Ako napísať vyhlásenie o probléme?

Popíšte „ideálny“ stav vecí. Existuje mnoho rôznych spôsobov, ako napísať vyhlásenie o probléme - niektoré zdroje odporúčajú preskočiť priamo na samotný problém, zatiaľ čo iné odporúčajú poskytnúť najskôr kontext na pozadí, aby bol problém (a jeho riešenie) pre čitateľa ľahšie pochopiteľný. Ak si niekedy nie ste istí, ako začať, rozhodnite sa pre druhú možnosť. Aj keď stručnosť je niečo, o čo by sa malo snažiť každé praktické písanie, je ešte dôležitejšie, aby ste mu dobre rozumeli. Začnite popisom, ako by veci mali fungovať. Ešte predtým, ako sa zmienite o svojom probléme, vysvetlite niekoľkými vetami, ako by to vyzeralo, keby problém neexistoval.

• Povedzme napríklad, že pracujete u významnej leteckej spoločnosti a všimli ste si, že spôsob, akým cestujúci nastupujú do vašich lietadiel, je neefektívne využívaním času a zdrojov. V takom prípade by ste mohli svoje vyhlásenie o probléme začať opísaním ideálnej situácie, keď systém nastupovania nie je neefektívny, z ktorého by mala spoločnosť strieľať, napríklad takto: „Protokolmi o nalodení, ktoré používa spoločnosť ABC Airlines, by sa malo snažiť dostať cestujúcich každého letu na palubu lietadlo rýchlo a efektívne, aby lietadlo mohlo štartovať čo najskôr. Proces nastupovania by mal byť optimalizovaný z hľadiska časovej efektívnosti, ale mal by byť tiež dostatočne jednoduchý, aby ho ľahko pochopili všetci cestujúci. “

Vysvetlite svoj problém. Podľa slov vynálezcu Charlesa Ketteringa: „Dobre vyjadrený problém je problém napoly vyriešený.“ Jedným z najdôležitejších cieľov (ak nie je Najdôležitejším cieľom) každého vyhlásenia o probléme je formulovať problém adresovaný čitateľovi spôsobom, ktorý je jasný, priamy a ľahko pochopiteľný. Stručne zhrňte problém, ktorý chcete vyriešiť - to okamžite zasahuje do jadra problému a najdôležitejšie informácie vo vyhlásení o probléme umiestni do hornej časti, kde je najviac viditeľná. Ak ste práve začali „ideálny“ stav vecí, ako je uvedené vyššie, možno budete chcieť začať svoju vetu frázami ako „Avšak…“ alebo „Bohužiaľ...“, ktoré ukazujú, že identifikovaný problém je čo bráni tomu, aby sa ideálna vízia stala realitou.

• Povedzme, že si myslíte, že ste vyvinuli rýchlejší a efektívnejší systém na získavanie cestujúcich na palubu našich lietadiel ako typický sedací systém „zozadu dopredu“. V tomto prípade môžete pokračovať niekoľkými vetami ako: „Avšak súčasný systém stravovania cestujúcich ABC Airline je neefektívnym využívaním času a zdrojov spoločnosti. Tým, že mrhá počet pracovných hodín zamestnanca, súčasné protokoly o nástupe robia spoločnosť menej konkurencieschopnou, a prispievaním k pomalému procesu nástupu na palubu vytvárajú nepriaznivý imidž značky. “

Vysvetlite finančné náklady vášho problému. Hneď potom, ako uvediete svoj problém, budete chcieť vysvetliť, prečo je to veľký problém - koniec koncov, nikto nemá čas ani prostriedky na to, aby sa pokúsil vyriešiť každý jeden menší problém. V obchodnom svete sú peniaze takmer vždy základom, takže sa budete chcieť pokúsiť zdôrazniť finančný dopad vášho problému na spoločnosť alebo organizáciu, pre ktorú píšete. Je napríklad problém, o ktorom diskutujete, aby vaša firma nezarábala viac peňazí? Je to aktívne náklady?vaše peniaze z podnikania? Poškodzuje to imidž vašej značky, a tým nepriamo stojí peniaze vaše podnikanie? O finančnej záťaži svojho problému buďte presní a konkrétni - pokúste sa určiť presnú sumu v dolároch (alebo dobre podložený odhad) pre náklady na váš problém.

