Ako vytvoriť obchodný e-mail pre niekoho, koho nepoznáte?
Ak chcete napísať obchodný e-mail pre niekoho, koho nepoznáte, oslovte ho pomocou možnosti „Pán“ alebo „pani“ za ktorým nasleduje ich priezvisko. Môžete napríklad napísať „Vážený pán Smith“. Ak nepoznáte meno osoby, začnite svoj e-mail jednoduchým pozdravom. Vyhnite sa používaniu výrazu „Komu sa to môže týkať“, pretože to môže byť príliš formálne a neosobné, ale zároveň sa vyhnite príliš neformálnemu zaslaniu e -mailu na adresu typu „Ahoj“. Ak sa chcete dozvedieť, ako napísať obsah e -mailu, posuňte sa nadol!
Ako odpoviem na niekoho v obchodnom e -maile, ak viem iba krstné meno?
Keď pracujete v obchode, často budete musieť napísať e -mail niekomu, koho nepoznáte. Aj keď je to trochu nepríjemné, je to súčasť profesionálneho života. Pri zasielaní profesionálneho e-mailu cudzincovi musíte dodržiavať určité pravidlá etikety.
Časť 1 z 3: začiatok e -mailu
- 1Robte si prieskum. Pred odoslaním e -mailu neznámej osobe potrebujete vedieť množstvo rôznych informácií. Skôr ako začnete písať, rýchlo sa pozrite na webovú stránku spoločnosti, v ktorej príjemca pracuje.
- Ak nepoznáte e-mailovú adresu príjemcu, zistíte ju skenovaním webovej stránky spoločnosti. Ak nie je uvedený žiadny e -mail, dávajte si pozor na kontaktovanie osoby prostredníctvom e -mailu. Namiesto toho by ste sa mali rozhodnúť pre fyzické písmeno.
- Ak ste sa chystali položiť akékoľvek otázky v e -maile, skontrolujte, či webová stránka na tieto otázky odpovedá. Nechcete pôsobiť dojmom, že ste leniví a nenašli ste si čas na dôkladné prečítanie webovej stránky.
- Uistite sa, že kontaktujete správnu osobu. Mnoho ľudí začína s e-mailmi napríklad: „Nie som si istý, či ste tou pravou osobou, ktorá sa vás opýta, ale...“ Toto sa považuje za neprofesionálne a neúctivé k času príjemcu. Ak neviete, na koho sa obrátiť, podržte e -mail, kým nezistíte tieto informácie.
- 2Napíšte popisný predmet. Váš predmet by mal uvádzať vaše presné dôvody odoslania e -mailu. E -maily od neznámych ľudí sú často ignorované alebo prehliadané. Pevný predmet znižuje šancu Váš e-mail bude prešli.
- Pomocou niekoľkých slov povedzte, čo sa e-mail týka. Použite čo najviac podrobností na zahrnutie do 4 alebo 5 slov. Napríklad „Stretnutie o 10:00 o nových počítačoch“ je lepšie ako „Stretnutie dnes ráno“.
- Nejasné riadky predmetu, ako napríklad „Dobrý deň“ a „Ahoj“, sa niekedy nechtiac čítajú ako spam a presmerujú sa do priečinka spamu príjemcu.
- Použite profesionálny e-mail, pretože váš e-mail sa zobrazí vedľa predmetu. Použite radšej e-mail, ktorý používa vaše celé meno, než e-mail, ktorý používa osobnosť alebo vágnu frázu.
- Nikdy nepoužívajte všetky veľké čiary v predmete e-mailu, aj keď je e-mail urgentný. Vychádza to z kriku, ktorý sa dá interpretovať ako nepriateľstvo.
Ako môžem odoslať e -mail, ak poznám meno osoby, ale nie jej e -mailovú adresu? - 3Rozhodnite sa, ako osloviť príjemcu. Ak si posielate e -mail s neznámou osobou, môže to byť zložité, pretože možno nepoznáte jeho preferované meno. Existuje však niekoľko zásad etikety, ktoré vám môžu pomôcť vyhnúť sa chybným krokom.
