Ako písať pomocou správneho obchodného štýlu?
Písanie správnym obchodným štýlom je veľmi odlišné od používania osobných alebo akademických štýlov.
Písanie správnym obchodným štýlom je veľmi odlišné od používania osobných alebo akademických štýlov. Obchodný dokument nie je miestom na predvádzanie slovnej zásoby a gramatických schopností alebo na zvýraznenie vašej tvorivosti. Namiesto toho by ste sa mali usilovať o čo najjasnejšie vyjadrenie čo najmenším počtom slov, aby vaši čitatelia vedeli, aké kroky majú podniknúť, bez toho, aby ste zbytočne strácali čas čítaním a opakovaným čítaním komplikovaných próz.
- 1Používajte krátke, jednoduché vety a krátke odseky.
- Majte na pamäti, že čím je veta dlhšia, tým ťažšie je jej pochopenie. Čitatelia môžu interpretovať dlhú vetu inak, ako je váš zámer, alebo ju chápať úplne nesprávne, čo môže viesť k nesprávnemu konaniu.
- Pamätajte, že pri obchodnom písaní má každý nápad svoj vlastný odsek, aj keď to znamená, že odsek sa skladá iba z jednej vety.
- 2Píšte aktívnym hlasom, pokiaľ nie je dôležité zamaskovať, kto akciu urobil.
- Usilujte sa štruktúrovať svoju vetu tak, aby sa osoba alebo vec, ktorá koná, objavila na začiatku. Veta „Prezident Miller preskúmal správu“ je aktívnym hlasom. „Správa bola preskúmaná prezidentom Millerom“ je pasívnym hlasom.
- Prezlečte sa, kto v prípade potreby vykonal akciu pasívnym hlasom. Napríklad, ak chcete čitateľov informovať o chybe, ale nechcete za ňu viniť konkrétnu osobu, môžete napísať „chyba sa stala v záverečnom konaní“.
- 3Zamyslite sa nad tým, čo by povedala spoločnosť, nie nad tým, čo hovoríte.
- Pripomeňte si, že vaši čitatelia pracujú pre spoločnosť, nie pre vás. Nehovorte „Zmenil som postup“, ale „Spoločnosť zmenila postup“.
- Zvážte použitie „my“ pri odkazovaní na spoločnosť, ak chcete neformálnejší štýl alebo vzbudiť v čitateľoch pocit, že sú účastníkmi akcie. Môžete napríklad povedať: „Zaviedli sme nový postup“.
- 4Vyhýbajte sa žargónu, neobvyklým výrazom a vymysleným slovám, pokiaľ nie sú štandardom vo vašom odbore a ste si istí, že im každý rozumie.
- Položte si otázku, či každý čitateľ pozná význam každého výrazu, ktorý používate. Odstráňte všetky výrazy, ktoré môžu zamieňať čitateľov alebo ich definujte pri prvom použití. „Zamestnanci by si mali každý mesiac kontrolovať svoje LES (vyhlásenie o odchode a zárobkoch).“
- Preformulovajte akúkoľvek vetu, ktorá obsahuje módne slová (slová, ktoré sú v móde), aby ste zvýšili zrozumiteľnosť, ale aby ste nenarušili svojich čitateľov. Niektoré príklady módnych slov sú „repurpose“, „mindshare“ a „spin-up“.
Obchodný dokument nie je miestom, kde môžete predviesť svoju slovnú zásobu a gramatiku alebo zvýrazniť svoju kreativitu. - 5Zaistite, aby sa vaše slovesá nepremenili na podstatné mená. Vždy je jasnejšie napísať „vedúci oddelenia sa rozhodli “, ako napísať „vedúci oddelenia rozhodli.“
- 6Hovorte o akcii a neklesajte na tvrdeniach kvalifikácie.
- Nepíšte „zamestnanci by mali preskúmať postupy, ak je to možné, počas svojej nasledujúcej zmeny“ alebo „predbežne meníme harmonogram“, pretože tieto vyhlásenia nie sú jasné, že zamestnanci sú povinní postup preskúmať alebo že môžu argumentovať. proti zmene harmonogramu.
- Robte nekvalifikované vyhlásenia ako „preštudujte si postup“ a „zmenili sme rozvrh“.
- 7Vytvorte si zoznamy, kedykoľvek je to možné. Môžete to urobiť pomocou dvojbodky a následným oddelením položiek zoznamu čiarkami „Postupujte takto: odomknite dvere, rozsviette svetlá atď.“ Môžete tiež jednoducho vytvoriť očíslovaný zoznam.
Prečítajte si tiež: Ako vyplniť vyhlásenie o obchodnej činnosti?
Otázky a odpovede
- Aký je formát obchodného listu?Referencia Napíšte obchodný list.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