• V prípade nášho príkladu leteckej spoločnosti by ste mohli pristúpiť k vysvetleniu finančných nákladov na problém takto: „Neefektívnosť súčasného stravovacieho systému predstavuje pre spoločnosť značnú finančnú záťaž. V priemere súčasný stravovací systém premrhá zhruba štyri minúty na jedno zasadnutie, čo má za následok celkovo 20 premrhaných osobohodín denne pri všetkých letoch ABC. To predstavuje plytvanie zhruba 300€ za deň alebo 109000€ za rok.“

Zálohujte svoje tvrdenia. Bez ohľadu na to, koľko peňazí tvrdíte, že váš problém stojí vašu spoločnosť, ak nemôžete svoje tvrdenia podložiť primeranými dôkazmi, možno vás nebudú brať vážne. Hneď ako začnete konkrétne tvrdiť o tom, aký závažný je váš problém, budete musieť svoje tvrdenia začať podopierať dôkazmi. V niektorých prípadoch to môže byť z vášho vlastného výskumu, z údajov zo súvisiacej štúdie alebo projektu, alebo dokonca z renomovaných zdrojov tretích strán.

• V niektorých podnikových a akademických situáciách možno budete musieť výslovne uviesť dôkazy v texte vyhlásenia o probléme, zatiaľ čo v iných situáciách stačí na vaše citácie použiť poznámku pod čiarou alebo inú formu skratky. Ak si nie ste istí, požiadajte o radu svojho šéfa alebo učiteľa.
• Znova preskúmajme vety použité v predchádzajúcom kroku. Opisujú náklady na problém, ale nevysvetľujú, ako sa tieto náklady našli. Dôkladnejšie vysvetlenie môžu zahŕňať toto: "... Na základe interných dát o monitorovanie výkonu, ^[1] v priemere o aktuálnej boarding systém odpad zhruba štyri minúty za nástupné zasadnutie, čo vedie k celkovo 20 zbytočných pracovných hodín denne v celej všetky lety ABC. Osobné terminály dostávajú v priemere 15€ za hodinu, čo predstavuje plytvanie zhruba 300€ za deň alebo 109000€ za rok.“ Všimnite si poznámku pod čiarou - vo vyhlásení o skutočnom probléme by to zodpovedalo odkazu alebo dodatku obsahujúcemu uvedené údaje.

Navrhni riešenie. Keď vysvetlíte, v čom je problém a prečo je taký dôležitý, pokračujte v vysvetľovaní, ako ho navrhujete riešiť. Rovnako ako v prípade úvodného tvrdenia o vašom probléme, aj vaše vysvetlenie vášho riešenia by malo byť napísané čo najjasnejšie a najstručnejšie. Držte sa veľkých, dôležitých a konkrétnych konceptov a akékoľvek drobné podrobnosti nechajte na neskôr - v texte vášho návrhu budete mať dostatok príležitostí na to, aby ste sa dostali do všetkých menších aspektov navrhovaného riešenia.

• V našom príklade leteckej spoločnosti je naším riešením problému neúčinných stravovacích návykov tento nový systém, ktorý ste objavili, preto by ste mali stručne vysvetliť široké ťahy tohto nového systému bez toho, aby ste sa dostali do drobných podrobností. Možno si poviete niečo ako: „Pomocou upraveného systému nastupovania, ktorý navrhol Dr. Edward Right z Kowlard Business Efficiency Institute, v ktorom sú cestujúci nastupovaní do lietadla skôr z bočných strán než zozadu spredu, môže spoločnosť ABC Airlines eliminovať tieto štyri minúty odpadu “. Potom by ste mohli pokračovať v vysvetľovaní základnej podstaty nového systému, ale nepoužili by ste na to viac ako jednu alebo dve vety, pretože „mäso“ našej analýzy bude v texte návrhu.

Vysvetlite výhody riešenia. Teraz, keď ste svojim čitateľom povedali, čo by sa malo s týmto problémom urobiť, je veľmi dobré vysvetliť, prečo je toto riešenie dobré. Pretože sa podniky vždy snažia zvýšiť svoju efektivitu a zarobiť viac peňazí, budete sa musieť zamerať predovšetkým na finančný dopad vášho riešenia - ktoré výdavky znížia, ktoré nové formy výnosov vygenerujú atď. Môžete tiež vysvetliť nehmatateľné výhody, ako je vyššia spokojnosť zákazníkov, ale vaše celkové vysvetlenie by nemalo byť príliš dlhé ako niekoľko viet k odseku.