- Ak nepoznáte meno osoby, vyhnite sa príliš formálnym frázam ako „Koho sa to môže týkať“ alebo „Vážený pán / slečna“. Nebuďte príliš príležitostní. „Ahoj“ je pre pracovný e-mail príliš neprofesionálne. Možno by bolo lepšie, keby ste e-mail začínali jednoduchým pozdravom.
- Ak poznáte meno osoby, nezabudnite ho správne napísať. Skontrolujte pravopis niekoľkokrát, pretože je ľahké sa vytratiť, ak ste osobe ešte nikdy e-mailom neboli.
- Použite „pán“ a „pani“ za ktorým nasleduje iba priezvisko osoby. Napríklad ak posielate e-mail Jane Hartovej, začnite svoj e-mail skôr „Drahá pani Hartová“ ako „Drahá pani Jane Hartová“.
- Nikdy nerobte domnienky o rodinnom stave ženy. Ak poznáte jej rodinný stav, je najlepšie vyhnúť sa upozorneniu na to v e-maile, pretože pre obchodný svet je to irelevantné. Držte sa „pani“ a nikdy nepoužívajte „slečna“ alebo „pani“ pokiaľ príjemca tieto pozdravy sám nepoužije.
- Ak má niekto PhD., Je pri jeho oslovovaní vhodné použiť „Dr“.
- 4Identifikujte seba a spoločnosť, ktorú zastupujete. Nezabudnite, že pri odosielaní obchodného e -mailu predstavujete svoje miesto zamestnania. Vo svojej prvej vete identifikujte seba a svoju spoločnosť. E -mail môže napríklad začať: „Vážená pani Hartová, volám sa John Dawson a pracujem v marketingu v spoločnosti Wilson Technologies.“
Časť 2 z 3: napísanie e -mailu
- 1Nech je to krátke a vecné. Tým, že sa dostanete k veci a budete jasne identifikovať svoj účel, poskytnete profesionálny obraz, ktorý bude čitateľ brať vážne. To tiež zvyšuje pravdepodobnosť, že váš e-mail bude čítaný a pohotovo na neho reagovať, pretože ľudia odkladajú riešenie príliš prehnaných odpovedí.
- Po identifikácii seba a svojej spoločnosti by mala vaša ďalšia veta vysvetliť účel e-mailu. Najlepšie je uviesť prípad do dvoch viet.
- Buď pozitívny. Aj keď píšete, aby ste adresovali sťažnosť alebo obavy, buďte v celom e-maile zdvorilí a zdvorilí. Nerobte zlých úst šéfov, iné spoločnosti alebo zamestnancov, pretože sa to na vás zle odráža.
- V sprievodných listoch je štandardné zahrnúť niektoré základné základné informácie o sebe, ak odosielate e-maily v mene spoločnosti, tieto informácie vynechajte. Pred prechodom na účel e-mailu jednoducho zadajte svoje meno a pozíciu v spoločnosti.
Ak chcete napísať obchodný e-mail pre niekoho, koho nepoznáte, oslovte ho pomocou možnosti „Pán“ - 2Používajte jednoduchú, priamu prózu. Pracovný e-mailovej by mali byť čo ľahko čitateľné ako je to možné. To znamená používať jasný jazyk, ktorý je ľahko zrozumiteľný.
- Vyberte aktívny hlas cez pasívny hlas. Nehovorte napríklad: „Memorandum vám poslal môj šéf James Peterson.“ Namiesto toho povedzte: „Môj šéf, James Peterson, vám poslal poznámku.“
- Vyhnite sa žargónu a odborným výrazom, aj keď sú tieto výrazy vo vašej spoločnosti často používané. Rozhodnite sa pre jednoduchú angličtinu a bežné frázy.
- Používajte krátke vety. Ak je to možné, vylučujte spojky a rozdeľujte dlhé vety. Napríklad: „V súvislosti s poznámkou sme od vás nedostali žiadnu odpoveď a chceli sme sa informovať, aby ste sa presvedčili, že informácii rozumiete.“ Lepšie by sa to vyjadrilo takto: „V súvislosti s touto poznámkou sme sa vám neozvali. Chceli sme nasledovať, aby sme sa uistili, že informáciám rozumiete.“
- Používajte správnu gramatiku, pravopis a interpunkciu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať skontrolujte pravopis a skontrolujte všetky e -maily.
