržujte nízku hlasitosť.
ODBORNÁ TIP

Expertný trik: Rád sa okrem známych mien spájam aj s novými predajcami. Noví predajcovia sú vždy ochotní s vami spolupracovať v nádeji, že pre seba budú znamenať veľký prelom. Budú tvrdo pracovať, aby sa prispôsobili hudobnému výberu, ktorý potrebujete pre udalosť, pokiaľ to bude v rozsahu ich štýlu.
6
Najmite si hostiteľa a získajte rečníkov na fórum alebo konferenciu. Môžete si najať hostiteľa tým, že na internete vyhľadáte profesionálnych riaditeľov, alebo to urobíte za svojho blízkeho priateľa, ktorý dobre ovláda rečníctvo. Ak budete mať ďalších rečníkov, kontaktujte ich vopred e -mailom a zistite, či majú záujem o túto udalosť. V prípade akademických konferencií kontaktujte profesorov alebo autorov na túto tému. Pri sieťových akciách požiadajte o pomoc adresy ľudí, ktorí sú úspešní vo vašej oblasti podnikania.
- Pokúste sa s tým začať čo najskôr. Ľudia môžu trvať niekoľko týždňov, kým ľudia zareagujú, a mnoho potenciálnych rečníkov nemusí byť k dispozícii. Zamknite hostiteľa včas, aby ste sa presvedčili, že o tento kľúčový prvok bude postarané.
- To, koho si najmete, aby hovoril na podujatí, závisí úplne od typu podujatia, ktoré organizujete. Môžete sa držať profesionálov a expertov, alebo vytvoriť panel v štýle fóra plný ľudí, ktorí chcú vytvárať svoje životopisy alebo propagovať svoju prácu.
- Ak nejde o mimoriadne známu udalosť, spravidla musíte zaplatiť rečníkom. Ak však nezískate známych odborníkov, pravdepodobne sa vám podarí nájsť dobrovoľníkov.
7
Ak na podujatie privediete ľudí, zorganizujte kyvadlovú dopravu. Toto je dôležitejšie, ak cestujete ľuďmi z mesta. Kontaktujte limuzínu, kyvadlovú dopravu alebo taxislužbu a dohodnite si dopravu z hotela na miesto konania. Nemusíte to robiť, ale je to skvelý spôsob, ako zaistiť, aby vaši hostia našli miesto konania a aby sa o vás postarali.
- Ak organizujete akciu vo veľkej banketovej sieni alebo na štadióne mimo metropolitnej oblasti, môžete si najať flotilu kyvadlových autobusov, aby ste sa tam a tam vybrali.

Tipy

Nezabudnite na kontrolu kabátu, ak organizujete udalosť v chladnejších mesiacoch!
Môžete sa tiež opýtať svojich potenciálnych hostí, čo by ich zaujímalo pri tejto príležitosti jesť alebo počuť.

Prečítajte si tiež: Ako založiť ošetrovateľskú agentúru?