• V našom prípade by ste mohli stručne popísať, ako by naša spoločnosť mohla predstaviteľne ťažiť z peňazí ušetrených naším riešením. Môže pôsobiť niekoľko viet v tomto zmysle: „Spoločnosť ABC Airlines môže z prijatia tohto nového programu nástupu na palubu významne profitovať. Napríklad odhadovaná ročná úspora 109000€ môže byť presmerovaná na nové zdroje príjmu, ako je rozšírenie jej výber letov na trhy s vysokým dopytom. Okrem toho si spoločnosť ABC ako prvá európska letecká spoločnosť, ktorá prijala toto riešenie, získava značné uznanie ako udávač trendov v oblasti hodnoty a pohodlia. “

Na záver zhrňte problém a riešenie. Keď predstavíte ideálnu víziu svojej spoločnosti, identifikujete problém, ktorý vám bráni v dosiahnutí tohto ideálu, a navrhnete riešenie, ste takmer hotoví. Ostáva vám už len uzavrieť zhrnutie vašich hlavných argumentov, ktoré vám umožní ľahký prechod do hlavnej časti vášho návrhu. Tento záver nie je potrebné robiť dlhšie, ako je potrebné - pokúste sa v niekoľkých vetách uviesť základný text toho, čo ste popísali vo svojom problémovom vyhlásení, a prístup, ktorý chcete v texte článku uplatniť..

• V našom príklade leteckej spoločnosti môžete dospieť k tomuto záveru: „Optimalizácia súčasných protokolov o nástupe na palubu alebo prijatie nových, efektívnejších protokolov je rozhodujúce pre zachovanie konkurencieschopnosti spoločnosti. V tomto návrhu sú alternatívne protokoly o nástupe na palube, ktoré vyvinul Dr. Right, uskutočniteľnosti a navrhujú sa kroky na ich efektívnu implementáciu. ““ Toto zhŕňa hlavný bod vyhlásenia o probléme - že súčasný postup pri nástupe na palubu nie je veľmi dobrý a že tento nový je lepší - a hovorí divákom, čo môžu očakávať, ak budú pokračovať v čítaní.

Pre akademickú prácu nezabudnite na vyhlásenie k dizertačnej práci. Keď budete musieť napísať vyhlásenie o probléme skôr pre školu, ako pre prácu, bude proces z veľkej časti rovnaký, ale môžu existovať ďalšie položky, ktoré musíte vziať do úvahy, aby ste dosiahli dobrú známku. Mnoho tried kompozícií napríklad bude vyžadovať, aby ste do svojho vyhlásenia o probléme zahrnuli aj tézu. Tvrdenie práce (niekedy sa mu hovorí aj „téza“) je jediná veta, ktorá sumarizuje celý váš argument a vyváži ho z úplného základu. Dobré vyhlásenie o diplomovej práci identifikuje problém aj riešenie čo najstručnejšie a najjasnejšie.

• Povedzme napríklad, že píšete príspevok o probléme akademických esejov - spoločností, ktoré predávajú vopred napísané alebo vlastné diela, ktoré si môžu študenti kúpiť a odovzdať ako svoje vlastné práce. Ako tvrdenie našej práce môžete použiť túto vetu, ktorá uznáva problém a riešenie, ktoré sa chystáme navrhnúť: „S nákupom akademických esejí, ktoré podkopávajú proces učenia a poskytujú výhodu bohatým študentom, je možné bojovať tak, že poskytnete profesori so silnejšími nástrojmi digitálnej analýzy. “
• Niektoré triedy výslovne požadujú, aby ste vetu so svojou prácou umiestnili na určité miesto vo vyhlásení o probléme (napríklad ako prvá alebo posledná veta). Inokedy budete mať viac slobody - ak si nie ste istí, obráťte sa na svojho učiteľa.