- 3Vedzte, čomu sa treba vyhnúť. Existujú určité pravidlá etikety, pokiaľ ide o to, čo by sa malo prenášať e-mailom. Než niekoho kontaktujete, pochopte, čomu sa musíte vyhnúť odosielaniu.
- Prílohy sú v poriadku, ak posielate e-mailom informácie, ktoré boli konkrétne požadované, ale bez výzvy neposielajte prílohy cudzím ľuďom.
- Vyhnite sa príliš veľkým prílohám a súborom. V prípade, že je zasielanie takýchto informácií nevyhnutné, pošlite vopred e-mail s oznámením príjemcovi hore hlavou.
- Nepoužívajte príliš dlhý podpis. V ideálnom prípade by váš podpis mal obsahovať iba vaše meno, poštovú adresu, e-mailovú adresu a telefónne číslo. Ak chcete, je vhodné uviesť aj názov vašej práce.
- Nezahŕňajte grafiku ani pozadie. Zvyčajne upchávajú pamäť e-mailov a v obchodnom prostredí pôsobia neprofesionálne.
Časť 3 z 3: Dokončenie e-mailu
- 1Poskytnite príjemcovi pokyny, ako má odpovedať. Na konci e-mailu uveďte pokyny, ako môže príjemca ďalej postupovať.
- Zdvorilo uveďte časový rámec, v ktorom by ste sa chceli ozvať. Napríklad: „Ak by ste sa mi mohli zajtra ozvať do konca dňa, veľmi by som to ocenil.“
- Podľa potreby uveďte všetky kontaktné informácie. Môžete jednoducho povedať: „Toto je najlepší e -mail, na ktorý sa môžem obrátiť“ alebo môžete požiadať o telefonický hovor a zadať svoje číslo.
- Uveďte konkrétne, čo chcete od príjemcu. Nehovorte jednoducho: „Dúfam, že sa mi čoskoro ozvete.“ Namiesto toho povedzte: „Dúfam, že sa vám čoskoro ozveme, aby sme mohli prediskutovať logistiku prechodu na nový počítačový systém.“
Keď pracujete v podnikaní, možno budete musieť napísať e-mail niekomu, koho nepoznáte. - 2Použite príslušné odoslanie. Pred vašim menom bude nejaká forma rozlúčky. Vyberte pre svoj e -mail vhodnú firmu.
- Nepoužívajte iba spojovník a potom uveďte svoje meno. Príde to príliš neformálne, rovnako ako odznaky ako „Uvidíme sa“ a „Pokojne“. Emotikonom, podobne ako smajlíkom, sa najlepšie vyhnete.
- V obchodnom e-maile je vhodné niečo ako „Najlepšie“ alebo „Všetko najlepšie“, pretože je priateľské bez obetovania profesionality. „S pozdravom“ je ďalšia dobrá voľba, ale môže pôsobiť dusne.
- „Poďakovanie“ a „Ďakujem“ sú tiež vhodné, mali by ste sa im však vyhnúť, ak nežiadate príjemcu od vykonania konkrétnej úlohy alebo povinnosti.
- 3Nasleduj. Vo svete podnikania je rušno. Ak sa príjemcovi neozvete vo vhodnom časovom rámci, je vhodné poslať doplňujúci e-mail.
- Ak niekto neodpovie, pravdepodobne to nebolo úmyselné. E -maily sa zálohujú a často aj vtedy, keď sa riadite správnym protokolom, veci omylom skončia vo filtri nevyžiadanej pošty.
- Následný e-mail by mal byť priamou odpoveďou na e-mail, ktorý ste už poslali. Buďte zdvorilí a začnite napríklad: „Viem, že ste pravdepodobne veľmi zaneprázdnení, ale chcel som sa len uistiť, že ste dostali môj e-mail.“ Potom stručne preformulujte predmet pôvodnej správy.
Prečítajte si tiež: Ako napísať správu o audite?