Rovnakým spôsobom postupujte pri koncepčných problémoch. Nie všetky vyhlásenia o problémoch sa budú týkať dokumentov zaoberajúcich sa praktickými, hmatateľnými problémami. Niektorí, najmä v akademických kruhoch (a obzvlášť v humanitných odboroch), sa budú zaoberať koncepčnými problémami - problémami, ktoré súvisia s vašim spôsobom uvažovania o abstraktných myšlienkach. V týchto prípadoch môžete na prezentáciu problému stále použiť rovnaký základný rámec vyhlásenia o probléme (samozrejme sa odkláňajúci od obchodného zamerania). Inými slovami, budete chcieť identifikovať problém (v prípade koncepčných problémov to bude tak, že niektorá myšlienka nie je dobre pochopená), vysvetlite, prečo je problém dôležitý, vysvetlite, ako ho plánujete vyriešiť, a zhrňte všetky toto na záver.

• Povedzme napríklad, že sme požiadaní napísať problémové vyhlásenie pre správu o dôležitosti náboženskej symboliky v knihe Bratia Karamazovovci od Fjodora Dostojevského. V tomto prípade by naše vyhlásenie o probléme malo identifikovať nejaký zle pochopený aspekt náboženskej symboliky v románe, vysvetliť, prečo na tom záleží (napríklad by ste mohli povedať, že lepším porozumením náboženskej symboliky v románe je možné čerpať nové poznatky z knihy) a rozloženie, ako plánujete podporiť náš argument.

Buď stručný. Ak treba pri písaní problémových vyhlásení pamätať na jednu vec, je to toto. Problémové vyhlásenia by nemali byť dlhšie, ako je potrebné, aby splnili svoju úlohu vyložiť problém a jeho riešenie pre čitateľa. Žiadna veta by nemala byť zbytočná. Každá veta, ktorá priamo neprispieva k dosiahnutiu cieľov vyhlásenia o probléme, by mala byť odstránená. Používajte jasný a priamy jazyk. Nenechajte sa zahryznúť do drobných detailov - problémové vyhlásenia by sa mali zaoberať iba podstatami vášho problému a jeho riešenia. Všeobecne platí, že vyhlásenie o probléme by malo byť čo najkratšie, bez toho, aby ste obetovali jeho informatívnosť.

• Vyhlásenie o probléme nie je miesto, kde by ste mohli pridať svoj vlastný osobný komentár alebo „príchuť“, pretože to robí vyhlásenie o probléme dlhšie bez praktického účelu. Možno budete mať príležitosť byť podrobnejšími v dokumente, v závislosti od závažnosti témy a publika.

Napíšte svojmu publiku. Pri zadávaní problému je dôležité mať na pamäti, že píšete pre niekoho iného, nie pre seba. Rôzne publikum bude mať rôzne súbory vedomostí, rôzne dôvody na čítanie a iný postoj k vášmu problému. Snažte sa preto pri písaní pamätať na svoje zamýšľané publikum. Chcete, aby bolo vaše vyhlásenie o probléme pre vaše publikum čo najjasnejšie a najľahšie pochopiteľné, čo znamená, že budete musieť zmeniť tón, štýl a dikciu od jedného publika k druhému. Pri písaní si skúste položiť otázky ako:

• „Pre koho konkrétne píšem?“
• „Prečo oslovujem toto publikum?“
• „Pozná toto publikum všetky rovnaké pojmy a koncepty ako ja?“
• „Má toto publikum rovnaký postoj k tomuto problému ako ja?“
• „Prečo by sa moje publikum malo o tento problém zaujímať?“

Nepoužívajte žargón bez definície. Ako je uvedené vyššie, vaše vyhlásenie o probléme by malo byť napísané tak, aby bolo pre vaše publikum čo najľahšie pochopiteľné. To znamená, že pokiaľ nepíšete pre technické publikum, ktoré bude pravdepodobne poznať terminológiu oblasti, o ktorej píšete, budete sa chcieť vyhýbať prílišnému používaniu technického žargónu a uistiť sa, že definujete akékoľvek žargóny. ktoré skutočne používate. Nikdy nevychádzajte z predpokladu, že vaše publikum má automaticky všetky technické znalosti, ktoré robíte, alebo riskujete, že ho odcudzíte a stratíte čitateľov hneď, ako narazia na výrazy a informácie, ktoré nepoznajú.

• Ak napríklad píšeme pre radu vysoko vzdelaných lekárov, môže byť v poriadku predpokladať, že budú vedieť, čo znamená pojem „metakarpál“. Ak však píšeme publiku zloženému z lekárov a bohatých investorov do nemocníc, ktorí môžu, ale nemusia mať lekárske vzdelanie, je vhodné zaviesť slovo „metakarpál“ s jeho definíciou- kosť medzi prvými dvoma kĺbmi prst.

Držte sa úzkeho, definovaného problému. Najlepšie vyhlásenia o probléme nie sú rozľahlé, nesúrodé časti písma. Namiesto toho sa zameriavajú na jediný ľahko identifikovateľný problém a jeho riešenie. O úzkych, definovaných témach sa vo všeobecnosti ľahšie píše presvedčivo ako o veľkých a vágnych, takže vždy, keď je to možné, budete chcieť rozsah svojho tvrdenia o probléme (a teda aj telo dokumentu) dobre zamerať. Ak je váš výpis problému (alebo text dokumentu) krátky, obvykle je to dobrá vec (s výnimkou akademických situácií, keď máte pre svoje zadanie minimálny limit počtu strán).

• Dobrým pravidlom je riešiť iba problémy, ktoré môžete definitívne vyriešiť bez akýchkoľvek pochybností. Ak si nie ste istí definitívnym riešením, ktoré dokáže vyriešiť celý váš problém, možno budete chcieť zúžiť rozsah svojho projektu a zmeniť vyhlásenie o probléme tak, aby odrážalo toto nové zameranie.
• Ak chcete mať rozsah vyhlásenia o probléme pod kontrolou, môže byť užitočné počkať, až kým nedokončíte text dokumentu alebo návrhu na napísanie vyhlásenia o probléme. V tomto prípade, keď napíšete popis problému, môžete použiť našu aktuálny dokument ako vodítko, takže nemusíte hádať o zem vás môžu týkať, keď ju napísať.

Pamätajte na „päť ws“. Vyhlásenia o problémoch by mali byť čo najinformatívnejšie čo najmenej slov, nemali by sa však venovať podrobnostiam. Ak máte pochybnosti o tom, čo by malo obsahovať vaše vyhlásenie o probléme, je chytrým nápadom pokúsiť sa odpovedať na päť otázok (kto, čo, kde, kedy a prečo) a ako. Riešenie piatich W dáva vášmu čitateľovi dobrú základnú úroveň znalostí na pochopenie problému a riešenia bez šliapania do zbytočných úrovní podrobností.

• Napríklad, ak píšete vyhlásenie o probléme, aby ste miestnemu mestskému zastupiteľstvu navrhli novú budovu, môžete osloviť týchto päť W tým, že vysvetlíte, komu by táto výstavba prospela, čo by si rozvoj vyžadoval, kde by mala byť, keď sa bude stavať. by sa malo začať a prečo je vývoj nakoniec pre mesto inteligentný nápad.

Použite formálny hlas. Problémové vyhlásenia sa takmer vždy používajú na seriózne návrhy a projekty. Z tohto dôvodu budete chcieť vo vyhlásení o probléme použiť formálny, dôstojný štýl písania (rovnaký ako štýl, ktorý sa dúfajme používa v tele dokumentu). Písanie majte jasné, jasné a priame. Nesnažte sa získať si svojho čitateľa priateľským alebo ležérnym výrazom vo svojom vyhlásení o probléme. Nepoužívajte humor ani vtipy. Neuvádzajte zbytočné pomocné otázky ani anekdoty. Nepoužívajte slang alebo hovorové výrazy. Dobré vyhlásenia o problémoch vedia, že majú prácu, ktorú majú splniť, a nemrhajú časom ani atramentom na nepotrebný obsah.

• Najbližšie sa obvykle môžete dostať k začleneniu čisto „zábavného“ obsahu do akademického písania v humanitných odboroch. Tu sa občas možno stretnúť s problémovými tvrdeniami, ktoré sa začínajú citátom alebo epigrafom. Aj v týchto prípadoch má však citát určitý vplyv na diskutovaný problém a zvyšok vyhlásenia o probléme je napísaný formálnym hlasom.