Otázky a odpovede
- Po kliknutí na tlačidlo odoslať sa mi zobrazí správa „pole nebolo rozpoznané, skontrolujte prosím, či sú všetky adresy správne tvarované“. Čo to znamená?Pravdepodobne to znamená, že jedna z vašich e-mailových adries je napísaná nesprávne alebo vôbec neexistuje. Inými slovami, táto správa znamená, že nie všetky e-mailové adresy, ktoré ste zadali, sú v správnom tvare (napríklad nesprávne napísané adresy), alebo už viac nemôžu prijímať e-maily.
- Čo keď nepoznám meno osoby, ktorej posielam e -mail?Ak nepoznáte meno osoby, mali by ste byť e -mail s textom „Komu sa to môže týkať“.
- Kedy je v poriadku posielať e-maily neznámym osobám o mojej firme?Ak sa skutočne jedná o firmu, ktorá sa bude týkať tejto osoby, napríklad ak táto osoba predložila životopis k vášmu podniku, je vhodné tejto osobe poslať e -mail s informáciou, či je v práci alebo nie. Na druhej strane by nebolo vhodné inzerovať vašu firmu prostredníctvom e -mailu. Na záver nezabudnite vždy, keď píšete e-mail, udržiavať priateľský a zároveň úctivý tón.
- Ako pošlem e -mail niekomu, kto ho požiada, aby mi uložil heslo?Nezdieľajte s nikým osobné ani oficiálne heslá.
- Na čo slúži „cc“ pri odosielaní e-mailu?V e-mailovej terminológii „cc“ znamená „kópia“ a „bcc“ znamená „slepá kópia“. Rozdiel medzi nimi je v tom, že príjemcovia kópií (cc) sú viditeľní pre všetkých ostatných príjemcov, zatiaľ čo tí, ktorí sú pred bcced, nie sú viditeľní pre nikoho.
Nezodpovedané otázky
- Ako zistím e-mailovú adresu niekoho?
- Ako zostavím vetu so žiadosťou o preposlanie môjho e-mailu príjemcovi, ak nie je určeným príjemcom?
- Ako môžem odoslať e -mail, ak poznám meno osoby, ale nie jej e -mailovú adresu?
- Ako odpoviem na niekoho v obchodnom e -maile, ak viem iba krstné meno?
Komentáre (13)
- Článok je pekne napísaný. Mne to v mnohom pomohlo. Som vďačný spisovateľovi. Boh ti žehnaj.
- Krátke a pravé k veci.
- Som v procese získavania vyššieho vzdelania pre program kariérneho vzdelávania. Potreboval som poslať e-mailom hlavnému inštruktorovi niečo, na čo hlavná kancelária nedokázala odpovedať. Nikdy predtým som nemusel niekomu posielať e-maily kvôli korešpondencii obchodného typu a vyhľadal som si základy, aby som mohol urobiť dobrý prvý elektronický dojem.
- Som v procese nástupu do školy pre program kariérneho výcviku a potreboval som poslať e-mail hlavnému inštruktorovi na niečo, na čo úrad nemohol odpovedať. Chcel som vyhľadať vhodnú etiketu pre e-mail obchodného typu.
- Ako novému mladému profesionálnemu idealistovi to v priebehu niekoľkých minút výrazne zlepšilo moju celkovú štruktúru e -mailov.
- Veľmi mi to pomáha. Vďaka!
- Naozaj dobré pre novú orientáciu zamestnancov!
- Naozaj veľmi užitočné! Rýchly a jednoduchý spôsob, ako začať písať obchodné e-maily!
- Skvelé tipy na napísanie riadneho obchodného e-mailu. Ďakujem, bolo to veľmi užitočné!
- Naučil som sa veľa o obchodných e-mailoch, ktorým som nič nerozumel.
- Dozvedel som sa dosť vecí a prešiel som celú záležitosť. Čokoľvek som sa naučil, bude mi to nesmierne užitočné.
- Tento článok mi pomohol pri písaní sťažnosti na môjho kolegu.
- Tento článok bol veľmi nápomocný. Pomohlo mi to prekonať medzery v komunikácii a zvýšiť pravdepodobnosť uzavretia obchodov.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
